Memo commissie BSM controleprotocol

Vragen Commissie BSM Onderwerp

Controleprotocol

Aanleiding

In de commissie BSM heeft de VVD vragen gesteld bij het taakveld inkoopfunctie.

Reactie

De aangeboden stukken gaan over de uitwerking van art 212 Gemeentewet, waarin het interne controleplan door het college wordt vastgesteld. Het nu voorliggende voorstel is een aanpassing van het eerdere door de raad (najaar 2023) vastgestelde controleprotocol, de aanpassingen zijn n.a.v. opmerkingen van de accountant en de gevolgen van de te late publicatie van de gevolgen van de wetswijzigingen rondom de rechtsmatigheidsverantwoording van het college (nieuw m.i.v. 2023). Feitelijk stelt de raad ook niet het Interne Controleplan vast (hetgeen abusievelijk wel zo is opgenomen, het had slechts ter informatie bijgevoegd moeten worden). Het VIC toets aan de hand van het interne normenkader. Dat wordt dan ook niet opnieuw opgenomen in het interne controleplan, maar ligt vast in het in de raadsvergadering van 2 mei 2022 door de raad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er wordt getoetst of de organisatie binnen deze normen, inkoopvoorwaarden en procedures is gebleven. Doel van het interne controleplan is per proces tot een goed onderbouwde conclusie te komen rondom rechtmatigheid en getrouwheid. De IC/VIC is de verantwoordelijkheid van het college. De accountant (van de raad) steunt vervolgens op deze controles en daarom is het ook afgestemd (en heeft tot (kleine) aanpassingen geleid).

De bevindingen rondom het wel of niet naleven van de door de raad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt dan ook met uw raad gedeeld. Wij stellen voor om in de commissie Begroting & Verantwoording de controller te vragen om de werkwijze VIC en de afstemming/relatie tussen VIC en accountant en de nieuwe RMV (Rechtmatigheidsverantwoording van het college) in samenhang uit te leggen. Naast uiteraard de reactie op de constateringen uit de VIC en de (aanvullende) constateringen van de accountant of het inkoopproces goed is verlopen en hoe de organisatie de aanbevelingen ter verbetering gaat opvolgen. Ten overvloede: Naar aanleiding van het RKC-onderzoek naar inkoop- en aanbestedingen door de BEL Combinatie is er in de MJON extra geld uitgetrokken om de inkoopfunctie te versterken. Medio 2023 is een strategisch inkoper aangetrokken (in dienst gekomen) en nu loopt de werving van een tactisch inkoper. Afgelopen jaar is door een externe bureau de inkoopfunctie van de BEL geanalyseerd en dat heeft geleid tot een stappenplan om de BELinkoopfunctie op een bij onze grootte passende wijze in te richten. Met de invoering van het

nieuwe financiële systeem per 1-1-2025 (met verplichtingenadministratie en uniformering) is de organisatie straks ook beter in staat zowel de interne normen rondom inkoop- en aanbesteden te bewaken, als de EU-regelgeving.