Kostenverdeling Eemnes en BEL combinatie Archief Eemland

Overzicht kosten Eemnes / BEL combinatie Eemnes Omdat het toezicht en de bijbehorende advisering gezamenlijk wordt uitgevoerd voor de gemeente(s) en BEL combinatie, rekent Archief Eemland geen kosten voor Toezicht en advisering voor Eemnes. Deze kosten zijn verwerkt in de berekening voor de BEL combinatie. Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€0

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€ 35.610

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€ 11.604

Totale kosten in 2025

€ 47.214

Analoog archiefbeheer Formatieplaats omschrijving

Schaal Norm Inzet voor de regio

Exclusief overhead

Inclusief overhead x inzet

Analoog archiefbeheer

Senior medewerker informatieverwerking

0,623

8

€ 76.200,00

€ 45.230

€ 73.128

€ 73.128

0,178

8

€ 76.200,00

€ 12.923

€ 20.919

€ 20.919

0,2

8

€ 76.200,00

€ 14.520

€ 23.505

€ 23.505

0,445

8

€ 76.200,00

€ 32.307

€ 52.299

€ 52.299

0,2

8

€ 76.200,00

€ 14.520

€ 23.505

€ 23.505

0,25

8

€ 76.200,00

€ 18.150

€ 29.381

€ 29.381

Medewerker informatieverwerking

1,2

7

€ 67.100,00

€ 76.680

€ 130.110

€ 130.110

Contentbeheerder website

0,1

8

€ 76.200,00

€ 7.260

€ 11.753

€ 11.753

Subtotaal

€ 364.689,90

Overige kosten

Factor

Kosten Eemhuis inclusief Depot

€ 165.000

0,10

€ 16.500

Software kosten (applicaties Picturae, Maïsflexis)

€ 95.000

0,10

€ 9.500

Totale kosten analoog archiefbeheer voor de regiogemeenten en verbonden partijen, excl. gemeente Amersfoort     

Totale opslag Archief Eemland incl. gemeente Amersfoort: Totale opslag regiogemeenten actuele stand bij Archief Eemland: Aantal strekkende m1 Eemnes / BEL Combinatie: Totale kosten Analoog archiefbeheer voor regio en verbonden partijen: Prijs per m1 (€ 390.690: 1.536 m1)

7.000 m1 1.536 m1 140 m1 € 390.690 € 254,36

€ 390.689,90

Totale kosten Eemnes 2025: € 254,36 x 140 m1 (= aantal m1 analoog archief Eemnes / BEL Combinatie in het depot bij Archief Eemland) = € 35.610 Digitaal archiefbeheer (e-depot)

Totale kosten Eemnes 2025: €11.604

BEL combinatie De kostenberekening voor de deelnemende gemeenschappelijke regelingen, verloopt via een andere verdeelsleutel. Voorafgaand aan het te budgeteren jaar, maakt de gemeentearchivaris een inschatting voor het aantal in te zetten uren per onderdeel van de PDC. Omdat de BEL combinatie (nog) geen gebruik zal maken in 2025 van Analoog archiefbeheer en Digitaal Archiefbeheer, zijn alleen de kosten berekend voor Toezicht en advisering. Zoals eerder vermeld, zijn hier de totale kosten meegenomen, dus ook voor Eemnes en de andere gemeenten. Het toezichtsrapport en de bijbehorende advisering worden namelijk altijd integraal opgesteld. Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€ 13.908,80

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€0

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€0

Totale kosten in 2025

€ 13.908,80

Werkzaamheden

Inzet door functionaris

Schaal Aantal uur

Uurloon

Totaal

1. Uitvoeren van archiefinspectie (inclusief toezichtrapportage)

(Gemeente)archivaris

12

7

€ 93,80

€ 656,60

Senior informatieadviseur

11

43

€ 110,2

€ 4.738,60

2. Het monitoren van de verbeterplannen n.a.v. de toezichtrapportage

(Gemeente)archivaris

12

Senior informatieadviseur

11

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

5

€ 93,80

€ 469

Senior informatieadviseur

11

5

€ 110,2

€ 551

(Gemeente)archivaris

12

Senior informatieadviseur

11

(Gemeente)archivaris

12

Senior informatieadviseur

11

(Gemeente)archivaris

12

3. Toezichthouden op correcte naleving gemaakte afspraken en juiste afhandeling calamiteit 4. Het voeren van Strategisch Informatie Overleg (SIO)

5. Controleren van vernietigingslijsten

6. Het verlenen van doorlopende machtigingen

€ 93,80 10

€ 110,2

€ 1102

€ 93,80 15

€ 110,2

€ 1.653

€ 93,80 3

€ 110,2 € 93,80

€ 330,60

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

11. Formeel positief advies overdracht van informatie van een organisatorische eenheid aan een andere organisatorische eenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

12. Advies bij opheffing, samenvoeging of splitsing organisatorische eenheid of overdracht naar andere organisatorische eenheid, organisatie of rechtspersoon

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

7. Formeel positief advies rondom ontwerp, vervanging, aanschaf, invoering of (her)inrichting van informatiesystemen 8. Formeel positief advies (handboek) vervanging

9. Formeel positief advies vervreemding

10. Formeel positief advies Bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten, archiefbewaarplaats en E-depot;

13. Advies verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

Senior informatieadviseur

5

€ 110,2

€ 551

14. Advies bij conversie, migratie of emulatie van informatie

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

15. Advies bij het opstellen of wijzigen van informatiebeleid

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

€ 110,2

(Gemeente)archivaris

12

€ 93,80

Senior informatieadviseur

11

16. Advies bij het effect van nieuwe wetgeving op de informatiehuishouding

17. Advisering over interpretatie en/of afwijken van selectielijsten 18. Adviseure/beoordelen van concepten rondom lokale regelgeving, het kwaliteitshandboek, calamiteitenplannen, metadataschema’s en opslagformaten Totale kosten Toezicht & advisering voor de BEL combinatie 2025

35

€ 110,2

€ 3.857 € 13.908,80

Opmerkingen:   

Voor het kunnen uitoefenen van de taken behorende bij toezicht en advies is gekeken welke functionarissen hiervoor ingezet worden. Overhead is niet doorberekend bij de (gemeente)archivaris. Het gaat om een coördinerende functie. Voor toezicht en advies is een inschatting gedaan door betrokken functionarissen naar de inzet voor 2025, gebaseerd op ervaring.