Jaarverslag 2022 van de commissie voor de bezwaarschriften

INFORMATIENOTA RAAD EEMNES Van

het college van B&W

Aan

Gemeente Eemnes - Gemeenteraad

Portefeuillehouder

Benthem, R. van

Informatie bij

I. Lelieveld, Secretaris Commissie Bezwaarschriften

Onderwerp Jaarverslag 2022 van de commissie voor de bezwaarschriften Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Kennisnemen van Het jaarverslag 2022 van de commissie voor de bezwaarschriften.

Aanleiding (inleiding) Het college streeft er naar om goed gemotiveerde en zorgvuldige besluiten te nemen. Als er een bezwaarschrift wordt ingediend, onderzoeken we eerst of een oplossing gevonden kan worden buiten de bezwaarprocedure om (via bemiddeling). De commissie voor de bezwaarschriften behandelt de ontvangen bezwaarschriften van de BEL-gemeenten. Jaarlijks brengt de commissie voor de bezwaarschriften een jaarverslag uit. Op 25 april 2023 stelde de commissie haar jaarverslag over 2022 vast. In dit jaarverslag geeft de commissie een beeld van haar activiteiten rondom de behandeling van de ingediende bezwaarschriften. Zo wordt per gemeente een overzicht gegeven van het aantal ingediende bezwaarschriften, de onderwerpen van de bezwaarschriften, in hoeverre de bezwaarschriften zijn afgehandeld en wat de uitkomst van de procedure was. Het jaarverslag sluit af met een aantal conclusies en aanbevelingen. Het jaarverslag is in de bijlage bij deze brief te vinden. Pagina 1 van 3

Kernboodschap

Ook in 2022 zien we, net als in 2021, een blijvend hoog aantal bezwaarschriften voor de drie gemeenten (155 in 2022, 154 in 2021). Wel zien we een opvallende toename Eemnes (46 in 2022, 30 in 2021). De totale doorlooptijd van de bezwaarprocedures is toegenomen van circa 12,3 weken in 2021 naar 16,6 weken in 2022. Daarmee wordt ruim 50% binnen de termijnen afgehandeld, maar dus ook bijna 50% nog niet. Dat zal de komende jaren zichtbaar moeten verbeteren en daarvoor zijn inmiddels ook diverse maatregelen getroffen in termen van capaciteit aan mensuren. Het percentage aan bezwaarschriften die via mediation of anderszins werden ingetrokken nam helaas af van circa 40% in 2021 naar 27% in 2022. Het (tijdelijk) gebrek aan ambtelijke capaciteit (beschikbaarheid medewerkers door zwangerschap en ziekte enerzijds en vervroegde pensionering anderszijds) zorgde er onder andere voor dat we niet in alle gevallen de gewenste doorlooptijden konden realiseren en onvoldoende capaciteit konden inzetten op mediation. De kwaliteit van besluiten nam toe als we kijken naar het percentage bezwaren dat (deels) gegrond moest worden verklaard. Aan de andere kant is in de motivering van de besluiten nog wel een verbeterslag te maken. Er werden over 2022 weer meer verweerschriften ingediend door de ambtelijke organisatie ter ondersteuning van de behandeling van de bezwaren.

Aanbevelingen en conclusie commissie voor de bezwaarschriften De commissie komt in haar jaarverslag 2022 tot enkele algemene en enkele specifieke aanbevelingen en conclusies. De meest in het oog springende betreffen: Digitaal vergaderen De commissie beveelt aan om de voorzieningen die nodig zijn voor het adequaat digitaal kunnen vergaderen, of om iemand digitaal aan te sluiten tijdens een fysieke hoorzitting, nader tegen het licht te houden. De commissie doet daar enkele specifieke aanbevelingen over. Inzetten op bemiddeling De commissie beveelt aan om aandacht te blijven besteden aan de inzet van mediation. Binnen de ambtelijke organisatie zijn twee medewerkers inmiddels gediplomeerd mediator en worden hiervoor ingezet. Helaas gaat een van deze mediatoren ons binnenkort (medio 2023) verlaten. We zullen opnieuw op zoek gaan naar verdere versterking van het mediatorteam om over 2024 weer op minimaal hetzelfde niveau te zitten qua percentage geslaagde bemiddelingen als in 2021. Aanleveren verweerschriften Ondanks dat het aantal tijdig ingediende verweerschriften over 2022 was verbeterd ten opzichte van 2021, beveelt de commissie aan om ervoor te zorgen dat dit in 100% van de procedures wordt uitgevoerd. Motivering bestreden besluit Pagina 2 van 3

Het percentage bezwaarschriften dat (deels) gegrond moest worden verklaard in 2022 was hoger (22%, 10 zaken) dan in 2021 (10%, 3 zaken). Voor Blaricum en Laren zien we juist het omgekeerde: Minder (deels) gegronde bezwaren in 2022 ten opzichte van 2021. Hier kunnen we geen specifieke aanleiding of oorzaak aanwijzen op dit moment. De commissie stelt wel vast dat er in meer gevallen sprake was van een motiveringsgebrek in het besluit. Ambtelijk zullen we inventariseren welke acties we kunnen uitvoeren om dit verder te verbeteren. Klare/Helder taal De commissie constateert dat er binnen de BEL Combinatie zichtbare stappen zijn gezet in het begrijpelijker maken van brieven en informatie aan onze inwoners. Toezending dossier/verweerstukken Het dossier voor de behandeling van het bezwaar wordt een week voor de hoorzitting ter inzage gelegd. We stellen vast dat niet iedereen hiervan op de hoogte is. De commissie adviseert om het dossier pro-actief toe te zenden naar de betrokkenen in de bezwaarprocedure, zeker wanneer het een bezwaar binnen het Sociaal domein betreft. Ambtelijk wordt bezien of deze wijze het meest tegemoet komt aan een nog betere informatievoorziening aan de bezwaarmakers. Aanwezigheid groendeskundige Bij bezwaren over kapvergunningen blijkt dat de aanwezigheid van een groendeskundige gewenst is om inhoudelijke vragen tijdens de zitting te beantwoorden.

Vragen zijn veelal te technisch van aard voor de juridisch geschoolde verweerders. Ambtelijk wordt bezien hoe we deze wens kunnen gaan honoreren. Consequenties Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen.

Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Via de gebruikelijke wegen, zoals de gemeentelijke website, stellen we het jaarverslag voor geïnteresseerden beschikbaar en wordt deze digitaal openbaar gepubliceerd. Vervolg Het college heeft de aanbevelingen van de commissie overgenomen. Ter uitvoering van de aanbevelingen zullen de nodige acties worden ondernomen. Bijlagen 1. Jaarverslag 2022 van de commissie voor de bezwaarschriften

Pagina 3 van 3