EMS-verordening en reglement gegevensverstrekking BRP 2014

Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen

De raad van de gemeente Eemnes; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 november 2013, Hummer 2013/87; gelet op de artikelen 3.8, eerste lid, en 3.9, eerste en tweede lid, van de Wet basisregistratie personen en artikel 149 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast to stellen de

Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen

Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. de wet : de Wet basisregistratie persoonsgegevens; b. basisregistratie : de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet; c. derde : elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, nog met enig openbaar gezag is bekleed; d. ingeschrevene : degene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen; e. overheidsorgaan - een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of - een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed; f. persoonslijst :het geheel van gegevens, bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, en 2.69, eerste lid, van de wet over een persoon in de basisregistratie; openbare lichamen : de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba; reglement : reglement basisregistratie personen. Artikel 2 Het college van burgemeester en wethouders stellen een reglement vast waarin met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet wordt geregeld: a. Verstrekkingen aan overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente; Verstrekkingen aan derden;

Artikel 3 Verstrekkingen aan overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente 1. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een overheidsorgaan gegevens uit de basisadministratie, voor zover dit is bepaald in het reglement.

Artikel 4 Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan overeenkomstig artikel 3.9 van de Wet basisregistratie personen, op verzoek van een derde aan hem gegevens verstrekken uit de basisregistratie personen als: a. de derde vooraf schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt; of b. de verstrekking in overeenstemming is met het derde lid; 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid vindt enkel plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. 3. Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: a. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en b. de categorieen van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie.

Artikel 5 1.

In het reglement bedoeld in artikel 2 wordt geregeld de voorwaarden waaraan verzoeken om gegevensverstrekking moeten voldoen en op Welke wijze gegevensverstrekking plaatsvindt.

Artikel 6 1. Deze verordening wordt aangehaald als Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen; 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft — voor zover nodig terugwerkende kracht tot en met de datum waarop de Wbrp in werking is getreden. _____ Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 16 december 2013

~.-

_

,~: ~

__

J.A. de Bruijn griffier

-~-_ __.~~.:a

- —

R. ~F~n Bent

Reglement Wet Basisregistratie Personen Burgemeester en wethouders van de gemeente Eemnes; gelet op de Wet basisregistratie personen, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen besluiten: vast to stellen het:

Reglement Wet basisregistratie personen

Hoofdstuk 1— Algemene bepalingen Artikel 1 - Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder: •

Wet - de Wet basisregistratie personen;

•

Verordening BRP- verordening gegevensverstrekking basisadministratie personen;

•

BRP - de basisregistratie personen;

•

Verantwoordelijke -het College van Burgemeester en Wethouders;

•

Beheerder - degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;

•

Ingeschrevene - degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel van de Wet, in de BRP van de gemeente is opgenomen;

•

Overheidsorganen — Een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed;

•

Derde - elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag bekleed is;

•

Openbare lichamen- de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;

~gj~~,,~ ~; t.i : ~

GE~UIEENTE E~MNES

_; ~~ ~ .; i <,~: . 1;4•..__ ~~~~

Bijlage 1 Overheidsorganen die rechtstreeks toegang hebben tot de SRP. Conform artikel 2 Regiement basisregistratie personen. Rechtstreekse toegang tot de BRP cq GBA-V (Verstrekkingen) is structureel opgedeeld in `groepen' Een groep is een functioneel en logisch bij elkaar behorende groep gebruikers met gelijke rechten binnen de BRP. De aanwezige groepen zijn: • A -Afdeling Publiek, Team Surgerzaken van de gemeenten Blaricum* en Laren* • B -Afdeling Publiek Team KCC van de gemeenten Blaricum*, Eemnes* en Laren* • C —Afdeling Control en Financien Team Heffen en Waarderen van de gemeenten Blaricum*, Eemnes* en Laren* *Groep is op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen een overheidsorgaan die een orgaan is van de gemeente. De verstrekte gegevens per groep Voor de verstrekte gegevens per groep wordt verwezen naar het bijgevoegde overzicht. Het doel waarvoor de gegevensuirivisselfng plaatsvindt Voor alle hierboven rechtstreekse toegang tot de BRP, met inachtneming van de beperking van de verstrekte gegevens, geldt dat deze taegang plaatsvindt in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor gemeentelijke taken.

~, ~t~esteld door burgemeester en wethouders van Eemnes d.d. 13 januari. 2015-

`

~~~'

~~~~~ ._ . „ _

Ing:~:H. van Dijk Secretaris

~ ~R. van Benthem RA Burgemeester

.,

~~ ~v~' ~'<<~~

Hoofdstuk 2 - Bepalingen met betrekking tot de basisregistratie personen. Artikel 2 - Rechtstreekse toegang tot de BRP Rechtstreekse toegang tot de BRP cq GBA-V (verstrekkingen) hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen medewerkers van de afdeling Burgerzaken; c. de door de beheerder aangewezen tijdelijke krachten en stagiaires werkzaam c.q. stage lopend op de afdeling Burgerzaken; d. de in bijlage 1 vermelde overheidsorganen, op grond van artikel3 van de verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk Joel.

Artikel 3 - Verstrekkingen aan overheidsorganen die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt Met inachtneming van de in artike13.8 van de Wet worden aan in de bijlage 2 vermelde overheidsorganen incidenteel gegevens verstrekt voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel.

Artikel 4 - Verstrekkingen aan derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt Met inachtneming van artikel 3.9 van de Wet kunnen, op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt aan: • •

natuurlijke personen of een ingeschrevene; de in de bijlage 3 vermelde rechtspersonen, voor wat betreft de in deze bijlage genoemde gegevens en onder vermelding van welk doel.

Gegevensverstrekking als genoemd in dit artikel vindt niet plaats indien het vermoeden bestaat dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene onevenredig wordt geschaad.

Artikel 5 - Geheimhouding van gegevens De in de artikelen 4 en 5 bedoelde gegevensverstrekking vindt plaats met inachtneming van het in de Wet BRP in artike13.10 vastgelegde ten aanzien van de geheimhouding van gegevens.

Hoofdstuk 3 — Overige bepalingen Artikel 6 - Beveiliging De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vast to stellen beveiligingsplan.

Artikel7 - Onvoorziene gevallen In gevallen, de uitvoering van de verordening betreffende, waarin dit reglement niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 8 — Terugmeldingen Voor wat betreft het doen en afhandelen van terugmeldingen wordt verwezen naar bijlage 4.

Artikel 9 — Slotbepalingen 1. Dit reglement wordt aangehaald als "Reglement Wet basisregistratie personen". 2. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft — voor zover nodig — terugwerkende kracht tot en met de datum waarop de Wbrp in werking is getreden.

Aldus vastgesteld door het college Stan Burgemeester en wethouders van Eemnes d.d. 26 november 2013. ~.. F ~~.~.m.) ~ -~' ~~ t4 ~ ,~~ -~.

ing P:H. van Dijk Secretaris

'~.

R. v n Benthem RA Burg ~ster~___~~~ ~n

~~~ ~ ~S

G~MEENTE EEMNES

_--k .~_..-

Bijlage 1 Overheidsorganen die rechtstreeks toegang hebben tot de BRP. Conform artikel 2 Reglement basisregistratie personen. Rechtstreekse toegang tot de BRP cq GBA-V (Verstrekkingen) is structureel opgedeeld in `groepen' Een groep is een functioneel en logisch bij elkaar behorende groep gebruikers met gelijke rechten binnen de BRP. De aanwezige groepen zijn: • A -Afdeling Pubiiek, Team Burgerzaken van de gemeenten Blaricum* en Laren* • B -Afdeling Publiek Team KCC van de gemeenten Blaricum*, Eemnes~ en Laren* *Groep is op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen een overheidsorgaan die een orgaan is van de gemeente. De verstrekte gegevens per groep Voor de verstrekte gegevens per groep wordt verwezen naar het bijgevoegde overzicht. Het Joel waarvoor de gegevensuirivisseling plaatsvindt Voor alle hierboven rechtstreekse toegang tot de BRP, met inachtneming van de beperking van de verstrekte gegevens, geldt dat deze toegang plaatsvindt in het kader van een eenduidige en juiste gegevensverwerking voor gemeentelijke taken.

Vasfgesteld door burgemeester en wethouders van Eemnes d.d. 26 ~_~nQ~rer. -= _~~ `. ink P.H. van Dijk S~cretaris

~ `~. ~y.v.

van Benthem RA r~emeester

2013.

;~. -

GEMEENTE EEMNES

Bijlage 2 Overheidsorganen die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP en aan wie incidenteel gegevens worden verstrekt. Conform artikel 3 Reglement Wet basisregistratie personen. De volgende verstrekkingen vinden plaats: Het Regionaal Bureau LeerIingzaken.

-

Ad-hoc op initiatief van de aanvrager Doel is het bijhouden van de gegevens voor de uitvoering van de aan haar opgedragen wettelijke taken op het gebied van leerplicht en onderwijs Gegevensverstrekking wordt aangeleverd op papier De verwerking vindt plaats door het betreffende bureau De volgende gegevens worden verstrekt: 1. naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels 2. adres, straatnaam, huisnummer, huisletter, postcode en gemeentedeel of 3. locatiebeschrijving en postcode en gemeentedeel 4. identificatienummers {A-nummer, BS-nummer) 5. oudergegevens, bestaande uit: • naam, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), voorvoegsels • datum, plaats en land van overlijden • datum vertrek en gemeente waarheen ~ datum vertrek en land en adres waarheen

Een verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens in een basisadministratie in Aruba, Curacao, Sint 1%Iaarten of een van de openbare lichamen (Bonaire, St. Eustatius en Saba). -

Algemene en administratieve gegevens

Incidentele verstrekking. Deze vinden uitsluitend plaats conform procedure 20 van het Handboek Beveiliging BRP (schema gegevensverstrekking NVVB).

V,~stg~steld door burgemeester en

~mnes d.d. 26~'novem_ ..---.

L

ng~P:H. van Dijk Secretaris

R. vafi Benthem RA

ber 2 13.

~t3~►Ti~~T~~tII~~~1~~i~►i~

Bijlage 3 Verstrekkingen aan derden Conform artikel 4 Reglement Wet basisregistratie personen Op verzoek van een derde kunnen aan hem gegevens worden verstrekt voor zover: - de derde voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt of de derde heeft voor de verstrekking een gerechtvaardig belang en dit belang mag de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet in de weg staan (geheimhouding). De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op: - algemene gegevens over de naam - geslacht - geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerde partner geslachtsnaam eerdere echtgenootlgeregistreerde partner - naamgebruik - adres - bijhoudingsgemeente - geboortedatum - overlijdensdatum Aan de volgende derden worden gegevens verstrekt: - Woningbouwverenigingen - Stichting ambulante FIOM - Kabinet van de Commissaris van de Koning in geval van leeftijds- of huwelijksjubilea - Stichting Welzijn Ouderen Blaricum, Eemnes en Laren - Begrafenisondernemers - Organisaties en instellingen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden Vereniging en stichtingen met een maatschappelijk of filantropisch Joel {bijv. Rode Kruis, Astmafonds enz.) - Pensioenfondsen Doel verstrekkingen: De verstrekking vindt plaats in het kader van de zorg en taak van de aan hen opgedragen taak. ~n.

V`astgesteld door burgemeester en wethouders van Eems.d:~; ~6 november 2013 ~~. ~_~a.~ ~ ,, _~ ._ r~rs..~ _ ~" ~ ~--~7ng P.H. van Dijk '` R. va Benthem RA ~Secretaris, -~.~Burge eester, ~...- . ~ i I

GEMEENTE EEiU1NES

Bijlage 4 Procedure Terugmeldingen

Conform artikel 8 Reglement Wet basisregistratie personen (Wbrp). De inhoud van deze procedure moet bekend zijn bij alle medewerkers van de afdeling Publiek, team Burgerzaken. De procedure voorziet in de gestructureerde en vastgelegde werkwijze voor het verwerken van inhoudelijke terugmeldingen van bestuursorganen.

Definitie De BRP is de basisregistratie voor persoonsgegevens. De basisregistratie bevat persoonsgegevens over de ingezetenen van Nederland en de basisregistratie bevat persoonsgegevens over niet-ingezetenen voor zover deze wet daarin voorziet. De basisregistratie heeft tot does overheidsorganen to voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taak en de basisregistratie heeft mede tot doel derden to voorzien van de in de registratie opgenomen gegevens, in bij of krachtens de Wbrp aangewezen gevallen. Een groot aantal overheidsorganen maakt verplicht gebruik van het netwerk. Deze status vereist dat de lat zeer hoog wordt gelegd waar het gaat om de kwaliteit van de gegevens en dat de nodige maatregelen worden getroffen om de kwaliteit op peil to houden. Ook een kwalitatief hoogwaardig bestand als de BRP is niet perfect. Het kan zijn dat een gebruiker constateert of vermoedt dat een gegeven in de BRP niet of niet meer waarheidsgetrouw is. Als de gebruiker gerede twijfel heeft kan hij een terugmelding doen aan de afdeling Publiek, team Burgerzaken van de gemeente. Op grond van artikel 2.34 Wbrp is een bestuursorgaan verplicht bij gerede twijfel over een authentiek gegeven uit de basisregistratie mededeling hiervan to doen aan het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente.

Deze procedure is gebaseerd op: Wet basisregistratie personen: artikel 2.34. Handleiding operationele procedures: Hoofdstuk Terugmeldingsverplichting. LO 3.8 Bijlage D Terugmeldvoorziening. Terugmeldvoorziening De TMV fungeert als schakel tussen het terugmeldende bestuursorgaan en gemeente aan Welke de terugmelding is gericht. De TMV is een centrale functionaliteit. TMV maakt ook gebruik van de gegevens uit GBA-V, bijvoorbeeld voor het routeren van berichten. Functioneel gezien is de TMV echter een afzonderlijke voorziening die los staat van GBA-V.

De belangrijkste functies van de TMV voor bestuursorganen zijn: • Het doen van een terugmelding. De terugmelder krijgt een respons met daarin de unieke identificatie van het dossier. •

Het inzien van dossiers met eerdere terugrneldingen

Uitvoering De procedure die hier ten behoeve van de terugmeldingsverplichting is opgenomen geldt voor bestuursorganen. Derden kunnen eventuele afwijkingen ook terugmelden aan gemeenten, zelfs indien ze niet geautoriseerd zijn voor het netwerk. Deze terugmeldingen dienen via een andere wijze to geschieden, bijvoorbeeld op papier of via een vrij bericht. _ . De aangewezen bestuursorganen doen mededeling aan het college van burgemeester en ~~vethouders van de door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens verstrekt uit de basisregistratie en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 2 . De melding gebeurt via de Terugmeldvoorziening. Het bestuursorgaan krijgt een respons met daarin de unieke identificatie van het dossier. Het bestuursorgaan kan tevens de dossiers inzien met eerdere terugmeldingen. 3 . Iv'aar aanleiding van een terugmelding tivordt in de regel overgegaan tot een onderzoek. De gegevensverwerker of zijn vervanger van de afdeling Publiek zorgt voor afhandeling van deze terugmelding. fl . Bestuursorganen die een terugmelding hebben gedaan, worden zo spoedig mogelijk dock binnen vijf werkdagen na de ontvangst van de mededeling er van in kennis gesteld of naar aanleiding van de mededeling gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, dan wel het gegeven in onderzoek is geplaatst.

Als het gegeven door de gemeente in onderzoek is genomen, is verplicht gesteld dat er een verwachte datum van afhandeling opgegeven dient to worden. Normaliter zal een onderzoek gemiddeld 3 maanden in beslag nemen. Blijkt uit het onderzoek dat de gegevens verbeterd, aangevuld of verwijderd moeten worden dan zorgt de gegevensverwerker van de afdeling Publiek, team Burgerzaken hiervoor. Nadat het onderzoek is afgerond geeft de gemeente eveneens een terugmelding aan de TMV. Ook een langere behandelingstermijn (inclusief nieuwe datum van afronding) wordt doorgegeven. Is er naar aanleiding van het onderzoek een gegeven gewijzigd, dan zal indien de betreffende afnemers daarvoor zijn geautoriseerd, een mutatiebericht via het gebruikelijke berichtenverkeer ontvangen. De verantwoordelijkheid voor de afhandeling van een terugmelding ligt bij de medewerker, die belast is met de dagelijkse afhandeling van het berichtenverkeer (dit rouleert dagelijks). De medewerker belast met het berichtenverkeer beantwoord de terugmelding in de TMV. Afhankelijk van het soon terugmelding wordt de werkwijze uitgezet. a. Betreft de terugmelding een melding betreffende een afwijking in adresgegevens, dan wordt de terugmelding doorgestuurd naar degene die belast is met de adresonderzoeken (rouleert).

De medewerker belast met adresonderzoeken is verantwoordelijk voor het opstarten van de procedure adresonderzoek, zowel fysiek als ook in de BRP.

b. Betreft de terugmelding een melding, anders dan adresgegevens, dan wordt deze doorgestuurd naar een backofficemedwerker (Vakspecialist A). Deze medewerker onderneemt diezelfde dag actie om to komen tot een juiste weergave van de werkelijkheid in de BRP. Controle Eenmaal per kwartaal wordt door de specialistisch medewerker aan de hand van een aantal willekeurig gekozen terugmeldingen getoetst of conform het voorschrift wordt gewerkt. ■

De specialistisch medewerker rapporteert schriftelijk over de toetsing aan het managementteam en in afschrift aan het hoofd van de afdeling Publiek, en past zonodig deze procedure aan.

■

In deze rapportage zijn de volgende elementen standaard opgenomen: ■ ■ ■ ■ ■ ■

VVie heeft de toetsing uitgevoerd? Wanneer is de toetsing uitgevoerd? Waar is de toetsing uitgevoerd? Waaruit bestond de toetsing? Zijn de termijnen bewaakt en nagekomen? Wat is er geleerd van de toetsing? Wat zijn de voorgestelde vervolgacties aan het management?

V,astgesteld door burgemeester en wethouders van Eemnes d.d. 26 november 2013. ~~ ing P.H. van Dijk Secretaris