Eindrapportage AEF - Jeugd- en Gezinsteam Eemnes

GE45

23

capaciteit.8 Het ontstaan van wachtlijsten dient dus voorkomen te worden. Hiervoor is het noodzakelijk om snel te reageren bij de eerste signalen van een gebrek aan capaciteit. Als er bijvoorbeeld consultenten met verlof gaan, is het aan te raden om op korte termijn tijdelijke ondersteuning in te huren. Zorg voor een gedegen monitoring Het inzicht in de huidige situatie wordt beperkt door de beschikbare gegevens. Een gedegen monitoring zou echter kunnen helpen in het zicht houden op belangrijke ontwikkelingen binnen het JGT en de benodigde formatie. Door het aantal binnenkomende casussen, en de complexiteit daarvan, goed te monitoren, is het bijvoorbeeld mogelijk om een aankomende capaciteitsvraag of vraag voor een bepaald soort specialisme aan te zien komen en daarop te anticiperen door bijvoorbeeld extra consulenten aan te nemen of in te huren. Hiermee kan het ontstaan van wachtlijsten worden voorkomen. AEF adviseert concreet om de monitoring in ieder geval te richten op de volgende aspecten: - Complexiteit van casussen die binnenkomen bij het JGT en de tijd die er wordt besteed aan de verschillende soort casussen. - Aantal casussen waar casusregie wordt uitgevoerd en de doorlooptijden van deze casussen. Blijf scherp monitoren of de formatie past bij de opgave In hoofdstuk 2.4 is gekeken naar de huidige opgave en de minimale formatie die daarvoor nodig is.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de opgave niet statisch is. Het landschap van de jeugdzorg is de afgelopen jaren flink veranderd, en zal dat in de komende jaren ook doen. Daarom is het aan te bevelen om te blijven kijken naar een eventuele groei van de opgave door bijvoorbeeld een toename van (complexiteit van) casussen, en de formatie daarop aan te blijven passen. Leer van en met buurgemeenten Gedurende dit onderzoek bleek er naast de huidige onderzoeksvraag ook behoefte te zijn aan een vergelijking met andere gemeenten. Hoewel er vergelijkende cijfers beschikbaar zijn, bijvoorbeeld op waarstaatjegemeente.nl, gaan deze niet in het detail waar de vragen zitten, zoals wachtlijsten en complexiteit van casussen. Daarom heeft een dergelijke vergelijking veel voeten in de aarde. Gegevens op gebied van wachtlijsten en complexiteit zijn bovendien lastig met elkaar te vergelijken vanwege de verschillende inrichtingen van wijkteams, verschillen in definities en andere externe factoren. Een kwantitatieve vergelijking met andere gemeenten op dit detailniveau geeft daarom slechts beperkt inzicht. Op basis van de ervaring die AEF met andere gemeenten heeft, is echter wel te stellen dat de situatie in Eemnes niet uitzonderlijk is en veel gemeenten kampen met dezelfde vraagstukken als Eemnes.

Wij raden daarom wel aan om met buurgemeenten in gesprek te gaan en door middel van kwalitatieve analyses van en met elkaar te leren en ontwikkelen. In zo’n werkwijze worden kwantitatieve gegevens voorzien van duiding, en kunnen ook praktische tips uitgewisseld worden.

8

Dit wordt ook wel een negative feedback loop genoemd.

GE45

24

Bijlage A: Onderzoeksaanpak

Voor dit onderzoek omtrent het JGT van de gemeente Eemnes zijn drie verschillende onderzoeksmethoden gehanteerd: een literatuurstudie, interviews met betrokkenen, en een werksessie met professionals. Deze onderzoeksmethoden worden in deze bijlage kort toegelicht. De aanpak van het onderzoek, inclusief de personen die zijn geïnterviewd, is afgestemd met de begeleidingscommissie van dit onderzoek.

Literatuurstudie Door middel van een literatuurstudie hebben we ten eerste een beeld kunnen krijgen van de context waarbinnen het onderzoek plaatsvindt. Dit overzicht is belangrijk geweest bij het voeren van gesprekken omtrent de huidige werkwijze. Hiervoor zijn onder andere de Kadernota Ombuigen 2021-2024, het oorspronkelijke Projectplan JGT (2014), en de evaluatie van het JGT uit 2016 gebruikt. Uit de literatuurstudie zijn ook meerdere gegevens naar voren gekomen die als input hebben gediend voor latere stadia van het onderzoek. Zo is het overzicht van het aantal verwijzingen en cliëntaantallen bijvoorbeeld gebruikt bij de businesscase over het uitbreiden van de eigen begeleiding van het JGT. Ook zijn de schematische overzichten van de werkprocessen van het JGT gebruikt om een beeld te krijgen van mogelijke knelpunten en kansen.

Interviews met betrokkenen Na een gedegen literatuurstudie zijn er interviews gevoerd met betrokkenen. Om de hele keten van jeugdzorg in beeld te kunnen krijgen, hebben we met medewerkers van de gemeente, het JGT, en enkele jeugdzorgaanbieders gesproken. Met de medewerkers van de gemeente en het JGT zijn ten eerste de documenten besproken die in de literatuurstudie zijn onderzocht. Dit heeft ervoor gezorgd dat alle belangrijke punten uit deze documenten meegenomen zijn in het proces. Verder is het werkproces in deze interviews uitvoerig besproken. Hieruit kwamen verschillende knelpunten waar men in de praktijk tegenaan loopt, en kansen die er liggen om de huidige werkwijze te verbeteren. Op basis van de gevoerde interviews, en de eerder afgeronde literatuurstudie, is een eerste overzicht opgesteld van de huidige situatie omtrent het JGT. Hierbij is de efficiëntie en effectiviteit bekeken, maar zijn ook de werkdruk, wachtlijsten en relatie tot het voorveld en andere partners meegenomen. Daarnaast hebben we voor de tot dan toe geïdentificeerde knelpunten verschillende opties tot verbetering in kaart gebracht.

GE45

25

Werksessie met professionals Om het overzicht dat is gemaakt naar aanleiding van de gevoerde interviews te toetsen is een werksessie georganiseerd met medewerkers van het JGT. In deze sessie is dieper ingegaan op de werkprocessen binnen het JGT en de kansen die zich daar voordoen. In deze werksessie zijn de betrokken professionals met elkaar in gesprek gegaan over de verschillende onderdelen van het onderzoek. Gezamenlijk zijn er zowel kwalitatieve als kwantitatieve vraagstukken behandeld.

GE45

26

Bijlage B: Berekeningen businesscase

De gegevens die als input zijn gebruikt voor de businesscase uit hoofdstuk 2.4 zijn in de tabel hieronder samengevat. Ook de berekeningen die gedaan zijn om tot de mogelijke jaarlijkse besparing te komen zijn opgenomen. Gegevens

Berekening

Aantal

Aantal unieke cliënten met ambulante begeleiding bij aanbieders

54

Aantal trajecten ambulante begeleiding bij deze cliënten

77

Percentage dat via het JGT werd doorverwezen

92%

Aantal unieke cliënten doorverwezen door JGT

0,92 x 54

50

Aantal trajecten bij cliënten doorverwezen door JGT

0,92 x 77

71

Aantal unieke cliënten die door het JGT zelf begeleid hadden kunnen worden

23

Aantal trajecten bij deze cliënten

30

Gemiddelde kosten per traject uitgevoerd door aanbieders

€ 3.000

Totale kosten gemaakt in 2019 voor trajecten die zelf begeleid hadden kunnen worden.

30 x € 3.000

Gemiddeld aantal uur dat een dergelijk traject (op jaarbasis) vraagt van een consulent Aantal extra uur nodig binnen het JGT om alle trajecten zelf te begeleiden

30 30 x 30

Productiviteitsnorm (aantal productieve uren per jaar per fte) Aantal fte nodig aan capaciteit om alle trajecten zelf te begeleiden

€ 92.000

900 1.250

900 / 1.250

0,7

Gemiddelde kosten per fte voor een consulent in loondienst

€ 70.000

Verwachte benodigde kosten voor de capaciteit om de eerder genoemde trajecten zelf te begeleiden

€ 70.000 x 0,7 € 49.000

Verwachte netto jaarlijkse besparing door meer eigen begeleiding te bieden

€ 92.000 – € 70.000

GE45

€ 43.000

27