Controleprotocol en ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ en interne controleplan 2025

BESLISVOORSTEL COLLEGE EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - College van B&W en/of burgemeester Gemeentecode Eemnes Onderwerp Controleprotocol en ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ en interne controleplan 2025 Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Korte inhoud Jaarlijks moet het controleprotocol en het ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ geactualiseerd en vastgesteld worden door de gemeenteraad en het interne controleplan door het college. Het ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ en het controleprotocol bepalen de kaders voor de accountantscontrole van de Jaarrekening 2025. De controleverordening Eemnes 2023 is nog actueel en hoeft niet aangepast te worden. Besluiten 1.

De gemeenteraad voor te stellen het controleprotocol Eemnes 2025 vast te stellen.

2.

De gemeenteraad voor te stellen het ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ Eemnes vast te stellen op juistheid en volledigheid.

3.

Het Interne Controleplan Eemnes 2025 vast te stellen.

Pagina 1 van 4

Aanleiding voorstel 16 april is in het Staatsblad de wijziging van de BADO gepubliceerd en 29 september jl. heeft de Commissie BBV de nieuwe Kadernota Rechtmatigheid 2025 gepubliceerd met de wijzigingen. Beide wijzigingen zijn meegenomen in het controleprotocol Eemnes 2025. De wijzigingen t.o.v. het jaar 2024 zijn beschreven in het controleprotocol. De controleverordening Eemnes 2023 behoeft geen aanpassing op de wijzigingen, omdat de verordening nog steeds van toepassing en geen effect ondervindt van de wijzigingen. Voorafgaand aan de start van de accountantscontrole van de jaarrekening dient een controleprotocol en een ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ te worden vastgesteld door de gemeenteraad en een intern controleplan door het college. Deze documenten bevatten nadere richtlijnen voor zowel de uitvoering van de interne controles op volledigheid, juistheid en rechtmatigheid als voor de controle van de jaarstukken door de accountant. Doel Het doel van dit voorstel is om actuele nadere aanwijzingen vast te hebben gesteld voor zowel de interne controles als voor de accountant over de reikwijdte van de controle van de jaarstukken 2025. Toelichting besluit (argumenten) 1. Wijzigingen Controleprotocol 2025 Ten opzichte van het jaar 2024 is het controleprotocol 2025 aangepast als gevolg van de wijziging in de BADO.

De BADO heeft de goedkeuringstoleranties accountantscontrole aangepast. Deze zijn versmald en moeten nu berekend worden op de totale lasten exclusief stortingen in de reserves, voorheen was dit inclusief stortingen in reserves. De omvangbasis is dus ook versmald. Daarnaast worden getrouwheidsfouten en onzekerheden in de jaarrekening vanaf verslagjaar 2025 bij elkaar opgeteld, voorheen werden deze niet opgeteld en golden afzonderlijke goedkeuringstoleranties. Door de BADO wijziging is het risico groter dat de nieuwe goedkeuringstoleranties voor een goedkeurende accountantsverklaring eerder worden overschreden. De Commissie BBV heeft 29 september jl. de Kadernota Rechtmatigheid 2025 gepubliceerd. De wijziging t.o.v. de Kadernota Rechtmatigheid is de aanpassing van de bandbreedte voor verantwoordingsgrens deze is nu 0%-2% en sluit aan bij de BADO wijziging, voorheen was dit 0%-3%. Net als bij de BADO wijziging worden vanaf het verslagjaar 2025 financiële rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden bij elkaar opgeteld, voorheen werden deze niet opgeteld.

Pagina 2 van 4

De spelregels m.b.t begrotingsrechtmatigheid die waren opgenomen in het controleprotocol 2024, zijn nu opgenomen in de Financiële Verordening Eemnes 2025, waar ze ook thuishoren en dus niet meer in het controleprotocol. 2. Normenkader Financiële Rechtmatigheid 2025 Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheids- en getrouwheidscontrole is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Zonder vastgesteld normenkader kunnen de interne controle en de accountantscontrole niet worden uitgevoerd. Het normenkader heeft altijd betrekking heeft op de laatst vastgestelde en bekend gemaakte versie van deze regelgeving. 3. Interne Controleplan 2025 Met dit interne controleplan geeft het college invulling aan art. 212/213 van de Gemeentewet, waarin hij verplicht is zorg te dragen voor de toetsing van de financiële rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. Dit plan beschrijft de aanpak van de interne controle, die door de werkorganisatie (BEL Combinatie) voor de gemeente wordt uitgevoerd. De resultaten van deze controle biedt het college handvatten en inzicht op basis waarvan zij een rechtmatigheidsverantwoording kan afleggen, waaruit geconcludeerd kan worden of wel of niet rechtmatig gehandeld is.

Duurzaamheid Duurzaamheid is onderdeel van de inrichting van werkprocessen, zoals het proces van inkopen en aanbesteding van werken, en het beheerproces van het gemeentelijk vastgoed. Dit voorstel zelf heeft geen directe duurzaamheidsgevolgen. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader - BADO 2025 (besluit accountantscontrole decentrale overheden); - BBV (besluit begroting en verantwoording); - Kadernota Rechtmatigheid 2025; - Gemeentewet, artikel 212 (financiële verordening 2025); - Gemeentewet, artikel 213 (controle verordening 2023). Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie De BEL Combinatie voert op basis van het Interne Controleplan BEL Combinatie en BELgemeenten de interne controles op de rechtmatigheid en getrouwheid uit voor de gemeenten. Voor de interne –en externe controle van de jaarstukken zijn het Pagina 3 van 4

controleprotocol, het ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ belangrijke kaderstellende stukken en het interne controleplan een uitvoeringsplan. Kanttekeningen N.v.t. Financiën Deze besluiten hebben geen financiële consequenties. Zowel de kosten van de interne controle-activiteiten als de kosten van de accountantscontrole zijn opgenomen in de reguliere begrotingen van respectievelijk de BEL Combinatie als de gemeenten. Begrotingswijziging nodig? Nee Uitvoering Na vaststelling door uw gemeenteraad zullen het controleprotocol 2025, het ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ 2025 aan de accountant worden overhandigd als basis voor de uitvoering van de controle van de jaarstukken 2025. Communicatie De vastgestelde besluiten zullen via de gebruikelijke wijze extern worden bekend gemaakt. Daarnaast zullen deze documenten intern via het intranet worden bekend gemaakt. Bijlagen 1. Controleprotocol 2025 gemeente Eemnes 2. ‘Normenkader financiële rechtmatigheid’ 2025 gemeente Eemnes 3. Was-Wordt lijst ‘normenkader financiële rechtmatigheid’. 4. Intern Controleplan 2025 gemeente Eemnes 5. Raadsvoorstel controleprotocol en ‘normenkader financiële rechtmatigheid’ 2025 6. Concept raadsbesluit Steller S. Somai(ssoma). Registratiedatum 27 oktober 2025

Pagina 4 van 4