Checklist beoordeling begrotingen verbonden partijen (GR-en)

Bijlage: beoordeling (ontwerp)begrotingen en jaarrekeningen Verbonden partijen Betreft gemeente: ontwerp programmabegroting 2022 / jaarstukken 2020 In deze bijlage wordt nader ingegaan op de beoordeling van de begroting in het kader van het opstellen van een voorstel voor een zienswijze namens de gemeenteraad op de begroting van de Verbonden partij. Deze bijlage wordt bij het college- en raadsvoorstel m.b.t. de zienswijze gevoegd.

Proces en data (deadlines) Processtap

Datum

Datum ontvangst

26 maart 2021

Zienswijze uiterlijk

21 mei 2021

Opstellen voorstel

29 maart

Besluit college

13 april 2021

Toelichting

Informeren presidium Bespreken in commissie Besluit gemeenteraad

31 mei 2021

Verzenden zienswijze/ Reactiebrief Vaststelling in Algemeen bestuur van GR

2 juni 2021 2 juli 2021

Beoordeling van de begroting 1. Autonome ontwikkelingen (begroting en jaarrekening) Begroting: Welke ontwikkelingen worden opgenomen (cao, pensioen, inflatie) ? Omgevingswet De inwerkingtreding van de Omgevingswet vraagt een integrale manier van werken tussen deelnemers en ketenpartners om sneller tot besluiten te komen. Dit andere manier wan werken geldt niet alleen voor vergunningverlening maar heeft ook gevolgen voor handhaving en toezicht. De nadruk komt meer te liggen op integraal, gebiedsgericht adviseren (zie pag. 3 Ontwerp programmabegroting 2022). Samen op Weg Het programma Samen op weg is ingegeven vanuit de wens van deelnemers om in de kwaliteit en effectiviteit van de RUD als uitvoeringsorganisatie voor de toekomst te borgen. De RUD zal uitgroeien naar een technische adviserende uitvoeringsorganisatie (TAU) (zie pag. 3 Ontwerp programmabegroting 2022). Samenwerking met de ODRU

De laatste jaren is vanuit de werkvloer van beide diensten samenwerking op inhoud ontstaan. Ook op directie en bestuursniveau is de wens uitgesproken om deze samenwerking te formaliseren. De wens is uitgesproken de samenwerking voor de komende periode te intensiveren. Vanuit het maatschappelijk belang is het wenselijk dat er in de regio Utrecht om zo burgers en bedrijven op eenzelfde manier te benaderen en level playing field te creëren. Daarnaast is het voor de efficiëntie van beide diensten wenselijk dat war maar mogelijk de samenwerking te zoeken zowel op inhoud als op bedrijfsvoering (zie pag. 5 Ontwerp programmabegroting 2022)

Begroting: Welke ontwikkelingen uit eerdere besluitvorming (kadernota) en wat is onze zienswijze daarop ? In deze programmabegroting zijn de beleidsmatige ontwikkelingen en keuzes van de RUD Utrecht voor het jaar 2022 opgenomen. Voorheen waren deze opgenomen in een kadernota. In verband met de vele onzekerheden die op dat moment bestonden is er eenmalig voor gekozen geen kadernota op te stellen.

Jaarrekening: Wat is het resultaat en wat is het structurele element daarin ? Het boekjaar 2020 is afgeslote

et ee positief resultaat a € 502.000.

Jaarrekening: wat is de resultaatbestemming? Waarom? Is dat logisch of is het eigenlijk een beleidsmatige wens (dan hoort het in kadernota) ? Bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudget Aa gezie er € 17.000 minder aan het persoonsgebonden opleidingsbudget is besteed dan waar werknemers recht op hebben, wordt door het AB van de RUD Utrecht voorgesteld deze middelen toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor het geval medewerkers hier in de toekomst alsnog aanspraak op zullen gaan maken. Bestemmingsreserve Omgevingswet Het AB van de RUD Utrecht stelt voor € . toe te oege aan de bestemmingsreserve Omgevingswet. In verband met het uitstel van de Omgevingswet naar 1 januari 2022 is ook een deel van de kosten verschoven naar 2021. Om de kosten die gepaard gaan met de voorbereiding van de RUD Utrecht op de Omgevingswet te kunnen dekken is deze toevoeging aan de Bestemmingsreserve noodzakelijk. Door de herziene fasering en planning die een gevolg was van het uitstel van de invoering van de wet zijn er extra middelen noodzakelijk. Door de gerealiseerde espari ge i is de i s hatti g dat de RUD Utre ht i og € . e tra nodig zal hebben. Het totaal benodigde budget om de RUD Utrecht voor te bereiden op de komst van de O ge i gs et ko t daar ee op € . . .

Bestemmingsreserve VTH-zaaksysteem Met de invoering van de Omgevingswet zal de RUD Utrecht moeten aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Daarnaast zal de RUD Utrecht zijn werkzaamheden moeten gaan uitvoeren conform de nieuwe wet. Het contract inzake het huidige VTH-zaaksysteem loopt af in april 2022 en kent geen verlengingsoptie meer. Daarnaast heeft de leverancier aangegeven het onderhoud hierna niet meer te kunnen garanderen. Momenteel is de RUD Utrecht bezig met de Europese aanbesteding van een nieuw VTHzaaksysteem. In de begroting 2021 is onvoldoende rekening gehouden met de complexiteit hiervan. Ook leveranciers hebben op dit moment moeite om de juiste applicatie aan te bieden. De verwachting is dat de aanbesteding van dit VTH-zaaksysteem daardoor meer tijd en middelen in beslag zal gaan nemen. Voor het dekken van deze lasten die in 2021 zullen ontstaan stelt het AB van de RUD Utrecht voor om een este i gsreser e a € . te vormen. Aanvulling algemene reserve Doordat de totale baten van de RUD Utrecht zijn gestegen is het mogelijk om de algemene reserve verder aan te vullen. De algemene reserve mag maximaal 5% van de totale inkomsten van de RUD bedragen. Gezien de onzekere tijden (coronacrisis en invoering van de Omgevingswet inclusief nieuw zaaksysteem) stelt het AB van

de RUD Utre ht oor o het resta t € . a het resultaat aa de alge e e reser e toe te oege e daarmee het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht te verhogen.

Jaarrekening: wat is reservepositie van de WGR (max 5% gemeentelijke bijdragen) ? Het eige er oge edraagt € .659.000. Dit is 10,4% a de ate € 5.933. . Hier a is € 474.000 bestemd als bestemmingsreserve. De alge e e reser e a storti ge /o ttrekki ge este i gsreser es edraagt € . . Dit is ,35% van de ate € 5.933.000). Hiermee blijft men onder de maximale toegestane percentage van 5%.

Jaarrekening: wat krijgen we terug ? Er is og ee s huld a € 5.000 aan de RUD Utrecht.

2. Beleidsmatig (begroting en jaarrekening) Begroting en Jaarrekening: Wat is algemene ontwikkeling ? De voor 2022 gehanteerde financieringssystematiek is beperkt veranderd conform de evaluatie outputfinanciering; De ure zoals astgelegd i de op dit o e t gelde de DVO s e uit oeri gspla e 2) zijn het uitgangspunt voor de verdeling van de vaste bijdrage en de basis voor de opgenomen variabele bijdragen; In de ontwerp programmabegroting 2022 is nog geen rekening gehouden met eventueel aanvullende opdrachten, dan wel mogelijke wijzigingen in de DVO's voor het jaar 2022; Gelijk aa oorgaa de jare ordt ge ruikt ge aakt a ee t eetal tarie e , éé : €60,0 e éé oor ergu i g erle i g € 8, : € 7,00).

oor ha dha i g € 1,75

Begroting en Jaarrekening: Hoe voert men taken voor de gemeente uit? De basis VTH-taken op het gebied van milieu worden uitgevoerd door de RUD UTRECHT op basis van de astgestelde DVO e jaarlijks uit oeri gsprogra a. De uit te oere take zij astgelegd i produ te . Aa deze producten zijn kengetallen gekoppeld op basis waarvan de te verwachten kosten van de uit te voeren taken zijn gebaseerd.

Begroting en Jaarrekening: Welke output-gegevens geven inzicht in prestaties WGR. De RUD Utrecht eet de ela grijkste o derdele ia Ke Perfor a e I di ators KPI s, pag. 8 programmabegroting 2022 RUD Utrecht) ). Voor de RUD UTRECHT zijn dit: -

Handhavingsbeschikkingen en vergunningen voldoen aan inhoudelijke en juridische kwaliteit: hoe wordt dit gemeten Tenminste 80% van bezwaar- en beroepsprocedures worden geen inhoudelijke of juridische gebreken aan beschikking geconstateerd.

-

Voldoen aan kwaliteitscriteria: hoe wordt dit gemeten voor alle activiteiten wordt voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.2 voldaan.

Beoordeling door opdrachtgevers: hoe wordt dit gemeten

-

De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.

Beoordeling door inwoners en ondernemers: hoe wordt dit gemeten

-

minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) een tevreden ( een ruim voldoende) te zijn over de dienst verlening van de RUD Utrecht.

Uit oere jaarprogra as hoe wordt dit gemeten

-

De DVO s orde

-

i

2 a de part ers o for

e de ra ge a

de DVO s.:

% - 110% gerealiseerd in geld.

Ziekteverzuim: hoe wordt dit gemeten Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.

Begroting: Welke nieuwe beleidswensen worden opgenomen, waarom en wat vinden wij daar van ? Welke opties zijn er ? - Er is gee reke i g gehoude

et de uitko ste

a het traje t Sa e op Weg ;

- Er is nog geen rekening gehouden met de wijzigingen aan producten en diensten die voort zullen vloeien uit de overgang naar de Omgevingswet; - Er is nog geen rekening gehouden met de toename van bodemtaken bij gemeenten als gevolg van de invoering van de Omgevingswet; - Er is nog geen rekening gehouden met hoe het pakket van basistaken zal gaan veranderen onder de Omgevingswet en welke effecten dat zal hebben op de afname en bijdrage van deelnemers. Wijziging van de DVO alsmede ontwikkelingen met betrekking tot de hier boven genoemde onzekerheden zullen zowel een effect gaan hebben op de variabele als vaste bijdrage van onze deelnemers. Deelnemers zijn ook afhankelijk, met betrekking tot de hoogte van hun vast bijdrage, van de keuzes die andere deelnemers maken Op dit moment wordt door de RUD Utrecht met de opdrachtgevers gesprekken gevoerd over deze onzekerheden. In de voorgestelde zienswijze wordt aandacht gevraagd de raad zo spoedig mogelijk te informeren bij de financiële consequenties uit deze project. Wanneer de financiële gevolgen bekend zijn ligt het in de lijn der verwachtingen dat een (nieuw) begrotingswijziging zal worden voorbereid. Hier is een zienswijzeprocedure op van toepassing

3. Financieel kadernota / begroting Wat was bijdrage op basis van de vorige meerjarenbegroting ? €

.

€

.

aste ijdrage, € 12.000 variabele bijdrage).

Wat is mutatie t.g.v. autonome ontwikkelingen ?

€ 0 vaste bijdrage

Wat is mutatie op basis van nieuw beleid ? € .000 variabele bijdrage

Wat wordt voorgestelde meerjaren bijdrage (A) ? €

6.000 €

.

aste ijdrage, €

.

aria ele ijdrage .

Wat stond (meerjarig) in onze laatste begroting (B) € 90.000

En wat zijn de financiële gevolgen (A-B) ? € .000

Wat is de reservepositie van de WGR (max 5% van de gemeentelijke bijdragen) ? € 901.000 (5,85%)

4. Maatwerk (begroting) Welk maatwerk voert men uit ? De RUD Utrecht voert de basis VTH-taken milieu uit voor Eemnes op basis van de DVO en de jaarlijkse uit oeri gsprogra a s. Aa ulle de opdra hte zij iet opge o e i de egroti g. Voor aanvullende opdrachten wordt op basis van de kosten een voorstel gedaan aan de gemeente. Er wordt een minimaal tarief gehanteerd (zie bovenstaande) maar kan hoger zijn indien specialistische kennis moet worden ingehuurd. Wanneer dossiers meer tijd en/of werk kosten en buiten de daarvoor gebruikte kengetallen dreigen te vallen (meer kosten met zich mee nemen) wordt dit besproken met de accounthouder. Eventueel aanvullende kosten worden meegenomen in de eindafrekening op de variabele bijdrage. Hoe tevreden zijn we daar over ? Redelijk tevreden, de RUD Utrecht geeft over het algemeen tijdig aan wanneer een dossier de gebruikte kengetallen dreigt te overschrijden en gaat hierover in gesprek met de accounthouder. Helaas kan niet altijd voorkomen worden dat er sprake is van een overschrijding. Een overschrijding van een kengetal wordt zoveel mogelijk gedekt door het schuiven van taken indien mogelijk. Hoe pakken de kosten daarvan uit (afrekening? Of nieuwe begroting) ? In 2020 heeft bovenstaande voor Eemnes geleid tot een aanvullende opdracht Bbk meldingen €

Intern (begroting en jaarrekening): aandachtspunt vervolg Bijwerken van de paragraaf Verbonden partijen n.a.v. de nieuwe gegevens (begroting / jaarrekening)