Bijlage%203a Brief%20bij%20toezichtrapport%20informatiebeheer%202022%20gemeente%20Eemnes%20en%20BEL-werkorganisatie

Aan

College van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemnes en het bestuur van de BELwerkorganisatie Postbus 71 3755 ZH Eemnes

Onderwerp

Ons kenmerk

Rapport toezichtinformatie- en archiefbeheer Eemnes en BELwerkorganisatie 2021(2022) 1625495

Datum

7 juli 2022

Uw kenmerk

Geachte college, Hierbij ontvangt u mijn jaarlijkse toezichtrapportage over het informatiebeheer 2022. Het rapport maakt evenals het voorgaande rapport een tussenbalans op van de staat van het informatie- en archiefbeheer in het kader van de invoering van digitaal zaakgericht werken. Het rapport behandelt de toetsing van het informatiebeheer aan Archiefwet en –regelgeving. Het concept van dit rapport is besproken in het Strategisch Informatie Overleg van 30 juni en voorafgaand afgestemd met de CIO, de informatiemanager, medewerker DIM, uw gemeentearchivaris en de archiefinspecteur van Archief Eemland. Een managementsamenvatting is toegevoegd. Samengevat is de balans per begin 2022 dat met name het digitale informatiebeheer in de organisatie nog niet geheel aan de wet voldoet. De score gemeten aan de hand van de bekende 10 archief-KPI’s bleef gelijk. Om een aantal op groen te houden is actualisering van het informatiebeleid wel noodzakelijk. De wijze waarop in de organisatie met een flexibele meerjarenplanning wordt gewerkt is heel verstandig. De vorm, de functie en het beheer van overheidsarchieven veranderen namelijk in rap tempo. Het is van belang om prioriteiten te stellen, maar evenzeer om de prioriteiten snel aan te passen aan de concrete digitale ontwikkelingen en behoeften.

Het is zaak deze ontwikkelingen bij te blijven houden en de planning zo nodig bij te sturen, om niet achter de feiten aan te hoeven lopen. In periodieke overleggen houd ik, als gemeentearchivaris, de vinger aan de pols wat betreft de voortgang van deze meerjarenplanning.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Dit rapport moet in het kader van de horizontale verantwoording over het archief- en informatiebeheer en op grond van de Archiefverordening aan de gemeenteraad worden overlegd bij uw jaarlijkse plannen voor het informatiebeheer. Daarnaast dient het door u aan de interbestuurlijke toezichthouder (provincie) te worden toegezonden.

Met vriendelijke groet,

Chantal Menting Gemeentearchivaris

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17