Bijlage 1 Jaarstukken BEL Combinatie 2020
Tekst van het document
Jaarstukken 2020 BEL Combinatie
Dhr. N. Mol Voorzitter
Mw. E. Ruizeveld de Winter Secretaris
Vastgesteld in de vergadering van het Bestuur van de BEL Combinatie op 8 april 2021. JAARSTUKKEN 2020
2
BEL Combinatie
Dit is een uitgave van de BEL Combinatie Datum: 8 april 2021 Zuidersingel 5 3755 AZ Eemnes Postbus 71 3755 ZH Eemnes
Tel. 14 035 info@belcombinatie.nl JAARSTUKKEN 2020
3
BEL Combinatie
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD .........................................................................................................................5 ALGEMEEN..............................................................................................................................7 LEESWIJZER ........................................................................................................................... 10 JAARVERSLAG ....................................................................................................................... 12 1. VERANTWOORDING .......................................................................................................... 13 CORONA ......................................................................................................................................... 13 DIENSTVERLENING ......................................................................................................................... 15 ORGANISATIE ONTWIKKELING ....................................................................................................... 17 INFORMATIE EN ICT ........................................................................................................................ 19 OMGEVINGSWET ............................................................................................................................
21 ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD ............................................................................ 23 2. PARAGRAFEN .................................................................................................................... 24 A. PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING ................................................................................................. 24 B. PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ............................................... 26 C. PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ...................................................................... 33 D. PARAGRAAF FINANCIERING ....................................................................................................... 34 E. OVERIGE PARAGRAFEN .............................................................................................................. 38 JAARREKENING ..................................................................................................................... 39 3 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN EN DE TOELICHTING ..................................................... 40 3.2 Overzicht van gerealiseerde lasten, baten en saldo per programma ...................................... 45 3.3 Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per kostencategorie .........................................
46 3.4 Analyse saldo 2020 ten opzichte van begroting....................................................................... 47 3.6 Incidentele baten en lasten ...................................................................................................... 49 3.7 Wet normering topinkomens ................................................................................................... 51 3.8 Analyse begrotingsrechtmatigheid .......................................................................................... 53 4 BALANS .............................................................................................................................. 55 4.1 Balans per 31 december 2020 .................................................................................................. 55 4.2 Activa ........................................................................................................................................ 57 4.3 Passiva ...................................................................................................................................... 61 4.4 EMU - Saldo .............................................................................................................................. 64 4.5 Elementen die buiten de balanstellingen vallen ......................................................................
65 5 Bijlagen .............................................................................................................................. 66 5.1 Bijlage 1: Investeringsprojecten ............................................................................................... 66 Af te sluiten investeringen bij jaarrekening 2020 ......................................................................... 66 Overzicht lopende investeringen per 31 december 2020 ............................................................. 67 5.2 Bijlage 2: Taakveldoverzicht ..................................................................................................... 68 6 CONTROLEVERKLARING ...................................................................................................... 70 7 LIJST VAN TABELLEN EN FIGUREN ....................................................................................... 71
JAARSTUKKEN 2020
4
BEL Combinatie
VOORWOORD Voor u liggen de jaarstukken 2020 van de BEL Combinatie. 2020 was een jaar met een ongekende dynamiek. De corona pandemie, thuiswerken, verdere digitalisering, implementatie nieuwe wetgeving, informatie veiligheid, een organisatie ontwikkeling en de verbetering van de bedrijfsvoering: zo maar een greep uit de taken en opgaven waar de BEL Combinatie in 2020 mee te maken kreeg en uitgevoerd heeft. In dit voorwoord neem ik u graag mee in een aantal grote ontwikkelingen dat in 2020 gespeeld heeft. Corona Eind februari deed het corona virus zijn intrede in Nederland en kondigde het Rijk maatregelen af voor de beheersing van de verspreiding van het virus. Vanaf dat moment hebben de medewerkers van de BEL Combinatie de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren ondersteund op het gebied van het beheersen van de crisis en de lokale maatschappelijke gevolgen. Corona zorgde ervoor dat de dienstverlening van de BEL Combinatie in 2020 voor een groot deel op een andere manier werd uitgevoerd. De flexibiliteit en veerkracht van onze medewerkers bleek groot en inmiddels werkt het overgrote deel van onze medewerkers al ruim een jaar thuis en vergaderingen en dienstverlening vinden voornamelijk digitaal plaats. Wij ondersteunen onze inwoners, de besturen, bedrijven, verenigingen en instellingen bij het uitvoeren van de Rijksmaatregelen.
We informeren, subsidiëren, rapporteren, maken beleid en handhaven daar waar nodig en wanneer nodig. Door de grote inzet op het gebied van het bestrijden van de corona crisis hebben we op taakgebieden zoals handhaving, maatschappelijke ontwikkeling en openbare orde en veiligheid nieuwe afspraken moeten maken over de te behalen resultaten. De collega’s van deze teams vormden en vormen nog steeds de spil van de gemeentelijke crisisbeheersing. Organisatie ontwikkeling Los van onze reguliere taken hebben we in 2020 ook een organisatie wijziging doorgevoerd: de topstructuur en de gemeenschappelijke regeling zijn gewijzigd. Bovendien hebben we een evaluatie van het BEL model en een benchmark uitgevoerd die mede richting geven aan de verdere ontwikkeling van de organisatie als ‘regie organisatie’. De drie colleges en raden hebben uitgesproken dat zij ook voor de komende jaren de BEL Combinatie robuust en toekomstbestendig willen vormgeven: een organisatie die de maatschappelijke opgaven van de drie gemeenten ook in de komende jaren op een goede manier kan organiseren. Werken in regie is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Eind 2020 heeft het bestuur de opdracht gegeven aan de directeur om een visie op regie uit te werken waarmee richting gegeven wordt aan de wijze waarop we onze organisatie toekomstbestendig houden.
Bedrijfsvoering Het verbeteren van onze bedrijfsvoering stond ook in 2020 hoog op de agenda. Met het projectplan ‘Duidelijkheid & Aandacht’ is medio 2020 een start gemaakt om hier richting aan te geven. Pijlers hierin zijn: een kwaliteitsimpuls om de financiële advisering van de portefeuillehouders te verbeteren, versterking van de financiële administratie, taken eenduidig beleggen en het genereren van adequate financiële informatie. Ook het opdrachtgeven / opdrachtnemen (OGON) speelt hierin
JAARSTUKKEN 2020
5
BEL Combinatie
een belangrijke rol. Op basis van een goede dienstverleningsovereenkomst (DVO) kunnen we de bestuurlijke wensen en ambtelijke capaciteit met elkaar in overeenstemming houden. De BEL Combinatie is al jaren een springplank voor collega’s naar andere (grotere) organisaties. Het afgelopen jaar hebben we 30 nieuwe medewerkers aan ons verbonden en zijn er 24 uit dienst getreden. Hiervan waren er 3 medewerkers met pensioen gingen. Interne doorstroom wordt gestimuleerd om medewerkers de mogelijkheid te geven om zich verder te ontwikkelen en actief bezig te zijn met hun loopbaanperspectief. We zien dat we, ondanks corona, veel nieuwe collega’s aan onze organisatie hebben kunnen verbinden. Het ziekteverzuim was ook in 2020 hoog, met name als gevolg van langdurig verzuim. Dat is niet nieuw in onze organisatie, ook in de afgelopen jaren hebben we een aantal collega’s die langdurig ziek geweest zijn. Het afgelopen jaar hebben we als gevolg van corona een aantal collega’s gehad die langdurig uitgevallen zijn en in sommige gevallen nu nog steeds ziek zijn. Langdurig verzuim is moeilijk te beïnvloeden. Beter te beïnvloeden is verzuimfrequentie (aantal keer dat iemand verzuimt) en het kortdurend verzuim (<2 weken). Beide zijn in 2020 ten opzichte van 2019 gedaald. Ook op het gebied van ICT en informatie management is er in 2020 veel gebeurd.
Onze dienstverlening is versneld gedigitaliseerd, inwoners kunnen bijvoorbeeld digitaal geboorte- en overlijdensaangiftes doen en ook het ondertekenen van brieven gaat grotendeels digitaal. Onze collega’s kunnen plaats en tijd onafhankelijk werken en kunnen hun werkzaamheden digitaal uitvoeren. Tot slot Er is in 2020 enorm hard gewerkt, wanneer er een beroep gedaan werd op onze medewerkers stonden zij klaar om te helpen, daar waar en wanneer nodig. Deze flexibiliteit, professionaliteit en grote betrokkenheid bij de inwoners en maatschappelijke opgaven van de BEL dorpen kenmerkt onze medewerkers. Ik ben dan ook trots op onze medewerkers en wat wij samen bereikt hebben het afgelopen jaar.
JAARSTUKKEN 2020
6
BEL Combinatie
ALGEMEEN
De begroting 2020 is in het eerste half jaar van 2019 opgesteld. De indeling is gebaseerd op de vijf programma’s: bedrijfsvoering, dienstverlening, organisatieontwikkeling, I&ICT en omgevingswet. Inmiddels zijn drie van de vijf programma’s afgerond en zijn de nog noodzakelijke ontwikkelingen ingebed in de reguliere organisatie. In deze jaarrekening hebben we daarom niet de programmaindeling aangehouden, maar hebben we wel over alle programma’s en programma onderdelen gerapporteerd. In september 2020 is de gemeenschappelijke regeling van de BEL Combinatie geactualiseerd. De BEL Combinatie is een bedrijfsvoeringorganisatie met uitvoerende en bedrijfsvoeringstaken op het gebied van personeel, informatievoorziening, financiën, administratie, communicatie en huisvesting. Door de gemeenteraden zijn geen bevoegdheden overgedragen. De raden, burgemeesters en colleges zijn het beleidsbepalende en beslissingsbevoegde bestuursorgaan voor het bestuur van de gemeente. Al enige jaren was er de mogelijkheid binnen de Wet Gemeenschappelijke Regelingen voor bedrijfsvoeringorganisaties zoals de BEL Combinatie om een lichte vorm van gemeenschappelijke regeling aan te gaan, passend bij een bedrijfsvoeringorganisatie. De GR van de BEL Combinatie is hierop aangepast wat resulteert in een slagvaardige aansturing van de organisatie door een enkelvoudig bestuur.
Zoals vastgelegd in de GR ontvangen de gemeenteraden voor 15 april van elk jaar de algemene en beleidsmatige financiële kaders van de BEL Combinatie (kadernota) ter kennisname. Bovendien ontvangen zij voor 15 april de voorlopige jaarrekening inclusief het verslag van bevindingen van de accountant voor zienswijze. De begroting van de BEL Combinatie wordt voor de zomer van elk jaar aan de raden aangeboden voor zienswijze. Verwacht resultaat zomernota 2020 In het Algemeen Bestuur van 14 juli 2020 is de zomernota 2020 BEL Combinatie voorgelegd ter kennisname. Het doel van deze zomernota is om halverwege het begrotingsjaar inzicht te geven in de realisatie (tot juli) van de begroting en programma’s van de BEL. Het verwachte resultaat in deze zomernota bedroeg circa € 94.000 positief. JAARSTUKKEN 2020
7
BEL Combinatie
Definitief resultaat 2020 De jaarrekening kent een overschot van € 319.859 . De directie van de BEL Combinatie heeft gedurende het jaar sterk gestuurd op een resultaat dat binnen de begroting zou passen. Het positieve resultaat wordt veroorzaakt door de som van saldo’s op de verschillende kostencategorieën. Dit gaat voornamelijk over de kosten en vergoedingen personeel (€ circa 223.000) en overige goederen en diensten (circa € 97.000). In onderstaande tabel is de opbouw van het resultaat 2020 weergegeven:
Resultaat BEL
2020
Personeel Salarissen Inhuur en ziektevervanging Projectmatige inhuur Uitbestede werkzaamheden Opleidingen en cursussen Vergoeding personeel Resultaat op personeel
-1.386.865 V 900.419 N 360.807 N 314.678 N -151.284 V -260.348 V -222.593 V
Overige kosten I & ICT Boekwinst verkoop vaste activa Overige kleine voordelen Corona (excl. investeringen) Resultaat op overige kosten
15.792 N -32.600 V -151.947 V 71.489 N -97.266 V
Totaal financieel effect
-319.859 V
Tabel 1 specificatie resultaat 2020
Voor een totaal-overzicht van de resultaten inclusief een toelichting per kostencategorie, verwijzen we naar hoofdstuk 3 (p.46).
JAARSTUKKEN 2020
8
BEL Combinatie
Resultaatbestemming Bestemmingsvoorstel - resultaat 2020 Budgetoverhevelingen: Budgetoverheveling: restantbudget Versterking kwaliteit openbare ruimte Budgetoverheveling: Financiering Belastingtaken Totaal budgetoverheveling 2020 - 2021
64.455 200.000 264.455
Resultaatbestemming: Dotatie aan algemene reserve Totaal resultaat 2020
55.404 319.859
Tabel 2 bestemmingsvoorstel - resultaat 2020
Toelichting bestemmingsvoorstellen Budgetoverheveling versterken kwaliteit openbare ruimte € 64.455 In de kadernota 2020 van de BEL Combinatie is € 100.000 incidenteel beschikbaar gesteld om impuls te geven aan de verdere kwaliteitsverbetering van de cluster Openbare Ruimte. Dit budget is ingezet om een onderzoek uit te voeren naar de inrichting en sturing van de cluster openbare ruimte. Het onderzoek sluit naadloos aan op de uitkomsten van de rapport van WagenaarHoes. Door de coronacrisis is het onderzoek pas in het najaar opgestart. In 2020 is € 35.545 reeds besteed vanuit dit budget. Om het onderzoek af te ronden wordt voorgesteld om het restant budget ad. € 64.455 over te hevelen naar 2021. Budgetoverheveling financiering belastingtaken € 200.000 e In de 1 begrotingswijziging 2020 van de BEL Combinatie is € 378.900 extra budget beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de reguliere belastingtaken in 2020. Door de coronacrisis is het plan pas in het najaar verder opgepakt. In de tussentijd is er wel ingehuurd binnen de cluster Heffen & Waarderen. Daarmee konden de belangrijkste werkzaamheden doorgang krijgen. Dotatie aan de algemene reserve BEL Combinatie € 55.404 Aan het bestuur van de BEL Combinatie wordt voorgesteld om € 55.404 toe te voegen aan de algemene reserve van de BEL Combinatie.
Door deze toevoeging komt het weerstandsvermogen uit op € 114.719 (oftewel 0,5% van de totale omzet). Hiermee is het weerstandsvermogen nog niet op het minimum niveau van 2%, zoals is vastgesteld in de kaderstellende notitie Omvang Weerstandsvermogen BEL Combinatie. Deze toevoeging dekt wel incidentele onvoorzienbare risico’s.
JAARSTUKKEN 2020
9
BEL Combinatie
LEESWIJZER U heeft de belangrijkste ontwikkelingen van 2020 kunnen lezen en welk financieel resultaat dit jaar is behaald. De jaarstukken 2020 bieden een uitgebreid overzicht. Bij het samenstellen van de jaarstukken 2020 is voor dezelfde opzet gekozen als in 2019. Tegelijk is rekening gehouden met de eisen van de regels Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Volgens artikel 24 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), bestaan de jaarstukken uit:
het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen); de jaarrekening (staat van baten en lasten, de balans en toelichting).
Tenzij anders vermeld zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +
: resultaat is negatief (verlies)
méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot.
Bedrag -
: resultaat is positief (winst)
minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot.
Hieronder beschrijven we kort de verschillende onderdelen van de jaarstukken. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit de verantwoording en een aantal paragrafen. De verantwoording gaat in op de realisatie van bepaalde onderwerpen binnen de BEL. Hiermee wordt iets afgeweken van de opbouw zoals deze in de Begroting 2020 staat. Bij de begroting 2020 werden de activiteiten van de BEL Combinatie verdeeld over vijf deelprogramma’s die samen één totaalprogramma vormen. De volgende onderwerpen komen in het jaarverslag aan bod:
Corona Dienstverlening Organisatieontwikkeling Informatie en ICT Omgevingswet Algemene dekkingsmiddelen & overhead
In de paragrafen besteden we aandacht aan een aantal financiële en bedrijfsmatige onderwerpen die door de programma’s heenlopen. De volgende paragrafen, die op grond van het BBV in de jaarstukken verplicht zijn op te nemen, zijn van toepassing op de BEL Combinatie:
Bedrijfsvoering Weerstandsvermogen Onderhoud kapitaalgoederen Financiering
JAARSTUKKEN 2020
10
BEL Combinatie
Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit de balans en het overzicht van baten en lasten. De balans toont de verhouding tussen bezittingen en schulden. Het overzicht van baten en lasten laat zien welke inkomsten en uitgaven de BEL Combinatie in het betreffende jaar had. Beide overzichten bevatten een toelichting.
JAARSTUKKEN 2020
11
BEL Combinatie
JAARVERSLAG
JAARSTUKKEN 2020
12
BEL Combinatie
1. VERANTWOORDING CORONA
Eind februari 2020 kwam het coronavirus naar Nederland. Dat bracht grote persoonlijke en maatschappelijke gevolgen met zich mee. Wij hebben uitvoering gegeven aan de maatregelen van het Rijk en ondersteuning geboden aan onze inwoners, maatschappelijke partners en bedrijven in een crisisorganisatie. In ons multidisciplinaire crisisteam is aan de rijksmaatregelen en aan de maatschappelijke gevolgen hiervan handen en voeten gegeven. Het crisisteam werd door het ‘beleidsteam’ aangestuurd, bestaande uit de drie burgemeesters en secretarissen van Blaricum, Eemnes en Laren, adviseurs van OOV, adviseurs communicatie en de directeur van de BEL Combinatie. Het crisis- en beleidsteam werkten nauw met elkaar samen wat tot snelle besluitvorming leidde. Thuiswerken Als gevolg van de coronacrisis is een aantal reguliere teams bijna volledig ingezet voor deze crisis. Teams als Openbare Orde en Veiligheid, Maatschappelijke Ontwikkeling, Handhaving, Communicatie en ICT. Bovendien vielen er collega’s ziek uit vanwege corona en vervulden medewerkers met kinderen thuis hun eerste zorgtaak richting de kinderen. Al onze medewerkers die niet op het BELkantoor of vanuit de werf hoefden te werken, zijn in de gelegenheid gesteld om thuis te werken. Nog niet alle collega’s hadden daarvoor de juiste middelen, zoals een mobiele telefoon en chromebook.
In het eerste en (begin van) het tweede kwartaal van 2020 leverden we versneld telefoons en chromebooks uit aan onze medewerkers en is MS Teams aangeschaft om digitaal te kunnen vergaderen. Reguliere werkzaamheden De normale taken zijn in 2020 onder druk komen te staan en planningen zijn aangepast. Met name de teams Maatschappelijke Ontwikkeling, Openbare Orde en Veiligheid en Handhaving zijn bijna volledig in beslag genomen om de crisis te bestrijden. Zij vormden de spil van de gemeentelijke crisisbeheersing. Vrijwel alle beschikbare capaciteit vanuit deze teams ging (en gaat momenteel) JAARSTUKKEN 2020
13
BEL Combinatie
hiernaartoe. Ook het project ‘uitbesteden belastingtaken’ liep mede als gevolg door corona anders dan gepland. Hadden we de uitbesteding voorzien per 1 januari 2021, ondertussen is duidelijk dat dit 1 januari 2022 zal worden. Voorgesteld wordt om de projectbudgetten over te hevelen naar 2021. Dit alles neemt niet weg dat er organisatiebreed innovatieve en pragmatische manieren verzonnen zijn om zo veel mogelijk werk gedaan te krijgen. Onze medewerkers hebben keihard gewerkt. Bijkomend voordeel is dat we een aantal processen versneld gedigitaliseerd hebben zoals geboorteaangifte, digitaal ondertekenen van poststukken en digitaal vergaderen. Aandacht voor personeel Corona, en de maatregelen van het Rijk om de verspreiding onder controle te houden, heeft grote impact op ons als mensen. Het afgelopen jaar hebben we daarom in het bijzonder aandacht besteed aan ieders inzetbaarheid, met name om op een gezonde manier zoveel mogelijk thuis te kunnen werken. Hierbij spelen praktische zaken, als kantoorbenodigdheden en een goede thuiswerkplek, een rol maar zeker ook de mentale gezondheid van onze medewerkers. Ons programma ‘werken aan je leefstijl’ hebben we inhoudelijk aangepast aan de uitdagingen tijdens corona en volledig digitaal en op afstand vormgegeven. De animo onder onze medewerkers voor dit programma is groot.
Aandacht is ook gericht op medewerkers die (jonge) kinderen thuisonderwijs geven in de periode van de volledige lockdown, de mentale belastbaarheid en goede werk-privé balans. Kosten De coronacrisis had ook extra kosten tot gevolg, bijvoorbeeld op het gebied van ICT, inhuur, communicatie en intensievere schoonmaak. We hebben bij de publieksbalies schermen opgehangen en hebben mondkapjes ter beschikking gesteld om de medewerkers tegen besmetting te beschermen. De publieksruimtes en ons kantoor zijn ingericht conform de 1,5 meter afspraken. Tegelijkertijd heeft het op een aantal terreinen ook tot minder kosten geleid. Zo hebben we minder uitgegeven aan opleidingen en reis- en verblijfskosten. Helaas hebben we in overleg met Sherpa ook onze kantine moeten sluiten. Eén van de cliënten van Sherpa is in het kader van dagbesteding zijn taken wel blijven uitvoeren en wij zijn ook de contractuele verplichten die wij hebben met Sherpa nagekomen. Deze kosten waren al wel in de begroting opgenomen maar daar stonden ook inkomsten uit de kantine tegenover die we dit jaar natuurlijk niet gerealiseerd hebben. Alles bij elkaar hebben we per saldo € 106.093* uitgegeven aan corona.
*Bedrag is inclusief € 34.604 ICT-investeringen
JAARSTUKKEN 2020
14
BEL Combinatie
DIENSTVERLENING
De BEL Combinatie is primair een dienstverlenende organisatie voor de inwoners en bedrijven van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Contact met inwoners en bedrijven is dus de kerntaak van de BEL Combinatie. Het eerste contact verloopt in veel gevallen via de medewerkers van het team Publiek. Bij meer complexere zaken ondersteunen we onze inwoners en bedrijven vanuit de vakafdelingen. Onder andere voor vragen rondom vergunningen, ruimtelijke plannen, openbaar groen, afval, onderwijs, sport, huisvesting, belastingen, et cetera. Sommige zaken vragen persoonlijke dienstverlening, in andere gevallen wordt er steeds meer gebruik gemaakt van onze digitale informatievoorziening. Bereikbaarheid Team publiek speelt een belangrijke rol in de bereikbaarheid van onze organisatie. Het telefonische informatiepunt, het klant contact centrum (KCC), is in de huidige omstandigheden een onmisbaar onderdeel voor de bereikbaarheid en vormt een belangrijke schakel in het werken op afstand. Vanuit de gemeenschap bemerkten wij als gevolg van corona een toename van het telefoon- en emailverkeer van ongeruste inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners. Het tijdig beantwoorden van vragen is een speerpunt geweest in het afgelopen jaar. Tegelijkertijd constateren we dat inwoners nog niet altijd tijdig teruggebeld worden of dat de wachttijd aan de telefoon lang is.
Eind 2020 hebben we onze telefooncentrale vervangen, waarmee we ook onze telefonische dienstverlening de komende jaren verder verbeteren. De meetbaarheid van onze bereikbaarheid is en blijft een aandachtspunt. We zijn op weg naar meetbare servicenormen. Tot op heden is het ons helaas nog niet gelukt om een meetplan op te leveren die we kunnen delen met onze gemeenteraden en inwoners. Continuïteit van de dienstverlening Zolang de coronacrisis gaande is, blijft ons uitgangspunt dat we de dienstverlening aan onze inwoners zo veel als mogelijk ‘gewoon’ continueren. Toch hebben wij wel enkele aanpassingen aangebracht. Processen als de uitgifte van paspoorten en rijbewijzen en inzage van bouwplannen zijn JAARSTUKKEN 2020
15
BEL Combinatie
doorgegaan. Daarbij hebben we het fysieke contact met de inwoners beperkt door spreiding van de afspraken en aanpassing van de openingstijden. Het proces van aangifte van geboorte en overlijden kan volledig digitaal uitgevoerd worden. Huisbezoeken van bijvoorbeeld het Jeugd- en Gezinsteam Eemnes vinden alleen in noodzakelijke situaties plaats. Onderzoek naar dienstverlening In de eerste helft van 2020 hebben we onze inwoners via een vragenlijst gevraagd naar de ervaren dienstverlening door de BEL Combinatie. Alle huishoudens van onze drie gemeenten ontvingen de vragenlijst. Met een respons van 25% mag rustig gesteld worden dat onze inwoners zich betrokken voelen bij hun gemeente. We scoren een gemiddelde waardering van een 6,7. Dit getal ligt rond het landelijke gemiddelde. Het onderzoek toont ook aan waarin we ons verder kunnen verbeteren: snelheid van afhandelen van vragen en aanvragen; het gedurende een procedure of aanvraag voldoende op de hoogte houden van de voortgang en onze (soms ingewikkelde) brieven zoveel mogelijk aanpassen naar meer begrijpelijke taal voor iedere ontvanger. Vanaf 2021 zullen we ook de opmerkingen/kritiek van onze inwoners meenemen.
JAARSTUKKEN 2020
16
BEL Combinatie
ORGANISATIE ONTWIKKELING
De BEL organisatie ontwikkelt zich continue. Eén van de pijlers van de organisatievisie is het zijn van een wendbare en flexibele organisatie die kan inspelen op de maatschappelijke context en de vragen van onze drie opdrachtgevers. Het Programma Organisatieontwikkeling 2016-2020 omvatte de ontwikkelingen en cultuurverandering die nodig zijn voor het realiseren van een toekomstgerichte wendbare organisatie. Onze medewerkers zijn hierin cruciaal, zij zijn het kapitaal van onze organisatie. Het BEL model We hebben het afgelopen jaar op het gebied van onze organisatie enorm veel gerealiseerd. Eind 2019 besloot het bestuur dat zij een nieuw perspectief voor de organisatie wilde schetsen. Om daar te komen, werd de BEL-organisatie geëvalueerd. Ook werden hierbij de kosten en formatie van de BEL-gemeenten vergeleken met andere gemeenten. Deze onderzoeken vonden in 2020 plaats. Op basis van de evaluatie van het BEL-model (WagenaarHoes) is de topstructuur en de governance van onze organisatie gewijzigd. In een convenant zijn afspraken tussen het BEL-bestuur en de colleges vastgelegd om de samenwerking binnen het BEL-model te versterken. De benchmark (Berenschot) heeft ons een spiegel voorgehouden: de formatie voor de uitvoeringstaken is ten opzichte van andere gemeenten ruim, terwijl de formatie voor beleid krap is.
Op basis van deze informatie heeft het bestuur aangegeven dat ‘wij een organisatie willen zijn die faciliterend en voorwaardenscheppend is en die daarmee de zelfredzaamheid van inwoners stimuleert. Dit houdt in dat de directeur de opdracht heeft gekregen om een visie uit te werken van de BEL Combinatie als ‘regie organisatie’’. Het bestuur stelde deze opdracht vast in december en de opdracht wordt in het eerste half jaar van 2021 uitgewerkt. Control & Finance Voor het ‘in control’ komen van onze financiën kunnen we nog verdere stappen zetten. Dit bleek onder andere uit het rapport van WagenaarHoes. Processen moeten beter neergezet worden en beter op de drie gemeenten worden afgestemd. Ook de voorspelbaarheid (rapportages) van JAARSTUKKEN 2020
17
BEL Combinatie
financiën kan worden vergroot. In 2020 is onderzocht wat er moet gebeuren om beter in control te komen van de financiën. Pijlers hierin zijn: een kwaliteitsimpuls om de financiële advisering van de portefeuillehouders te verbeteren, versterking van de financiële administratie, taken eenduidig beleggen en het genereren van adequate financiële informatie. Hiervoor is een plan van aanpak gemaakt dat besproken wordt met medewerkers, bestuurders, directeur en ondernemingsraad. Hierna kan de implementatie ter hand worden genomen. OR/RO Uit het rapport van WagenaarHoes kwam ook het advies om het team OR/RO te splitsen vanwege een te grote span of control & support. Het team omvat inderdaad veel beleidsterreinen waar grote opgaven liggen voor de gemeenten. Tegelijkertijd geeft het rapport van WagenaarHoes niet duidelijk het effect aan van het splitsen van het team. Wat zou er dan beter gaan? Een aanvullend advies hierover volgt begin 2021. Belastingtaken In het afgelopen jaar namen de drie colleges het voorgenomen principebesluit over de partij waaraan zij de belastingtaken willen uitbesteden. In Laren heeft hierover- alvorens het besluit te nemen - nog nader onderzoek plaatsgevonden. Blaricum en Laren kozen voor de gemeente Huizen, Eemnes voor de gemeente Baarn. De uitbesteding verloopt daarom op twee externe sporen.
Het proces willen we wel zoveel als mogelijk op dezelfde manier doorlopen. We houden één gezamenlijke moment van uitbesteden aan (1 januari 2022). Twee externe partijen begeleiden de uitwerking van beide sporen. Voor Huizen is dit Involon, voor Baarn is het ANG. Het uitbesteden van de belastingtaken is ook een interne aangelegenheid. Binnen de BEL Combinatie zijn en worden stappen gezet om ‘schoon door de poort’ te kunnen op 1 januari 2022. Via een aanbesteding is ANG gekozen om de BEL Combinatie hierin te begeleiden.
JAARSTUKKEN 2020
18
BEL Combinatie
INFORMATIE EN ICT
Informatiemanagement & ICT ondersteunt bij het realiseren van onze ambities op het gebied van (digitale) dienstverlening en professionele bedrijfsvoering. Dit doen we onder andere door de infrastructuur eenvoudig te houden, de ICT middelen ondersteunend te laten zijn aan het reguliere werk en door in te zetten op goede digitale informatievoorziening. Corona In 2020 is door corona het merendeel van de tijd besteed aan het faciliteren van en het ondersteunen bij het thuiswerken. In eerste instantie ging het om het introduceren van het werken met Microsoft Teams. Op deze manier kon het samenwerken, het afstemmen en het delen van informatie door blijven gaan. Ook al beschikten veel medewerkers al over middelen om thuis te kunnen werken, het betekende voor ons ServicePunt wel dat er nog veel devices zoals, chromebooks en mobiele telefoons besteld en uitgereikt moesten worden. Dit is zo snel als mogelijk gerealiseerd. Verder begeleidde en ondersteunde het ServicePunt bij het digitaal vergaderen van onder andere, de gemeenteraden en bij het houden van webinars. Beleid Informatie en ICT In 2020 is het Informatie- en ICT-beleid herijkt naar de periode 2020-2024. Ook is het evaluatierapport over de periode 2016-2020 vastgesteld en gepresenteerd aan de colleges en gemeenteraden van Blaricum, Eemnes en Laren. Het herijkte beleid bouwt verder op het opgebouwde fundament.
In de afgelopen jaren hebben we een goede ‘technische’ basis gelegd. De informatievoorziening kan zich nu verder doorontwikkelen van een activiteit- en afdelingsgerichte informatievoorziening naar een procesgerichte- en concernbrede informatievoorziening. De komende periode zetten we in op het goed gaan gebruiken van onze huidige ICT-systemen en het waar mogelijk verder digitaliseren van onze werkprocessen.
JAARSTUKKEN 2020
19
BEL Combinatie
Privacy en security We doen steeds meer online. Door de toename van de digitalisering van onze processen worden we steeds kwetsbaarder voor digitale aanvallen. Het belang van security neemt dan ook toe. De BEL Combinatie heeft hiervoor de afgelopen jaren passende maatregelen genomen en blijft dit doen. Zo zijn de benodigde acties uitgevoerd en is ons informatieveiligheidsbeleid in 2020 herijkt zodat deze voldoet aan de per 1 januari 2020 geldende Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
JAARSTUKKEN 2020
20
BEL Combinatie
OMGEVINGSWET
Minister Ollongren van Binnenlandse Zaken besloot in 2020 dat de Omgevingswet één jaar later (op 1 januari 2022) in werking zal treden. Dat is plezierig, enerzijds omdat we de opgelopen vertraging als gevolg van corona kunnen opvangen, anderzijds omdat het de mogelijkheid biedt om de inwerkingtreding zorgvuldiger voor te bereiden. Implementatie Vanwege corona is de eerste helft van dit jaar anders gelopen dan gepland. De ambtelijke inzet was beperkt, noodzakelijkerwijs kreeg het reguliere werk voorrang boven de implementatie. Belangrijke onderdelen, zoals oefenen en opleiden, hebben geheel stilgelegen. Desondanks is er een heleboel wel gerealiseerd zoals het opstellen van één gemeenschappelijke bodemplaat voor bestemmingsplannen, het opnemen van verordeningen in een ‘verordening fysieke leefomgeving’. Vier pijlers De implementatie van de Omgevingswet voeren we bij de BEL Combinatie aan de hand van vier pijlers uit. Pijler 1 gaat over de keten Toegang (KCC) en Vergunningverlening. Dit deel richtte zich op het vergunningverleningsproces en wat daarvoor binnen de BEL Combinatie nodig zou moeten zijn om het volgens de vereisten van de Omgevingswet te kunnen doorlopen. De door de VNG opgestelde modellen voor de 10 belangrijkste werkprocessen zijn aangepast voor gebruik in de BEL Combinatie. Bij complexe aanvragen en initiatieven komt de Omgevingstafel in beeld.
Bij deze tafel komen de initiatiefnemer, ketenpartners, belanghebbenden en medewerkers samen om zicht te buigen over een initiatief. Hiermee is geoefend. In 2020 is het gesprek gestart over de rol die het college en de raden hierbij spelen, waaronder het adviesrecht van de raden en de wijze waarop inwonerparticipatie wordt vormgegeven. Deze zaken worden nog verder ingevuld. Pijler 2 richt zich op de regelgeving die voor de nieuwe Omgevingswet moet worden aangepast. Bij de invoering van de wet ontstaat van rechtswege een tijdelijk omgevingsplan. In 2020 is er één gemeenschappelijke “bodemplaat” gemaakt voor de bestemmingsplannen. Ook zijn de verordeningen opgenomen in een Verordening Fysieke Leefomgeving. Samen vormen ze de JAARSTUKKEN 2020
21
BEL Combinatie
beleidsneutrale voorzet voor de uiteindelijke bundeling van alle gemeentelijke regels in de fysieke leefomgeving in het allesomvattende omgevingsplan. Bovenstaande activiteiten zijn niet zoals gepland in 2020 afgerond. De besluitvorming hierover vindt plaats in 2021 Pijler 3 is de pijler waarin de omgevingsvisie wordt ontwikkeld. In Blaricum wordt het opstellen van de omgevingsvisie voorafgegaan door de herijking van de strategische visie, in Eemnes wordt eerst de toekomstvisie opgesteld en in Laren zijn strategische- en financiële scenario’s gemaakt. Ze vormen de basis voor de omgevingsvisie. Deze onderdelen hebben vertraging opgelopen, daarom is het proces van de omgevingsvisie in 2020 niet verder opgepakt. De grootste vertraging is in Q1 en Q2 opgelopen in Pijler 4 “Anders Werken”. Voordat de wet zou ingaan moest er nog veel gebeuren op het gebied van scholing en het oefenen met nieuwe werkprocessen. Het verplichte onderdeel, de informatievoorziening over de wet en over het nieuwe toegangsportaal, moest nog worden vormgegeven. Dit alles heeft stilgelegen en is in Q4 weer opgepakt. De achterstand is op onderdelen weggewerkt. Door tijdgebrek heeft niet alle scholing in 2020 plaatsgevonden, het budget is afgeraamd. Hier ligt dus een opgave voor 2021. Ook de communicatieactiviteiten zijn doorgeschoven naar 2021.
Aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) Wij lopen in planning op de aansluitingen op het DSO. Alle applicaties (toepasbare regels, VTH systeem en Tercera Go voor bestemmingsplannen) zijn inmiddels aangesloten op het DSO.
JAARSTUKKEN 2020
22
BEL Combinatie
ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN & OVERHEAD Algemene dekkingsmiddelen De onderstaande tabel geeft een specificatie van de algemene dekkingsmiddelen. De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de DVO inkomsten afkomstig van de drie BEL-gemeenten en het saldo op de gerealiseerde rentelasten. (- ) = nadelig; (+ ) = voordelig Omschrijving
Realisatie 2019 Begroting 2020 Begroting 2020 Realisatie 2020 voor wijziging na wijziging -6.522.015 -6.819.820 -7.001.708 -7.001.707
Verschil
Inkomsten DVO
Gemeente Blaricum
Inkomsten DVO
Gemeente Eemnes
-6.025.914
-6.249.992
-6.391.507
-6.391.506
-1
Inkomsten DVO
Gemeente Laren
-7.208.376
-7.507.783
-7.693.238
-7.693.239
1
Toegerekende rente via renteomslag
-264.154
-212.666
-261.328
-261.623
295
Werkelijk betaalde rente
224.700
212.666
212.666
212.792
-126
Bankkosten, betalingsverkeer
2.120
61
-61
-21.135.222
108
Saldo
-19.793.639
-20.577.595
-21.135.114
-1
Tabel 3 Algemene dekkingsmiddelen
Overhead Het BBV schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen verplicht zijn om de overhead apart te verantwoorden. In onderstaand overzicht is de specificatie overhead weergegeven. Taalveld + Kostenplaats 0.4 Overhead
Realisatie 2019 Begroting 2020 Begroting 2020Realisatie 2020 voor wijziging na wijziging 9.775.122 10.467.352 10.482.088 10.123.985
I & ICT
2.228.324
2.306.598
2.325.257
2.424.941
Overige goederen en diensten
1.073.951
987.790
976.634
990.698
Personele kosten
6.472.847
7.172.963
7.180.197
6.708.346
Eindtotaal
9.775.122
10.467.352
10.482.088
10.123.985
Tabel 4 Specificatie overhead
JAARSTUKKEN 2020
23
BEL Combinatie
2. PARAGRAFEN A. PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING
Human resource management Werven nieuwe medewerkers Om potentiële nieuwe medewerkers te enthousiasmeren hebben we een wervingsfimpje over de BEL Combinatie gemaakt. Het filmpje staat op de website van de BEL Combinatie en wordt ook bij iedere vacature op social media geplaatst. Ook de tekst ‘werken bij de BEL’ is op onze website geactualiseerd. Op de website wordt ook aandacht gevraagd voor een aantal functies binnen onze organisatie waarop mensen – ook als de vacature zelf nog niet open staat – kunnen reageren bij het team HRM via een open sollicitatie. Om nieuwe medewerkers alle informatie over de BEL Combinatie te geven die ze nodig hebben om hun werk op een goede manier te verrichten, is een app gemaakt. De ‘Onboardingsapp’ voor nieuwe medewerkers is in Q4 gelanceerd. Hierin staat allerlei informatie, filmpjes en foto’s over de BEL Combinatie. De app is toegankelijk voor de nieuwe medewerker vanaf de dag van het arbeidsvoorwaardegesprek tot een half jaar na de eerste werkdag. Het introductieprogramma is daarin ook opgenomen. Gedurende corona is het introductieprogramma en het afnemen van de ambtseed digitaal vormgegeven. Instroom en doorstroom De ontwikkeling van de formatie, bezetting en vacatureruimte van de BEL Combinatie over 2020 ziet er als volgt uit:
JAARSTUKKEN 2020
24
BEL Combinatie
1-1-2020
31-12-2020
Formatie
199,62 fte
Formatie
198,86 fte
Bezetting
170,08 fte
Bezetting
174,29 fte
Vacatureruimte
29,54 fte
Vacatureruimte
24,57 fte
Tabel 5 formatie, bezetting en vacatureruimte 2020
De BEL Combinatie is al jaren een ‘springplank’ voor collega’s naar andere (grotere) organisaties. Het afgelopen jaar hebben we 30 nieuwe medewerkers aan ons verbonden en zijn er 24 uit dienst getreden. Hiervan waren er 3 medewerkers die met pensioen gingen. Interne doorstroom wordt gestimuleerd om medewerkers de mogelijkheid te geven zich verder te ontwikkelen en actief bezig te zijn met hun eigen loopbaanperspectief. Ondanks de Coronacrisis hebben we in 2020 plaats kunnen bieden aan trainees en stagiaires die voor de BEL Combinatie waardevolle projecten hebben uitgevoerd en zichzelf daarmee ook een stapje verder hebben ontwikkeld. Een voorbeeld daarvan is de vormgeving en implementatie van bovengenoemde Onboardingsapp en de voorbereidingen voor het lanceren van een nieuwe digitale leeromgeving. Verzuim In 2020 heeft de bedrijfsarts een analyse opgeleverd van het verzuim 2019 bij de BEL Combinatie. Deze analyse is door haar besproken met de leidinggevenden en de ondernemingsraad. De belangrijkste oorzaken van verzuimmeldingen waren vanwege ‘overige medische klachten´ en psychische klachten. Wanneer men zich ziek meldt vanwege psychische klachten duurt het verzuim langer. Bijna de helft van het totaal aantal verzuimde dagen was in 2019 vanwege psychische klachten.
Als gevolg van de Coronacrisis is het niet gelukt een plan van aanpak voor het verzuimbeleid op te leveren in het vierde kwartaal, deze wordt opgeleverd in 2021. Het verzuimpercentage was vorig jaar weer hoog, namelijk 7,57%. Ten opzichte van 2019 (6,9%) is de verzuimfrequentie (aantal keren dat iemand verzuimt) en ook het kortdurend verzuim (korter dan twee weken) gedaald. De stijging van het percentage wordt veroorzaakt door langdurig verzuim. Het landelijk gemiddelde verzuim in 2020 is nog niet bekend, dat komt doorgaans in mei via het A&Ofonds. In onderstaande tabel is de ontwikkeling van het ziekteverzuim ten opzichte van 2019 weergegeven: Ziekteverzuim Bel Combinatie Frequentie
2020
2019
0,88
1,37
Percentage 0-2 weken
0,92%
1,40%
Percentage 2-6 weken
0,53%
0,46%
Percentage + 6 weken
6,13%
5,05%
Percentage totaal
7,57%
6,90%
Gemiddeld aantal dagen
24,72
15,09
Tabel 6 ziekteverzuim BEL Combinatie
JAARSTUKKEN 2020
25
BEL Combinatie
B. PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen Conform het BBV komt in deze paragraaf het beleid inzake de weerstandscapaciteit en de risico’s, de inventarisatie van de risico’s, de inventarisatie van de weerstandcapaciteit en tot slot de confrontatie van de risico’s met het beschikbaar weerstandsvermogen. Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico’s Het beleid inzake risicobeheersing en weerstandscapaciteit is in 2012 vastgelegd in de “Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en BEL Combinatie”. Om de BEL Combinatie ruimte in de bedrijfsvoering te geven en tegelijk eventuele risico’s af te dekken heeft het Dagelijks Bestuur van de BEL Combinatie in december 2015 de notitie Omvang Weerstandsvermogen vastgesteld. Kaders weerstandsvermogen In de notitie Omvang Weerstandsvermogen is bepaald dat voor de hoogte van het weerstandsvermogen een ondergrens van 2% van de omzet geldt. De BEL Combinatie kan in uitzonderlijke gevallen aanspraak maken op het weerstandsvermogen van de gemeenten, maar in beginsel is de BEL Combinatie eerst aansprakelijk voor tekorten in de exploitatie. Dit kan alleen wanneer het weerstandsvermogen van de BEL Combinatie niet toereikend blijkt. In geval van positieve rekeningresultaten van de BEL Combinatie mag dit aangevuld worden tot een maximum van 5% van de omzet.
Cyclische aanpak Gekozen is voor een cyclische aanpak bij het risicomanagement. In de nota Risicomanagement staan de volgende fasen:
JAARSTUKKEN 2020
26
BEL Combinatie
Fase
Activiteiten
1. Kaderstelling en strategie
Het vastleggen van de kaders in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen.
2. Risicoanalyse
Inventariseren van de potentiële risico’s en deze vastleggen in een risicokaart. In deze paragraaf staat een samenvatting van het resultaat. Per risico wordt inzicht gegeven in de kans dat een risico zich voordoet (verdeeld in vijf klassen) en het schatten van het financiële gevolg (verdeeld in vijf klassen). De kans vermenigvuldigt met het financieel gevolg bepaalt de risicoscore.
3. Beheersmaatregelen
Om de risico’s af te dekken, worden beheersmaatregelen gedefinieerd en wordt een risico-eigenaar benoemd. Er is een aantal basisstrategieën voor het omgaan met risico’s: accepteren, reduceren, elimineren of overdragen/verzekeren.
4. Monitoren en toetsen
In deze fase wordt informatie verstrekt, worden ontwikkelingen in beeld gebracht en resultaten beoordeeld.
5. Toezicht en toetsen
Risico’s worden (mede in het kader van interne controle) in verband gebracht met de beheersmaatregelen en het beschikbare weerstandvermogen.
6. Continue verbetering
Op basis van (tussentijdse) resultaten kan beleid en methodiek worden bijgesteld.
Tabel 7 Cyclische aanpak risicomanagement
Rolverdeling De volgende actoren hebben een rol bij risicomanagement:
Het Bestuur stelt het beleid vast en stelt de paragraaf Weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening vast; De Algemeen Directeur ziet toe op een juiste uitvoering van risicomanagement en de verantwoording daarover; Het Managementteam en het ambtelijk apparaat zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het risicomanagement waarbij het identificeren van de risico’s en het uitvoeren van beheersmaatregelen de kern vormen.
Kaders risico-inventarisatie De risico’s voor een gemeente bestaan uit onbenutte belastingcapaciteit, financiële tegenvallers en risico’s in de bedrijfsvoering of incidenten die van buitenaf de organisatie beïnvloeden. (Denk hierbij aan stormschade en de kosten voor het optreden bij een noodsituatie). Bij een gemeenschappelijke regeling als de BEL Combinatie is geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit. Risicoanalyse De veronderstelde risico’s worden bepaald aan de hand van het model dat is vastgelegd in de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en de BEL Combinatie. Het financieel effect wordt berekend door de kans van werkelijk voordoen van het risico te vermenigvuldigen met het ingeschatte financiële gevolg. Deze berekening is schematisch weergegeven in onderstaand staatje:
JAARSTUKKEN 2020
27
BEL Combinatie
Kans
Financieel gevolg
Klasse
Kwantiteit
Klasse
Geldgevolg
1
10%
1
€ 2.000
2
30%
2
€ 20.000
3
50%
3
€ 100.000
4
70%
4
€ 180.000
5
90%
5
€ 1.000.000
Tabel 8 Schematische weergave financiële gevolgen risico's
Hierbij wordt ook nog onderscheid gemaakt in structurele financiële gevolgen en incidentele financiële gevolgen. Indien noodzakelijk kan van dit model worden afgeweken voor zover en indien een bepaald risico de maximaal in dit model bereikbare waarde van € 900.000,- overstijgt (90% van €1.000.000). Dit wordt separaat bij het benoemde risico aangegeven. Echter gezien de benoemde risico’s is het niet waarschijnlijk dat een dergelijk risico zich kan voordoen. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit De incidentele weerstandscapaciteit is het bedrag dat in de reservepositie vrij aanwendbaar is. In onderstaand overzicht treft u de standen aan uit de jaarrekening 2020. Ratio weerstandsvermogen Algemene reserve
€ 59.315
Bestemmingsreserves
€0
Gerealiseerd resultaat o.b.v. resultaatbestemming 2020
€ 55.404
Beschikbare weerstandscapaciteit
€ 114.719
Benodigde weerstandscapaciteit Ratio
€ 434.953 0,26
Tabel 9 Ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie
Algemene reserve Deze reserve is bedoeld voor het opvangen van onvoorziene uitgaven voortvloeiende uit: opkomende verplichtingen, calamiteiten en het opvangen van rekeningtekorten. Over de algemene reserve mag géén rente meer worden toegerekend vanaf 2017 conform wet en regelgeving vanuit het BBV. Derhalve kan de totale algemene reserve toegerekend worden aan de weerstandcapaciteit. Ultimo 2020 (incl. voorgenomen resultaatbestemming) is de stand van de algemene reserve € 114.719. Vrij besteedbare deel van de bestemmingsreserves De bestemmingsreserves nemen een bijzondere plaats in de begroting in. Het Bestuur heeft de bestemming van deze reserves vastgelegd. Ultimo 2020 heeft de BEL Combinatie geen bestemmingsreserve.
JAARSTUKKEN 2020
28
BEL Combinatie
Ratio weerstandvermogen BEL Combinatie Per ultimo 2020 (voor resultaatbestemming 2020) bedraagt de ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie 0,26 en is daarmee onvoldoende om onderstaande risico’s af te dekken. Met een beschikbare weerstandscapaciteit van € 59.315 bevindt het weerstandsvermogen zich buiten de vereiste marges. Echter heeft het Algemeen Bestuur besloten om geen reserve op te bouwen in de BEL Combinatie maar de financiële ruimte binnen de drie BEL- gemeenten te laten. Dit om te voorkomen dat maatschappelijk geld zowel bij de BEL Combinatie als de gemeenten op de plank blijft liggen. Indien risico’s zich voordoen heeft de BEL Combinatie geen eigen weerstandsvermogen om dit te dekken. Zonder een beschikbare weerstandscapaciteit zal de BEL Combinatie zich indien nodig moeten beroepen op de BEL-gemeenten. Inventarisatie van de risico’s Bij de inventarisatie van de risico’s zijn 5 risico’s geïdentificeerd waarbij een inschatting is gemaakt van de mate van de kans dat het daadwerkelijk op zal treden. Hieronder worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht. Het betreft hier de risico’s welke bekend zijn op het moment van aanbieden van de jaarrekening. Risico
Risico Score
Financieel effect Incidenteel
Structureel
Deelnemende gemeenten
1*5
PM
Herijking gemeentefonds COVID-19 Inhuurbudget Mobiliteitsbudget Totale risico-inventarisatie
2*5
PM PM 50.000 700.000 750.000
1*4 4*5 €
PM PM
€
-
Tabel 10 Risico inventarisatie ultimo 2020
Deelnemende gemeenten Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college en de burgemeester van elke deelnemende gemeente, na vooraf verkregen instemming van de raad van die gemeente, besluiten dat de deelneming aan deze regeling wordt opgezegd. De raden van de overige gemeenten worden over de besluiten geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan / toetreding tot deze regeling. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de deelnemers. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiekbestuurlijke klimaat binnen de drie deelnemende gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittreder aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden.
JAARSTUKKEN 2020
29
BEL Combinatie
Herijking gemeentefonds Op 2 februari 2021 heeft de minister van BZK de integrale herziening van de verdeling van het gemeentefonds aangeboden aan de ROB (Raad voor het Openbaar Bestuur) voor advies. Daarna volgt consultatie van de VNG en zullen de effecten van het nieuwe model met als ijkjaar 2019 worden opgenomen in de meicirculaire 2021. Invoering van het nieuwe model is beoogd met ingang van begrotingsjaar 2023. Binnen de BEL gemeenten is er sprake van voordeel- en nadeelgemeenten. Mogelijkerwijs zal aan de BEL Combinatie worden gevraagd om bij te dragen aan de bezuinigingen van de nadeelgemeenten door (structurele) bezuinigingsvoorstellen binnen de BEL-begroting aan te dragen. Daarbij is het van belang om aan te geven dat de BEL Combinatie middels de 1e begrotingswijziging 2021 reeds heeft bijgedragen aan de bezuinigingsopgave van Eemnes en Laren. Indien er als gevolg van de herijking van het gemeentefonds opnieuw moet worden bezuinigd, zal een kerntakendiscussie mogelijk onderdeel uitmaken van de mogelijkheden om te bezuinigen. Het is onduidelijk hoe een toekomstige bezuinigingsopgave zal worden gerealiseerd en daarom is het risico op P.M. gezet. COVID-19 De uitbraak van COVID-19 (Corona) eind februari 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden.
De BEL Combinatie streeft naar een zo adequaat mogelijke uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen ten behoeve van Blaricum, Eemnes en Laren. Daarnaast worden de reguliere werkzaamheden zoveel mogelijk gecontinueerd. Omdat onduidelijk is hoe lang deze maatregelen van kracht blijven en of en zo ja in welke vorm er sprake is van compensatie vanuit het Rijk is niet te zeggen welke (financiële) impact deze pandemie uiteindelijk op de BEL zal hebben. Inhuurbudget In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget (€ 637.000) van de BEL Combinatie. Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. Dit heeft tot gevolg dat inhuur op vacatureruimte veelal voor minder uren kan plaatsvinden dan dat beschikbaar is op basis van de formatie. Inhuurkrachten zijn immers duurder dan medewerkers in loondienst. In de DVO’s 2020 is hiermee al rekening gehouden, wat op onderdelen tot gevolg heeft gehad dat de BEL Combinatie niet alles kon leveren wat bestuurlijk werd gevraagd.
Omdat de koerswijziging niet het hele boekjaar 2020 besloeg, is het resultaat alleen deels terug te zien in de jaarcijfers. Het is de verwachting dat de vruchten in 2021 zichtbaar zal zijn. De uitkomst van het risicomodel geeft een risico aan van € 18.000.
JAARSTUKKEN 2020
30
BEL Combinatie
Het risico voor 2021 wordt eenmalig hoger ingeschat op € 50.000. Deze hogere risico-inschatting is mede het gevolg van de volgende zaken: -
Uitval van personeel als gevolg van de Corona (= continuering van de bedrijfsvoering); Extra inhuur bovenop de formatie om de oplopende werkdruk tegen te gaan; Extra inhuur ten behoeve van de uitvoering van de laatste zaken uit de collegeprogramma’s vooruitlopend op de verkiezingen in 2022.
Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen. Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten. Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen. Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van ww-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. De uitkomst van het model geeft een risico aan van € 700.000.
Financiële kengetallen Gemeenschappelijke regelingen zijn verplicht om financiële kengetallen op te nemen in de jaarstukken. Hieronder staan de kengetallen die voor de BEL Combinatie van toepassing zijn in een tabel met daarna per kengetal een infografiek met toelichting.
Kengetallen
Realisatie Realisatie Begroting voor Realisatie 2018 2019 wijziging 2020 2020
Netto schuldquote
117,58% 114,90%
108,97% 103,66%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
117,58% 114,90%
108,97% 103,66%
Solvabiliteitsratio
0,00%
0,24%
0,00%
1,52%
Structurele exploitatieruimte
-1,31%
0,52%
0,00%
1,08%
Tabel 11 Kengetallen BEL Combinatie
Hieronder worden de kengetallen verder toegelicht. Onder de individuele kengetallen staat een algemene conclusie.
JAARSTUKKEN 2020
31
BEL Combinatie
Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote is de verhouding van de netto schuld ten opzichte van de totale baten (exclusief mutatie reserves). In het algemeen ligt de netto schuldquote van een gemeente tussen de 0% en 90%. Een netto schuldquote van tussen de 100% en 130% is hoog en wanneer de netto schuldquote boven de 130% uitkomst bevindt een gemeente zich in de gevarenzone. Ten opzichte van vorig jaar is de schuldquote van de BEL Combinatie iets gedaald. Ultimo 2020 bedragen beide kengetallen 103,66%, wat betekent dat deze hoog is maar dat de BEL Combinatie zich niet in de gevarenzone bevindt. Solvabiliteitsratio De solvabiliteit is het percentage van het vermogen dat uit eigen vermogen bestaat. Deze ratio geeft een goed beeld van de mate waarin bezittingen zijn gefinancierd met eigen vermogen of vreemd vermogen. De norm voor de solvabiliteit ligt doorgaans tussen de 25% en 40%. Het gerealiseerde percentage van 1,52% is vergelijkbaar met het percentage in 2019 (0,24%). Het eigen vermogen van de BEL Combinatie is nihil. Het Algemeen Bestuur heeft bewust gekozen om geen reserve op te bouwen maar de financiële ruimte binnen de gemeentelijke begrotingen te laten.
Dit laat onverlet dat de BEL Combinatie in haar bedrijfsvoering er uiteraard steeds naar streeft om binnen de begroting te blijven en zelf de financiële positie van de organisatie te verbeteren. Structurele exploitatieruimte Om vast te stellen of de begroting structureel in evenwicht is dient de structurele exploitatieruimte te worden berekend. Wanner de structurele exploitatieruimte hoger is dan 0% geeft dat aan dat de structurele baten van de BEL Combinatie hoger zijn dan de structurele lasten. Bij incidentele lasten of baten gaat het om eenmalige zaken die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. Met het gerealiseerde percentage van 1,08% wordt een verbetering ten opzichte van 2019 gerealiseerd. De structurele baten waren in 2020 voldoende om de structurele lasten te dekken. Conclusie kengetallen Een afzonderlijk kengetal zegt weinig over hoe de financiële positie moet worden beoordeeld. Zo hoeft een hoge schuld geen nadelig effect te hebben op de financiële positie, maar is dat afhankelijk of en wat er aan eigen vermogen en baten tegenover die schuld staat en hoe groot de kans is dat de schuld weer wordt afgelost.
Het is dus, met andere woorden, niet mogelijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetallen zullen altijd in samenhang moeten worden bezien, omdat ze alleen gezamenlijk en in onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van de BEL. Ten opzichte van 2019 zijn de meeste kengetallen nauwelijks gewijzigd. Bij financiële tegenvallers heeft de BEL Combinatie geen ruimte om deze tegenvallers op te kunnen vangen.
JAARSTUKKEN 2020
32
BEL Combinatie
C. PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat op grond van het BBV in ieder geval de volgende kapitaalgoederen: wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de BEL Combinatie is alleen het onderdeel “gebouwen” van toepassing. De overige onderdelen worden opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke jaarrekeningen. In 2009 is het BEL-kantoor in Eemnes in gebruik genomen, waarvan het eigendom gedeeld wordt door de BEL Combinatie en de gemeente Eemnes. De gemeente Eemnes is eigenaar van de bestuursvleugel Eemnes. De BEL Combinatie is ook eigenaar van het pand van de Buitendienst (Gemeentewerf) in Eemnes en de Wijkpost Bijvanck in Blaricum. Voor alle drie panden zijn meerjarenonderhoudsprogramma’s (MJOP’s) opgesteld die jaarlijks worden geactualiseerd. Vanaf 2017 worden deze voor de begroting vertaald naar een meerjarenraming. Voor financiering van de uitvoering van het meerjarenonderhoud is door de BEL Combinatie gekozen voor de componentenbenadering met een activeringsgrens van € 10.000. Dat betekent dat uitgaven aan MJOP tot € 10.000 ten laste van de exploitatie komen en uitgaven boven de € 10.000 worden geactiveerd en afgeschreven over de duur van de betreffende onderhoudsinterval. Voor uitgaven aan MJOP tot € 10.000 zal voldoende budget in de exploitatiebegroting moeten worden opgenomen.