Bestuurlijke reactie op accountantsverslag BEL Combinatie 2024

Bestuurlijke reactie op het accountantsverslag jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie

Inleiding Voor de behandeling van de jaarstukken 2024 ontvangt u het accountantsverslag, inclusief de goedkeurende controleverklaring op het aspect getrouwheid van de jaarrekening 2024 en hiermee ook van de rechtmatigheidsverantwoording 2024 van de BEL Combinatie. Hiermee heeft het BEL bestuur zekerheid, dat de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening en balans een juiste, getrouwe weergave geven van de werkelijkheid en dat de directie met de rechtmatigheidsverantwoording op een juiste en volledige wijze de rechtmatigheid heeft gecontroleerd.1 Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant op basis van de (gewijzigde) Gemeentewet vanaf het jaar 2023 verslag van de kwaliteit van de interne beheersing van de BEL Combinatie of de beheersing een getrouwe verslaglegging mogelijk maakt. Door deze wetswijziging geeft de accountant nog uitsluitend een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Dit is geregeld in artikel 213, lid 3, Gemeentewet. Met één uitzondering. De accountant geeft in de controleverklaring een expliciet rechtmatigheidsoordeel over de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen (als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet). De BEL Combinatie kent geen SISA, waardoor geen rechtmatigheidsoordeel nodig is van de accountant.

Rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium Dit jaar zijn voor het eerst slotwijzigingen opgesteld voor de BEL Combinatie en de BEL gemeenten. Begrotingsafwijkingen die onrechtmatig zijn en boven 25k zijn voorgelegd aan het BEL Bestuur en de gemeenteraden ter accordering. Hiermee zijn de begrotingsonrechtmatigheden door aanpassing van de begroting 2024 voor 31-12-2024 gecorrigeerd. Voor de jaarrekening 2024 is bij de eindejaar controle de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording. Geconstateerd is dat er geen materiële begrotingsonrechtmatigheden zijn die gerapporteerd moeten worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Hier is een grote verbeterslag gemaakt in vergelijking met jaarrekening 2023, waarin een begrotingsonrechtmatigheid van € 8.683.004 is gerapporteerd. De getroffen maatregelen door C&F (samen met de lijnorganisatie) n.a.v. de jaarrekening 2023 in combinatie met de slotwijziging heeft bijgedragen aan het beter in control hebben van de aan de begroting ten grondslag liggende budgetten. Voorwaardencriterium Vanwege grote aanbestedingsfouten € 1.524.809 wordt de verantwoordingsgrens voor rechtmatig handelen overschreden. Het bewaken van de contractwaarde moet beter en in het contract- en leveranciersmanagement opgenomen worden.

Voor zover mogelijk zijn bij de onrechtmatige contracten de onrechtmatigheden voor de gehele contractduur opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarstukken worden de oorzaken van de aanbestedingsfouten uitgelegd. Maatregelen ter verbetering, tevens ook de aanbevelingen van de accountant uit 2023, zijn nog steeds in uitvoering: 1. Contractenregister. Er wordt gewerkt aan een verplicht inkoopformulier dat standaard ingevuld moet worden en de implementatie van het centrale contractregister loopt. Op dit moment wordt inzichtelijk gemaakt welke contracten wanneer aflopen, zodat tijdig gestart kan worden met aanbestedingen. 1 Op het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik & oneigenlijk gebruik

criterium.

Pagina 2 van 4

2. Contractmanagement. Er wordt gewerkt aan de implementatie van contractmanagement om beter grip te krijgen op afloop van contracten en crediteuren meer zicht is op uitnutting van contractwaarden en tijdig aanbesteed kan worden. 3. Kennissessies aanbestedingen. N.a.v. de geconstateerde rechtmatigheidsfouten worden kennissessies samen met team Inkoop voor de lijnorganisatie georganiseerd, waarin het ontstaan van de fouten worden behandeld en kennis over aanbesteden wordt gedeeld. Bevindingen accountantsverslag jaarrekening 2024 Het accountantsverslag geeft inzicht in de aard en de omvang van fouten en onzekerheden die zij heeft geconstateerd bij haar controlewerkzaamheden. Er zijn, zowel geen getrouwheidsfouten als geen onzekerheden geconstateerd in de jaarrekening van de BEL Combinatie. De bevindingen van de accountant laten zien dat de BEL Combinatie flinke verbeterslagen heeft gerealiseerd waar hard aan gewerkt is en spreekt zelfs van een trendbreuk in vergelijking met voorgaande jaren. Daar waar in het accountantsverslag bij de jaarrekening 2023 heel veel bevindingen ter verbetering waren opgenomen, is dit niet het geval in het accountantsverslag 2024. De bevindingen zijn een stuk minder en positief van aard. De accountant spreekt zelfs haar complimenten uit in het accountantsverslag.

Daar zijn wij blij mee, want er is inderdaad heel hard gewerkt door de organisatie en in het bijzonder team C&F en Concerncontrol. Verbeteringen zijn doorgevoerd in:  het jaarrekeningproces: we waren ruim op tijd klaar met de jaarrekening, de zogenaamde lijst van op te leveren stukken en de verbijzonderde interne controles;  de kwaliteit van de verantwoordingsstukken (jaarstukken & onderbouwende stukken) en de verbijzonderde interne controles;  de kwaliteit van de interne beheersing: de accountant geeft aan dat we in het afgelopen jaar belangrijke en noodzakelijke stappen hebben gezet in het verbeteren van de primaire processen, maar maakt ook de kanttekening dat dit een belangrijk begin is en we er nog niet zijn. In de managementletter 2024 heeft de accountant aanbevelingen ter verbetering van de materiële (financiële) primaire processen gedaan. Over de opvolging van deze nieuwe aanbevelingen rapporteren wij in het interne interim controlememorandum 2025. In 2025 ontwikkelen we de interne beheersing verder door samen met de lijnorganisatie door o.a. procesbeschrijvingen vast te laten leggen, risicoanalyse en beheersmaatregelen samen met de lijnorganisatie te identificeren.

Opvolging aanbevelingen accountant en verbijzonderde interne controles verslagjaar 2023 We zien dat de organisatie slagvaardig bezig is met het opvolgen van de aanbevelingen vanaf jaarrekening 2023, maar de status t.o.v. de interimcontrole (november 2024) op een aantal subonderdelen na nog niet gewijzigd is. Korte samenvatting van de voortgang van de aanbevelingen o.b.v. eindejaars VICS: Totaal openstaande aanbevelingen begin 2024

69

Gereed In uitvoering Op te pakken N.v.t. Totaal openstaande aanbevelingen eind 2024

26(38%) 32(46%) 10(15%) 1 (1) 42

Pagina 3 van 4

In de bijlage ‘samenvatting opvolging aanbevelingen VIC & Accountant JR24’, treft u alle aanbevelingen uit het jaar 2023 en de status van de opvolging beoordeeld tijdens de interimcontrole en jaarrekeningcontrole 2024. In de ‘Overall Controlememorandum interim verbijzonderde interne controles (VIC) jaar 2024’ hebben we in detail gerapporteerd over de aanbevelingen en in de ‘Overall eindejaar controlememorandum’ hebben we gerapporteerd over de follow up van deze aanbevelingen. Dit rapporteringsstelsel is in 2024 geïntroduceerd en we zien dat dit bijdraagt aan het corrigerend en lerend vermogen van de organisatie en aan de tijdige bijsturing door het management.

Pagina 4 van 4