Beslisvoorstel Raad EMS Eenmalige afwijking Financiele Verordening - 2024 04396 (1)

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes Onderwerp Eenmalig afwijken van Financiële verordening om grip op financiën te versterken Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Korte inhoud De BEL Combinatie investeert in een beter financieel fundament voor de toekomst, wat tijd en energie vraagt van de organisatie, vooral van het team Control & Financiën. Door beperkte capaciteit en complexiteit van de taken worden prioriteiten gesteld en keuzes gemaakt. Het college stelt de raad voor om in afwijking van de Financiële Verordening eenmalig in 2024 geen Zomernota op te stellen, maar wel te komen met een slot(begrotings)wijziging aan het einde van het jaar. Besluiten 1. In te stemmen om voor het jaar 2024 af te wijken van artikel 8, lid 1 van de Financiële Verordening gemeente Eemnes 2020 en eenmalig geen tussentijdse rapportage (Zomernota 2024) te ontvangen over de voortgang van de beleidsvoornemens, maar wel een slotwijziging (van de begroting) in de laatste raadsvergadering van 2024. Aanleiding voorstel De Algemeen Directeur van de BEL Combinatie heeft recent met het BEL Bestuur gesproken over de financiële en organisatorische uitdagingen binnen de werkorganisatie. De situatie is dringend en vereist dat er keuzes worden gemaakt om de financiële Pagina 1 van 4

controle terug te krijgen, door te prioriteren in de werkzaamheden van team Control & Financiën. Het BEL Bestuur heeft, op advies van en na consultatie van de algemeen directeur en de gemeentesecretarissen de volgende prioriteiten bepaald: 1.1

Afwikkeling van de jaarrekeningen 2023 vóór de zomer van 2024. Het tijdig afwikkelen van de jaarrekeningen geeft ruimte om daarna andere prioriteiten aan te pakken;

1.2

Implementatie van een nieuw financieel systeem. Dit voorjaar is de aanbesteding afgerond voor de aanschaf en inrichting van een toekomstbestendig nieuw financieel systeem, waarmee vanaf begin 2025 de planning & control processen efficiënter zullen werken. Hierbij is ook een cultuuromslag naar procesgericht werken noodzakelijk voor alle bij de planning & control betrokken lijn- en stafteams;

1.3

Herinrichting van de informatiepiramide (opbouw programma's en producten en de onderliggende grootboekadministraties), zodat deze BEL-breed uniformer wordt en hiermee transparanter en minder foutgevoelig wordt;

1.4 Verder inregelen van budgethouderschap, zodat de verantwoordelijkheden voor het financieel management tussen de lijn en het team Control & Financiën duidelijker verdeeld en strakker opgevolgd zullen worden in de P&C-cyclus. Dit zal leiden tot een efficiëntere werkverdeling. Doel Het doel is tijdelijk ambtelijke capaciteit eenmalig te onttrekken uit het lopende P&Ctraject om die capaciteit in te zetten voor het realiseren van langere termijn doelstellingen. Toelichting besluit (argumenten) 1.1 Gebruikelijk wordt de raad conform artikel 8, lid 1 van de Financiële Verordening gemeente Eemnes 2020 elk jaar tussentijds geïnformeerd over het inhoudelijk en financieel reilen en zeilen van de gemeente en dat geschiedt d.m.v. de zogenaamde Zomernota. Deze nota kent als peilmoment 1 juli en is in de vorm van een (inhoudelijke) stoplichtenrapportage met een analyse van de financiële afwijkingen. De werkzaamheden voor het opstellen van een Zomernota worden ambtelijk opgestart in de maand mei en kennen een doorlooptijd van enige maanden. In het spoorboekje planning & control 2024 is gepland dat in de 3e week van oktober de nota ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd.

Het college stelt uw raad voor om hiervan dit jaar eenmalig af te wijken, zodat de BEL Combinatie tijd krijgt om te investeren in de prioriteiten en in de langere termijn doelstellingen van Control & Financiën, zoals in de Aanleiding vermeld staat. 1.2 Om op het financiële vlak wel in control te zijn, is daarom voorgesteld aan het einde van 2024 een zogenaamde slot(begrotings)wijziging op te stellen met peilmoment 1 oktober 2024. Deze slotwijziging is nieuw en is vooral bedoeld om de ramingen meer in Pagina 2 van 4

lijn te brengen met de verwachte werkelijkheid. Door dit te doen verkleinen we het risico op financiële onrechtmatigheid en wordt het jaarrekenproces van 2024 eenvoudiger. Een financiële analyse zal bij de slotwijziging worden afgegeven, echter zonder een inhoudelijke afwijkingenrapportage in de vorm van een stoplichtenmodel. Duurzaamheid N.v.t. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Artikel 8, lid 1 van de Financiële Verordening gemeente Eemnes 2020 Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie Dit voorstel wordt gelijktijdig gedaan voor alle 3 de gemeenten, alsook voor de BEL Combinatie zelf. Het bestuur van de BEL Combinatie heeft inmiddels het besluit genomen om in 2024 voor de BEL Combinatie een slotwijziging op te stellen in plaats van een Zomernota. Kanttekeningen Het niet instemmen met dit voorstel zal er toe leiden dat de BEL Combinatie onvoldoende ambtelijke capaciteit kan vrijmaken om zich goed te richten op lange termijn verbetertrajecten, zoals de inrichting en implementatie van het nieuwe financiële systeem en het uniform en transparant inrichten van de informatiepiramide. Financiën Dit voorstel kost geen geld, alleen wordt de gebruikelijke dienstverlening voor dit jaar eenmalig anders ingezet om te kunnen investeren in langere termijn doelstellingen.

Begrotingswijziging nodig? Nee Uitvoering Als de 3 BEL-gemeenten en het bestuur van de BEL Combinatie instemmen met dit voorstel dan zal de hierdoor vrijkomende capaciteit direct ingezet worden voor het realiseren van de lange termijn doelstellingen. Communicatie Na besluitvorming zal het niet hoeven opleveren van de Zomernota intern aan de medewerkers van de BEL Combinatie bekend worden gemaakt via het intranet. En de medewerkers van het team Control & Financiën zullen dit dan via hun reguliere werkoverleggen vernemen.

Pagina 3 van 4

Bijlagen 1. Concept raadsbesluit Steller M. Rijn(merij). Registratiedatum 29 mei 2024

Pagina 4 van 4