Begroting 2024 BEL Combinatie
Tekst van het document
PROGRAMMABEGROTING 2024 MEERJARENRAMING 2025 - 2027
1
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE ...................................................................................................................2 AANBIEDING ...........................................................................................................................5 UITGANGSPUNTEN BEGROTING ..............................................................................................5 LEESWIJZER .............................................................................................................................6 BEL COMBINATIE.....................................................................................................................7 PROGRAMMA DIENSTVERLENING ...........................................................................................8 PARAGRAFEN ........................................................................................................................ 13 PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING ..................................................................................................... 13 PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING ................................................... 16 PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN ..........................................................................
23 PARAGRAAF FINANCIERING ........................................................................................................... 25 PARAGRAAF OPENBAARHEID ......................................................................................................... 28 OVERIGE PARAGRAFEN .................................................................................................................. 29 ONTWIKKELING REGULIERE DVO BIJDRAGE 2024 – 2027 ........................................................ 30 Financieel kader na kadernota 2024 .............................................................................................. 30 Overige uitgangspunten begroting ................................................................................................ 32 Mutaties begroting ......................................................................................................................... 34 FINANCIËLE BEGROTING ........................................................................................................ 37 Toelichting lasten en baten ........................................................................................................... 39 Incidentele baten en lasten ...........................................................................................................
41 Structurele mutaties reserves ....................................................................................................... 41 Structureel en reëel evenwicht ..................................................................................................... 42
FINANCIËLE POSITIE .............................................................................................................. 43 Geprognosticeerde balans ............................................................................................................. 43 Staat van reserves .......................................................................................................................... 44 Investeringsplan ............................................................................................................................. 44 ONTWIKKELINGEN TOTALE DVO BIJDRAGE ............................................................................ 45 DVO bijdrage regulier ..................................................................................................................... 45 Maatwerk ....................................................................................................................................... 45 DVO bijdrage totaal per gemeente ................................................................................................ 46
2
BIJLAGEN .............................................................................................................................. 48 BIJLAGE I: BEREKENING FINANCIËLE KENGETALLEN ...................................................................... 48
3
VOORWOORD Geachte lezer (es), Voor u ligt de BEL begroting 2024. Een begroting waarin organisatie-ontwikkeling bij de BEL Combinatie een grote rol speelt. Dat doen we voor onze inwoners die centraal staan in de dienstverlening van de BEL Combinatie. We gaan het tweede jaar in van de uitvoering van het programma VIBE. Het jaar 2023 stond vooral in het teken van de basis weer op orde brengen. In 2024 gaan we verder bouwen aan een stabiele, maar ook wendbare organisatie. Niet eerder was het zo belangrijk dat we wendbaar zijn. De wereld om ons heen is verre van stabiel en dat heeft zijn invloed op de BEL Combinatie. Bijvoorbeeld bij de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne. Die is organisatorisch inmiddels opgenomen in een projectorganisatie maar hoe lang die nodig is en hoe groot de opgave in 2024 wordt moet blijken. De krappe arbeidsmarkt en de instroom van nieuw personeel vraagt van medewerkers om aanpassing aan de wisselende bemensing van teams. Ook de Omgevingswet die in 2024 nu echt in werking treedt gaat het nodige vragen van de flexibiliteit van medewerkers. Het jaar 2024 zal verder in het teken staan van samenwerken. Er worden een flink aantal fysieke maatregelen genomen om dit mogelijk te maken. We ontwikkelen door, in kleine stapjes, op weg naar de lerende organisatie. Roland van Benthem PH Financiën
4
AANBIEDING Voor u ligt de programmabegroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 van de BEL Combinatie. De BEL Combinatie is de gemeenschappelijke regeling waarin het ambtelijk apparaat van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren is ondergebracht. Wij richten ons op een goede dienstverlening aan onze inwoners enerzijds en aan de drie gemeenten als opdrachtgever anderzijds. Wij sluiten aan bij de (maatschappelijke) opgaven van de drie gemeenten en richten daarvoor onze organisatie op een zo efficiënt mogelijke wijze in.
UITGANGSPUNTEN BEGROTING De vastgestelde jaarschijven 2024-2026 van de begroting 2023 vormen ook voor de begroting 2024 de kaders. Daaraan zijn de volgende vastgestelde besluiten toegevoegd: 1. 1ste begrotingswijziging 2023 2. Kaderbrief 2024.
Uitbesteding belastingtaken De uitbesteding van de belastingtaken is doorgevoerd in deze begroting. De bijdrage van de BELgemeenten zijn hiermee structureel verlaagd met € 643.336. Belangrijke kanttekening is dat in de begroting 2023 de uitbesteding van de belastingtaken nog niet was verwerkt. Voor jaarschijf 2023 wordt de uitbesteding van de belastingtaken verwerkt in de de Zomernota 2023.
Bezuinigingen 2021 - 2024 Over de periode 2021 – 2024 zijn bezuinigingen doorgevoerd bij de BEL Combinatie. Deze bezuinigingen zijn allemaal verwerkt in de deze begroting. Daarbij de kanttekening dat deze bezuinigingen voor 2024 deels zijn opgevangen door een incidentele bijdrage vanuit de Meerjarenontwikkelnota (mjon). Voor 2025 en verder zijn alle bezuinigingen structureel verwerkt. In programma VIBE wordt nog onderzocht in hoeverre en welke taakstellingen realistisch zijn en zonder “schade” doorgevoerd kunnen worden.
Bezuinigingen
2023
2024
Overeengekomen taakstellende bezuiniging BEL Combinatie -281.449 -385.793
Overige uitgangspunten begroting Een nadere toelichting op deze wijzigingen en de overige uitgangspunten staan in het hoofdstuk ‘ontwikkeling DVO bijdrage 2024-2027’.
5
LEESWIJZER De begroting 2024 bestaat uit: het programma ‘dienstverlening’, de paragrafen, de financiële ontwikkeling op de reguliere begroting (zonder maatwerk), de financiële begroting, de financiële positie en een overzicht van de totale DVO bijdrage per gemeente (incl. maatwerk) en de bijlagen. Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen in euro’s en afgerond op hele getallen. Door deze afronding kan een optelverschil ontstaan. Duiding ‘resultaat’ in de financiële tabellen: Bedrag +:
resultaat is negatief (verlies)
méér uitgaven of minder inkomsten dan begroot
Bedrag - :
resultaat is positief (winst)
minder uitgaven of méér inkomsten dan begroot
Hieronder beschrijven we kort de verschillende onderdelen van de programmabegroting. BEL Combinatie Hier beschrijven we kort de doelstelling, missie, visie en kernwaarden van de BEL Combinatie. Verder staan hier de relevante beleidskaders. Programma ‘Dienstverlening’ In het programma staat het beleid en de doelstellingen beschreven. Paragrafen In de paragrafen behandelen we de onderwerpen die van belang zijn voor het inzicht in de financiële positie van de BEL Combinatie. De voorgeschreven paragrafen gaan over: bedrijfsvoering, weerstandvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering en de WOO (wet open overheid). Ontwikkeling reguliere DVO bijdrage In dit hoofdstuk staan de financiële ontwikkelingen voor de reguliere meerjarenbegroting. In dit deel wordt alleen de begroting zonder het maatwerk behandeld. Deze bedragen worden uiteindelijk verdeeld over de drie deelnemers waarna daarna nog het maatwerk wordt toegevoegd. Financiële begroting en financiële positie Dit onderdeel bestaat uit de meerjarige overzichten van baten en lasten, de meerjarige geprognosticeerde balans, de investeringsplanning, een overzicht van reserves en tot slot het overzicht van het EMU-saldo.
Ontwikkelingen totale DVO bijdrage BEL-gemeenten Dit hoofdstuk toont het effect van de financiële ontwikkelingen bij de BEL Combinatie op de totale financiële bijdrage, inclusief maatwerk, van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren aan de gemeenschappelijke regeling. Bijlagen De bijlagen bestaan uit de berekening van de financiële kengetallen. 6
BEL COMBINATIE De doelstelling van de BEL Combinatie is het leveren van een kwalitatief hoogwaardige en een doelmatige uitvoering van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken. Missie:
het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming. Hier zit in dat we werknemers willen die voor die opdrachtgevers kunnen werken; het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening; door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van de ‘couleur locale’ (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten; (bestuurlijke) innovatie; een wendbare en weerbare organisatie die soepel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen.
Visie: “Wij staan als professionals voor eigenaarschap en commitment van de uitvoering van de gemeentelijke vraagstukken. De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.”
Kernwaarden:
Publiek Ondernemerschap: wij zijn flexibel. We zien wat inwoners en bestuurders nodig hebben en we zijn in staat om dat te leveren. We kijken vooruit en houden rekening met toekomstige ontwikkelingen. Hierin liggen kansen en geen bedreigingen. Openheid: we spreken collega’s aan op wat we van ze nodig hebben. Dat doen we professioneel, met oog voor de relatie en het resultaat. We kunnen onze opdrachtgevers en gesprekspartners (inwoners, ondernemers, vertegenwoordigers van instellingen) vanuit onze professionele houding aanspreken op wat wij van ze nodig hebben en wat zij van ons mogen verwachten. Professionaliteit: iedere medewerker kent zijn sterke kanten en hij kent ook zijn minder sterke kanten. We vertrouwen op elkaars kwaliteit. We kennen onze rol als zakelijke dienstverlener. Vanuit die rol benaderen wij onze opdrachtgevers en inwoners et cetera. Samenwerking: we hebben elkaar nodig om tot een beter resultaat te komen. We staan open voor elkaar en houden rekening met elkaars belangen. We zijn in staat om de juiste partijen bij elkaar te brengen om met behulp van elkaars expertise het beste resultaat te bereiken.
7
PROGRAMMA DIENSTVERLENING Versterking BEL Combinatie (VIBE) Het jaar 2024 wordt het tweede jaar van de uitvoering van de Meerjarenontwikkelnota 2023-2026. Deze nota geeft richting aan een stabiele en toekomstbestendige BEL Combinatie. Om deze ontwikkeling vorm te kunnen geven, stelden de gemeenten een investering van 2,4 miljoen beschikbaar. Dit was de eerste tranche van een investering in de Belcombinatie, gericht op “basis op orde”. Het resterende deel, verdeeld over verschillende doeleinden (bijvoorbeeld kwaliteitsverbeteringen voor toekomst, hiaten in begroting, bestuurlijke wensen) volgt in latere jaren. Dit alles onder de voorwaarde dat we de doelen en effecten transparant monitoren en delen met de gemeenteraden. Vier ontwikkelrichtingen Inhoudelijk kent de Meerjarenontwikkelnota vier ontwikkelrichtingen- en doelen: - De basis op orde hebben en houden (“in één keer goed”) - Efficiënte en resultaatgerichte prestaties (met realistische en haalbare planningen) - Veilig en betrouwbaar - Dichtbij inwoners (dienstbaar aan de samenleving en dichtbij) We doen dit alles in een professionele relatie tussen bestuur en uitvoeringsorganisatie, in een open cultuur. VIBE Inmiddels zijn de doelen door het bestuur en het MT verder geconcretiseerd. Ook zijn ze bestuurlijk vastgesteld. Hierna is een programmaplan uitgewerkt, met de naam VIBE.
In dit programmaplan wordt de organisatie uitgewerkt langs de ontwikkelgebieden “bedrijfsvoering", "HR instrumenten", "Dienstverlening", " Faciliteiten", "IT & Systemen" en "OGON". Het programma VIBE startte begin 2023 en heeft een looptijd van vier jaar. Voor alle ontwikkelgebieden zijn in 2023 projecten gedefinieerd en projecttrekkers aangewezen. Deze projecten zijn naar verwachting in 2023 vergevorderd of afgerond. Om de integraliteit en samenhang te borgen is er een programmastructuur ontworpen met een bestuurlijke programmaraad die de opdrachten, voortgang en resultaten monitort. Dat gebeurt ook voor de opdrachtgevende gemeenten. In 2024 werken we op deze basis verder door. Op moment van totstandkoming van deze begroting is nog moeilijk definitief aan te geven welke projecten in 2024 exact gerealiseerd worden. In de paragrafen geven we een doorkijkje. De onderliggende visie van VIBE is dat het programma zoveel mogelijk door medewerkers wordt vormgegeven. Dat gebeurt volgens het principe van de lerende organisatie. Hierdoor willen we in de 8
toekomst minder kwetsbaar zijn bij nieuwe ontwikkelingen. Ook is de organisatie dan in staat om ontwikkelingen wendbaar op te pakken en zich hier tijdig op aan te aanpassen. Dit leerproces integreren we in de inhoudelijke activiteiten van het programma VIBE. Tenslotte is een overalldoelstelling dat de BEL Combinatie op de arbeidsmarkt een aantrekkelijk imago heeft voor medewerkers, zowel intern als extern. De projecten die we in 2024 uitvoeren, dragen hieraan bij. Samenwerken Het jaar 2024 staat in teken van samenwerken. Om dit mogelijk te maken, nemen we een flink aantal fysieke maatregelen. Zo investeren we in de herinrichting van het kantoor en het meubilair. Maar ook in technische voorzieningen om het digitale werken te ondersteunen en om de dienstverlening aan inwoners beter te faciliteren. Doel is het creëren van een prettige en efficiënte werkomgeving en waar we inwoners gastvrij kunnen ontmoeten.
OGON In VIBE is het ontwikkelgebied Opdrachtgever – Opdrachtnemer (OGON) opgenomen. Er zijn verschillende situaties waarbij OGON-relaties een rol spelen. Bijvoorbeeld de relatie met bestuur, maar ook met externe partijen. Het bestaande model (het Handboek) bouwen we in 2023 verder uit naar een model waarin al deze relaties passen. In 2024 verstevigen we dit verder. Bij de start van de nieuwe colleges is de samenwerking tussen ambtelijke organisatie en wethouders vorm gegeven. Zo voerden we een nieuwe, andere inrichting van het onderlinge overleg in. In 2023 is dit geëvalueerd en op punten aangepast. De evaluatie zetten we jaarlijks voort. Het bestuurlijk en ambtelijk samenspel in het opdracht geven / opdracht nemen was in 2023 onderwerp van gesprek tussen de gemeentesecretarissen en de directie. In 2024 brengen we dit verder in uitvoering. P&C-cyclus De planning & controlcyclus (P&C) behoeft doorlopend aandacht. We hebben wel grote stappen gezet, bijvoorbeeld door het standaardiseren en beschrijven van processen. In 2024 werken we verder om de cyclus robuust en minder afhankelijk te maken van de ervaring van enkele medewerkers. 9
HRM HRM is een belangrijk ontwikkelgebied in het programma VIBE. Uiteindelijk zijn het immers onze medewerkers die de gemeentelijke ambities moeten realiseren. In 2023 hebben we ingezet op diverse thema's, waar we in 2024 de eerste resultaten van zullen zien. We gaan door met het project arbeidscommunicatie, waarmee we ons steeds beter positioneren op de arbeidsmarkt. Ook het medewerkersonderzoek (uit 2023) krijgt periodiek een vervolg. Speerpunt in 2024 is de strategische personeelsplanning om meer inzicht en controle te hebben over onze personele bezetting. Websites Vanwege VIBE doelstelling “Modernere dienstverlening” werken we in 2024 aan de aanbesteding van een nieuwe leverancier voor de websites van de gemeenten en de BEL Combinatie. Op 1 januari 2025 is dit afgerond. Het traject voor het programma van eisen start al in 2023. De aanbesteding kent een flink aantal stakeholders die in het proces input hebben. Ook de keuze om ons intranet wel of niet in deze aanbesteding mee te nemen moet nog worden gemaakt.
Tot slot Bij de totstandkoming van de Meerjarenontwikkelnota spraken we met de gemeenteraden af dat we de resultaten monitoren. Hiertoe is een dashboard op drie niveaus ingericht: 1. Monitor op doelen en effecten (gemeenteraadniveau); 2. Monitor op voortgang projecten (programmaraad/bestuur); 3. Monitor financiën (P&C).
Bestuurlijk en ambtelijk bespreken we regelmatig de voortgang. Tweemaal per jaar rapporteren we hierover in raadsbijeenkomsten.
10
Opvang ontheemden Oekraïne De gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren sloegen de handen ineen om Oekraïense ontheemden op te vangen. Vanaf de start van de vluchtelingencrisis is de opvang gezamenlijk georganiseerd. Voor het beheer en de uitvoering van de opvang voor Oekraïners zette de BEL Combinatie in 2023 een speciale projectorganisatie op. Van noodopvang naar langdurige opvang In 2023 verhuizen we 200 Oekraïense ontheemden vanuit de verschillende noodopvanglocaties naar twee nieuwe locaties waar zij langdurig kunnen verblijven: Barbeelstraat in Eemnes en de Woensberg in Blaricum. De langdurige opvanglocaties zorgen voor een groei van de opvangcapaciteit binnen de BELgemeenten van 206 noodopvangplekken naar 330 opvangplekken voor de langere termijn. De (extra) opvangplekken worden vanaf het 2e kwartaal 2023 gefaseerd in gebruik genomen.
Barbeelstraat Eemnes
Woensberg Blaricum
Bekostiging 11
De kosten voor de opvang worden gedekt door de middelen vanuit het Rijk: de bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne. Ons uitgangspunt is om de opvang te realiseren binnen de middelen die het Rijk hiervoor beschikbaar stelt. De baten en lasten 2024 zijn (nog) niet geraamd en leggen we via een aparte begrotingswijziging ter besluitvorming voor aan de raden van de BEL-gemeenten. Toekomstperspectief Bij de totstandkoming van deze tekst is het nog onzeker hoe de oorlog in Oekraïne zal verlopen. We hebben huisvesting georganiseerd voor de lopende periode. Als de oorlog nog veel langer duurt, is bijsturing noodzakelijk. Ook als de oorlog op kortere termijn eindigt, zal dat vragen om aanpassingen. Het is aannemelijk dat een aantal Oekraïners zich blijvend zullen willen vestigen in Nederland. Over de omvang is nu nog niets te zeggen.
12
PARAGRAFEN PARAGRAAF BEDRIJFSVOERING In de programmaverantwoording staat de stand van zaken van de uitvoering van het programma Bedrijfsvoering. Deze paragraaf bedrijfsvoering richt zich op: Bedrijfsvoering, HR, IT en facilitaire zaken. Een belangrijke opgave in het programma VIBE is de doelstelling basis op orde en verbetering van de bedrijfsvoering. Belangrijk speerpunt is om de financiële bedrijfsvoering te versterken. Dit proces is gestart in 2023, maar zal in 2024 verder worden gebouwd. Doelstellingen voor 2024 zijn: -
-
-
Realisatie van het merendeel van de verbeteringen, genoemd in de managementletter en rapportbevindingen accountant (bijvoorbeeld inkoop, subsidies); Verdere verbetering van de planning, inrichting en beheer van de P&C cyclus voor de gemeenten en de BEL Combinatie. Daarbij behoort ook de versterking van de BEL Combinatie in haar formatie en functioneren; Verbetering en inzet van een ondersteunend systeem P&C, zodat efficiënter gewerkt wordt; Afronding aanbestedingsproces van een nieuw financieel systeem; Opstellen van kaders en beleid op terrein van financiën, zoals verordeningen en regelingen (budgethouderschap, verordening art. 212). Het gaat hierbij niet alleen om het beleidsmatige deel vorm te geven, maar ook om dit te verankeren in kennis, vaardigheden en gedrag. Dit zal met name voor de budgethouders van toepassing zijn. En in de rolverdelingen tussen staf en lijn. Transparante bestuurs- en managementinformatie.
HRM VIBE Een andere ontwikkellijn in VIBE is de ontwikkeling van het HR instrumentarium. We willen onze arbeidsmarktpositie verbeteren om zo tot een snelle en goede invulling van onze arbeidsplaatsen te komen en daarmee te voorzien in de continuïteit. Verder is het behoud van onze medewerkers een speerpunt. In 2023 startten we al met de verbetering van onze arbeidsmarktcommunicatie. Voorbeelden van onze doelstellingen in 2024 zijn: de versterking van het (persoonlijk)leiderschap, strategische personeelsplanning, de ondersteuning van medewerkers bij vormgeving inwonersbetrokkenheid en de invoering van de nieuwe faciliteiten en IT. Formatie De totale formatie voor de BEL Combinatie in 2024 bedraagt 211,30 fte. Er is een toename door de uitbreiding met de mjon-functies en de uitbreiding met de Boa-functies. Daar tegenover staat een afname van de formatie met 8,29 fte vanwege de uitbesteding van de belastingtaken (dit was in de begroting 2023 nog niet verwerkt).
13
De volgende tabel geeft een overzicht van het totaal aantal fte’s per teams. Formatie (basis) BEL Combinatie 2024
Fte’s 2023
Fte’s 2024
Directie Vergunningen, handhaving, juridische zaken Communicatie/HRM Publiek Control & Financiën Ruimtelijke ontwikkeling Openbare ruimte Maatschappelijke ontwikkeling Bedrijfsondersteuning Buitendienst
5,00 30,04 12,51 21,34 27,04 18,86 13,31 21,68 20,72 32,56
6,00 33,54 14,51 21,34 22,00 18,75 13,31 27,57 22,72 31,56
Formatieplan 2024
202,56
211,30
In bovenstaande formatie zit ook het maatwerk voor zover dat onderdeel is van de formatie. Voor 2024 betreft dit de formatie voor het JGT van Eemnes. Maatwerk wordt veelal toegevoegd aan de formatie wanneer het een langdurig karakter heeft. Hieronder staat de omvang voor het JGT. Maatwerk (in formatie) Formatie maatwerk BEL Combinatie 2024 Maatschappelijke ontwikkeling (team JGT) Strategisch beleidsmedewerkster jeugd Formatieplan 2024 maatwerk
Fte’s 7,94 0,94 8,88
Gemeente Eemnes Eemnes
Inhuur extern personeel De BEL Combinatie huurt extern personeel in om drie verschillende redenen: ziektevervanging, vacaturevervanging en projecten. Voor vacaturevervanging geldt dat dit plaatsvindt binnen de geplande loonsom. Deze inhuur wordt dus gedekt uit vacatureruimte. Zoals gesteld is speerpunt het snel(ler) kunnen werven van medewerkers in vaste dienst. Dit heeft ook als voordeel dat de productiviteit toeneemt omdat medewerkers in vaste dienst binnen budget meer uren maken dan inhuur in datzelfde budget. Voor ziektevervanging is het ‘inhuurbudget ziektevervanging’ van € 637.000 beschikbaar. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden die door de gemeenten beschikbaar worden gesteld. Opleidingsbudget Opleidingen en trainingen zijn essentiële instrumenten in de beoogde ontwikkeling van medewerkers en van de organisatie. Ook draagt het bij aan het duurzaam inzetbaar houden van medewerkers. Bovendien dragen ze in positieve zin bij aan de kwaliteit van de dienstverlening. Er is € 295.000 beschikbaar voor medewerkers om zich zowel persoonlijk als professioneel verder te ontwikkelen.
14
IT en faciliteiten Deze twee ontwikkellijnen in VIBE hebben als speerpunt om de werkfaciliteiten beter aan te laten sluiten bij het werk van medewerkers en de behoeften van onze inwoners. Waar we in 2023 al verbeteringen hebben aangebracht in de vorm van “quick wins”, zal 2024 in het teken staan van vernieuwingen op de terreinen: - Huisvesting: vernieuwen van kantoorinrichting en meubilair; - Flexibele werkplek: de werkplekken zullen zodanig worden ingericht dat hier flexibel en door meerdere personen gebruik van kan worden gemaakt. Mede door het gebruik van flexibele ICT middelen; - Digitale werkomgeving: de digitale werkomgeving waarin de verschillende bedrijfsapplicaties en vakapplicaties beschikbaar worden gesteld zal worden aangepast zodat deze voldoet aan de wensen en eisen van deze tijd.
15
PARAGRAAF WEERSTANDSVERMOGEN EN RISICOBEHEERSING Algemeen Het aspect weerstandsvermogen is onderdeel van het organisatiebrede risicomanagement. Het geeft een indicatie van de mate waarin de BEL Combinatie in staat is om niet-gebudgetteerde tegenvallers op te vangen. Het weerstandsvermogen is het vermogen om niet-begrote uitgaven te dekken. Het bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de BEL Combinatie beschikt of kan beschikken om niet begrote uitgaven te dekken; en alle risico`s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Door het verstrekken van betrouwbare informatie betreffende de totstandkoming van weerstandsvermogen is het BEL-bestuur in de positie waarin een afweging van de financiële gevolgen van risico`s bij besluitvorming van nieuw beleid wordt meegewogen. De BEL Combinatie is volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing verplicht om onderstaande onderdelen op te nemen:
het beleid voor de weerstandscapaciteit en de risico’s; een inventarisatie van de risico’s; een inventarisatie van de weerstandscapaciteit.
Daarnaast dienen de volgende verplichte kengetallen te worden opgenomen: de netto schuldquote; de netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen; de solvabiliteitsratio; de structurele exploitatieruimte; de grondexploitatie (niet van toepassing); de belastingcapaciteit (niet van toepassing). Beleid inzake weerstandscapaciteit en de risico’s Beleid weerstandscapaciteit De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling, daarmee zijn de deelnemende gemeenten automatisch gezamenlijk aansprakelijk voor de financiële resultaten van het samenwerkingsorgaan, inclusief de risico’s en financiële tegenvallers. In theorie zou de BEL Combinatie zich dus niet druk hoeven te maken over de risico’s die uit de bedrijfsvoering voortvloeien, omdat de gevolgen daarvan immers op voorhand zijn afgedekt. De gemeenten daarentegen zouden hun aandeel in deze risico’s binnen hun weerstandsvermogen op moeten vangen. Een dergelijke constructie is vanuit praktisch oogpunt niet gewenst, omdat het “bijspringen” van de deelnemers bij onvoorziene omstandigheden de nodige gevolgen heeft. Zodra zich een onverwachte situatie voordoet leidt dit tot een (tussentijds) verzoek van de BEL Combinatie aan de deelnemers om extra financiële middelen. Alle deelnemers moeten dan een besluit laten nemen door de gemeenteraad, omdat deze organen over het budgetrecht beschikken.
Om enigszins zelfstandig de financiële gevolgen van risico’s op te kunnen vangen, zal de BEL Combinatie moeten beschikken over een eigen weerstandscapaciteit. Het nadeel van een algemene reserve bij de BEL Combinatie is dat de deelnemers niet zelf over deze middelen kunnen beschikken. Daarom wordt de omvang van de algemene reserve beperkt gehouden, maar wel voldoende om de meeste normale bedrijfsrisico’s op te kunnen vangen. In de nieuwe “Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Blaricum, Eemnes, Laren en BEL Combinatie” is vastgelegd dat vanaf 1 januari 2022 het maximumniveau van de Algemene Reserve € 600.000,- is. Daarboven wordt de reserve afgeroomd naar de gemeenten. 16
Beleid risico’s Naast een nieuw maximumniveau voor de algemene reserve, is in de nieuwe nota ook het risico management geactualiseerd. De belangrijkste doelstellingen van het risicomanagementbeleid zijn: 1. Het vooraf inzichtelijk maken van de risico’s die de BEL Combinatie loopt zodat bij besluitvorming daarmee bewust rekening wordt gehouden. 2. Het stimuleren en vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. 3. Voorkomen dat het optreden van risico’s een negatief effect heeft op het uitvoeren van het beleid en daarmee het realiseren van de doelstellingen van de BEL Combinatie. 4. Het voldoen aan de wettelijke vereisten rondom weerstandsvermogen en risicobeheersing die in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) vast liggen. 5. Het vastleggen van de methodiek en richtlijnen/normen voor het bepalen van het benodigde Weerstandsvermogen Voor de inventarisatie wordt gebruik gemaakt van een systematiek die vergelijkbaar is met de vorige. Hiermee worden kans en de omvang van het risico bepaald. De inventarisatie van de risico’s gebeurt bij de jaarrekening en bij de begroting. Hieronder staan de huidige berekening van de risico’s, de benodigde weerstandscapaciteit en de aanwezige weerstandscapaciteit. Risico-inventarisatie In onderstaand overzicht worden alle risico’s met een geschat financieel effect van € 20.000 of meer genoemd en toegelicht.
Het gaat hier om de risico’s die bekend zijn op het moment van aanbieden van de jaarrekening. Hierbij wordt aangeven of een risico structureel aanwezig is of een incidenteel risico dat maar één keer kan optreden. Voor de uiteindelijke risicoscore (= kans x gevolg), gaan we uit van de volgende classificatie. Het eerst staatje gebruiken we om de kans in te schatten en het tweede om de financiële omvang te bepalen. Voor het berekenen van die omvang gaan we dan uit van het gemiddelde bedrag van een klasse. Klasse 1 2 3 4 5
Referentiebeeld 1x per 10 jaar of meer 1x per 5 - 10 jaar 1x per 2 - 5 jaar 1x per 1-2 jaar 1x per jaar
Klasse 1 2 3 4 5
Financieel gevolg X < € 20.000 € 20.000 > X < € 50.000 € 50.000 > X < € 100.000 € 100.000 > X < € 200.000 € 200.000 > X
% 10% 30% 50% 70% 90%
Met de geïnventariseerde risico’s leidt dit tot het volgende staatje en de totale risico score.
17
Risico's werkorganisatie BEL Combinatie
nr
Risico 1 Uittreding gemeente 2 Daling algemene uitkering 3 Prijsstijgingen 4 Faillissement leveranciers 5 Ziekteverzuim 6 Inhuurbudget 7 Mobiliteitsbudget 8 Voormalig personeel 9 Privacy, datalekken 10 Hackers 11 Uitval ICT voorzieningen 12 Uitval stroomvoorzieningen 13 Financiële fraude 14 Identiteitsfraude Totaal
Financieel Kans gevolg nihil 1 3 3 3 3 4 4 3 3 3 3 3 2
7.000.000 500.000 2 2 4 4 3 3 1 1.000.000 4 3 2 2
%
Risico-score Structureel Incidenteel PM 10% 50.000 50% 17.500 50% 17.500 50% 75.000 50% 75.000 70% 35.000 70% 35.000 50% 10.000 50% 500.000 50% 75.000 50% 37.500 50% 17.500 30% 10.500 € 955.500
0
Toelichting Uittreding gemeente Op grond van artikel 25 (over uittreding) van de Gemeenschappelijke Regeling BEL Combinatie kan het college van burgemeester en wethouders van elke BEL-gemeente, na vooraf verkregen instemming van de gemeenteraad van desbetreffende gemeente, besluiten de deelneming aan de gemeenschappelijke regeling op te zeggen. De gemeenteraden van de overige BEL-gemeenten worden over het besluit geïnformeerd. Een dergelijk besluit kan voor de eerste keer worden genomen zes jaar na het besluit tot deelname aan/toetreding tot deze GR. Er is daarom sinds 2014 het risico van uittreden van één van de BEL-gemeenten opgenomen. Dit risico is zeer laag door ingebouwde bestuurlijke mechanismen. Daarnaast is het politiekbestuurlijke klimaat binnen de BEL-gemeenten gericht op continuerende samenwerking. Het financiële effect is nagenoeg risicoloos, doordat de daadwerkelijke uittreding pas twee jaar na het jaar van besluitvorming in werking treedt. Het betreffende risico wordt ook als niet heel groot beoordeeld, doordat de consequenties van uittreding voor de uittredende BEL-gemeente aanzienlijk zijn en om die reden niet snel genomen zal worden. Daling algemene uitkering De werkorganisatie is afhankelijk van de middelen van de gemeenten en die zijn weer in grote mate afhankelijk van middelen waarvan de Algemene Uitkering het belangrijkste is.
Daarin kunnen schommelingen optreden. Doorgaans is tijdig bekend wanneer de middelen naar beneden (boven is geen probleem) worden bijgesteld, zodat we de lasten daarop kunnen aanpassen.
18
Prijsstijgingen Voor de inflatie wordt van tevoren een stelpost opgenomen in de begroting op basis van een geschatte prijsstijging (weging consument en overheidsprijzen). Het kan zijn dat die index in afzonderlijke gevallen toch onvoldoende is. In het lopende jaar kan dit een tekort opleveren, maar uiteindelijk kan het in volgende begrotingen worden rechtgezet en dus alleen incidenteel een nadeel opleveren. Faillissement leveranciers In het verleden hebben we nog geen last gehad van faillissementen van leveranciers. Voor de meeste goederen en diensten kunnen we vrij snel een vervanger vinden. Alleen bij unieke producten die ook nog eens bedrijf kritisch zijn, is er kans op problemen. Met name kan dan gedacht worden aan software applicaties en de bijbehorende hardware. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim stijgt de laatste jaren en vormt een risico voor de continuïteit en kwaliteit van de bedrijfsvoering. Dit kan deels worden opgevangen door inhuur en deels wordt er in gezet op het voorkomen van het ziekteverzuim en duurzame inzet van de medewerkers. Het financiële risico is hier een eventueel tekort op het inhuurbudget. Er is een budget beschikbaar van € 641.000. Inhuurbudget Wat hierboven voor de ziektevervanging geldt, geldt ook voor de rest van de inhuur. Inhuur is een relatief kostbare zaak en daarmee lopen we vaak aan tegen de grenzen van onze middelen.
In 2020 is ingezet op een koerswijziging die tot gevolg moest hebben dat er geen of minimale tekorten zouden ontstaan op het inhuurbudget van de BEL Combinatie. Concreet betekende dit dat het inhuurbudget nog voornamelijk wordt ingezet voor inhuur bij (langdurige) ziektevervanging. Projectmatige inhuur wordt gedekt uit projectgelden en vacaturevervanging moet binnen de loonsom plaatsvinden om de gestelde financiële doelstelling te behalen. Afgelopen jaar is ook de voortgang van het personeelsbudget bewaakt, waardoor er kan worden gestuurd om binnen de grenzen te blijven. Mobiliteitsbudget Door intensief HRM-beleid is er de laatste jaren meer beweging gekomen. Er liggen vaak latente vraagstukken rond duurzame inzetbaarheid aan ten grondslag op het gebied van loopbaan, gezondheid, balans werk-privé of levensfase. Het is belangrijk dit te adresseren. Sommige medewerkers kiezen door die gesprekken, ondersteund met assessments of begeleiding, een andere plek in de BEL Combinatie en anderen kiezen ervoor om buiten de BEL hun loopbaan voort te zetten. Dit zijn natuurlijke processen en meestal komen mensen op eigen kracht verder. Maar wanneer dat niet het geval is, is het van belang om medewerkers vanuit goed werkgeverschap verder te helpen.
Daarnaast kan de organisatie ook een bedrijfseconomisch belang (bijvoorbeeld het voorkomen van WW-lasten) hebben om medewerkers hierin te faciliteren. Het is onze visie dat vrijwillige interne en externe mobiliteit een geaccepteerd gespreksonderwerp mag zijn binnen de werkgever-medewerker relatie. Mobiliteit hoort bij een wendbare organisatie. Dit komt niet alleen de medewerker, maar ook de kwaliteit van de organisatie ten goede. Voormalig personeel Voor voormalig personeel worden kosten gemaakt voor bijvoorbeeld loopbaantrajecten en VSO’s. Doorgaans worden deze kosten niet begroot en/of zijn lastig vooraf te begroten. De afspraak is dat de gemeenten deze meerkosten voor hun rekening nemen.
19
Privacy, datalekken Aansprakelijkheid stelling Het niet nakomen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kan schade veroorzaken. De gemeente kan op basis van de AVG en het Burgerlijk Wetboek aansprakelijk worden gesteld voor deze schade. In de praktijk zal de gemeente niet altijd volledig voldoen aan de AVG. Dit komt doordat kwetsbaarheden ontstaan omdat wij bepaalde zaken niet weten of kunnen voorspellen zoals datalekken, ontoereikende procedures, vergissingen of kwade (criminele) opzet ten opzicht van de verwerking van persoonsgegevens. Het kan ook zijn dat de gemeente kiest voor efficiency, zorgplicht, kosten of anderzijds waardoor iemands privacy wordt geschonden. Deze aansprakelijkheidstelling kan zowel door individuele betrokkenen als door een collectief worden ingediend. De collectieve aansprakelijkheidsstellingen lijken toe te nemen. Door het opstellen en implementeren van een privacybeleid en privacy/security by design is het mogelijk om de kans klein te houden en/of verder te verkleinen. Boete Op basis van artikel 83 van de AVG heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de mogelijkheid om boetes op te leggen als een verwerkingsverantwoordelijke niet conform de AVG persoonsgegevens verwerkt. Sinds 2018 heeft de Autoriteit Persoonsgegevens 26 boetes uitgedeeld van gemiddeld € 508.000,- .
De kans op datalekken is afhankelijk van de staat van de beveiliging en het niveau van volwassenheid op het gebied van privacy. Hackers Het gevaar van Hackers die een ransomware aanval plaatsen is niet ondenkbaar. We achten het risico op een voorbedacht aanval klein, maar de financiële gevolgen zullen wel hoog zijn. Uitval ICT voorzieningen De uitval van ICT voorzieningen kan verschillende oorzaken hebben, zoals hackers en uitval servers bij de leverancier. Met de leveranciers van bedrijfskritische applicaties zijn er afspraken gemaakt in een SLA. Die zijn per leverancier anders maar spreken wel over financiële compensatie als de afspraken niet gehaald worden. Hierdoor kan er op kantoor en thuis niet meer gewerkt worden. De schade hangt uiteraard af van de omvang van de uitval, maar tegenwoordig kun je niet meer werken zonder ICT. Wanneer de BEL Combinatie een ochtend niet kan werken, dan betekent dat een verlies van circa 175 fte maal 4 uur maal een gemiddeld uurtarief van € 75 (excl. overhead) = € 52.500.
20
Uitval stroomvoorziening De stroomvoorziening van ons pand loopt via een wijkkast die zich op ons eigen terrein bevindt (technisch gezien geen wijkkast want hij voedt alleen ons pand) waar toch wel één keer per jaar de hoofschakelaar van omgezet is, meestal na kortsluiting. Het risico is vrij hoog, maar de onderbreking is meestal van korte duur. Als beheersmaatregel heeft Burgerzaken de mogelijkheid om uit te wijken naar Blaricum en al het verdere personeel kan thuiswerken. Financiële fraude Financiële fraude kan zich uitstrekken van een onjuiste factuur naar een te hoge subsidie verantwoording, naar een onjuiste onkosten declaratie. Het kan dus voorkomen in diverse processen. Dat maakt dat je niet heel makkelijk op een achternamiddag kan controleren of het voorkomt. Net als bij identiteitsfraude is daarvoor een antenne nodig die signaleert wanneer iets afwijkt van het normale patroon. En het kan elke dag plaatsvinden. Soms kun je het uit een data analyse halen, maar vaker zal het ervaring en kennis zijn waardoor het kan worden voorkomen. Identiteitsfraude Criminele organisaties maken graag gebruik van een valse identiteit. Dit vormt een risico bij de aanvraag of wijziging van identiteitspapieren. Om ons te weren tegen deze vorm van fraude is het protocol ID fraude geactualiseerd.
Tevens zijn alle medewerkers opgeleid op het herkennen van ID fraude en is er extra geïnvesteerd in middelen om ID fraude te voorkomen. Hoewel de schade voor ons niet direct financieel is, kan het wel financieel worden wanneer we aansprakelijk worden gesteld voor vervolgschade wanneer we nalatig zijn geweest. Benodigde weerstandscapaciteit aanwezig weerstandscapaciteit Algemene reserve De algemene reserve vormt onze weerstandscapaciteit. De stand van de algemene reserve is ultimo 2022 (exclusief eventuele winstbestemming en voorgestelde overheveling) € 192.729. Als het voorstel tot bestemming van het resultaat wordt aangenomen, dan heeft de BEL Combinatie een Algemene Reserve van € 235.162. Weerstandsvermogen (bedragen in €) Algemene reserve per 1-1-2022 Mutatie in de Algemene reserve op basis van voorstel Bestemmingsreserves Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Ratio weerstandsvermogen
192.729 42.433 0 235.162 955.500 0,25
Financiële kengetallen Ratio weerstandsvermogen BEL Combinatie Als het voorstel tot bestemming van het resultaat wordt aangenomen, dan heeft de BEL Combinatie een ratio weerstandsvermogen van 0,25. Met een beschikbare weerstandscapaciteit van € 235.162 bevindt het weerstandsvermogen zich nog onder het maximum niveau van € 600.000,-. Theoretisch is dit onvoldoende om de geïnventariseerde en eventuele substantiële risico’s zelf op te vangen.
21
Mochten er grotere risico’s optreden dan zal de BEL Combinatie zich, indien nodig, beroepen op de BEL-gemeenten.
Kengetallen
Realisatie Begroting voor 2022 wijziging 2023
Begroting 2024
Netto schuldquote
103,66%
106,20%
100,64%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
103,66%
106,20%
100,64%
Solvabiliteitsratio
1,52%
0,25%
0,49%
Structurele exploitatieruimte
1,08%
0,00%
0,06%
22
PARAGRAAF ONDERHOUD KAPITAALGOEDEREN
Voor de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is alleen het onderdeel 'gebouwen' van toepassing. In 2009 is het BEL-kantoor in Eemnes in gebruik genomen, waarvan zowel de BEL Combinatie als de gemeente Eemnes voor een deel eigenaar is. De gemeente Eemnes is eigenaar van de bestuursvleugel Eemnes. De BEL Combinatie is ook eigenaar van het pand van de Buitendienst (Gemeentewerf) en de Wijkpost Bijvanck. Voor de drie panden worden meerjarenonderhoudsprogramma’s (mjop's) opgesteld en vertaald naar een meerjarenraming. Deze worden jaarlijks geactualiseerd. Op basis hiervan wordt het onderhoud gepland. Voor financiering van de uitvoering van het meerjarenonderhoud is door de BEL Combinatie gekozen voor de componentenbenadering. De afzonderlijke delen van het gebouw worden dan apart geactiveerd wanneer ze worden vervangen. De activeringsgrens ligt op € 10.000. Daaronder worden de uitgaven direct in de exploitatie als lasten opgenomen. Voor bedragen boven de € 10.000 worden kredieten aangevraagd. Investeringen (onderhoud geactiveerd) Voor de drie BEL-gebouwen worden de onderhoudsinvesteringen normaal alleen gebaseerd op het meerjarenonderhoudsplan. Door de ontwikkelingen met het hybride werken is het echter wenselijk om het gebouw ook aan te passen aan een nieuwe manier van werken.
Die manier van werken is geschetst in de meerjarenontwikkelnota en de investeringen daarvoor bestaan deels uit budgetten binnen de mjon en deels uit onderhoudsbudgetten. Zo worden hier kredieten die later zijn gepland voor de vervanging van de vloeren en het binnen schilderwerk naar voren gehaald. Deze investeringen staan hieronder toegelicht en zijn opgenomen in het investeringsplan. BEL-gebouwen Zuidersingel 5 BEL-kantoor regulier mjop onderhoud
2024
2025
2026
2027
1.464.113
90.611
128.108
43.200
80.850
-
-
-
208.302
-
naar voren gehaald i.v.m. mjon
1.255.811
-
Zuidersingel 2 Gemeentewerf
10.120
34.917
-
-
Levensboom 12 Wijkpost Bijvanck Totaal
1.474.233
125.528
208.958
43.200
23
Uitsplitsing kredieten 2024 Om meer inzicht te geven in de aankomende investeringen staan deze hieronder uitgesplitst. Daarbij maken we een onderscheid in de investeringen conform de reguliere planning en de vooruitgeschoven investeringen vanwege VIBE.
Investeringen vanuit het MJOP regulier (2024)
Bedrag
Afschrijvingsduur jaarlijkse BEL in jaren kapitaallast
Luchtbehandeling beg.grond GHPP
37.009
15
2.669
Vluchtwegverlichting
72.900
15
5.258
Drukverhogingsinstallaties
15.480
15
1.116
Brandmeldinstallatie en gasdetectie
82.913
15
5.980
Totale investering installaties
208.302
21.345
Investeringen vanuit het MJOP vooruitgeschoven (van 2028 naar 2024)
Bedrag
Afschrijvingsduur jaarlijkse BEL in jaren kapitaallast
vloer, afwerking, tapijt
162.229
10
17.128
vloer, afwerking PVC
93.208
10
9.841
Elektrisch schakelmateriaal
48.696
15
3.512
Elektrische verlichting
38.957
15
2.810
Binnen schilderwerk
98.721
10
10.423
Vervangen LBK - verplichting RUD
297.000
20
16.458
Verlichting (armaturen)
356.400
20
19.750
Plafond vervangen van jaarschijf 2034)
160.600
20
8.900
Totale investering Vloeren en overige
1.255.811
43.715
Kleiner onderhoud (bedragen in exploitatie) Uit de meerjarenonderhoudsplanning komen ook werkzaamheden met bedragen onder de € 10.000,(b.v. vervanging van sanitair, schakelaars, klein schilderwerk, etc.). Dit onderhoud telt op naar de bedragen die hieronder staan. BEL-gebouwen Zuidersingel 5 BEL-kantoor Zuidersingel 2 Gemeentewerf Levensboom 12 Wijkpost Totaal
2024 24.058 21.539 45.597
2025 21.039 8.950 29.989
2026 28.587 242
2027 337 -
28.829
337
In de begroting nemen we niet exact deze bedragen op, maar gaan we uit van jaarlijks vaste budgetten waarin ook de kosten van schade en dagelijks onderhoud worden meegenomen.
24
PARAGRAAF FINANCIERING
Algemeen Treasurystatuut Per 1 januari 2001 geldt de wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt van de wet is het beheersen van financiële risico’s. Dat uit zich in een tweetal randvoorwaarden. De eerste is dat het aangaan en verstrekken van leningen, evenals het verlenen van garanties, alleen is toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en derivaten een prudent karakter moeten hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomen door het lopen van overmatige risico´s. Verder uit het beheersen van risico’s zich in de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Deze kwantitatieve randvoorwaarden beogen de renterisico´s te begrenzen die verbonden zijn aan financiering door middel van korte dan wel lange schuld. In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn:
het beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s; het aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities; het optimaliseren van het renteresultaat.
Financiering en Rente Financieringsbehoefte BEL Combinatie 2023 In 2018 is de toenmalige leningenportefeuille geherfinancierd. Uit dat nieuwe herfinancieringspakket, vervalt begin oktober 2023 de eerste lening van € 6.000.000. Vooruitlopend op nieuwe besluitvorming in 2023 is in de begroting 2024 rekening gehouden met een herfinanciering van deze lening voor een bedrag van € 5.000.000. De rentelasten hiervoor zijn gedekt met de daarvoor aangehouden stelpost ‘versterking BEL’. Leningenportefeuille In onderstaand overzicht is het verloop van de langlopende leningen in 2023 en verder gepresenteerd. Omschrijving BNG 40.112203 BNG 40.112204 BNG 40.112206 Nieuw af te sluiten Totaal
Lening bedrag
Rente
6.000.000 6.000.000 5.000.000 5.000.000
1,15% 1,49% 0,72% 3,00%
Saldo 1-1-2024 6.000.000 4.971.527 2.544.955 5.000.000 18.516.482
Aflossingen 0 215.825 502.588 718.412
Saldo 31-12-2024 6.000.000 4.755.702 2.042.367 5.000.000 17.798.070
Rentelast 2024 69.000 72.086 16.078 150.000 307.164
Leningenportefeuille BEL Combinatie Contractnummer BNG 40.112203 ad € 6.000.000 heeft betrekking op betreft een FIXE lening. Deze lening wordt op 2 oktober 2028 afgelost. Eind 2028/begin 2029 dient deze lening te worden geherfinancierd. 25
De overige leningen worden jaarlijks annuïtair afgelost. Voor deze leningen hoeft geen herfinanciering plaats te vinden.
Beleggingsportefeuille De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen door rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. Dit is een percentage (20%) van de totale begroting van de gemeenschappelijke regeling. Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst hiervan mag niet overschreden worden, zodat er spreiding van de opgenomen leningen en daarmee van de renterisico’s ontstaat. Bij de vier langlopende geldleningen is voor 2024 geen sprake van een renteherzieningstermijn of herfinanciering. Renterisiconorm op vaste schuld (bedragen x € 1.000) 1a Renteherziening op vaste schuld o/g
2024 0
1b
Renteherziening op vaste schuld u/g
0
2
Renteherziening op vaste schuld (1a - 1b)
0
3a
Nieuw aangetrokken vaste schuld
0
3b
Nieuw uitgezette lange leningen
0
4
Netto nieuw aangetrokken vaste schuld (3a - 3b)
0
5
Betaalde aflossingen
6
Herfinanciering (laagste van 4 en 5, minimaal 0)
7
Renterisico op vaste schuld (2 + 6)
718 0 718
Renterisiconorm 8
Begrotingstotaal per 1 januari
27.233
9
Het bij gemeenschappelijke regelingen vastgesteld percentage
20%
10
Renterisiconorm
5.447
Toets renterisiconorm 10
Renterisiconorm
7
Renterisico op vaste schuld (2 + 6)
11
Ruimte (+) / Overschrijding (-) (10 - 7)
5.447 718 4.729
Renterisiconorm
Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is bedoeld om de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven welk bedrag een gemeenschappelijke regeling mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. De limiet betreft een percentage (8,2%) van het begrotingstotaal. Voor de BEL Combinatie bedraagt de kasgeldlimiet circa € 2,2 miljoen. Wanneer de kasgeldlimiet langer dan twee kwartalen wordt overschreden dient de 26
kortlopende schuld omgezet te worden in een langlopende schuld. De DVO bijdragen worden per kwartaal in rekening gebracht bij de gemeenten en zijn normaal voldoende om de lopende uitgaven te dekken.
Berekening kasgeldlimiet 1. Begrotingstotaal 2. Kasgeldlimiet in % 3. Kasgeldlimiet (1x2) Berekening kasgeldlimiet
2024 27.233.358 8,20% 2.233.135
Omslagrente De omslagrente is de rente die gehanteerd wordt voor het berekenen van de rentecomponent van de kapitaallasten. Met ingang van 2017 dient het percentage jaarlijks berekend te worden aan de hand van de werkelijke rentekosten. Voor 2024 bedraagt de renteomslag 1,39%, deze wordt afgerond naar 1%. Het rentepercentage voor de projectfinanciering (agio van de herfinanciering 2018) bedraagt afgerond 1,5%. Schema rentetoerekening 2024 a) Externe rentelasten over korte en lange financiering b) Externe rentebaten Saldo rentelasten en rentebaten c1) Rente die aan de GREX moet worden doorberekend c2) Rente projectfinanciering activa Aan taakvelden toe te rekenen externe rente d1) Rente over eigen vermogen d2) Rente over voorzieningen Totaal werkelijk aan taakvelden toe te rekenen rente e) De aan taakvelden toegerekende rente (rente-omslag) Renteresultaat op taakveld treasury
Rente omslag Begroting 2024 Totale boekwaarde activa 1 januari 2024 af: Boekwaarden projectfinanciering per 1 januari 2024 Boekwaarde t.b.v. omslagrente Omslagrente niet afgerond (= werkelijk toe te rekenen rente ÷ boekwaarde) Omslagrente 2024 (afgerond)
bedragen in € -/-
307.164 0 307.164
0 -73.602 -73.602 233.562 0 0 233.562 238.484 -4.922 bedragen in € 21.526.910 4.737.639 16.789.271 1,39% 1,00%
27
PARAGRAAF OPENBAARHEID
Het Programma Wet open overheid bestaat uit drie onderdelen: het actief openbaar maken van documenten, het wegwerken van de archiefachterstanden en het verbeteren van ons documentmanagement. Het project omtrent documentmanagement is ook onderdeel van het VIBE programma en wordt in 2023 opgepakt. Archiefbestanden Voor het wegwerken van de archiefachterstanden is een externe partij in 2023 gestart en die zal in 2024 dit project afronden. Hiermee wordt het grootste gedeelte van het papieren archief geordend en klaargemaakt voor overbrenging naar de streekarchieven. Openbaar maken Voor het actief openbaar maken van documenten zijn er in totaal 11 categorieën die de gemeente wettelijk verplicht is openbaar te maken. Het openbaar maken van de documenten in de 11 categorieën is in drie fasen verdeeld. Op een later moment maakt de rijksoverheid bekend per wanneer welke fase ingaat. In 2024 is de ambitie dat de drie BEL-gemeenten voor alle categorieën in fase 1 documenten actief openbaar gaan maken. Het gaat hierbij om de categorieën: Wet- en regelgeving, Organisatiegegevens, Raadsstukken, Bestuursstukken en Woo verzoeken. In 2023 worden de processen hiervoor beschreven en de medewerkers geïnstrueerd en opgeleid. Tot op heden is het nog niet bekend wanneer fase 1 ingaat. De BEL Combinatie heeft als ambitieniveau Midden gekozen.
Dat houdt in dat we streven om voor te lopen op de wettelijk vereiste planning van de rijksoverheid voor de actieve openbaarmaking. Door nu al actief bezig te zijn met de voorbereidingen voor het actief openbaar maken van de categorieën in fase 1 en fase 2 blijven we voldoen aan het vastgestelde ambitieniveau. Afhankelijk van de ontwikkeling van het landelijke overheidsplatform zullen de stukken openbaar worden gemaakt via dit landelijke platform of in het geval dat het landelijke platform nog niet werkend is via de gemeente websites. De nodige technische voorbereidingen hiervoor realiseren we in de loop van 2023. Daarnaast breiden we de categorieën uit fase 2 voor. Dit houdt in dat in samenspraak met de proceseigenaren zal worden gekeken naar wat de actieve openbaarmaking van invloed heeft op hun proces en de nodige verbeteringen in het proces zullen worden doorgevoerd. Het gaat dan om de volgende categorieën: Wet- en regelgeving (uitbreiding op fase 1), Raadsstukken (uitbreiding op fase 1), Adviezen van adviescolleges en Jaarplannen en –verslagen.
28
OVERIGE PARAGRAFEN De overige, door de Commissie BBV verplichte, paragrafen zijn voor de BEL Combinatie niet van toepassing. Hieronder worden de redenen kort toegelicht: Lokale heffingen Sinds 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten gebeurt rechtstreeks in de administratie van de betreffende BEL-gemeente. Verbonden partijen Er is geen sprake van partijen waaraan de BEL Combinatie zich privaat- of publiekrechtelijk verbonden heeft én waar de BEL Combinatie een bestuurlijk én een financieel belang in heeft. Grondbeleid Sinds 1 januari 2008 zijn de taken op het gebied van het grondbeleid van de gemeenten gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de jaarrekening van de betreffende gemeente.
29
ONTWIKKELING REGULIERE DVO BIJDRAGE 2024 – 2027 In dit hoofdstuk schetsen we de ontwikkeling van de reguliere DVO bijdrage vanuit de gemeenten. Dit staat los van een eventuele bijdrage voor het maatwerk. De basis voor de begroting 2024 van de BEL Combinatie is de jaarschijf 2024 van de primaire begroting 2023 van de BEL Combinatie. Hieraan zijn toegevoegd de structurele mutaties van de 1ste begrotingswijziging 2023 en de kadernota 2024. Samen met de uitname voor de belastingtaken vormt dit het financiële kader voor de begroting 2024 van de BEL Combinatie. Onderstaand overzicht geeft aan hoe dit kader, exclusief maatwerk, is opgebouwd. Hierbij plaatsen we de kanttekening dat het basisbedrag van de primitieve begroting inclusief de Boa-lasten is die in 2023 nog maatwerk zijn, maar in 2024 naar de reguliere begroting gaan. In een volgens hoofdstuk geven we aan in hoeverre we bij het opstellen van de begroting binnen dit financiële kader zijn gebleven. Financieel kader na kadernota 2024
Meerjarenperspectief 2024 - 2027 DVO bijdrage regulier
2024
2025
2026
2027
Meerjarenbegroting 2023 – 2026, primitief
22.211.574 22.211.148 22.209.145 22.209.145
Vastgestelde meerjarige wijzigingen DVO regulier Autonome ontwikkelingen (1e begrotingswijziging 2023) Boa aanvulling (1e begrotingswijziging 2023) MJON (1e begrotingswijziging 2023) Klimaatgelden (1e begrotingswijziging 2023) Verwachte cao & prijsstijging 2024 e.v. (kaderbrief 2024)
809.272 187.390 2.344.720 723.429 672.562
Stand ná verwerking Kaderbrief 2024
26.948.946 26.501.272 25.644.174 25.644.174
Correctie DVO-bijdrage uitbesteding belastingtaken Kader totale DVO bijdrage - regulier 2024 - 2027
-643.366
793.299 187.390 1.913.720 729.934 665.782
-643.366
788.028 187.390 1.798.720 0 660.891
-643.366
788.028 187.390 1.798.720 0 660.891
-643.366
26.305.580 25.857.906 25.000.808 25.000.808
Dit financiële kader is voor de BEL Combinatie het uitgangspunt voor het opstellen van de reguliere begroting. Daarnaast komen er in de begroting nog eventuele maatwerk bijdragen en incidentele projecten. Toelichting 1ste Wijziging 2023 De eerste wijziging 2023 werkt voor de structurele budgetten ook door op de begroting 2024. Deze wijziging is februari 2023 door het bestuur vastgesteld. Hieronder staan in het kort de wijzigingen die betrekking hebben op de reguliere begroting:
30
1. Autonome ontwikkelingen 2023. Hieronder vallen alleen de stijging van de salariskosten. Deze stijging van de loonkosten is voor 2023 berekend op 5%. 2. Uitbreiding Boa’s. De formatie van de boa’s is gelijk getrokken voor de gemeenten en in zijn geheel opgenomen in de formatie (geen apart maatwerk meer) en aangevuld met kosten voor het benodigde materieel. 3. De MJON. Bij de begrotingsbehandeling 2023 van de gemeenten is door de drie gemeenten besloten dat de BEL Combinatie middelen krijgen voor de taken en investeringen uit categorie 1. Deze bedragen worden toegevoegd aan de begroting van de BEL Combinatie. 4. De overheveling van beschikbaar gestelde ‘klimaatgelden’. In een brief van de minister voor Klimaat en Energie (Minister Jetten) is aangegeven wat de gemeenten in ieder geval kunnen verwachten aan uitvoeringsmiddelen voor de aanpak van klimaat en duurzaamheid. De gemeenten hevelen deze gelden 1 op 1 door naar de BEL Combinatie.
Kadernota Salarissen cao effect De vastgestelde CAO 2023 is verwerkt in de cijfers van de begroting 2024. Bij de 1e begrotingswijziging 2023 en de kadernota 2024 is reeds rekening gehouden met de verwachte effecten. De actualisatie van de salarissen op basis van de vastgestelde cao is volledig afgedekt met de gevormde stelposten. Kanttekening bij de salarisstijging is dat gemeenten hiervoor worden gecompenseerd via de loon- en prijscompensatie in de Algemene Uitkering (meicirculaire 2023). Prijsindex Jaarlijks wordt de inflatie gemeten op basis van de consumentenprijsindex en de prijs overheidsconsumptie. We hanteren hierbij een schatting over meerdere jaren met een periodieke actualisatie. In het indexcijfer zit dan jaarlijks een correctie voor het teveel of tekort aan prijscompensatie van voorgaande jaren. Voor 2024 ziet dat er als volgt uit:
Wanneer we dit percentage loslaten op de prijsgevoelige budgetten, dan komen we tot de volgende stelpost voor 2024 e.v.
31
Meerjarenbegroting 2024 – 2027 effect inflatie Omschrijving
Begroting Begroting Begroting Begroting 2024 2025 2026 2027
Kosten per categorie 3.8 Overige goederen en diensten Stelpost inflatie 4,4%
5.842.589 257.074
5.874.876 258.495
5.825.233 256.310
5.825.233 256.310
Correctie uitbesteding belastingtaken Vanaf 2023 worden de belastingtaken van de BEL-gemeenten uitgevoerd door de gemeenten Huizen en Baarn. De begroting 2023 was hier nog niet op aangepast. In het volgende overzicht wordt een specificatie gegeven van de wijzigingen binnen de BEL Combinatie als gevolg van het afstoten van belastingtaken. De wijzigingen betreffen voornamelijk de salarislasten en de licentiekosten. Daarnaast stonden er wat kleinere kosten en baten op deze kostenplaats. Deze wijziging wordt ook nog doorgevoerd bij de zomernota van de BEL Combinatie. Lagere bijdrage a.g.v. uitbesteding belastingtaken
2024
2025
2026
2027
Aframen formatiebudget H&W Aframen formatiebudget Invordering Procesregisseur P&C Aframen overige budgetten H&W Aframen bijdrage i.v.m. verbeterplan WOZ Aframen budget licenties software civision belastingen