Afronding evaluatierapport GGiD Inhoud In lijn met het besluit dat op 2 november 2022 is genomen om

INFORMATIENOTA RAAD EEMNES

Van

het college van B&W

Aan

Gemeente Eemnes - Gemeenteraad

Portefeuillehouder

Havinga, M

Onderwerp Afronding evaluatierapport GGiD Inhoud In lijn met het besluit dat op 2 november 2022 is genomen om een einde te maken aan de ontwikkeling van het Jeugd Gezondheid Informatiedossier (GGiD), willen wij u informeren over de voltooiing van het evaluatierapport dat in opdracht is gegeven. Dit rapport heeft betrekking op de opgedane inzichten en aanbevelingen met als doel de basis te vormen voor toekomstig stappen en besluitvorming. Doel Deze memo heeft als doel u te informeren over de voltooiing van het evaluatierapport en u op de hoogte te stellen van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen die hieruit naar voren zijn gekomen. Belangrijkste punten uit het evaluatierapport 1. Leidraad voor evaluatie: in reactie op het stopbesluit van 2 november 2022 heeft de gemeenteraad op 19 december 2022 een motie aangenomen. Deze motie, die de criteria voor de onafhankelijke evaluatie van de GGID formuleerde, diende als leidraad voor het uitvoeren van de evaluatie. De genoemde criteria in de motie zijn zorgvuldig gevolgd tijdens het evaluatieproces. 2. Integratie naar nieuwe aanbesteding: de aanbevelingen die voortkomen uit de evaluatie zullen worden geïntegreerd in het proces van de nieuwe aanbesteding voor het digitale kinddossier. 3.

Extrapolatie: de gezamenlijke opdracht van drie GGD's in 2016 voor de ontwikkeling van een nieuw digitaal dossier, dat uiteindelijk in 2022 is mislukt, heeft geleid tot een evaluatie om lessen te trekken voor een nieuwe aanbesteding. Echter, gezien de Pagina 1 van 3

verstreken tijd sindsdien, rijst de vraag of de bevindingen en uitkomsten nog steeds relevant en toepasbaar zijn in de huidige context. De veranderde praktijk en technologische ontwikkelingen in de afgelopen jaren moeten worden overwogen bij het nemen van beslissingen voor eventuele hernieuwde initiatieven op dit gebied. 4. Programmaorganisatie: het evaluatierapport toont een organigram van de programmasturing op pagina 7, waarin gedurende het project enkele wijzigingen zijn opgetreden. Hoewel het rapport de agendering van het GGiD-onderwerp vermeldt vanaf de tweede helft van 2019, blijkt uit onze ervaring dat de verstrekte informatie onvoldoende transparant en volledig is gebleken voor een constructieve discussie en effectieve governance. Het rapport benadrukt het belang van samenwerking, maar beperkt zich tot duidelijke afstemming met de AB- en gemeentebesturen, zonder het belang van nauwere ambtelijke afstemming voor real-time monitoring en aanpassing van de voortgang te benadrukken. Voor een effectieve governance in de toekomst is het cruciaal dat de GGD regio Utrecht (aangezien de afzonderlijke GGD'en doorgaan in de nieuwe aanbesteding) aanzienlijk meer informatie deelt en transparantie biedt. Dit zal bijdragen aan een succesvolle uitvoering van het project en een effectieve samenwerking met de betrokken partijen. 5.

Minimale belasting door scholing: maatregelen moeten worden genomen om de scholingsinspanningen tot een minimum te beperken bij het nieuwe digitale kinddossier, zodat medewerkers snel en effectief met het systeem kunnen werken. 6. Inkoopexpertise: tijdens de aanbestedingsfase wordt gespecialiseerde inkoopexpertise ingezet om ervoor te zorgen dat het proces efficiënt verloopt en aan alle vereisten voldoet. 7. Bruikbaarheid voor medewerkers en partners: er zal speciale aandacht besteed moeten worden aan de gebruiksvriendelijkheid van het systeem om ervoor te zorgen dat medewerkers en samenwerkingspartners het efficiënt kunnen gebruiken. Conclusie Het rapport toont aan dat de evaluatie grondig en zorgvuldig is uitgevoerd en aansluit bij de motie van de gemeenteraad van Eemnes. Kijkend naar de toekomst concluderen wij dat het rapport concrete aandachtspunten benoemd, die meegenomen worden in de nieuwe aanbesteding. De raad zal goed geïnformeerd worden over de te maken keuzes, met en zonder financiële consequenties. Financiën De uitgaven die gemoeid zijn met het onderzoek zijn reeds voldaan in 2022. In de begroting 2022 en 2023 e.v. zijn de lasten voor de nieuwe aanbesteding reeds opgenomen. Bijlagen 1. Raadsinformatiebrief GGDrU 2. Evaluatierapport onderzoek

Pagina 2 van 3

Steller L. Eisses Registratiedatum 01 december 2023

Pagina 3 van 3