Actualisatie Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

BESLISVOORSTEL RAAD EEMNES Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes - Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes Onderwerp Actualisatie Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland Portefeuillehouder Benthem, R. van Openbaar Ja Korte inhoud Voor de actualisatie van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland heeft de Gemeenteraad de mogelijkheid een zienswijze in te dienen. Besluiten 1. In te stemmen met de ontwerp-wijziging van de gemeenschappelijke regeling Archief Eemland; 2. De bijgevoegde zienswijze op de ontwerp-wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland in te dienen. Aanleiding voorstel Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken Pagina 1 van 5

gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. Archief Eemland voert de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande uit: 1. Toezicht en advies Archief Eemland draagt bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens de Archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en organisatorische wijzigingen treden de archivaris en de toezichthouder op als adviseur. 2. Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijke overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats.

Doel Met dit besluit zorgen we ervoor dat verantwoordelijkheden en participatie voor alle deelnemers duidelijk en geborgd is, continueren we de huidige dienstverlening voor alle inwoners en belanghebbenden van de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken van de raden van de deelnemende gemeenten. Toelichting besluit (argumenten)

1.1 Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht.

1.2 De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kader stellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerpbegroting te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling.

Pagina 2 van 5

1.3 Met de nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio.

1.4 Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer, voor zowel papieren archief als digitaal archief.

3.1 Als gemeente willen we duidelijke afspraken maken over de dienstverlening die wordt geleverd door de Gemeenschappelijke regeling In het voortraject omtrent het opstellen van de Gemeenschappelijke regeling is bij de deelnemende gemeente de optie voorgelegd om niet direct de volledige ophoging van de kosten te betalen. Dit zou betekenen dat pas per 2027 de volledige ophoging van de wordt betaald, echter zouden deze gemeenten tot die tijd ook niet de volledige dienstverlening ontvangen. De gemeente Eemnes heeft ervoor gekozen om wel direct de volledige ophoging van de kosten te betalen en daarmee de volledige dienstverlening ontvangen. In de zienswijze wordt dit nogmaals benoemd en geëist dat er onderscheid wordt gemaakt in de dienstverlening die aan ons wordt geleverd en de dienstverlening die wordt geleverd aan de gemeenten die hier niet voor betalen tot 2027.

3.2 De GR moet kunnen voldoen aan de wettelijke taken die zij moeten uitvoeren. In het verlengde van de dienstverlening richt de zienswijze zich op de zorgen vanuit de gemeente over de niet ingevulde functies van Streekarchivaris en Toezichthouder. Beide functies zijn per 1 april 2025 vacant waardoor de Gemeenschappelijke regeling geen goede dienstverlening kan leveren en daarnaast hun wettelijke taak niet kan uitvoeren. Het is daarom van belang dat deze functies zo snel mogelijk ingevuld worden om de dienstverlening waar we voor betalen te garanderen. Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Archiefwet 1995 Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie In eerste instantie zal enkel de Gemeente Eemnes aansluiten bij de GR Archief Eemland met een uitvoerend DVO. Na vaststelling zal de BEL Combinatie aansluiten bij de GR via een Raamwerk DVO met uitvoerend DVO.

Pagina 3 van 5

Financiën In de huidige situatie betaalt alleen de Gemeente Eemnes een jaarlijkse bijdrage aan de GR, dit ligt nu op €38.259,-. De BEL Combinatie betaald nu geen bijdrage aan de GR. In de nieuwe GR zullen de kosten toenemen. Dit komt mede door de verdere digitalisering en de komst van het e-depot (zie bijlage 4) De nieuwe kosten-verdeling ziet er als volgt uit: Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€ 13.908,80

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€ 35.610

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€ 11.604

Totale kosten in 2025

€ 61.122,80

Deze nieuwe kosten waren in eerste instantie volledig voor de Gemeente Eemnes. In overleg met Archief Eemland is voorgesteld om de kosten te splitsen, zodat de BEL Combinatie ook een deel van de kosten op zich neemt. Gekozen is om de kosten van Toezicht en advisering te laten bekostigen door de BEL Combinatie, omdat deze dienstverlening met name door de BEL Combinatie wordt afgenomen. De kosten voor Eemnes zullen dus komen op onderstaand overzicht, plus het gedeelte van de kosten van de BEL Combinatie. Het gaat om een toename van de jaarlijkse kosten van €13.127,64. Onderdeel

Kosten

Kosten voor Toezicht & advisering

€ 4.172,64

Kosten voor Analoog archiefbeheer

€ 35.610

Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot)

€ 11.604

Totale kosten in 2025

€ 51.386,64

In de huidige begroting houden we nu rekening met een budget van €25.000,-. Dit

budget is eerder niet opgehoogd naar de huidige €38.259,-. De structurele toename van de jaarlijkse kosten zal in het voorstel van de daadwerkelijke vaststelling van de Gemeenschappelijke regeling meegenomen worden door middel van een begrotingswijziging. Begrotingswijziging nodig? Ja, in begroting gemeente. De begrotingswijziging zal bijgevoegd worden bij het definitief vaststellen van de Gemeenschappelijke regeling later dit jaar.

Pagina 4 van 5

Uitvoering De zienswijze zal worden toegestuurd naar de GR Archief Eemland. Na de zienswijzeperiode zullen de documenten waar nodig worden aangepast en via de colleges voor definitieve vaststelling aan de raden worden voorgelegd.

Bijlagen 01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland 02 Uitvoerende DVO Archief Eemland 03 Zienswijze Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Steller M. van Bijsterveld(mbijs). Registratiedatum 15 april 2025

Pagina 5 van 5