Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2028rvs
Tekst van het document
BESLISVOORSTEL RAAD Eemnes Besluitvormend orgaan Gemeente Eemnes – Gemeenteraad Gemeentecode Eemnes
Onderwerp
Aanbesteding accountantsdiensten 2024-2028; aanwijzing accountant Portefeuillehouder? R. van Benthem Openbaar Ja
Korte inhoud
De huidige contractperiode met de accountant loopt in 2024 af met de controle over het boekjaar 2023. Verlenging is niet meer mogelijk, zodat een nieuwe accountant moet
worden aangewezen. In de raad van 10 juli 2023 heeft u ingestemd met een Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor de BEL-organisatie, de drie BEL-
gemeenten en de gemeente Huizen voor een periode van vier jaar met een optie tot
verlenging met telkens één jaar tot en met uiterlijk boekjaar 2030. De raad van Eemnes is in aanbestedingstraject door de raadslid Bunt vertegenwoordigd.
Uiteindelijk is medio februari 2024 de aanbesteding van de accountantsdiensten gegund aan Eshuis Accountants en Adviseurs. Besluiten
1. Kennis te nemen van het programma van eisen, de selectiecriteria en de per selectiecriterium gehanteerde weging.
2. De gunning aan Eshuis Accountants en Adviseurs als accountant voor de
boekjaren 2024-2028, met de mogelijkheid van een verlenging met telkens één jaar tot en met uiterlijk boekjaar 2030 te bekrachtigen.
Inleiding
De huidige contractperiode met de accountant loopt in 2024 af met de controle over het boekjaar 2023. Verlenging is niet meer mogelijk, zodat een nieuwe accountant moet
Pagina 1 van 4
worden aangewezen. In de raad van 10 juli 2023 heeft u ingestemd met een Europese aanbesteding van de accountantsdiensten voor de BEL-organisatie, de drie BEL-
gemeenten en de gemeente Huizen voor een perioden van vier jaar met een optie tot
verlenging met telkens één jaar tot en met uiterlijk boekjaar 2030. De raad van Eemnes is in aanbestedingstraject door de raadslid Bunt vertegenwoordigd.
Uiteindelijk is medio februari 2024 de aanbesteding van de accountantsdiensten gegund aan Eshuis Accountants en Adviseurs. Doel
Met de gunning van de accountantsdienste aan Eshuis Accountants en Adviseurs heeft de gemeente Eemnes (en de BEL Combinatie en de gemeenten Laren, Blaricum en Huizen) voor tenminste de periode 2024-2028 een nieuwe accountant voor de accountantsdiensten.
Toelichting besluit (argumenten)
De Europese aanbesteding van de accountantsdiensten heeft plaatsgevonden voor de drie BEL-gemeenten, gemeente Huizen en de BEL-organisatie. De aanbesteding heeft bestaan uit twee gescheiden percelen: -
een perceel gemeente Huizen en de gemeenschappelijke regeling HBEL
-
een perceel gezamenlijke BEL-gemeenten en de BEL-organisatie.
Ten behoeve van de aanbesteding is een aanbestedingsleidraad opgesteld (zie bijlage). In die leidraad zijn opgenomen: -
het programma van eisen (zie 4.1);
-
de te hanteren criteria voor de selectie (zie 4.2.6);
-
per selectiecriterium de bijbehorende weging (zie 4.2.6).
Van het aanbestedingstraject maakt een selectieprocedure deel uit. Voor dit onderdeel is een selectiecommissie ingesteld bestaande uit vertegenwoordigers van de gemeente Huizen, de drie BEL-gemeenten en de BEL-organisatie. Het raadslid Bunt heeft als afgevaardigde van de raad van Eemnes deelgenomen aan de selectiecommissie.
De rol van de selectiecommissie in de aanbestedingsprocedure is, om de inschrijvingen
aan de hand van de in de aanbestedingsleidraad opgenomen criteria te beoordelen en te wegen.
Op basis van de door de selectiecommissie gemaakte beoordeling en weging, en met
inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke termijnen, is het sluitstuk van elke
aanbesteding de gunning. Daarmee komt formeel-juridisch een overeenkomst tot stand voor het verrichten van de gegunde werkzaamheden.
Een raadsbesluit tot gunning is derhalve niet aan de orde. Wel is het de bevoegdheid van uw raad om een accountant aan te wijzen. Bij een aanbesteding is dat een besluit, waarmee de gunning formeel door uw raad wordt bevestigd.
Pagina 2 van 4
Op beide kavels is ingeschreven door twee bureaus, te weten: •
Eshuis Accountants en Adviseurs
•
ETL
Na beoordeling en weging aan de hand van de in aanbestedingsleidraad opgenomen criteria (zie bijlage), heeft Eshuis Accountants en Adviseurs op beide percelen de hoogste totaalscore gehaald. Op basis van deze uitkomst zijn de
accountantswerkzaamheden voor de gemeente Blaricum (en Eemnes, Laren Huizen en
de BEL-organisatie) voor de boekjaren 2024 tot en met 20028 aan dit bureau gegund. In vervolg hierop wordt u voorgesteld Eshuis Accountants en Adviseurs aan te wijzen als accountant. Daarmee bekrachtig u als raad bekrachtigt de gunning / uitkomsten van de aanbesteding.
Vastgesteld wettelijk- en beleidskader Gemeentewet artikel 213, lid 2.
Gemeenschappelijke regeling BEL Combinatie Relatie BEL-gemeenten en BEL Combinatie
Eenzelfde voorstel wordt deze maand ook ter besluitvorming voorgelegd in de gemeenten Blaricum en Laren en aan het BEL-bestuur. Kanttekeningen
Eshuis Accountants en Adviseurs heeft de afgelopen jaren ook de accountantsdiensten
uitgevoerd. Het is toegestaan om wederom in te schrijven voor een nieuwe periode, maar dan wel met een nieuwe accountant. Financiën
De kosten voor de gemeente Eemnes zijn € 26.489,- hoger dan de huidige in de
begroting opgenomen budget per te controleren boekjaar. Deze kosten zullen bij de eerstvolgende begrotingsactualisering in de begroting worden verwerkt. Begrotingswijziging nodig?
Neen, zie uitleg bij het kopje Financiën. Uitvoering
De gunning is verstrekt en formeel heeft de niet-gegunde partij tot eind februari 2024 de mogelijkheid gehad hierop te reageren. Communicatie /.
Pagina 3 van 4
Bijlagen -
De Aanbestedingsleidraad
-
Overzicht uitslag beoordeling/weging inschrijvingen
-
Concept-raadsbesluit
Steller
A.H. de Graaf-Gerrits Registratiedatum 11 maart 2024
Pagina 4 van 4