230913 Controleverordening 213 Eemnes

CONTROLEVERORDENING 2023 GEMEENTE EEMNES De Raad van de gemeente Eemnes, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 26 september 2023, besluit de volgende verordening vast te stellen: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Eemnes.

Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: -

accountant: een door de gemeenteraad benoemde accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet, belast met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

-

accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van hetgeen benoemt in artikel 213 lid 3;

-

accountantsverslag of verslag van bevindingen: een rapportage van de accountant over bevindingen over de jaarrekeningcontrole die na afloop van de accountantscontrole afgegeven;

-

college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemnes;

-

deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijk organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening;

-

managementletter: een rapportage van de accountant over bevindingen welke tussentijdse het te controleren boekjaar wordt uitgegeven en geeft de bevindingen over het opzet, bestaan en werking van de processen onderliggende aan de totstandkoming van de jaarrekening;

-

raad: de gemeenteraad van de gemeente Eemnes;

-

rapportagegrens: grensbedrag in euro’s waarboven bevindingen worden gerapporteerd;

-

rechtmatigheid (in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording): de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante weten regelgeving;

-

rechtmatigheidsverantwoording: een door het college afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid;

-

verantwoordingsgrens: grensbedrag in euro’s, gebaseerd op een wettelijke procentuele bandbreedte van de totale lasten inclusief reservestortingen, waarboven bevindingen invloed hebben op de strekking van de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole ten minste opgenomen: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportagegrens) bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang bases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapportagegrens) c. de minimale inrichtingseisen voor de accountantsrapportages; d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

4. In afwijking van het gestelde in lid 3, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapportagegrens hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging.

Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering door accountant 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert dat de rechtsmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. De managementletter en het accountantsverslag worden voor hoor en wederhoor aangeboden aan de portefeuillehouder financiën en de benodigde ambtelijke afvaardiging. 3. De managementletter, het accountantsverslag en de accountantsverklaring worden voor verzending aan de auditcommissie en de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt voorafgaande aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag met de auditcommissie en de raad.

Artikel 8. Normenkader Het normenkader geeft het kader waarbinnen het college de financiële rechtmatigheid toetst en waarmee de accountant tot een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening kan komen.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2023; 2. De Controleverordening gemeente Eemnes, vastgesteld bij besluit van 1 november 2003, vervalt per 1 januari 2023. 3. Deze verordening kan worden aangehaald als Controleverordening 2023 gemeente Eemnes.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 oktober 2023. De voorzitter,

De griffier,

De heer R. van Benthem RA

Mevrouw A. de Graaf-Gerrits