20200313 B3 Beheercommissie

Klimaatklachten Clusterschool Beheercommissie

BIJLAGE 3

1. Inleiding In onderstaande wordt ingegaan op de rol van de beheercommissie van de Clusterschool in relatie tot de klachten over het binnenklimaat.

2. De samenwerkingsovereenkomst (2007) In april 2007 is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten tussen de drie scholen (Zuidwend, Mariaschool, Wegwijzer) en de Gemeente Eemnes. Over de in te stellen beheercommissie is het volgende opgenomen: 1. De beheercommissie (artikel 3.1) Partijen vormen gezamenlijk een beheercommissie. In de beheercommissie heeft namens elke bestuur een vertegenwoordiger en namens de gemeente een vertegenwoordiger zitting. De gemeente draagt zorg voor de coördinatie en de verslaglegging. 2. Taken en verantwoordelijkheden van de beheercommissie (artikel 3.2) In het kader van huisvesting is de beheercommissie verantwoordelijk voor: a) Het huisvestingsbeleid en het onderhoudsbeleid; b) De begroting van jaarlijks en meerjarenonderhoud; c) De contractering van onderhoud; d) Het coördineren van onderhoudsactiviteiten, groot onderhoud en verbouwingen; e) Het operationaliseren van energiebeleid.

3. De beheercommissie in de praktijk In de praktijk is de bemensing van de beheercommissie wisselend geweest. Vanaf 2012 nemen de schooldirecteuren zitting in de beheercommissie en een ambtelijk medewerker. Op uitnodiging nemen ook de wethouder en toenmalig leverancier onderhoud deel aan overleggen voor wat betreft onderwerpen die relatie hebben met het binnenklimaat (bron: rapport rekenkamercommissie). Sinds de verhuizing van de Wegwijzer en de hierna volgende verbouwingen (2018) is in de praktijk geen sprake meer van een functionerende beheercommissie. Sinds 2018 zijn de scholen (Zuidwend en Mariaschool) en de Gemeente in overleg om te komen tot een nieuwe opzet van de beheercommissie. Tot heden is hierin nog geen besluit genomen. Lopende zaken worden momenteel opgepakt door de directeuren van de scholen, overleg vindt ad-hoc plaats op basis van behoefte. Een belangrijke wijziging die in het nieuwe beheerplan is voorzien betreft de overheveling van bevoegdheden van de beheercommissie naar een “beheercoördinator”. Deze krijgt de bevoegdheid om namens de beheercommissie de beheertaken uit te voeren.

4. De beheercommissie in relatie tot klimaatklachten Sinds de wisseling van de leverancier onderhoud (2015) is in samenwerking tussen de leverancier onderhoud en de beheercommissie veel inzet geleverd in het optimaliseren van het binnenklimaat. Het onderhouden van de installaties is structureel ingericht en luchtbehandelingssystemen zijn opnieuw ingeregeld. Toch wordt op basis van het uitgevoerde onderzoek geconcludeerd dat de beheercommissie meer had kunnen doen om invulling te geven aan haar rol op het gebied van beheer en onderhoud van klimaatinstallaties. Tijdens het onderzoek is geconstateerd dat meerdere installaties niet (correct) functioneerden of onvoldoende zijn ingeregeld. Voorbeelden hiervan zijn: a) Het niet kunnen inloggen op de centrale PC voor besturing van de WTW’s waardoor geen instellingen konden worden veranderd (sinds 2015, tijdens het onderzoek verholpen).

1

Klimaatklachten Clusterschool Beheercommissie

BIJLAGE 3

b) Het niet kunnen inloggen in de regeltechniek waardoor geen instellingen konden worden veranderd (sinds 2015, tijdens het onderzoek verholpen). c) De oude WTW was niet opgenomen in het onderhoudscontract en is hierdoor geruime tijd niet onderhouden. Tijdens het onderzoek is geconstateerd dat deze WTW al geruime tijd uit bedrijf was door een storing. Er werd onvoldoende gestuurd op herstel van deze WTW, met als gevolg een verslechterd binnenklimaat voor de zaal en speelruimtes op de begane grond. Er is sprake van een technisch complexe situatie: meerdere systemen en gebruikers in combinatie met een suboptimaal installatie-ontwerp. Voor het optimaliseren van de aanwezige installaties is technische kennis nodig. De leverancier onderhoud kan hierin ondersteunen, maar de beheercommissie moet minimaal in staat zijn om een regisserende rol op te pakken. Geconstateerd wordt dat deze kennis niet aanwezig is binnen de beheercommissie en ook niet is ingeschakeld. De regisserende rol is hierdoor onvoldoende uit de verf gekomen, bijvoorbeeld voor zaken als: a) Het oplossen van technische gebreken aan installaties; b) Het feitelijk analyseren van knelpunten en optimalisatiemogelijkheden; c) Het sturen en toetsen op effecten van de verbouwingen op het binnenklimaat.

5. Aanbevelingen In het onderzoek van de rekenkamercommissie (2013) worden risico’s voor het binnenklimaat benoemd, zijnde  Onderhoud aan CV- en luchtbehandelingsinstallatie;  Een duidelijke rolverdeling tussen gebruikers en de gemeente;  Een goede, tijdige informatie-uitwisseling tussen alle betrokkenen bij (eventuele) nieuwe knelpunten. Op basis van onderhavig onderzoek blijkt dat in de huidige situatie:  Onvoldoende regie is gevoerd over het oplossen van klimaatproblemen;  Onvoldoende (technische) kennis beschikbaar was om knelpunten en optimalisatiemogelijkheden te analyseren. Aanbevolen wordt: a) De voorgenomen wijziging van beheerorganisatie op korte termijn definitief te maken, vast te stellen en te implementeren; b) De beheercoördinator te ondersteunen met voldoende (technische) kennis.

2