20200313%20B4%20Projectorganisatie

Klimaatklachten Clusterschool Projectorganisatie

BIJLAGE 4

In onderstaande wordt ingegaan op de rol van de projectorganisatie van de Gemeente in relatie tot de klachten over het binnenklimaat. In het onderzoek van de rekenkamercommissie (2013) wordt ten aanzien van het uitvoeren van bouwprojecten het volgende aanbevolen: Wanneer de gemeente opdracht verleent tot het uitvoeren van een bouwproject, moet de gemeente daarin een duidelijke opdrachtgeversrol pakken. Dat betekent: taken en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen duidelijk beleggen en betrokkenen wijzen op en consequenties verbinden aan het niet of niet geheel nakomen van hun taken en verantwoordelijkheden. Het is zaak om taken en verantwoordelijkheden vast te leggen voor zowel de fase voorafgaand, tijdens als na de bouwwerkzaamheden. Goed opdrachtgeverschap vraagt overigens niet alleen om ervaring en deskundigheid op het gebied van het aansturen van organisaties en personen. In een bouwproject als de Clusterschool is ook bouwkundige expertise een vereiste voor het goed op waarde kunnen schatten en daarmee het kunnen aansturen van beslissingen. Wees zo volledig mogelijk in het verstrekken van informatie. In een complex bouwproject als de Clusterschool is een tijdige en volledige informatievoorziening van groot belang.

Voorafgaand aan, tijdens en na afloop van elke relevante beslissing is het zaak om je af te vragen: wat is de impact van de beslissing, voor wie kan deze beslissing relevant zijn en op welke manier willen we dus over deze beslissing communiceren? Op het moment dat gekozen wordt de snelheid te prefereren boven de volledigheid is het van belang dat deze keuze wordt toegelicht. Als gekeken wordt naar de wijze waarop de verbouwingen in 2018 is verlopen wordt geconcludeerd dat verbetering mogelijk is in de wijze waarop projecten worden afgehandeld. 1) Het project stond onder hoge tijdsdruk en moest met beperkte financiële middelen worden gerealiseerd. Dit is ten koste gegaan van de zorgvuldigheid bij de voorbereiding en uitvoering van het project. Bureau Bos en projectleider IHP hebben dit als uitgangspunt geaccepteerd. Er is geen document gevonden op basis waarvan geconstateerd kan worden dat de risico’s die hierdoor werden gelopen zijn gemeld bij de ambtelijke opdrachtgevers. 2) De projectleider IHP kan zich voorstellen dat met name de scholen overrompeld zijn door (de snelheid van) het proces en daarmee het gevoel hebben onvoldoende invloed hebben gehad in het hele proces van vaststellen IHP en uitvoering verbouwing. 3) De projectorganisatie was bekend met de voorgeschiedenis ten aanzien van de klimaatproblemen en de installatietechnische knelpunten.

Hier is in de voorbereiding en uitvoering van het project echter onvoldoende specifieke aandacht aan besteed. Risico’s op negatieve beïnvloeding van het klimaat zijn als laag ingeschat. 4) Bureau Bos is als extern adviseur ingeschakeld om de wijzigingen in de Clusterschool voor te bereiden en te begeleiden. De vraagstelling aan Bureau Bos, verwoord in offerte-uitvraag, het voorstel en de opdracht, is summier en geeft beperkte kaders en uitgangspunten. 5) De offerte-uitvraag aan hoofdaannemer was op meerdere punten onvoldoende uitgewerkt. Zo zijn de verwachtingen m.b.t. controlemetingen bij oplevering onvoldoende beschreven. 6) Bij oplevering is onvoldoende gecontroleerd op de opgeleverde kwaliteit van de nieuwe installaties. In de periode na oplevering zijn diverse grote en kleine gebreken aan het licht gekomen. Ook is

1

Klimaatklachten Clusterschool Projectorganisatie

BIJLAGE 4

geconstateerd dat luchtbehandelingsinstallaties onvoldoende zijn ingeregeld c.q. kunnen worden ingeregeld. 7) Het project is, een jaar na dato, nog niet afgesloten. Per 29 februari 2020 zijn alle revisiebescheiden nog niet opgeleverd en is nog niet overgegaan tot betaling van de laatste termijn. Aanbevolen wordt: a) De inrichting van de projectorganisatie te evalueren en waar nodig te optimaliseren; b) Te borgen dat voldoende technische inhoudelijke kennis in de eigen organisatie aanwezig is, zodat de gemeente ook op technisch inhoudelijk vlak haar rol van goed opdrachtgever kan invullen.

2