Vraag en Antwoord Waterlands archief.docx

Waterlands archief Datum

Fractie(s)

Vraag

Antwoord

vraag 02-06-

Volendam|80

Opmerkingen:

De vragen zijn voorgelegd aan de heer Roland Bisscheroux, directeur/archivaris

2022

van het Waterlands Archief (WA). Samen zijn de vragen beantwoord en voorgelegd aan de controller van het WA

Vraag 1:

Antwoord 1:

Hoe zijn de ramingen voor de financiële

De ramingen zijn tot stand gekomen op basis van de bedragen van 2022,

aspecten tot stand gekomen voor de Concept-begroting 2023?

Vraag 2: Hoe kunnen de ramingen zoveel verschillen van de begroting?

vermeerderd of verminderd met te verwachten wijzigingen (inclusief investeringen). Antwoord 2: Wordt hier bedoeld: meerjarenramingen? In dat geval wijkt de begroting af omdat er verschuivingen kunnen plaats vinden in de meerjarenraming. Met name het project Digitalisering bouwvergunningen kent verschuivingen door verzoeken van gemeenten om eerder of later te digitaliseren. Daarnaast zijn de werkelijke kosten

Vraag 3: Hoe kan het dat de digitalisering van de bouwvergunningen uit het blok EdamVolendam 1902-1989 en Zeevang 19021970 niet binnen de raming past uit de meerjarenbegroting van 2023?

afhankelijk van de daadwerkelijk te verrichten werkzaamheden. Antwoord 3: De werkelijke kosten zijn afhankelijk van de daadwerkelijk te verrichten werkzaamheden. Hiervan is een inschatting gemaakt bij het begin van het project, maar de kosten ten aanzien van de voorbereiding (klaar maken voor scanning) en controle (beeldbeoordeling na scanning) zijn hoger dan geraamd. Dit wordt - in

tegenstelling de oorspronkelijke aanname - in eigen beheer uitgevoerd door het Waterlands Archief en leidt tot een hoge(re) kwaliteit. Vraag 4: Kunt u de verhoging van de automatiseringskosten uit de Gewijzigde begroting 2022 toelichten?

Antwoord 4: In 2021 is ten gevolge van de uitval van de server (centrale computer) van het Waterlands Archief een meervoudig onderhandse aanbesteding gedaan voor de volledige ICT-voorziening. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke investering (afschrijving in 5 jaar) in pc’s, server, back-up en cloud-opslag (hybride oplossing waarbij het digitale archief veilig bij het WA staat en de andere data beveiligd in de cloud). Er is een contract aangegaan hiervoor met SPOT-ICT in Purmerend inclusief support contract. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke verhoging van de automatiseringskosten, maar ook een up-to-date en veilige ICT.

Vraag 5:

Antwoord 5:

Waarom moest de planning in het

Ambtelijk bestond de wens om de digitalisering van de vergunningen van

digitaliseringsproject worden aangepast?

Zeevang naar voren te halen omdat deze alleen in fysieke vorm aanwezig zijn op

Vraag 6:

Antwoord 6:

Kunt u de € 52.152,- uit de Gewijzigde begroting 2022 duidelijker uitsplitsen?

het Waterlands Archief en daardoor minder snel toegankelijk.

Dat is vanwege de huidige verdeelsleutel op korte termijn erg ingewikkeld. De algemene meerkosten (buiten de specifieke kosten voor digitalisering bouwvergunningen per gemeente) worden verdeeld naar ratio van het aantal meters archief, het aantal TB digitaal archief en het aantal inwoners.

Vraag 7:

Antwoord 7:

Graag zien wij de redenen voor de

Zie antwoord op vraag 5

verschuiving in de planning van de digitaliseringswerkzaamheden toegelicht en eventueel gespecificeerd. Jaarstukken 2021 Vraag 8: Wij kunnen de verhoging van de bijdrage van € 52.818,- niet terug afleiden uit de tabel? Graag zien wij een toelichting.

Antwoord 8: Betreft verhogen van de algemene lasten (energie en automatisering) en wijziging kosten Digitalisering bouwvergunningen. Laatstgenoemde worden direct doorbelast naar de betreffende gemeente, de algemene lasten worden verrekend

Gewijzigde begroting 2022

volgens de verdeelsleutel.

Vraag 9:

Antwoord 9:

Graag zien wij de nabetaling van de gemeentelijke bijdrage van € 15.881,0 toegelicht. Jaarrekening 2021 Vraag 10: Waarom zijn deze voorschotten niet van te voren verhoogd?

De nabetaling wordt veroorzaakt door verschuiving van werkzaamheden en werkwijzen in het project Digitalisering bouwvergunningen in de loop van het jaar. De verrekening is tevens veroorzaakt door wijzigingen in de strekkende meters archief en de inwoneraantallen. Antwoord 10: Er wordt bevoorschot op basis van de begrote aantallen zoals twee jaar daarvoor ingeschat en afgerekend naar de werkelijke aantallen.

Vraag 11:

Antwoord 11:

Waar komt deze miscalculatie vandaan?

Door verschuiving van werkzaamheden en werkwijzen in het project Digitalisering bouwvergunningen. De verrekening is tevens veroorzaakt door wijzigingen in de strekkende meters archief en de inwoneraantallen.

Vraag 12: Hoe kunnen wij meer meter archief hebben dan bijvoorbeeld Purmerend?

Antwoord 12: Omdat in 2020 het gemeentehuis van Oosthuizen moest worden uitgeruimd en omdat er in de kluis op het Stadskantoor van Volendam geen ruimte was om al het archief van Zeevang daar te plaatsen, is toen gekozen om het vernietigbare archief van Zeevang en een gedeelte van het op termijn te vernietigen financieel archief van Edam-Volendam uit te plaatsen bij het Waterlands Archief. Wellicht is ook een reden dat de gemeente Purmerend nog relatief veel archief heeft geplaatst in haar eigen archiefruimte.

Vraag 13: Zijn alle deelnemende gemeenten bereid om de 3 verdeelsleutels terug te brengen naar 1? Vraag 14: Hoe gaat het kostenplaatje eruit zien als de bouwvergunningen in 2025 allemaal zijn gedigitaliseerd?

Antwoord 13: De keuze voor de verdeelsleutel zal pas bepaald worden na afronding van het onderzoek. Antwoord 14: Dan blijven enkel de reguliere kosten over. Het project Digitalisering bouwvergunningen (inclusief vervanging) is overigens gestart vanwege gebrek aan depotruimte en voor verbetering van de dienstverlening, niet vanwege kostenbesparing.

Vraag 15:

Antwoord 15:

Wat is de meerwaarde om een

De herinrichting van de studiezaal past in de publiekstaak en de veranderende rol

ontmoetingsplaats te maken?

van het Waterlands Archief. Lokale geschiedenis vanwege identiteit en betekenisgeving leeft enorm. Het Waterlands Archief organiseert al evenementen en maakt al exposities hiervoor. Tijdens onze bezoekersdagen komen veel bezoekers, ook uit Edam en Volendam. De huidige ruimte is daar niet geschikt voor. De nieuwe ontmoetingsplaats wel. Daarmee creëren we maatschappelijke meerwaarde.

Vraag 16: Zijn er extra kosten voor het maken van de ontmoetingsplaats? Zo ja, Vraag 17: Zijn deze kosten geraamd en begroot?

Antwoord 16: Ja. Antwoord 17: De kosten (investering en afschrijving in 10 jaar) zijn geraamd en begroot.