Vraag en antwoord raad 21-5-2026-Waterlands archief

21 mei 2026 14:17

Detailrapport Vraag en antwoord Wegingstafel/Raadsplein (ID 1657) Veld

Waarde

Datum wegingstafel/Raadsplein

21-05-2026

Onderwerp

Waterlands Archief

Fractie(s)

LEV

Vraag en antwoord

Naar aanleiding van de stukken omtrent het Waterlands Archief, waaronder de jaarstukken 2025, gewijzigde begroting 2026, conceptbegroting 2027, kadernota 2027-2030 en de controleverklaring van de accountant, heeft onze fractie enkele aanvullende vragen. Uit de stukken ontstaat het beeld van een organisatie die te maken heeft met structureel stijgende lasten, toenemende digitaliseringskosten, een beperkte reservepositie en aandachtspunten op het gebied van rechtmatigheid en interne beheersing. Tegelijkertijd wordt gesproken over nieuwe wettelijke taken, actieve openbaarmaking, AI-toepassingen en aanvullende ICT-investeringen. Bezuinigingsscenario van 5% - 19.000 euro. De vraag of digitalisering leidt tot minder personeel is een centraal thema in het Uitvoeringsplan 2026-2029. Digitalisering wordt door het WA vooral gebruikt om de krimpende budgetten op te vangen zonder dat de dienstverlening instort. Het leidt dus niet tot een "overschot" aan geld, maar voorkomt dat de gemeentelijke bijdrage nog forser moet stijgen om de stijgende ICTkosten te dekken. Vraag 1.

In hoeverre is de 5% bezuiniging op personeel een resultaat van echte efficiëntie door digitalisering, of is het simpelweg een kaasschaafmethode waarbij de resterende medewerkers de extra taken van het digitale beheer erbij moeten doen? Antwoord 1: De gerealiseerde besparing is slechts beperkt het gevolg van digitalisering en komt voort uit een bredere set aan maatregelen. Daarbij is van belang dat de besparing niet volledig binnen de personeelslasten is gerealiseerd een deel betreft de halvering van het tentoonstellingsbudget. Het personele deel is gerealiseerd via natuurlijk verloop zonder éénop-één vervanging, herinrichting van functies op lager schaalniveau en bundeling van taken. Een beperkt deel digitale werkzaamheden (8 uur) is hierin meegenomen. Van een generieke kaasschaafmethode is geen sprake. De besparing is voornamelijk het resultaat van organisatie-inrichting en functiedifferentiatie, en in mindere mate van efficiëntievoordelen zoals digitalisering.

21 mei 2026 14:17

Vraag 2. De personeelskosten in 2025 vielen ruim € 18.000 hoger uit dan begroot, onder andere door een maand overlap bij een functiewissel en het langer aanblijven van medewerkers. Hoe verhoudt deze overschrijding zich tot de opgelegde bezuinigingsopdracht van 5% vanaf 2026? Wordt de formatie in 2026 wél tijdig afgebouwd? Antwoord 2: De overschrijding van circa € 18.000 in 2025 is incidenteel en het gevolg van tijdelijke effecten, zoals overlap bij een functiewissel en het langer aanblijven van medewerkers. Deze staat los van de bezuinigingsopdracht vanaf 2026, die structureel is verwerkt in de huidige formatie. De formatie is daarmee reeds in lijn met het beoogde niveau. In 2026 is geen sprake van natuurlijk verloop. Binnen de bestaande formatie wordt de inzet en ontwikkeling van personeel doorlopend gevolgd. Vraag 3. De voorgestelde 5% bezuiniging lijkt vooral gehaald te worden uit het niet invullen van vacatures. Hoe garandeert het college dat de wettelijke taak (het veiligstellen van de historische documenten van Edam-Volendam) kwalitatief gewaarborgd blijft bij een krimpende formatie en een dalende reserve? Antwoord 3: In de taken van het Waterlands Archief is er al jaren een verschuiving van fysieke dienstverlening naar digitale dienstverlening.

Bepaalde stappen daarin zijn inmiddels afgerond (nieuwe website en digitale ontsluiting van historische documenten via de nieuwe website met behulp van vrijwilligers). Deze activiteiten zijn afgerond en derhalve is daarop geen inzet meer nodig. Krimpende formatie hoeft dus niet direct te betekenen dat de wettelijke taken bedreigd worden. Zie voor de dalende reserve de overige vragen hierover. Vraag 4. Nu het archief al sinds 2018 de ANBI-status heeft, in hoeverre zijn de verwachte inkomsten uit giften en legaten ook daadwerkelijk gerealiseerd om de tekorten in 2025 (zoals de overschrijding op personeelskosten) op te vangen, of blijft dit een theoretisch voordeel? Antwoord 4: Sinds 2018 zijn geen inkomsten uit giften of legaten gerealiseerd. De ANBI-status biedt weliswaar fiscale voordelen voor potentiële donateurs, maar leidt niet automatisch tot inkomsten. Het genereren van giften en legaten vraagt om actieve fondsenwerving en profilering, hetgeen binnen de organisatie niet structureel is ingericht. Pagina 2

21 mei 2026 14:17

Vraag 5. Kan het college specificeren waardoor de structurele stijging van de gemeentelijke bijdrage aan het Waterlands Archief wordt veroorzaakt, nu deze volgens de stukken oploopt van circa €385.000 in 2025 naar ruim €409.000 in 2027 voor het reguliere archief? Antwoord 5: De stijging tussen 2025 en 2026 wordt grotendeels veroorzaakt door een verschuiving in personeelsinzet: een medewerker die in 2025 nog 100% werd doorbelast aan het programma digitalisering bouwvergunningen, wordt vanaf 2026 voor 50% toegerekend aan het reguliere archief. De verdere stijging tot 2027 betreft circa 3% per jaar en wordt veroorzaakt door indexatie van personeelskosten en algemene prijsstijgingen. Vraag 6. In de meerjarenraming stijgen de totale kosten van het Waterlands Archief verder richting circa €2,16 miljoen in 2030. Kan het college inzichtelijk maken welke kostenposten hierbij het sterkst stijgen en welke financiële risico’s dit voor deelnemende gemeenten oplevert? Antwoord 6: De stijging van de totale kosten richting 2030 wordt voornamelijk veroorzaakt door personeelskosten, als gevolg van caoontwikkelingen, en door algemene prijsstijgingen. Personeelslasten vormen daarbij de grootste kostenpost en kennen daarmee ook de sterkste absolute groei. De financiële risico’s voor deelnemende gemeenten liggen met name in verdere loon- en prijsstijgingen die hoger uitvallen dan geraamd.

Deze werken direct door in de gemeentelijke bijdrage. In 2025 bedroeg de realisatie voor ICT-diensten € 215.250,57 inclusief btw . Omdat hierbij de aanbestedingsregels niet correct waren gevolgd, is dit bedrag als 'onrechtmatig' aangemerkt in het jaarverslag. Voor de kerntaken wordt de koepelvrijstelling toegepast, waardoor deze 'btw-vrij' lijken voor de gemeente. Voor externe opdrachten (zoals digitalisering en ICT) betaalt het archief echter wel btw, wat uiteindelijk in de totale kosten voor de gemeenten wordt doorberekend. Vraag 7: Kan het college aangeven of ze hiervan op de hoogte zijn / waren en hoe we de doorberekening op de gemeentelijke begroting kunnen voorkomen ?

Pagina 3

21 mei 2026 14:17

Antwoord 7: Het Waterlands Archief valt onder de koepelvrijstelling, waardoor over de dienstverlening aan deelnemende gemeenten geen btw in rekening wordt gebracht. Als gevolg hiervan kan het archief de btw op inkoopfacturen niet verrekenen, waardoor deze inclusief btw in de exploitatie wordt opgenomen. De betaalde btw wordt administratief afzonderlijk inzichtelijk gemaakt en toegerekend aan de deelnemende gemeenten. Gemeenten kunnen deze btw, voor zover deze betrekking heeft op overheidstaken, declareren via het BTW-compensatiefonds. Hierdoor leidt dit per saldo niet tot een structurele lastenverzwaring voor de gemeenten. Vraag 8. In de zienswijze wordt specifiek verwezen naar het ontbreken van vastgesteld M&O-beleid en het niet Europees aanbesteden van ICTdiensten van SPOT ICT. Waarom is hier niet eerder op gestuurd vanuit bestuur en deelnemende gemeenten? Antwoord 8: Deze vraag is aan het bestuur gericht, het antwoord hieronder is van de secretaris van het bestuur (de directeur / archivaris) en niet namens het bestuur. Beide punten, M&O-beleid en aanbesteding van ICT-diensten, zijn door accountant opgemerkt naast een aantal andere aandachtspunten. Het bestuur heeft ervoor gekozen om dit gefaseerd op te pakken. Het M&O beleid volgt daarom nog. De aanbesteding van ICT-diensten is wel degelijk verkend in 2025 maar niet afgerond in dat jaar.

De uitvoering van beide aandachtspunten worden in 2026 alsnog afgerond. Vraag 9. De accountant constateert rechtmatigheidsfouten ter hoogte van €267.570, boven de verantwoordingsgrens van het bestuur. Kan het college exact aangeven welke uitgaven of verplichtingen hierbij betrokken zijn, welke concrete gevolgen dit heeft, en welke maatregelen inmiddels zijn genomen om herhaling te voorkomen? Antwoord 9: De geconstateerde rechtmatigheidsfouten ter hoogte van € 267.570 kennen twee oorzaken. Een deel hiervan heeft betrekking op de eerder toegelichte situatie rondom SPOT ICT. Het resterende deel wordt veroorzaakt door een overschrijding van de lasten op het programma digitalisering bouwvergunningen. Deze overschrijding is het gevolg van hogere uitgaven dan oorspronkelijk geraamd. Voor toekomstige jaren wordt ingezet op vroegtijdige signalering en tijdige besluitvorming binnen BBV termijnen.

Pagina 4

21 mei 2026 14:17

Vraag 10. Kan het college toelichten waarom de algemene reserve, na verwerking van het negatieve resultaat, nog slechts circa €48.000 bedraagt en waarom dit “toereikend” wordt geacht gezien de toenemende ICT-kosten, digitaliseringsopgaven, mogelijke nieuwe Archiefwet, Woo-verplichtingen, AI-toepassingen en cybersecurity/NIS2-risico’s? Antwoord 10: De algemene reserve bedraagt na resultaatbestemming circa €48.000. Deze wordt als toereikend beschouwd binnen de huidige risico-inschatting, mede omdat: •Risico’s beperkt zijn in omvang •Gemeenten gezamenlijk achter de GR staan Tegelijkertijd wordt onderkend dat de reservepositie aandacht vraagt in relatie tot toekomstige ontwikkelingen. Vraag 11. In de begroting 2027 wordt gesproken over een mogelijk verruimen van de rekening courantfaciliteit en wordt tevens een lening van €300.000 opgenomen als “ramingstechnische maatregel”. Hoe beoordeelt het college de financiële gezondheid en liquiditeitspositie van het Waterlands Archief op langere termijn? Antwoord 11: De opgenomen lening van €300.000 betreft een ramings-technische maatregel ter borging van de liquiditeitsruimte en is niet gebaseerd op een concrete financieringsbehoefte. De financiële positie en liquiditeit van het Waterlands Archief worden als beheersbaar beoordeeld.

Er wordt gestuurd op een evenwichtige kasontwikkeling, waarbij tijdig wordt bijgestuurd indien zich knelpunten voordoen. Vraag 12. Kan het college aangeven welke gevolgen de verdere groei van digitale opslag en e-depotkosten naar verwachting heeft voor de gemeentelijke bijdragen in de periode na 2030? Antwoord 12: In het jaarverslag is erop gewezen dat de kosten voor digitale opslag en dienstverlening zullen blijven oplopen terwijl de kosten voor de fysieke dienstverlening (bij afnemende bezoekersaantallen) vooralsnog niet afnemen vanwege de vaste kosten van de studiezaalbezetting. Het Waterlands Archief zit midden in die transitie. Wat de gevolgen zijn voor de kostenverhouding digitaal-fysieke na 2030 is nog niet duidelijk. Daarvoor moeten nog keuzes worden gemaakt. Pagina 5

21 mei 2026 14:17

Vraag 13. In de stukken wordt gesproken over actieve openbaarmaking van gemeentelijke dossiers vanwege de Woo en het “archief als nutsvoorziening”. Kan het college aangeven welke rol het Waterlands Archief hierin concreet gaat krijgen, welke gemeentelijke informatie hieronder kan vallen, en welke privacy- en beveiligingsrisico’s hierbij worden voorzien? Antwoord 13: Het Waterlands Archief krijgt hier geen rol in omdat de deelnemende gemeenten andere keuzes hebben gemaakt hierin (eigen publicatieplatforms). Vraag 14. In de kadernota wordt gesproken over inzet van AI, blockchain en NFT’s. Zijn hiervoor reeds concrete investeringen, pilots of samenwerkingen voorzien, en zo ja, wat zijn hiervan de geraamde kosten en risico’s? Antwoord 14: Dit is vooralsnog beperkt gebleven tot het transcriberen van gedigitaliseerde documenten (scans) met behulp van AI (Transkribus) en het experimenteren met AI in de kantooromgeving (CoPilot en Chat GPT). Dit gaat vooralsnog gepaard met geringe investeringen binnen de reguliere budgetten. Vraag 15.

Is onderzocht of de huidige governance-structuur van het Waterlands Archief als Gemeenschappelijke Regeling op langere termijn nog de meest doelmatige en financieel beheersbare vorm is, mede gezien de structurele kostenstijgingen, de toenemende afhankelijkheid van digitalisering en de financiële aansprakelijkheid van deelnemende gemeenten? Antwoord 15: Ja. In het verleden is tevergeefs gekeken naar structurele samenwerking met het gemeentearchief Zaanstad om de Gemeenschappelijke Regeling (GR) te versterken. Zaanstad heeft dit afgehouden. Daarnaast is onderzocht of het Waterlands Archief een onderdeel kon worden van de gemeente Purmerend met DVO’s naar de andere gemeenten. Daarin is uiteindelijk gekozen om de huidige GR te handhaven met ondersteuning door de gemeente Purmerend (gebouwbeheer, financiën en personeel). Vraag 16. In de stukken wordt aangegeven dat bij pensionering kritisch wordt gekeken of functies opnieuw worden ingevuld. Kan het college

Pagina 6

21 mei 2026 14:17

aangeven hoeveel structurele besparing hiermee daadwerkelijk wordt gerealiseerd? Antwoord 16: De besparing door natuurlijk verloop is afhankelijk van functieniveau en herinrichting van werkzaamheden. Deze wordt per geval beoordeeld en is daarom niet als vast structureel bedrag vooraf te specificeren. Vraag 17. Kan het college bevestigen dat deelnemende gemeenten binnen de huidige GR uiteindelijk financieel moeten bijspringen indien reserves of liquiditeit ontoereikend blijken? Antwoord 17: Binnen de gemeenschappelijke regeling wordt uitgegaan van het principe dat eventuele negatieve resultaten in eerste instantie worden opgevangen binnen de beschikbare reserves. Indien deze ontoereikend blijken, wordt conform de afspraken binnen de regeling bezien op welke wijze het tekort wordt afgewikkeld. Daarbij is van belang dat de deelnemende gemeenten op grond van de regeling gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het beschikbaar stellen van voldoende middelen, zodat het Waterlands Archief te allen tijde aan zijn verplichtingen kan voldoen.

Pagina 7