Voorstel reserves en voorzieningen

Raadsvergadering d.d. 12 oktober 2023 Voorstelnummer 71-2023 Agendanummer 10 Zaaknummer Z23126564 Onderwerp: voorstel nota reserves & voorzieningen 2024 Portefeuillehouder: Wethouder Dijkshoorn Aan de raad. Gevraagde beslissing te besluiten tot: a. vaststellen van de nota reserves & voorzieningen 2024; b. vrijval van de onderhoudsreserves per 1 januari 2024 en de aan deze onderhoudsreserves gerelateerde dotaties en onttrekkingen; c. verwerking van de financiële gevolgen in de begroting 2024 en verder. Samenvatting Vanuit wet- en regelgeving is het niet langer toegestaan om onderhoudskosten te dekken vanuit onderhoudsreserves. In de nota reserves & voorzieningen 2021 is reeds besloten om de omzetting van onderhoudsreserves naar onderhoudsvoorzieningen te realiseren per 1 januari 2024, omdat de onderhoudsplannen van de gemeente per deze datum worden opgesteld. Onderbouwing en alternatieven De belangrijkste wijziging van deze nota reserves en voorzieningen is het opheffen van de onderhoudsreserves per 1 januari 2024 en het vormen van onderhoudsvoorzieningen per diezelfde datum. Dit zal leiden tot een wijziging in de balans, waarbij het eigen vermogen zal afnemen en het vreemd vermogen (de voorzieningen) zal toenemen. Dit beïnvloedt ook de ratio’s (negatief).

De exacte omvang van de reserves die komen te vervallen is nog niet duidelijk en zullen pas bij de jaarrekening 2023 definitief bekend zijn, maar dit zal rond de € 16 miljoen liggen. Onderstaand is de boekwaarde per ultimo 2022 opgenomen per onderhoudsreserve. De waarde van de op te nemen voorziening zal niet per definitie gelijk zijn aan de hoogte van de reserve. De hoogte van de voorziening wordt bepaald op basis van de nieuwe meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) die door de raad worden vastgesteld. Hieruit kan een tekort of een overschot voortvloeien. Indien sprake is van een tekort, zal de voorziening moeten worden aangevuld vanuit de algemene reserve. Indien sprake is van een overschot, zal dit overschot worden gedoteerd aan de algemene reserve.

©ev 2020

De MJOP’s worden vastgesteld door de raad. In het raadsvoorstel zullen de financiële effecten per MJOP worden opgenomen. In de nota reserves & voorzieningen is een hoofdstuk opgenomen waarin per reserve wordt toegelicht wat er met deze reserve gebeurt en in hoeverre er sprake zal zijn van een onderhoudsvoorziening.

Financiële aspecten Het vaststellen van de nota reserves & voorzieningen zal leiden tot een opheffing van de bestemde onderhoudsreserves, van ongeveer €16 mln. De onderhoudsvoorzieningen zullen worden gevormd op basis van de MJOP’s die worden vastgesteld door de raad. Ook deze gevolgen zullen in de begroting 2024 worden verwerkt. In de diverse separate raadsvoorstellen zullen de financiële effecten per MJOP opgenomen. Indien de definitieve onderhoudsplannen nog niet zijn vastgesteld voor het opstellen van de begroting, wordt in de begroting uitgegaan van concept onderhoudsplannen. Een eventuele bijstelling vindt dan plaats via de zomernota. Het vaststellen van de nota reserves & voorzieningen heeft in gezamenlijkheid met de nog te vormen voorzieningen de volgende financiële consequenties voor de begroting. Zoals aangegeven zijn deze consequenties niet in totaliteit te kwantificeren omdat dit later zal volgen bij het vaststellen van de onderhoudsplannen. - Op basis van de opgestelde MJOP’s wordt een SOLL positie bepaald (de omzet, zoals deze zou moeten zijn verantwoord in de administratie) van de hoogte per voorziening. Deze SOLL-positie wordt afgezet tegen de beschikbare onderhoudsreserves. Indien sprake is van een tekort, zal de voorziening moeten worden aangevuld uit de algemene reserve, overschotten vallen vrij ten gunste van de algemene reserves.

De financiële effecten worden afgeleid uit de vastgestelde MJOP’s en kunnen positief of negatief uitvallen. Tekorten zullen worden aangevuld vanuit de algemene reserve en overschotten zullen vrijvallen ten gunste van de algemene reserve. - Op basis van de opgestelde MJOP’s wordt een SOLL positie (de omzet, zoals deze zou moeten zijn verantwoord in de administratie) bepaald van de jaarlijkse dotatie aan de voorziening. Deze SOLL-positie wordt afgezet tegen de huidige dotatie aan de reserve. Hier kan een positief of negatief verschil uitkomen. Dit zal waarschijnlijk een negatief effect hebben op het saldo begroting de komende jaren.

©ev 2020

Reden hiervoor is dat veel zaken die eigenlijk groot onderhoud betreffen in de huidige situatie als kapitaalgoederen worden geactiveerd en afgeschreven. Dit financiële effect zal zich op lange termijn egaliseren, omdat de afschrijvingslasten dan zullen vervallen. - Kosten van groot onderhoud zullen niet meer via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de voorziening worden geboekt. De onttrekking op de onderhoudsreserves die daar tegenover staat vervalt ook. Effect hiervan op de begroting is nihil. - Een aantal investeringskredieten dat is aangevraagd en goedgekeurd door de raad valt feitelijk onder het label groot onderhoud. Deze investeringskredieten worden afgevoerd. Dit leidt tot lagere afschrijvingskosten. - Voor de kosten van ‘overig onderhoud’ (regulier, jaarlijks terugkerend onderhoud) zal een nieuwe raming worden opgebouwd. Dit kan een positief of een negatief effect hebben op saldo begroting. Personele aspecten N.v.t. Risico’s Met het vaststellen van de nota reserves & voorzieningen is het niet langer meer toegestaan om kosten van groot onderhoud te dekken uit een bestemmingsreserve groot onderhoud. Indien er geen MJOP's worden opgesteld kan geen voorziening worden gevormd en zullen de lasten rechtstreeks ten laste van de exploitatie moeten worden verantwoord.

Dit risico is gering, de benodigde MJOP's zijn in een vergevorderd stadium en zullen naar verwachting in de septemberraad worden aangeboden aan de raad ter vaststelling. Gevolgde procedure Vanuit het BBV (besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten) worden zeer specifieke eisen gesteld aan onderhoudsvoorzieningen. Derhalve is de organisatie al in 2022 gestart met het in kaart brengen van de benodigde stappen en consequenties van deze omzetting. Destijds is een notitie opgesteld, waarin de gevolgen voor de organisatie en processen inzichtelijk gemaakt zijn. Met alle betrokken afdelingen heeft een overleg plaatsgevonden over de te nemen stappen, de vereisten en de deadlines. Tussentijds heeft meerdere malen afstemming plaatsgevonden met de diverse betrokken afdelingen. In het overleg met de financieel adviseurs is het onderwerp herhaaldelijk geagendeerd voor updates. De nota zelf is tot stand gekomen in samenwerking tussen concern control, financieel beheer en financieel beleid, afgestemd met de wethouder financiën, afgestemd met het MT op 5 juli 2023 en in het B&W van 11 juli 2023 behandeld. De diverse MJOP's die ten grondslag zullen liggen aan het vormen van voorzieningen worden separaat aan de raad voorgelegd ter vaststelling, inclusief de financiële effecten hiervan.

De reserves die worden opgeheven worden in deze financiële vertalingen betrokken zodat inzicht ontstaat in het financiële effect per onderhoudsplan. Burgerparticipatie, inspraak, zienswijzen en communicatie De nota reserves en voorzieningen 2024 wordt gepubliceerd op internet en op intranet zal een mededeling worden gedaan over de herziening zodat medewerkers op de hoogte zijn van gewijzigd beleid.

©ev 2020

Rapportage, verantwoording en evaluatie De nota reserves & voorzieningen is opgenomen in het normenkader voor de (interne) controle en de naleving hiervan wordt derhalve getoetst bij de controle op de jaarrekening. Bijlagen Nota reserves en voorzieningen 2024 Aanvullende toelichting op vraagstelling, context en maatschappelijke meerwaarde N.v.t.

Edam-Volendam, d.d. 11 juli 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, H. van der Woude

de burgemeester, L.J. Sievers.

©ev 2020