Voorstel Reglement van Orde op raadscommissies

Gemeente EDAM VOLENDAM Raadsvergadering d.d. 20 juni 2024 Voorstelnummer 45-2024 (At/m E) Agendanummer 9 Onderwerp: vaststellen aangepaste Reglement van Orde van de raad en verordening op de raadscommissies Edam-Volendam Aan de raad. Voorstel 1. Vast te stellen het Reglement van Orde van de raad Edam-Volendam 2024 2. Vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024 3. In te trekken het Reglement van Orde van de raad Edam-Volendam 2022 4. In te trekken de Verordening op het Raadsplein en de raadscommissie(s) 2022 5. In te trekken de Verordening op de Commissie Planning Control Audit Risk 2019 6. Ingevolge artikel 4 lid 1 van de Verordening op de raadscommissies Edam-Volendam 2024 alle huidige raadsleden te benoemen als raadscommissielid. 7. Gelet op de aard van de bijeenkomsten geen vergoeding te verstrekken bij de aanwezigheid en/of woordvoering tijdens themabijeenkomsten van niet-raadsleden die als raadscommissielid zijn benoemd. Kern van het voorstel, samenvatting Het reglement van Orde van de raad en de verordening op de raadscommissies zijn geactualiseerd. Nieuwe wetgeving is toegepast, het VNG model is zoveel mogelijk gehanteerd en aangepast naar de lokale situatie. Aanvullende wensen van de raad gericht op de doorontwikkeling zijn verwerkt.

Beoogd effect Met dit voorstel wordt beoogd vast te stellen een geactualiseerde: Reglement van Orde van de raad en Verordening op de raadscommissies Toelichting en argumenten 1. Het huidige reglement van orde en de verordening op de raadscommissies is verouderd Het reglement aangepast naar nieuwe wettelijke bepalingen (o.a. geheimhouding en VOG), is zoveel mogelijk het VNG model gehanteerd en aangepast naar de lokale situatie. Ook zijn aanvullende wensen door de raad verwerkt (o.a. betere duiding BOB-model). Bij de verordening op de raadscommissies is de grootste wijziging dat het geheel van bespreekrondes en/of andere activiteiten, daaronder begrepen themabijeenkomsten en raadspleinen door de wet gezien worden (circulaire dd 20-12-2023) als formele raadscommissies. Elke vergaderstructuur, waarin de besluitvorming van de raad wordt voorbereid - niet zijnde de raadsvergadering - is feitelijk een raadscommissie. Het maakt niet uit welke naam de vergaderstructuur heeft. Het moet wel gaan om een vergaderstructuur met een min of meer permanent karakter. Ad hoc overleggen die op incidentele basis plaatsvinden vallen hier dus niet onder. Gemeenten hebben veel vrijheid als het gaat om het inrichten van een vergaderstructuur van raadscommissies. De stukken zijn daarop aangepast. 2.

Het oude reglement en de oude verordeningen moet worden ingetrokken om ervoor te zorgen dat volstrekt duidelijk is welk reglement en verordening van toepassing is. De verordening op de

PAGINA lVAN 3

3.

4.

commissie Planning Control Audit Risk maakt integraal onderdeel uit van de nieuwe verordening op de raadscommissies. Op grond van artikel 82 Gemeentewet dient ieder raadscommissielid benoemd te worden. Omdat alle bijeenkomsten die plaatsvinden ter voorbereiding op de besluitvorming formele raadscommissies zijn, moeten de raadsleden die deze bijeenkomsten bijwonen formeel raadscommissielid zijn. Zie ook artikel 4 lid 1 van de nieuwe Verordening op de raadscommissies 2024. Het betreft hier een formele uitwerking, waarvoor een raadsbesluit nodig is. Op grond van artikel 82 Gemeentewet en artikel 3.4.1 van het Rechtsbesluit decentrale politieke ambtsdragers hebben niet-raadsleden, indien benoemd als raadscommissielid, recht op een vergoeding per deelgenomen raadscommissie. In Edam-Volendam betreft dit alleen het raadsplein en de commissie planning control audit risk en alleen indien er ook sprake is van woordvoering over een of meerdere onderwerpen. De aanwezigheid in themabijeenkomsten is niet gereguleerd (niet aan een maximum commissieleden gebonden). Insteek is dat iedereen aanwezig kan zijn en ook actief kan meedoen, ongeacht het aantal zetels in de raad. Gelet hierop en vanwege de aard van de bijeenkomsten, waarin beeldvorming door de raad voorop staat, lenen deze themabijeenkomsten zich in mindere mate voor uitbetaling van een vergoeding.

Kanttekeningen en alternatieven Het feit dat de raadspleinen en themabijeenkomsten formele raadscommissies zijn vraagt op onderdelen een formelere vastlegging en geeft tevens bevoegdheden. Beide zijn omschreven in de nieuwe verordening en vraagt wat gewenning bij de gemeenteraad. De (commissie) griffier ziet hier op toe tijdens de vergaderingen. Indien het gewenst is om de vergoeding voor niet-raadsleden die benoemd zijn voor alle raadscommissies gelijk te trekken, wordt geadviseerd om in de verordening op de raadscommissies voor de themabijeenkomst ook een maximaal aantal deelnemers per fractie af te spreken (zoals bij raadsplein en commissie planning control audit en risk). Financiële middelen en effecten begroting Het vaststellen en/of uitvoeren van het nieuwe reglement van orde en verordening op de raadscommissies hebben geen financiële gevolgen. Indien de gemeenteraad besluit om de vergoeding voor benoemde raadscommissieleden voor alle raadscommissies in te stellen, dient het raadsbudget met 9.000- 27.000 euro per jaar opgehoogd te worden (1-3 niet-raadsleden). Uitvoering of vervolgproces Na vaststelling door de raad worden het nieuwe reglement en verordening gepubliceerd op officiëlebekendmakingen.nl. Met ingang van 20 juni zijn de nieuwe besluiten van kracht en dient er volgens de aangepaste regels en procedures gewerkt te worden. De griffier ziet hierop toe.

Participatie en communicatie Participatie voorafgaand aan de besluitvorming Het concept regelement en de verordening zijn besproken met en akkoord bevonden door de (plaatsvervangend) fractievoorzitters, die deel uit maken van het presidium. Communicatie na besluitvorming De besluiten van de raad worden intern teruggekoppeld door de griffier naar de organisatie. De besluiten van de raad worden gepubliceerd op internet. Ook worden ze gepubliceerd op officiëlebekendmakingen.nl.

PAGINA 2VAN 3

Rapportage en evaluatie Indien wetgeving verandert dienen het reglement en verordening mogelijk weer aangepast te worden. De griffier houdt de ontwikkelingen hieromtrent in de gaten. Het is sowieso raadzaam om na de verkiezingen in 2026 de besluiten tegen het licht te houden met de nieuwe gemeenteraad. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten Besluit Reglement van orde van de raad 2022 https://edamvolendam.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/aa6cf24e-d98c-413b-89e970f580376a3e?documentld=c43a69ba-25f7-4003-a44allcdd9cb5a01&agenda Item ld=c300503a-9aa 1-4cba-a2a3-61d0aeec41e 1 Besluit Verordening op het raadsplein en de raadscommissie(s) 2022 https://edamvolendam.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/aa6cf24e-d98c-413b-89e970f580376a3e ?docu mentld=824fec83-f623-4bd7-b774ba84ea9d 6757 &agenda Item ld=c300503a-9aa 1-4cba-a 2a3-6 ld0aeec41e 1 Bijlagen Reglement van Orde van de raad Edam-Volendam 2024 Verordening op de raadscommissies 2024 Edam-Volendam, Het presidium, 7 mei 2024

t

de voorzitter, L. Sievers

PAGINA 3VAN 3