Voorstel jaarstukken Waterlands archief

Raadsvergadering d.d. 11 juli 2024 Voorstelnummer 49-2024 Agendanummer 5 Zaaknummer Z24137295 Onderwerp: jaarstukken 2023, gewijzigde begroting 2024, concept begroting 2025 en Kadernota 20252028 Waterlands Archief Portefeuillehouder: Burgemeester L.J. Sievers Aan de raad. Voorstel 1. 2. 3. 4.

In te stemmen met de gewijzigde begroting van 2024 Waterlands Archief; In te stemmen met de concept-begroting 2025 Waterlands Archief; In te stemmen met de Kadernota 2025-2028 Waterlands Archief; In te stemmen dat het verschil in de gemeentelijke bijdragen t.o.v. de gemeentelijke meerjarenbegroting voor de jaren 2024 t/m 2028 wordt opgenomen in de voorjaarsnota 2024 Waterlands Archief; 5. Een positieve zienswijze in te dienen voor de conceptbegroting 2025, de gewijzigde begroting 2024 en de Kadernota 2025-2028 Waterlands Archief; 6. Kennis te nemen van de jaarstukken 2023 Waterlands Archief inclusief goedkeuring door de accountant. Kern van het voorstel, samenvatting Het Waterlands Archief voert als gemeenschappelijke regeling de wettelijke taken m.b.t. archiefbeheer uit voor de gemeente Edam-Volendam. Dit betreft niet alleen het beheer van de reeds overgedragen archieven, maar ook het toezicht op de nog niet overgebrachte (digitale) archieven, inclusief een sterk adviserende rol. Tevens heeft het Waterlands Archief een taak in het ondersteunen en versterken van het regionale geheugen. Dit doet men door collecties van o.m. boeken, kaartmateriaal, kranten en (audiovisuele) media actief publiek bekend te maken en te onderhouden. De concept-begroting 2025, de gewijzigde begroting 2024 en de Kadernota 2025-2028 worden aan de raad voorgelegd om een zienswijze te kunnen opstellen.

De jaarstukken 2023 inclusief goedkeuring van de accountant worden uw raad voorgelegd ter kennisneming. Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Met dit raadsvoorstel wordt uitvoering gegeven aan de bepalingen van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief te Purmerend. Het bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk op 15 juli van het jaar voorafgaande waarvoor de begroting dient. Daarvoor is het noodzakelijk dat de gemeenteraden een zienswijze indienen. Toelichting en argumenten In de bijgevoegde aanbiedingsbrief geeft het bestuur het volgende aan:

PAGINA 1 VAN 4

-

-

De jaarrekening 2023 is positief beoordeeld door de accountant en is afgesloten met een positief saldo van € 6.617,-; De prognose van baten en lasten van 2024 laat enkele wijzigingen zien t.o.v. de opgestelde begroting 2024. Dit wordt veroorzaakt door hogere bruto salarissen vanwege de cao (Gemeenten) en het feit dat een vacature van 1 FTE niet was ingevuld in de oorspronkelijke begroting 2024; De gemeentelijke bijdragen zijn verhoogd door de ondersteuning bedrijfsvoering door de gemeente Purmerend inclusief de ook daar gestegen salariskosten. Ondanks gevonden besparingen in de begroting is het niet mogelijk om het gehele tekort te dekken. Het resterende tekort van € 82.500,- wordt gedekt door ophoging van de gemeentelijke bijdragen; Er is sprake van diverse verschuivingen in de planning van de digitalisering van de bouwvergunningen. Dit leidt ook tot een verschuiving van de kosten in 2024. Overigens stijgen deze kosten voor de gemeente Edam-Volendam niet noemenswaardig ( € 298,-); De concept-begroting 2025 is gebaseerd op de gewijzigde begroting 2024 waarbij het uitgangspunt de decemberraming 2023 is van het CPB voor het jaar 2024; De Kadernota 2025-2028 is gebaseerd op het uitwerkingsplan 2022-2025. De nieuwe Archiefwet 2026 zal echter ook zijn uitwerking hebben op het nog dit jaar aan te leveren uitwerkingsplan 2026-2029.

Wellicht zijn er in de uitwerking van dit plan nog bezuinigingen mogelijk. Met name door meer samenwerking met andere (culturele) erfgoedinstellingen, het aanboren van financiële bronnen voor bijzondere activiteiten en het kritisch beschouwen van vrijvallende formatie. . De huidige Kadernota beschrijft de kaders waarbinnen de begroting 2025 en de meerjarenramingen voor 2025-2028 zijn opgesteld.

Kanttekeningen en alternatieven Het bestuur van het Waterlands Archief is zich ervan bewust dat gemeenten de komende jaren voor forse financiële uitdagingen komen te staan. Dit zal ook zijn uitwerking hebben op de bekostiging van gemeenschappelijke regelingen. De gestegen personeelskosten, kapitaalslasten en huisvestingskosten zijn echter moeilijk te beïnvloeden door het bestuur. Het digitaliseringstraject bouwvergunningen nadert echter wel zijn einde in 2027. Hoewel dit grotendeels bekostigt wordt uit de reserves van het opgeheven ISW moet er soms toch nog aanvullend gedoteerd worden. Dit zal na 2027 beëindigd zijn. In de zienswijze geeft de gemeente een duidelijke opdracht om in alle planning en control-documenten zichtbaar te maken wat het bestuur van het Waterlands Archief heeft gedaan om de kosten zo beperkt mogelijk te houden. Financiële middelen en effecten begroting Concept-begroting 2025 De begroting is in lijn met de voorgaande begroting verhoogd met prijsindexatie. Wel is er een stijging in personeelskosten door periodieke verhogingen en invulling van een medewerker die met pensioen gaat. Ook zijn er investeringen gedaan in ICT en infrastructuur, waardoor de kapitaallasten zijn gestegen. Het verschil in de ramingen voor de jaren 2025 en verder (ten opzichte van de WA begroting 2025) is in de voorjaarsnota 2024 opgenomen.

Gewijzigde begroting 2024 De prognose van baten en lasten van 2024 laat enkele wijzigingen zien t.o.v. de opgestelde begroting 2024. Dit wordt veroorzaakt door hogere bruto salarissen vanwege de cao (Gemeenten) en het feit dat een vacature ruimte van 1FTE niet was ingevuld in de oorspronkelijke begroting 2024. Daarnaast stijgen de kapitaallasten doordat er in 2023 extra investeringen gedaan zijn (airco voor de serverruimte en een camerabewakingssysteem). Ondanks doorgevoerde besparingen zal het resterende tekort van € 82.500

PAGINA 2 VAN 4

wordt gedekt door verhoging van de gemeentelijke bijdragen, de verhoging voor Edam-Volendam is opgenomen in de voorjaarsnota 2024. Samengevat m.b.t. de gemeente Edam-Volendam: Oorspronkelijke begroting 2024 € 337.078

Gewijzigde begroting 2024 € 366.573

Verschil € 29.495

Digitalisering bouwvergunningen 2024 € 47. 431

Gewijzigd bedrag voor 2024

Verschil

€ 47.729

€ 298,-

Geraamde begroting 2025 € 376.326

Digitalisering bouwvergunningen 2025 € 6.415

Verschil € 11.753 t.o.v. gewijzigde begroting 2024 Toelichting

Verschil

Bedrag is lager dan 2024 wegens gewijzigde planning project.

-

€ 41.314

Overige deelnemers:

Landsmeer Purmerend Waterland Wormerland

Oorspronkelijke begroting 2024 € 95.147 € 769.342 € 163.290 € 145.703

Gewijzigde begroting 2024 € 104.470 € 845.449 € 177.516 € 159.053

Verschil

Begroting 2025

€ 9.323 € 76.107 € 14.225 € 13.350

€ 109.258 € 859.966 € 180.935 € 160.815

Digitalisering Oorspronkelijke Gewijzigde Verschil Geraamde bouwvergunningen begroting 2024 begroting bijdrage 2025 2024 Landsmeer € € € € 1.969 Purmerend € 55.315 € 118.221 € 62.906 € 33.380 Waterland € 2.760 € 2.183 € 577 € 3.098 Wormerland € € € € Totaal € 105.506 € 168.133 € 62.627 € 44.862 n.b. de kosten voor de digitalisering van de bouwvergunningen worden na aanwijzing van de accountant apart benoemd in de begroting en (grotendeels) betaald uit de reserves van de opgeheven gemeenteschappelijke regeling ISW. Jaarrekening 2023 De jaarrekening is afgesloten met een positief saldo van € 6.617. Dit bedrag zal worden toegevoegd aan de algemene reserve. Het verschil tussen de geraamde en de werkelijk gemeentelijke bijdrage is bijna €

PAGINA 3 VAN 4

37.000. Dit is veroorzaakt door een gewijzigde planning voor het digitaliseren bouwvergunningen, hierdoor is er minder in rekening gebracht. Participatie en communicatie Na het vaststellen van de zienswijze door de gemeenteraad zal deze verstuurd worden naar het bestuur van het Waterlands Archief. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten De financiële stukken van het Waterlands Archief worden jaarlijks aan de betrokken gemeenteraden voorgelegd. Voor de stukken van 2023 verwijzen wij naar de raadsvergadering van 4 juli 2023: https://edamvolendam.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/55e1f256-ac29-47a9-be40086e06389a82 Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief jaarstukken 2023, gewijzigde begroting 2024, Kadernota 2025-2028, concept begroting 2025 2. Brief bij jaarwerk Waterlands Archief 3. Kadernota 2025-2028 4. (concept) begroting 2025 5. Gewijzigde begroting 2024 6. Conceptbrief zienswijze

Edam-Volendam, d.d. 28 mei 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, H. van der Woude

de burgemeester, L.J. Sievers.

PAGINA 4 VAN 4