Voorstel Griffieplan 2024-2026

Raadsvergadering d.d. 21 maart 2024 Voorstelnummer 16-2024 Agendanummer 7 Onderwerp: Griffieplan 2024-2026 Werkgeverscommissie van de raad: de heer A.de Jong Aan de raad. Gevraagde beslissing Op basis van (de samenvatting van) het griffieplan 2024-2026 in te stemmen met: - het herindelen van functies en deels aanvullen van de bestaande formatie op de griffie van 2,5 naar 3,1 fte; - hiervoor , en met betrekking tot de jaren 2024 tot en met 2027, extra exploitatiebudget beschikbaar te stellen van respectievelijk (afgerond op € 1.000,-) € 75.000, € 76.000, € 78.000 en € 80.000; - voor het jaar 2024 een incidenteel exploitatiebudget van € 20.000 beschikbaar te stellen ten behoeve van de facilitering van de doorontwikkeling; - er kennis van te nemen dat bovenstaande mutaties leiden tot een structurele verlaging van het saldo begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027, van respectievelijk € 95.000, € 76.000, € 78.000 en € 80.000. Samenvatting Met de benoeming van een nieuwe griffier, een tijdelijk nieuwe raadsadviseur, uitbreiding van de taken van de griffiemedewerker en een extra te benoemen plaatsvervangend griffier is een grotendeels nieuw griffieteam aangetreden. Op basis van de huidige taken en de ambities heeft de griffier, samen met de griffiemedewerkers, een griffieplan opgesteld.

Het plan beschrijft de kernwaarden, de basistaken en de ambities van de griffie en ontwikkelmogelijkheden van de raad. Het plan heeft een looptijd van 2,5 jaar. Dit griffieplan is besproken met de werkgeverscommissie en vastgesteld op 15 februari jl. De werkgeverscommissie stelt aan de raad om op basis van het griffieplan de formatie van de griffie te herindelen en uit te breiden van 2,5 naar 3,1 fte. Alternatieven Het alternatief is om de formatie niet op te hogen en te prioriteren in de werkzaamheden. In de praktijk komt het er dan op neer dat de griffie de werkzaamheden van de basis op orde uitvoert, de doorontwikkeling niet kan faciliteren en het overzicht “Overzicht gestarte en geplande werkzaamheden” in moet perken (zie griffieplan). Financiële aspecten Het herindelen van functies en deels aanvullen van de bestaande formatie op de griffie van 2,5 naar 3,1 fte betekent voor de jaren 2024 tot en met 2027 een lastenverzwaring van respectievelijk (afgerond op € 1.000,-) € 75.000, € 76.000, € 78.000 en € 80.000. Daarnaast is er in 2024 eenmalig behoefte aan een exploitatiebudget van € 20.000 voor de facilitering van de doorontwikkeling.

Pagina 1 van 2

Deze extra lasten leiden tot een verlaging van het saldo begroting 2024 en meerjarenraming 20252027 van respectievelijk € 95.000, € 76.000, € 78.000 en € 80.000. Personele aspecten De werkgeverscommissie stelt aan de raad om op basis van het griffieplan de formatie van de griffie te herindelen en uit te breiden van 2,5 naar 3,1 fte. De griffie schaalt dan terug in het aantal functies, maar zet in op een doorontwikkeling van de functie van raadsadviseur. Een herbeschrijving en -waardering van deze functie zorgt er tevens voor dat medewerkers kunnen ontwikkelen en betrokken blijven. De herindeling zorgt voor een goede ondersteuning van de raad door de griffie, het verbeteren en versterken van de kaderstellende rol van de raad, investeren in raadscommunicatie, verminderen kwetsbaarheid van de griffie en betere verdeling van de werkzaamheden over griffiemedewerkers. Gevolgde procedure Het griffieplan is tot stand gekomen met input van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie en is opgesteld door de griffier. Het griffieplan is vastgesteld door de werkgeverscommissie en nu ter kennisname gebracht aan de gemeenteraad. De gemeenteraad heeft het budgetrecht inzake de gewenste structurele uitbreiding van de griffie. Het griffieplan is opgesteld voor de huidige raadsperiode en wordt jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.

Burgerparticipatie, inspraak, zienswijzen en communicatie Het griffieplan is eerst in concept in de werkgeverscommissie besproken, waarna feedback kon worden geleverd. Ook heeft de griffier in persoonlijke gesprekken met fracties en/of fractievoorzitters input opgehaald. Alle input en feedback is verwerkt. Rapportage, verantwoording en evaluatie Het op te stellen griffieplan wordt jaarlijks geëvalueerd, te beginnen bij een mogelijk addendum als gevolg van de doorontwikkeling van de raad zelf. Vervolg Na het raadsbesluit wordt invulling gegeven aan het griffieplan, een nieuw functieprofiel opgesteld voor de raadsadviseur en wordt de structurele ophoging van formatie ingevuld. Edam-Volendam, d.d. 21 maart 2024 Namens de werkgeverscommissie de griffier J. Hage

de voorzitter, A. de Jong

Pagina 2 van 2