Voorstel financiele stukken Waterlands Archief.docx

Raadsvergadering d.d. 16 juni 2022 Voorstelnummer 48-2022 Agendanummer 8 Zaaknummer Z22109227 Onderwerp: concept-begroting 2023, gewijzigde begroting 2022, jaarstukken 2021 en kadernota 2023-2026 van het Waterlands Archief Portefeuillehouder: Burgemeester L.J. Sievers Aan de raad. Gevraagde beslissing 1. in te stemmen met de concept-begroting 2023 van het Waterlands Archief en de gemeentelijke bijdrage ad € 368.524,-- (exclusief compensabele BTW) op te nemen in de gemeentelijke begroting voor 2023 en een positieve zienswijze in te dienen. 2. in te stemmen met de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief en de gevolgen van deze gewijzigde begroting over te nemen in de Zomernota 2022 (verhoging van de gemeentelijke bijdrage in 2022 met € 52.152,-- (exclusief compensabele BTW) ten laste van het begrotingssaldo 2022) en een positieve zienswijze in te dienen; 3. in te stemmen met de Kadernota 2023-2026 en een positieve zienswijze in te dienen; 4. kennis te nemen van de jaarstukken 2021 (jaarverslag inclusief jaarrekening) van het Waterlands Archief en instemmen met de nabetaling van € 15.881,-- over te nemen in de Zomernota 2022. Samenvatting De gemeente Edam-Volendam is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief. Het Waterlands Archief voert voor onze gemeente wettelijke taken op het gebied van archief uit.

Ingevolge artikel 17 van de Gemeenschappelijke Regeling hebben wij van het bestuur van het Waterlands Archief de concept-begroting voor het jaar 2023 ontvangen. Daarbij hebben we, als gevolg van een aantal ontwikkelingen, de gewijzigde begroting 2022 van hen ontvangen Ook hebben we – dit jaar voor de eerste keer – de Kadernota 2023-2026 toegestuurd gekregen. Tenslotte hebben wij de jaarstukken 2021 (jaarverslag (uitvoering taken) inclusief jaarrekening (financieel) ontvangen. Indien gewenst kan uw gemeenteraad uiterlijk voor 15 juli a.s. een zienswijze op de conceptbegroting 2023, de Kadernota 2023-2026 en de gewijzigde begroting 2022 indienen. Het advies is in te stemmen met de voorliggende concept-begroting 2023, de Kadernota 2023-2026 en de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief en een positieve zienswijze hierover in te dienen. Daarnaast is het advies kennis te nemen van de jaarstukken 2021.

©ev 2020

Onderbouwing en alternatieven Op grond van artikel 35 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en artikel 17 van de gemeenschappelijke regeling zendt het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan de ontwerpbegroting, acht weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen (artikel 35 lid 3 Wgr). Lid 5 van dit artikel bepaalt daarnaast dat het 1ste en 3de lid ook van toepassing zijn bij een wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën bij begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken. Ter uitvoering van bovenvermeld lid 5 is in artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief bepaald dat het hiervoor aangehaalde artikel 17 van overeenkomstige toepassing is, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de gemeentelijke bijdragen. Voor laatstgenoemde begrotingswijzigingen is het dus mogelijk dat de deelnemende gemeenten een zienswijze in kunnen dienen.

Ingevolge artikel 34 lid 3 van de Wgr en artikel 20, lid 1 en 2 van de gemeenschappelijke regeling stelt het bestuur van de gemeenschappelijke regeling voor 15 april de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop zij betrekking heeft. Voor 15 juli zendt het bestuur de jaarrekening ter kennisneming aan gedeputeerde staten van Noord-Holland. Op grond van artikel 20, lid 4 van de gemeenschappelijke regeling brengt het bestuur jaarlijks aan de raden van de gemeenten voor 15 april verslag uit van de werkzaamheden in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. Ook dit jaarverslag moet voor 15 juli ter kennisneming worden toegezonden door het bestuur aan gedeputeerde staten van Noord-Holland. Concept-begroting 2023 Er is sprake van een sluitende begroting; begroot is een positief resultaat van € 5.230,-De gemeentelijke bijdrage van onze gemeente bedraagt voor 2023 € 368.524,-- inclusief de bijdrage in het digitaliseren van de bouwvergunningen uit het blok Edam-Volendam 1902-1989 en Zeevang 1902-1970 ter hoogte van € 43.849,-Deze bijdrage past niet binnen de raming die wij in de meerjarenbegroting voor 2023 hebben opgenomen; zie verder de tabel onder het kopje “financiële aspecten”.

Gewijzigde begroting 2022 De belangrijkste oorzaken voor deze verhoging van de gemeentelijke bijdrage van € 52.152,-- zijn: a. verhogen van de lasten voor het Waterlands Archief (met name : energiekosten 35% hoger en een flinke verhoging van de automatiseringskosten) en b. aanpassen van de planning in het digitaliseringsproject alsmede het door het bestuur vergeten op te nemen van de kosten voor het digitaliseren van het blok Zeevang 1970-2000 ter hoogte van € 26.299,-- en bovendien het (achteraf) opnemen van de doorbelaste kosten ter hoogte van € 5.102,--.

©ev 2020

Kadernota 2023-2026 Deze nota beschrijft de kaders waarbinnen de begroting 2023 en de meerjarenramingen voor 20232026 zijn opgesteld. Tevens worden in dit document naast de 8 doelstellingen ook 3 nieuwe ontwikkelingen benoemd voor de periode 2023-2026. Belangrijk om te melden is dat in bovengenoemde periode zal worden onderzocht of het wijzigen van de verdeelsleutel in de gemeentelijke bijdragen kan worden gewijzigd. Momenteel worden de gemeentelijke bijdragen gebaseerd aan de hand van 3 verdeelsleutels: op basis van de strekkende meters papieren archief, de gigabytes digitaal archief en de inwoneraantallen. Om de gemeentelijke bijdragen vooraf exacter te kunnen ramen en grote verrekeningen achteraf te voorkomen, is het een mogelijkheid om de huidige 3 verdeelsleutels terug te brengen tot één verdeelsleutel: op basis van inwoneraantallen. Jaarstukken 2021 Jaarrekening: Onze gemeente krijgt over 2021 een nabetaling te doen van € 15.881,--. De redenen hiervan zijn de verschuiving in de planning van de digitaliseringswerkzaamheden aan de bouwvergunningen en een hogere bijdrage in de digitalisering die eerder niet geraamd was. Jaarverslag: Het jaarverslag 2021 bevat de wijze waarop de taken door het Waterlands Archief zijn uitgevoerd en of daarmee de doelen, die in het uitvoeringsplan 2018-2021 zijn vastgesteld, zijn behaald.

Ook wordt in dit jaarverslag beschreven of de in het uitvoeringsplan benoemde doelen qua organisatie en samenwerking zijn voldaan. De jaarstukken 2021 worden ter kennisname de gemeenteraad aangeboden. Financiële aspecten Concept-begroting 2023 In onderstaand overzicht zijn de nieuwe ramingen weergegeven voor de bijdragen aan het Waterlands Archief; deze bedragen worden meegenomen in de gemeentelijke begroting 2003.

Kosten vlgs begroting WA 2023 Te verrekenen compensabele BTW Bijgestelde bijdrage Huidige raming *1) Verschil (bijramen)

2023 368.524 25.797 342.727 315.159 -27.568

2024 353.058 24.714 328.344 316.063 -12.281

2025 345.681 24.198 321.483 308.169 -13.314

2026 344.536 24.118 320.418 308.169 -12.249

*1) Bij deze ramingen zijn de doorbelaste kosten digitalisering niet opgenomen. Deze doorbelaste kosten hebben betrekking op de voorbereiding van de digitalisering en de controle van de kwaliteit van de gemaakte scans. Gewijzigde begroting 2022 De gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief leidt tot een verhoging van de bijdrage van onze gemeente met € 52.818,--(excl. gedeeltelijk compensabele BTW). Voorgesteld wordt deze verhoging mee te nemen in de Zomernota 2022 en ten laste te brengen van het begrotingssaldo 2022.

©ev 2020

Kadernota 2023-2026 De kadernota geeft een meerjarenraming van baten en lasten over deze jaren. Deze raming geeft geen inzicht in de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdragen. Deze worden wel in de conceptbegroting 2023 genoemd. Zie hiervoor de tabel onder het kopje concept-begroting 2023 (vorige bladzijde). Jaarrekening 2021 De jaarrekening leidt tot een nabetaling van de gemeentelijke bijdrage van € 15.881,--. Voorgesteld wordt om deze verhoging mee te nemen in de Zomernota 2022 en ten laste te brengen van het begrotingssaldo 2021. Personele aspecten Het voorstel heeft geen personele gevolgen. Risico’s Niet van toepassing Gevolgde procedure De concept-begroting 2023, de Kadernota 2023-2026 en de gewijzigde begroting 2022 zijn – voorlopig – vastgesteld door het bestuur van het Waterlands Archief in haar vergadering van 6 april 2022. Op 15 april zijn deze documenten alsmede de jaarstukken 2021 ons toegezonden. Er is overlegd met de afdeling Bedrijfsvoering en met de teamleider van Informatievoorziening. Daarna is het akkoord verkregen van de portefeuillehouder, burgemeester Sievers. Voor 15 juli 2022 zullen deze documenten moeten worden vastgesteld door het bestuur van het Waterlands Archief en daarna – voor zover noodzakelijk - ter kennisneming aan gedeputeerde staten van Noord-Holland worden gestuurd.

Burgerparticipatie, inspraak, zienswijzen en communicatie De gemeenteraad wordt middels dit raadsbesluit en -voorstel op de hoogte gesteld van de concept begroting 2023, de Kadernota 2023-2026 en de gewijzigde begroting 2022 van het Waterlands Archief. U krijgt de mogelijkheid een zienswijze in te dienen. Deze zienswijze wordt zo spoedig mogelijk na besluitvorming in uw raad gecommuniceerd naar het bestuur van het Waterlands Archief. Tevens ontvangt u de jaarstukken 2021 ter kennisname. Op grond van artikel 35 lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient de ontwerp begroting ter inzage te worden gelegd. Lid 5 bepaalt dat de wijziging van de begroting niet ter inzage hoeft te worden gelegd. De concept begroting 2023 van het Waterlands Archief heeft sinds * mei 2022 ter inzage gelegen. Rapportage, verantwoording en evaluatie In de jaarrekeningen over 2022 en 2023 zal gerapporteerd worden over de begrotingen van de betreffende jaren. Deze worden opgesteld en vastgesteld in het eerste half jaar van 2023 respectievelijk 2024. Te zijner tijd ontvangt u de jaarrekeningen 2022 en 2023. Ten aanzien van het uitvoeren van de taken door het Waterlands Archief wordt ieder jaar een jaarverslag vastgesteld. Ook hiervan wordt u zijner tijd over in kennis gesteld.

©ev 2020

Bijlagen - Aanbiedingsbrief van het bestuur van het Waterlands Archief d.d. 15 april 2022; - Concept-begroting 2023; - Gewijzigde begroting 2022; - Jaarstukken 2021, inclusief jaarverslag en jaarrekening - Concept-brief zienswijze

Edam-Volendam, d.d. 10 mei 2022 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, H. van der Woude

de burgemeester, L.J. Sievers.

©ev 2020