Voorstel financiele stukken Waterlands Archief.docx

Raadsvergadering d.d. 4 juli 2023 Voorstelnummer 45-2023 Agendanummer 7 Zaaknummer Z23124828 Onderwerp: concept-begroting 2024, gewijzigde begroting 2023, jaarrekening en jaarverslag 2022 en kadernota 2024-2027 van het Waterlands Archief Portefeuillehouder: Burgemeester L.J. Sievers Aan de raad. Gevraagde beslissing 1. . In te stemmen met de conceptbegroting 2024 van het Waterlands Archief en het verschil van € 67.319 ten opzichte van de gemeentelijke meerjarenbegroting op te nemen in de gemeentebegroting voor 2024 en een positieve zienswijze in te dienen. 2. in te stemmen met de gewijzigde begroting 2023 van het Waterlands Archief en een positieve zienswijze in te dienen; 3. kennis te nemen van de jaarrekening 2022 inclusief jaarverslag 2022 van het Waterlands Archief; 4. kennis te nemen van de Kadernota 2024-2027 van het Waterlands Archief en een positieve zienswijze in te dienen. Samenvatting De gemeente Edam-Volendam is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief. Het Waterlands Archief voert voor onze gemeente wettelijke taken op het gebied van archief uit. Ingevolge artikel 17 van de Gemeenschappelijke Regeling hebben wij van het bestuur van het Waterlands Archief de concept-begroting voor het jaar 2024 ontvangen. Daarbij hebben we, als gevolg van een aantal ontwikkelingen, de gewijzigde begroting 2023 van hen ontvangen.

Ook hebben we de Kadernota 2024-2027 toegestuurd gekregen. Tenslotte hebben wij de jaarstukken 2022 (jaarverslag inclusief jaarrekening ontvangen. Indien gewenst kan uw gemeenteraad uiterlijk voor 15 juli a.s. een zienswijze op de conceptbegroting 2024, op de gewijzigde begroting 2023 en op de kadernota 2024-2027 indienen. Het advies is in te stemmen met de voorliggende concept-begroting 2024, met de gewijzigde begroting 2023 en met de Kadernota 2024-2027 van het Waterlands Archief en een positieve zienswijze hierover in te dienen. Daarnaast is het advies kennis te nemen van de jaarstukken 2022. Onderbouwing en alternatieven Op grond van artikel 35 lid 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) en artikel 17 van de gemeenschappelijke regeling zendt het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan de ontwerpbegroting, acht weken voordat zij door het bestuur wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur van het gemeenschappelijk orgaan hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen (artikel 35 lid 3 Wgr). Lid 5 van dit artikel bepaalt daarnaast dat het 1ste en 3de lid ook van toepassing zijn bij een wijziging van de begroting. In de gemeenschappelijke regeling kan worden bepaald ten aanzien van welke categorieën bij begrotingswijzigingen hiervan kan worden afgeweken.

©ev 2020

Ter uitvoering van bovenvermeld lid 5 is in artikel 18 van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief bepaald dat het hiervoor aangehaalde artikel 17 van overeenkomstige toepassing is, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de gemeentelijke bijdragen. Voor laatstgenoemde begrotingswijzigingen is het dus mogelijk dat de deelnemende gemeenten een zienswijze in kunnen dienen. Ingevolge artikel 34 lid 3 van de Wgr en artikel 20, lid 1 en 2 van de gemeenschappelijke regeling stelt het bestuur van de gemeenschappelijke regeling voor 15 april de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop zij betrekking heeft. Voor 15 juli zendt het bestuur de jaarrekening ter kennisneming aan gedeputeerde staten van Noord-Holland. Op grond van artikel 20, lid 4 van de gemeenschappelijke regeling brengt het bestuur jaarlijks aan de raden van de gemeenten voor 15 april verslag uit van de werkzaamheden in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar. Ook dit jaarverslag moet voor 15 juli ter kennisneming worden toegezonden door het bestuur aan gedeputeerde staten van Noord-Holland. Concept-begroting 2024 Er is sprake van een sluitende begroting; er is geen positief en geen negatief resultaat.

De gemeentelijke bijdrage van onze gemeente bedraagt € 384.509 inclusief de bijdrage in het digitaliseren van de bouwvergunningen ter hoogte van € 47.431. Deze bijdrage is hoger dan de raming die wij in de meerjarenbegroting voor 2024 hebben opgenomen; zie verder de tabel onder het kopje “financiële aspecten”. Gewijzigde begroting 2023 De gewijzigde begroting kent enkele verschuivingen en heeft geen gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage over 2023. De belangrijkste wijzigingen waren: - personeelskosten: enkele vacatures zijn niet ingevuld en verhoging personeelskosten derden - kapitaallasten: kosten automatisering en inrichting toegenomen door investeringen in ICT en studiezaal - specifieke kosten: meer kosten voor digitalisering bouwvergunningen en er is een stelpost opgenomen voor een jaarlijkse tentoonstelling in de vernieuwde studiezaal. Kadernota 2024-2027 Deze nota beschrijft de kaders waarbinnen de begroting 2024 en de meerjarenramingen voor 2024-2027 zijn opgesteld.

In deze nota worden de belangrijkste doelen voor die periode genoemd: - De traditionele studiezaal geschikt maken als ontmoetingspunt voor de bezoekers - Verder door ontwikkelen van de sociale media kanalen - Digitaliseren en toegankelijk maken van de bouwarchieven van de gemeenten - E-depot koppelen aan bestaande en nieuwe applicaties van de gemeenten - Advies en scherper toezicht bij het inrichten van archivering aan het begin van een proces (archiving by design) - Invoering werken met project- en programmamanagement

©ev 2020

Belangrijk om te melden is dat in bovengenoemde periode zal worden onderzocht of het wijzigen van de verdeelsleutel in de gemeentelijke bijdragen kan worden gewijzigd. Momenteel worden de gemeentelijke bijdragen gebaseerd aan de hand van 3 verdeelsleutels: op basis van de strekkende meters papieren archief, de gigabytes digitaal archief en de inwoneraantallen. Om de gemeentelijke bijdragen vooraf exacter te kunnen ramen en grote verrekeningen achteraf te voorkomen, is het een mogelijkheid om de huidige 3 verdeelsleutels terug te brengen tot één verdeelsleutel: op basis van inwoneraantallen. Jaarstukken 2022 Jaarrekening: De jaarrekening is afgesloten met een positief saldo van € 50.381. Dit bedrag is toegevoegd aan de algemene reserve. Aan onze gemeente is € 20.606 minder gefactureerd dan volgens de gewijzigde begroting 2022. Omdat de bijdragen van gemeenten worden verrekend met de bestemmingsreserves heeft dit geen effect op het resultaat. Jaarverslag: Het jaarverslag 2022 bevat de wijze waarop de taken door het Waterlands Archief zijn uitgevoerd. Ook wordt in dit jaarverslag beschreven of de in het uitvoeringsplan benoemde doelen qua organisatie en samenwerking zijn voldaan. Wij verwijzen u in dit verband graag naar de bijlage. De jaarstukken 2022 worden ter kennisname de gemeenteraad aangeboden.

Financiële aspecten Concept-begroting 2024 In onderstaand overzicht zijn de nieuwe ramingen weergegeven voor de bijdragen aan het Waterlands Archief. Ter vergelijking zijn de bedragen vermeld zoals opgenomen in de begroting van het Waterlands Archief over 2023, deze zijn cursief weergegeven. Eerder is in de ramingen rekening gehouden met compensabele BTW. Deze bedragen zijn op dit moment niet bekend, voorzichtigheidshalve wordt er nu geen rekening mee gehouden. Het verschil in de ramingen voor de jaren 2024 en verder (ten opzichte van de WA begroting 2024) wordt in de gemeentelijke begroting 2024 opgenomen.

Gewijzigde begroting 2023 De gewijzigde begroting kent enkele verschuivingen en heeft geen gevolgen voor de gemeentelijke bijdrage over 2023. Wel blijken de ramingen voor 2023 tot en met 2027 te laag te zijn, doordat deze per abuis niet zijn bijgesteld naar aanleiding van de WA begroting 2023. Daarnaast is er eerder rekening gehouden met de compensabele btw. Omdat hiervan het bedrag vooraf niet bekend is, wordt er nu geen rekening mee gehouden in de ramingen. Hierdoor is de bijstelling hoger dan voorgaande jaren. Dit wordt bijgesteld in de zomernota. Jaarrekening 2022

©ev 2020

De jaarrekening is afgesloten met een positief saldo van € 50.381. Dit bedrag zal worden toegevoegd aan de algemene reserve. Aan onze gemeente is € 20.606 minder gefactureerd dan volgens de gewijzigde begroting 2022. De kosten die nog gemaakt worden tot en met 2025 komen wel ten laste van EdamVolendam, maar lopen allemaal via dotaties en onttrekkingen aan/van de betreffende reserve. Personele aspecten Niet van toepassing Risico’s Niet van toepassing Gevolgde procedure De concept-begroting 2024 en de gewijzigde begroting 2023 zijn – voorlopig – vastgesteld door het bestuur van het Waterlands Archief in haar vergaderingen van 12 en 21 april 2023. Op 1 mei zijn deze financiële documenten alsmede de jaarstukken 2022 alsmede de Kadernota 2024-2027 ons toegezonden. Er is overlegd met de afdeling Bedrijfsvoering, sectie Beleid en Belastingen en met de teamleider van de sectie Informatievoorziening. Daarna is het akkoord verkregen van de portefeuillehouder, burgemeester Sievers. Voor 15 juli 2023 zullen deze documenten worden vastgesteld door het bestuur van het Waterlands Archief en daarna – voor zover noodzakelijk - ter kennisneming aan gedeputeerde staten van Noord-Holland worden gestuurd.

Burgerparticipatie, inspraak, zienswijzen en communicatie De gemeenteraad wordt middels dit raadsbesluit en -voorstel op de hoogte gesteld van de concept begroting 2024, de gewijzigde begroting 2023 en de Kadernota 2024-2027 van het Waterlands Archief. U krijgt de mogelijkheid een zienswijze in te dienen. Deze zienswijze wordt zo spoedig mogelijk na besluitvorming in uw raad gecommuniceerd naar het bestuur van het Waterlands Archief. Tevens ontvangt u de jaarstukken 2022 ter kennisname. Rapportage, verantwoording en evaluatie In de jaarrekeningen over 2023 en 2024 zal gerapporteerd worden over de begrotingen van de betreffende jaren. Deze worden opgesteld en vastgesteld in het eerste half jaar van 2024 respectievelijk 2025. Te zijner tijd ontvangt u deze jaarrekeningen. Ten aanzien van het uitvoeren van de taken door het Waterlands Archief wordt ieder jaar een jaarverslag vastgesteld. Ook hiervan wordt u zijner tijd in kennis gesteld. Bijlagen Aanbiedingsbrief van het bestuur van het Waterlands Archief d.d. 24 april 2023; Concept-begroting 2024; Gewijzigde begroting 2023; Jaarstukken 2022, inclusief jaarverslag en jaarrekening Kadernota 2024-2027 Concept-brief zienswijze Edam-Volendam, d.d. 16 mei 2023 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, de burgemeester, H. van der Woude L.J. Sievers.

©ev 2020