Voorstel Begroting Waterlands Archief.docx

Raadsvergadering d.d. 1 juli 2021 Voorstelnummer 53-2020 Agendanummer 9 Zaaknummer Z21095090 Onderwerp: Concept-begroting 2022 Waterlands Archief Portefeuillehouder: Burgemeester L.J. Sievers Aan de raad. Gevraagde beslissing in te stemmen met een positieve zienswijze op de concept-begroting 2022 van het Waterlands Archief Samenvatting De begroting geeft ten opzichte van 2021 een verhoging van € 15.733,--. Dit is een stijging van 5,1% De stijging wordt veroorzaakt doordat er meer meters archief worden afgenomen door de tijdelijke uitplaatsing van het archief uit - vooral - de archiefruimte van het voormalig gemeentehuis van Zeevang. Onderbouwing en alternatieven Wij adviseren om een positieve zienswijze m.b.t. de concept-begroting in te nemen. De gemeentelijke bijdrage aan het Waterlands Archief is enerzijds afhankelijk van het aantal inwoners en anderzijds afhankelijk van het aantal strekkende meters overgedragen of uitgeplaatst archief. De verhoging ten opzichte van het vorig jaar wordt veroorzaakt doordat het archief dat nog in de archiefruimte van het voormalig gemeentehuis van Zeevang stond, in verband met de overdracht van dit gebouw, naar elders moest worden verplaatst. Tegelijkertijd was de archiefruimte op het Stadskantoor overvol en moest daar ruimte worden gevonden. Er is gekozen voor een tijdelijke uitplaatsing van het Zeevangse archief bij het Waterlands Archief.

Bovendien is een gedeelte van het financieel archief van Edam-Volendam ook daar geplaatst. Uiteindelijk ging het om ruim 210 m1 Het betreft een tijdelijke uitplaatsing. Jaarlijks wordt er vernietigd; zowel van het uitgeplaatst archief als van het archief dat op het Stadskantoor staat. Naar verwachting is er rond 2026 weer voldoende ruimte op het Stadskantoor om het overblijvende archief terug te plaatsen. Financiële aspecten begroting 2022 De totale begroting van het Waterlands Archief voor het jaar 2022 is € 1.698.616. De bijdrage voor 2022 voor onze gemeente bedraagt € 323.530,--. Over 2021 was deze bijdrage € 307.797; dit is een stijging van 5,1%. De stijging wordt veroorzaakt doordat er meer meters archief worden afgenomen door de tijdelijke uitplaatsing van het archief uit - vooral - de archiefruimte van het voormalig gemeentehuis van Zeevang. In de gemeentelijke bijdragen is de uitplaatsing financieel zichtbaar in de jaren 2022 tot met 2024. Naar verwachting heeft dit echter een doorloop tot en met 2026.

©ev 2020

Totale gemeentelijke bijdrage Incidentele bijdrage kosten digitalisering Gemeentelijke bijdrage excl. kosten digitalisering Opgenomen in begroting gemeente EdamVolendam Verschil ten laste van begrotingssaldo

2022 323.530 5.693 317.837

2023 341.458 26.299 315.159

2024 354.707 38.644 316.063

2025 303.428 0 303.428

304.366

299.174

301.488

301.488

13.471

15.985

14.575

1.940

Opvallende punten uit de concept-begroting 2022:  In 2021 is er een behoorlijke stijging in personeelskosten. Dit wordt in 2022 gestabiliseerd door pensionering/niet volledig invullen van de vertrekkende medewerkers.  De bijdrage gemeenten laat een behoorlijke stijging zien, maar deze daalt vanaf jaar 2025 weer. Het heeft te maken het project digitalisering bouwvergunningen. Een bedrag van € 110.259 is bestemd voor de digitalisering bouwvergunningen.  De stijging in kapitaallasten wordt voornamelijk veroorzaakt door de investering in inrichting van € 100.000. Financiële aspecten jaarrekening 2020: De jaarcijfers 2020 zijn positief uitgevallen ten opzichte van de (gewijzigde) begroting 2020, het verlies is kleiner dan begroot. De belangrijkste verschillen zitten in de posten:  Kosten digitalisering bouwvergunningen, € 5.557 lagere kosten  Kosten digitalisering algemeen, € 21.492 lagere kosten  Opbrengsten: overige inkomsten, € 5.055 hoger De kosten van het project digitalisering zijn lager, wel ligt het project in principe op schema. Jaarlijks kan er een kleine afwijking zijn in het behaalde resultaat. Daarnaast kan de volgorde van scannen wijzigen, waardoor een bijdrage van een individuele gemeente kan afwijken van de oorspronkelijke planning.

Corona heeft nauwelijks invloed op de financiën, het Waterlands Archief is open gebleven (op afspraak) en is niet afhankelijk van de winst uit omzet. Financiële gevolgen samenvatting Bij de facturatie door het Waterlands Archief wordt de compensabele BTW gelijk in mindering gebracht op de gemeentelijke bijdrage. Hier werd in de ramingen geen rekening mee gehouden. Deze compensabele BTW is vrijwel gelijk aan de verhoging van de bijdrage door de uitplaatsing van het archief. Hierdoor heeft dit voorstel geen gevolgen voor het begrotingssaldo, omdat de bijdragen voor de komende jaren al in de huidige ramingen zijn opgenomen Personele aspecten geen

©ev 2020

Risico’s Het wettelijk kader ligt in de Archiefwet 1995. Er zijn geen risico's verbonden aan dit voorstel. Wel zijn er financiële consequenties en deze moeten worden verwerkt in de begroting voor 2022 en volgende jaren. Gevolgde procedure Het bestuur van het Waterlands Archief heeft in haar bestuursvergadering van april 2021 de conceptbegroting vastgesteld. Het voorstel is besproken en afgestemd binnen de sectie Informatievoorziening, met de sectie Financiën en met de portefeuillehouder burgemeester Sievers. Burgerparticipatie, inspraak, zienswijzen en communicatie Er is geen vorm van inspraak; de gemeenteraad heeft de mogelijkheid om een zienswijze te geven. Deze zienswijze moet worden gecommuniceerd naar het bestuur van het Waterlands Archief en zij stellen voor 15 juli de begroting definitief vast. Rapportage, verantwoording en evaluatie Elk jaar legt het Waterlands Archief verantwoording af via het jaarverslag en de jaarrekening; deze zitten ter kennisname bij dit voorstel. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief begroting 2022 2. Begroting 2022 3. Uitvoeringsplan 2022-2025 4. Jaarverslag en jaarrekening 2020 Edam-Volendam, d.d. 26 april 2021 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, H. van der Woude

de burgemeester, L.J. Sievers.

©ev 2020