RIB college iz extra kosten uitbreiding formatie ICT.pdf

Gemeente Edam-Volendam T.a.v. de gemeenteraad Postbus 180 1130 AD VOLENDAM

Afdelingshoofd BedrijfsvoeringJan Burger 0 1 ... Afdelingshoofd Bedrijfsvoering

Burgemeester / Gemeentesecretaris

Uw brief van

Uw kenmerk

Onderwerp Raadsinformatiebrief Organisatie Functioneel beheer Edam-Volendam

Doorkiesnummer Burger, Jan (0299) 398 398

Burger, Jan

Ons kenmerk Z20080870 Bijlage(n) --

1

Datum 3 november 2021

Geachte mevrouw, heer , Als gemeente wordt er van ons verwacht dat we goed, betrouwbaar, efficiënt en effectief zijn in de dingen die wij doen. Onze inwoners en ondernemers verwachten niet alleen een goede dienstverlening, maar ze hebben ook verwachtingen van de manier waarop wij deze aan hun leveren. Een betere en snellere dienstverlening, meer transparantie, meer eigen regie van de burgers, een beter begrip en betere informatie. De gemeente biedt haar diensten steeds meer langs de digitale weg aan. Digitale dienstverlening wordt steeds meer de norm, maar kan fysiek contact niet helemaal vervangen. Wel ondersteunen. Daarvoor moeten werkprocessen aansluiten op de behoeften en verwachtingen en in het verlengde daarvan moet de basisinfrastructuur deze optimaal ondersteunen. Denk hierbij aan onze ICT-systemen, telefonie, applicaties, gegevensverzamelingen en de toegankelijkheid van de juiste informatie. Dit alles heeft natuurlijk ook invloed op de benodigde technische en functionele kennis en vaardigheden binnen onze gemeentelijke organisatie. Informatietechnologie wordt als de grote ‘game changer’ gezien. De gemeente wil en moet hier zelf de regie over voeren en heeft zich hierover laten adviseren door een extern bureau. Grootste risico is dat de gemeente nog niet in staat is om het functioneel beheer over de eigen systemen uit te voeren.

Hierdoor zijn we kwetsbaar, niet in staat de werkprocessen in de systemen efficiënt en goed te benutten en zijn we continue afhankelijk van externe, commerciële leveranciers. In de vergadering van 6 april 2021 de Commissie Planning, Control, Audit en Risk (P&CAR) is een toelichting gegeven op de gemeentelijke informatietechnologie. De hiervoor genoemde ontwikkelingen zijn in deze vergadering door het betreffende externe bureau toegelicht en op welke wijze deze van invloed zijn op de organisatie van onze gemeente. Hiervoor is een adviesrapport opgesteld.

Kijk voor meer informatie op www.edam-volendam.nl Postbus 180 1130 AD Volendam

In het adviesrapport wordt aandacht gevraagd voor de professionalisering van de IV-organisatie en wordt geadviseerd de basisformatie voor functioneel beheer op orde te brengen. Met de formatie-uitbreiding kan het beheer van onze systemen op orde worden gebracht en kan er gewerkt worden aan actuele thema’s als Informatiehuishouding, Privacy, Informatiebeveiliging, Datagestuurd werken, Rechtmatigheid en ‘In control’. De controlerende functies, zoals de beleidsmedewerker, Accountant, de Controller, de CISO, Privacy Officer en Archivaris, kunnen hun wettelijke taken efficiënter uitvoeren, omdat de organisatie in staat is beter bruikbare informatie uit de eigen systemen te halen. De dekking voor de loonkosten m.b.t. de formatie-uitbreiding is in de meerjarenbegroting van 2022 opgenomen. De benodigde formatie-uitbreiding is, gebaseerd op een eerder uitgevoerd onderzoek, geraamd op 5,4 fte en heeft een structureel karakter. In de vergadering van 19 oktober 2021 van de Commissie P&CAR heeft de commissie ingestemd met de suggestie om een raadsinformatie brief op te stellen met een nadere toelichting t.b.v. de begroting. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, de burgemeester,

H. van der Woude

L.J. Sievers

Kijk voor meer informatie op www.edam-volendam.nl Postbus 180 1130 AD Volendam