Reactie college op rapport RKC Kaderstelling door de raad

Gemeente Edam-Volendam mr. M.L.M. Lohman, voorzitter rekenkamercommissie Postbus 180 1130 AD VOLENDAM

Afdelingshoofdschrijver Controleren Controleur

Afdelingshoofd

Uw brief van 5 oktober 2023 Onderwerp Reactie op concept rapport Rekenkamercommissie 'Kaderstelling door de raad'

Gemandateerde

Uw kenmerk Doorkiesnummer Joeri Kempen (0299) 398 398

Ambtenaar

Ons kenmerk Z23130426 Bijlage(n) -

Concept

Documenttype

Datum

Geachte heer Lohman, Graag maken wij in het kader van bestuurlijk wederhoor gebruik van de mogelijkheid om onze zienswijze kenbaar te maken op uw rapport ‘Kaderstelling door de raad’. Hieronder reageren wij op de aanbevelingen. Vervolgens gaan wij kort in op enkele feitelijkheden bij de onderzochte casussen. Alvorens we dat doen, merken we op dat wat ons betreft de kernvraag is: hoe voeren we samen -raad en college- het goede gesprek, daar waar het gaat om kaderstelling? Hebben raad en college daar nu eenzelfde beeld en dezelfde verwachtingen bij? Veel van de aanbevelingen zijn instrumenteel van aard. Instrumenten kunnen zeker helpen om het gesprek te faciliteren. Maar instrumenten alleen leiden niet automatisch tot het goede gesprek. Graag verkennen we tijdens de raadsbehandeling wat de raad onder dat goede gesprek verstaat. Als aanzet daarvoor noemen wij enkele voorbeelden van projecten en processen waarvan wij denken dat de kaderstellende rol van de raad goed gestalte heeft gekregen: • De omgevingsvisie • Het plan van aanpak voor de Singelwijk • De herinrichting van de Julianaweg Graag horen wij of de raad dit ook goede voorbeelden vindt van hoe we met elkaar het goede gesprek willen voeren. Aanbevelingen: • Uw eerste aanbeveling betreft het initiëren van een duidelijk startpunt waarbij de raad kaders meegeeft voor het opstellen van nieuw beleid.

Het ene proces leent zich daar meer voor dan het andere. Het moge duidelijk zijn dat het niet haalbaar is in tijd en capaciteit als de raad voor elk beleidsproces vooraf kaders mee zou willen

Kijk voor meer informatie op www.edam-volendam.nl Postbus 180 1130 AD Volendam

•

•

•

•

•

• •

•

•

geven. De raad zal een keuze moeten te maken bij welke processen hij vooraf kaders mee wenst te geven. Het college faciliteert die keuze door de raad te infomeren welke dossiers en beleidsprocessen in de aankomende periode zullen gaan spelen. Hoe en hoe vaak we de raad informeren en het gesprek daarover aangaan is vervolgens een kwestie van uitwerking. Uw tweede aanbeveling betreft het expliciet opnemen van de informatiebehoefte van de raad en de wijze van communiceren daarover in de besluiten waarin de raad beleid vaststelt. Dat lijkt ons een goede stap. Uw derde aanbeveling betreft raadsvragen. Onze rol ligt erin om bij het beantwoorden van raadsvragen zoveel mogelijk de koppeling te blijven leggen met vastgestelde visies en beleidskaders, zoals wij nu reeds doen. Uw vierde aanbeveling betreft het SMART formuleren van speerpunten, doelen en actiepunten. Ambities en doelen (beter, sneller, meer) zijn naar hun aard niet goed SMART te formuleren. Wel kunnen we, daar waar mogelijk, beoogde resultaten koppelen aan die doelen. Resultaten zijn naar hun aard vaak wel SMART te formuleren. Uw vijfde aanbeveling betreft het bepalen van een startpunt, bijvoorbeeld een nulmeting, als referentiepunt voor het bepalen van de bereikte voortgang op de indicatoren die horen bij de gestelde doelstellingen (de IST situatie versies de SOLL situatie).

Wij achten het benoemen van een duidelijk referentiepunt inderdaad zinvol en zullen nagaan op welke wijze dit ingevuld kan worden. Daar waar een nulmeting niet beschikbaar, mogelijk of haalbaar is, zullen wij dat aangeven. Uw zesde aanbeveling betreft het aanwijzen ‘van een initiatiefnemer vanuit de raad’ voor specifieke acties, zoals evaluaties. In onze optiek is dit altijd het lid van het college dat het desbetreffende beleidsstuk inbrengt, tenzij de raad zelf het initiatief wenst te nemen voor een evaluatie, bijvoorbeeld via uw commissie. Aangezien altijd duidelijk is welk lid van het college het onderwerp inbrengt, is hierin onzes inziens al voorzien. Niettemin onderschrijven wij dat alertheid op een goede overdracht bij verloop en wisselingen van de wacht belangrijk is. We zien uw aanbeveling in dat licht. Uw zevende aanbeveling betreft het leggen van een koppeling in raadsinformatiebrieven met onderliggende visies en beleidskaders. In onze ogen is dit reeds bestaande praktijk. Uw achtste aanbeveling zien wij als een kerntaak van de raad: de check of wij, als college, het door de raad vastgestelde beleid op hoofdlijnen op goede wijze uitvoeren binnen de door de raad vastgestelde kaders. We vernemen graag of de raad van mening is dat wij de raad voldoende in de gelegenheid stellen om die taak uit te voeren.

Uw negende aanbeveling betreft het benoemen van risico’s bij te nemen besluiten. Het format voor raadsvoorstellen bevat ‘Risico’s’ als vast onderdeel. Daarmee maakt het benoemen van risico’s reeds deel uit van de huidige praktijk. Uw laatste vier aanbevelingen bevatten onder andere een suggestie om eerdere besluitvorming expliciet te vermelden. Het is reeds gebruikelijk om in beleidsstukken te verwijzen naar zowel het wettelijke kader als naar eerdere besluiten, moties en aanpalend beleid. Indien de raad hieraan behoefte heeft, is het mogelijk om hiervoor ook in het raadsvoorstel een vast kopje op te nemen.

Kijk voor meer informatie op www.edam-volendam.nl Postbus 180 1130 AD Volendam

Feitelijkheden: U baseert de aanbevelingen op een analyse van enkele beleidsprocessen. In de beschrijving van die processen staan in onze optiek enkele feitelijke onjuistheden. Hoewel die beschrijvingen slechts het grondwerk voor de analyse vormen en de discussie over uw rapport niet over die beschrijvingen moet gaan, hechten wij er aan om deze punten te benoemen. Dit om te voorkomen dat zij een eigen leven gaan leiden. • Op pag. 12 staat dat aan de speerpunten in de Woonzorgvisie “geen specifieke doelstellingen en/of resultaatafspraken die aantoonbaar specifiek, tijdgebonden en meetbaar zijn gekoppeld. Monitoring van het beleid (waar staan we nu, wat zijn de doelen en de daaraan te koppelen acties) vindt dan ook onvoldoende plaats.” Dat laatste is onjuist. Monitoring van het beleid uit de woonzorgvisie vindt plaats via de prestatieafspraken. De speerpunten uit de woonzorgvisie zijn vertaald in prestatieafspraken. Die worden regelmatig besproken met de corporaties, de huurdersverenigingen en zorg- en welzijnspartijen en zo nodig bijgesteld. De raad ontvangt de prestatieafspraken ter informatie. • Op pag.13 en 14 worden onjuiste data gehanteerd van de Woonvisie. De vorige Woonvisie had een looptijd van 2017-2021. De huidige Woonvisie heeft een looptijd van 2022-2026.

• Het college is verheugd te lezen dat het proces van totstandkoming van de omgevingsvisie als zorgvuldig en gedragen is beschouwd. Het college vult tevens graag aan dat de interventie van een uitvoeringsstrategie door het college voortkwam uit de signalen die het college kreeg uit de maatschappij (zienswijzen), raad en gemeentelijke organisatie. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, de burgemeester, H. van der Woude

L.J. Sievers

Kijk voor meer informatie op www.edam-volendam.nl Postbus 180 1130 AD Volendam