Reactie college op management letter.pdf

Memo/advies Aan

: Commissie Planning Control Audit en Risk

Van

: Pieter van der Veen

Datum

: 2 februari 2022

Betreft

: Collegereactie op de Managementletter 2021

Aanleiding: Publieke Sector Accountants (PSA) de nieuwe controlerende accountant heeft, vooruitlopend op de jaarcontrole, een interim controle uitgevoerd. Dit leidt tot de zogenaamde management letter. In deze managementletter worden bevindingen gedaan maar ook adviezen gegeven die de organisatie wel of niet kan op volgen. Hieronder treft u de reactie van college op de bestuurlijke samenvatting van de managementletter. Interne beheersing • Verbeteren interne beheersing. Het verbeteren van interne processen is een continue activiteit voor de organisatie. De accountant constateert dat de gemeente stappen neemt in o.a. de (Verbijzonderde) Interne Controle. Het Interne Controle plan is ook gedeeld met de Commissie. Periodiek zullen wij de Commissie hierover rapporteren. Onderdeel van het verder ontwikkelen van de (V)IC is het ontwikkelen van de eerste en tweede lijncontrole. • Frauderisicoanalyse Fraude is op zich geen nieuw aspect. Het risico op fraude werd door de vorige accountant lager ingeschat waardoor er geen noodzaak voor een plan was. In 2021 is een gestart gemaakt met een analyse. In de Begroting 2022 is bij de Risicoparagraaf een overzicht opgenomen van toekomstige ontwikkelingen. Voor 2022 zal de analyse verder worden uitgewerkt en de Commissie P&C naar de gemeenteraad worden gebracht.

Status rechtmatigheidsverantwoording  De invoering van de ‘rechtmatigheidsverantwoording’ is uitgesteld naar 2022. Dit geeft de gemeente de mogelijkheid om de bedrijfsvoering verder te verbeteren. De accountants geeft een aantal belangrijke aandachtspunten aan die onderschreven worden. Het beschrijven van de verschillende werkprocessen vraagt veel tijd en energie. In 2020 en 2021 heeft COVID-19 ook een forse wissel getrokken op de gemeentelijke organisatie waardoor er minder is gerealiseerd dan gepland. De verwachting is niet dat in 2022 de organisatie geheel ‘vrij’ zal zijn van Corona inspanningen. Procesbevindingen  De ‘monitor verbetering interne processen’ is in 2021 uitgerold. Hiermee wordt meer grip gekregen op de opvolging van aanbevelingen uit de verschillende interne en externe bevindingen. Eind 2021 heeft een eerste controle en bespreking plaats gevonden op de voortgang van aanbevelingen. De monitor heeft hierin, intern, zijn nut bewezen. Voor 2022 zal de monitoring van aanbevelingen worden doorgezet en zal dit leiden tot een betere rapportage waar de accountant op kan steunen.



De aanbevelingen t.a.v. Treasury worden overgenomen evenals voor M&O beleid.

Aandachtspunten voor de jaarrekening  De werkzaamheden voor jaarrekening zijn al enige tijd geleden gestart. De aandachtspunten van PSA worden meegenomen in het opstellen van de controle dossiers.  De SISS controle is over 2021 uitgebreid. Het aantal regelingen dat gecontroleerd moet worden is significant groter geworden. PSA heeft hierop gerapporteerd en de prijs voor de controle ook aangepast. In het aanbestedingstraject waren deze extra werkzaamheden niet voorzien.