Reactie college Aanbevelingen werkwijze Commissie Planning en Control Audit en Risk.pdf

Voorstel aan het college van burgemeester en wethouders

Dossiernummer : Z21101271 Voorstelnummer : D-ADV - 21159830 Behandelend ambtenaar : Veen, Pieter van der Afdeling : Bedrijfsvoering

Datum

: 14 oktober 2021

Portefeuillehouder : Wethouder Schutt 2e verantwoordelijke : Wethouder Schutt

Onderwerp: Aanbevelingen werkwijze Commissie Planning en Control Audit en Risk Beslispunten Uw college wordt voorgesteld te besluiten om in te stemmen met de reactie van het college op de aanbevelingen van de Commissie Planning, Control, Audit en Risk (PCAR) zoals hierna beschreven. Aanleiding In 2020 heeft de Commissie PCAR een nieuwe werkwijze geïmplementeerd. Deze werkwijze is in het voorjaar van 2021 geëvalueerd. De commissie heeft op basis van deze evaluatie een aantal conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan. Het college is verzocht te reageren op de conclusies en aanbevelingen. Het voorstel is om de navolgende reactie te geven: Collegereactie: Het college heeft kennis genomen van de conclusies en aanbevelingen n.a.v. de evaluatie van de Commissie PC&AR In algemene zin deelt het college de belangrijkste conclusie dat dat de afstand tussen college/ambtenaren en raad sterk verbeterd is en dat de Commissie steeds beter wordt geïnformeerd. Het college waardeert het bijzonder dat de huidige manier van werken ook door de commissieleden als positief wordt ervaren. Het verkleinen van de afstand heeft o.a. geleid tot inhoudelijke betere vergaderingen waarin veel informatie wordt uitgewisseld, ontwikkelingen worden gedeeld en er ook ruimte is voor discussie. Er zijn belangrijke stappen gezet.

De Commissie constateert wel dat zij niet tijdig op de hoogte wordt gebracht van ontwikkelingen die gevolgen kunnen hebben voor de gemeente. Het college heeft inmiddels een overzicht opgesteld waarin belangrijk ontwikkelingen, zoals het college die momenteel ziet en die nog niet actueel zijn, worden opgenomen. Het overzicht is onderdeel van de Begroting 20222025 gemaakt. De komende jaren kan dit overzicht periodiek worden besproken en geactualiseerd. Door met enige regelmaat de ontwikkelingen te bespreken kan tijdig geconstateerd worden of ontwikkelingen daadwerkelijk actueel worden en mogelijk een – financieel - risico gaan vormen voor de gemeente. Hierbij kan gedacht worden aan nieuwe taken vanuit het Rijk, duurzaamheid en de energietransitie. Het ruim van te voren sturen van stukken verhoudt zich vaak slecht met de actualiteit en dynamiek van met name financiële informatie. Het college doet zijn uiterste best om hier een efficiënte modus in te vinden. De vergadermomenten van de Commissie zijn op dit moment gebaseerd op de reguliere planning en control-cyclus van de gemeente. Ten aanzien van de projectenrapportage zijn afspraken gemaakt met de commissie over de inhoud van de rapportages en de rapportagemomenten.