Rapport vervolgonderzoek vastgoedbeleid Edam-Volendam
Tekst van het document
Vervolgonderzoek vastgoedbeleid RAPPORT ORT
In opdracht van de Rekenkamer Edam-Volendam
Roel Lauwerier, Jop de Graaff
11 november 2024
Inhoudsopgave
1. Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Onderzoeksvragen 1.3. Aanpak 1.4. Leeswijzer
2. Implementatie aanbevelingen
3 3 3 4 4
5
2.1. Tijdlijn 2.2. Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoek 2016 2.3. Toetsing op de normen
5 5 11
3. Bijlage 1 – Toelichting opvolging aanbevelingen
13
3.1.1. Opvolging aanbeveling A 3.1.2. Opvolging aanbeveling B 3.1.3. Opvolging aanbeveling C 3.1.4. Opvolging aanbeveling D 3.1.5. Opvolging aanbeveling E 3.1.6. Opvolging aanbeveling F 3.1.7. Opvolging aanbeveling G 3.1.8. Opvolging aanbeveling H 3.1.9. Opvolging aanbeveling I 3.1.10. Opvolging aanbeveling J 3.1.11. Opvolging aanbeveling K 3.1.12. Opvolging aanbeveling L
13 14 15 16 16 17 17 18 19 19 20 20
4. Bijlage 2 – Vastgoedlijst
21
5. Bijlage 3 – Woordenlijst
24
2 / 26
1. Inleiding 1.1. Aanleiding In 2016 is het rapport Onderzoek gemeentelijk vastgoedbeleid opgeleverd. Dit rapport is door de raad besproken op 16 maart 2017. De raad heeft de aanbevelingen overgenomen. Het college had daarvoor, in het kader van bestuurlijk wederhoor, aangegeven de conclusies en aanbevelingen in zijn geheel te onderschrijven en gaf aan dat er naar verwachting in april 2017 een plan van aanpak zou volgen. Nu, zes jaar later, wil rekenkamer weten in hoeverre er geleerd is (op basis) van dat rapport. Dit onderzoek moet inzicht bieden in hoeverre de aanbevelingen uit het voorgaande onderzoek zijn opgevolgd.
1.2. Onderzoeksvragen Voor dit onderzoek is de volgende hoofdvraag geformuleerd. In hoeverre zijn de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek naar het gemeentelijk vastgoedbeleid opgevolgd? Om de hoofdvraag te beantwoorden zijn de volgende deelvragen geformuleerd. 1. Zijn alle aanbevelingen volledig geïmplementeerd? Zo ja, wat ging daarin goed en/of tegen welke knelpunten werd aangelopen. Zo nee, wat was daarvan de reden? 2. Leiden de geïmplementeerde aanbevelingen tot de gewenste verbeteringen? Wat waren belangrijke succesfactoren en/of belemmeringen? 3. Welke lessen zijn te trekken voor verdere verbetering van het vastgoedbeleid en de uitvoering daarvan? Voor de beantwoording van deze vragen is een normenkader ontwikkeld. Normen -
Op een herleidbare manier zijn alle aanbevelingen volledig geïmplementeerd.
-
Indien niet tot implementatie is gekomen, is onderbouwd waarom dat niet is gebeurd.
-
De raad is duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop en de mate waarin de aanbevelingen zijn geïmplementeerd.
-
Herleidbaar is gemonitord of deze implementatie leidt tot de beoogde verbeteringen.
-
Zo nodig is overgegaan tot bijsturing.
-
De raad is duidelijk geïnformeerd over de realisatie van de beoogde verbeteringen en mogelijke bijsturingen.
Figuur 2. Normenkader
3 / 26
1.3. Aanpak Om tot een antwoord te kunnen komen op de gestelde onderzoeksvragen is het onderzoek in verschillende stappen opgezet. In stap 1 is een informatie-uitvraag uitgezet bij team Vastgoed. Daarin is per aanbeveling uitgevraagd in hoeverre deze is opgevolgd en wat daarbij eventuele knelpunten waren. Ook is in de uitvraag aan de ambtelijke organisatie gevraagd om naar relevante documenten te verwijzen en deze mee te sturen. Op basis daarvan is vervolgens in stap 2 een documentenstudie uitgevoerd, waarbij onder andere het gemeentelijk vastgoedbeleid en accommodatiebeleid zijn bestudeerd. De ingevulde informatie-uitvraag is in stap 3 doorgesproken met de ambtelijke organisatie. Ook heeft in deze stap een gesprek plaatsgevonden met de betrokken wethouder. Op basis van de input uit voorgaande stappen is vervolgens in stap 4 deze nota van bevindingen geschreven.
1.4. Leeswijzer Dit rapport is als volgt opgebouwd: - Hoofdstuk 1 vormt de inleiding van dit rapport. - Hoofdstuk 2 vormt de beschrijving en analyse van de implementatie van de aanbevelingen. Tot slot worden in dit hoofdstuk de normen getoetst. - Bijlage 1 bevat de een uitgebreide analyse van de implementatie van de aanbevelingen. - Bijlage 2 bevat de vastgoedlijst. - Bijlage 3 bevat een woordenlijst. Bij de normtoetsing in hoofdstuk 2 hanteren wij een stoplichtenmodel: - Groen Aan de vastgestelde norm wordt geheel of grotendeels voldaan. - Oranje Aan de vastgestelde norm wordt gedeeltelijk voldaan. - Rood Aan de vastgestelde norm wordt niet of nauwelijks voldaan.ds
4 / 26
2. Implementatie aanbevelingen In paragraaf 2.1 wordt een tijdlijn geschetst van het voorgaande rekenkameronderzoek tot en met dit vervolgonderzoek. Vervolgens wordt in paragraaf 2.2 voor de aanbevelingen uit het voorgaande rekenkameronderzoek uit 2016 in een tabel in beeld gebracht in hoeverre deze zijn opgevolgd. We eindigen in paragraaf 2.3. met een toets op de geschetste normen.
2.1. Tijdlijn In 2016 heeft de rekenkamer een onderzoek laten uitvoeren naar gemeentelijk vastgoedbeleid. Het rapport ‘Onderzoek gemeentelijk vastgoedbeleid’ is door de raad besproken op 16 maart 2017, waarbij de raad de aanbevelingen heeft overgenomen. Op 14 juni 2018 heeft de raad, om opvolging te geven aan de aanbevelingen, vastgoedbeleid vastgesteld. Het vastgoedbeleid bevat doelen en spelregels voor het bezit, beheer, en onderhoud van gemeentelijk vastgoed worden omschreven. Daarnaast is in 2023 aanvullend accommodatiebeleid vastgesteld, gericht op maatschappelijke accommodaties, met kaders voor de ondersteuning van activiteiten en de inzet van gemeentelijke gebouwen en terreinen voor publieke functies. Om te onderzoeken in hoeverre de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek van 2016 zijn opgevolgd, wordt dat in dit vervolgonderzoek, dat in 2024 is uitgevoerd, in kaart gebracht.
Rekenkameronderzoek
Vastgoedbeleid
(2016)
(2018)
Accommodatiebeleid (2023)
Vervolgonderzoek (2024) Figuur 3. Tijdlijn
2.2. Opvolging aanbevelingen rekenkameronderzoek 2016 De rekenkamer heeft in 2016 een onderzoek uitgevoerd naar vastgoedbeleid. Het doel van dit vervolgonderzoek is om in beeld te brengen hoe de aanbevelingen uit het onderzoek van 2016 zijn opgevolgd. In figuur 4 wordt voor de verschillende aanbevelingen (A t/m L) in beeld gebracht in hoeverre deze zijn opgevolgd. Het figuur bevat per aanbeveling de toelichting zoals deze bij het rekenkameronderzoek uit 2016 is gegeven. Middels een stoplichtenmodel wordt met een groen, oranje of rode score aangegeven of de aanbevelingen geheel/grotendeels, gedeeltelijk of niet/nauwelijks zijn geïmplementeerd. Deze analyse is gedaan op basis van de informatie-uitvraag, documentenstudie en de gesprekken met de ambtelijke organisatie en betrokken wethouder. Bijlage 1 bevat per aanbeveling een uitgebreidere toelichting.
N
Aanbeveling
Toelichting
Opvolging
A
Stel een kadernota vastgoed op, waarin
Een kadernota helpt de raad een aantal richtinggevende
In 2018 heeft de gemeenteraad van Edam-Volendam vastgoedbeleid vastgesteld,
de raad gevraagd wordt zich uit te
uitspraken te doen met betrekking tot het vastgoed van de
in reactie op het rekenkameronderzoek van 2016. Deze nota beschrijft de kaders
spreken over een aantal cruciale
gemeente. Minimaal staat daarin beschreven: de bijdrage die
van het vastgoedbeleid, inclusief doelen en spelregels voor het bezit, beheer, en
spelregels ten aanzien van vastgoed.
vastgoed levert aan beleidsdoelen, de rol(len) die de
onderhoud van gemeentelijk vastgoed. In deze wordt expliciet verwezen naar de
gemeente voor zich ziet in het beschikbaar stellen van
aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek.
vastgoed en het gebruik van publiek- en privaatrechtelijke instrumenten (zoals huurovereenkomsten of subsidies).
Een team Vastgoed, bestaande uit een regisseur, beleidsadviseur, jurist en
Hierbij geldt als aandachtspunt dat financiële transparantie
projectleiders, is opgericht om het beleid uit te voeren. Verder is in 2023
moet worden geboden zodat impliciete indirecte subsidiëring
aanvullend accommodatiebeleid vastgesteld, gericht op maatschappelijke
wordt voorkomen.
accommodaties. Deze nota bevat kaders voor de ondersteuning van activiteiten en de inzet van gemeentelijke gebouwen en terreinen voor publieke functies. Tot slot hebben we uit het gesprek met de betrokken wethouder begrepen dat er momenteel wordt gewerkt aan een nieuwe vastgoednota.
B
Uitbreiden verantwoordingsinformatie
Na het vaststellen van een kadernota dient de raad te kunnen
We zien dat de gemeente stappen heeft gezet in het uitbreiden van de verant-
over vastgoed(prestaties) in de P&C-
beoordelen in welke mate het college uitvoering geeft aan dit
woordingsinformatie in de P&C-cyclus. De gemeentelijke vastgoedportefeuille
cyclus.
kader. Om zijn controlerende taak te versterken, zou meer
wordt jaarlijks herzien en ingedeeld in kernvastgoed, tijdelijk vastgoed en
informatie beschikbaar moeten komen over vastgoed in de
vastgoed voor afstoting. Deze categorisatie ondersteunt de afstemming van
jaarstukken en de programmabegroting. In eerste instantie
vastgoed op de beleidsdoelen van de gemeente.
gaat het over de financiële informatie met betrekking tot de waarde van de vastgoedportefeuille en de stand van de
Verder wordt er meer gerapporteerd over het vastgoed vanuit team Samenleving,
onderhoudsvoorziening. Belangrijke toevoeging zou zijn een
waardoor de P&C-documenten effectiever kunnen worden benut. Rapportages in
verantwoording over vastgoedmutaties
de P&C-cyclus zijn projectgericht en omvatten expliciete verslaglegging over de
(transacties/contracten), gekoppeld aan beleidsdoelen.
duurzaamheid van vastgoed en beheer en onderhoudsinformatie. De controller en het projectenlab spelen daarbij een actieve rol in de volledigheid en nauwkeurigheid van de rapportages. Verder is een contractenregister opgezet voor een overzicht van alle contractuele verplichtingen.
C
Stel criteria vast voor de gemeentelijke
Er zijn diverse redenen denkbaar waarom de gemeente
We zien dat de gemeente in haar vastgoedbeleid duidelijke criteria heeft
‘kernportefeuille’.
eigenaar zou willen zijn van bepaald vastgoed. Deze
vastgesteld voor de indeling van de gemeentelijke vastgoedportefeuille, verdeeld
motieven, vanuit beleidsoptiek of beheersmatige doeleinden,
in vier hoofdcategorieën:
kunnen leiden tot een ‘kernportefeuille’ waarvan de gemeente voornemens is meerjarig eigenaar te blijven. Het vraagt om samenspel tussen raad en college om hier een
6 / 26
N
Aanbeveling
Toelichting
Opvolging
aantal criteria voor te benoemen, waarna voor deze
1. Gemeentelijke dienstverlening-/publieke dienst: Vastgoed gebruikt voor
portefeuille vervolgens specifiek beleid kan worden
gemeentelijke taken, zoals gemeentekantoren en faciliteiten voor publieke
ontwikkeld.
dienstverlening. 2. Maatschappelijk vastgoed (beleidsvastgoed): Vastgoed dat sociaalmaatschappelijke doelen ondersteunt, zoals buurthuizen, scholen, en zorginstellingen. 3. Commercieel vastgoed: Vastgoed verhuurd voor commerciële doeleinden, zoals winkelpanden en kantoorruimtes. 4. Bijzonder vastgoed: Strategisch vastgoed met historische, culturele of beeldbepalende waarde, vaak in ontwikkeling. Deze categorieën worden verder onderverdeeld op basis van hun strategische waarde en bijdrage aan gemeentelijke kerndoelen: kernvastgoed (cruciaal voor gemeentelijk beleid en wettelijke taken),tijdelijk vastgoed (niet af te stoten vanwege maatschappelijke of strategische redenen) en af te stoten vastgoed (vastgoed dat geen bijdrage levert aan gemeentelijke doelen en direct verkocht kan worden).
D
Stel vastgoedbeleid op dat de
Het vastgoedbeleid beschrijft de rol van de gemeente als
We zien dat het vastgoedbeleid duidelijke kaders bevat voor doelmatig beheer
uitgangspunten bepaalt voor het
vastgoedeigenaar (smalle rolopvatting). Het geeft
van de vastgoedportefeuille. Het beleid stelt dat vastgoedbezit geen doel op zich
doelmatig beheer van de
uitgangspunten voor de waardering(sgrondslag) van
is en dat vastgoed dat niet bijdraagt aan gemeentelijke taken of beleidsdoelen
vastgoedportefeuille.
vastgoed, financiële en kwalitatieve eisen aan onderhoud,
moet worden afgestoten, waarbij winstmaximalisatie en gunstige
een afwegingskader met betrekking tot aan- en verkoop en
verkoopmomenten worden nagestreefd.
uitgangspunten voor het aangaan van huurovereenkomsten. Het beleidskader omvat kaders voor:
E
•
Juridisch en administratief beheer
•
Technisch beheer
•
Verduurzaming van gebouwen.
•
Gebruik van ROZ-modellen voor standaardisatie en transparantie.
Richt alle inspanningen op het actueel
De betrouwbaarheid en beschikbaarheid van
De gemeente heeft een vastgoedlijst, die jaarlijks wordt geactualiseerd en
en volledig maken van de Vastgoedlijst
vastgoedinformatie is cruciaal om te betrekken in de
uitgebreid met informatie over functie, categorie, boekwaarde en energielabel 7 / 26
N
Aanbeveling
Toelichting
Opvolging
en beleg het beheer hiervan op één
besluitvorming. Hier dient op korte termijn een verbetering in
van het vastgoed. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de vastgoedlijst is
plaats in de organisatie.
te worden aangebracht, waarbij de objecten financiële
belegd bij het Team Vastgoed. De meest actuele lijst is bijgevoegd in bijlage 2.
gegevens in één overzicht, bij voorkeur een vastgoedmanagementinformatiesysteem, staan. Informatiebeheer dient daarbij vanuit één plaats te worden uitgevoerd (autorisatie etc.) F
Vervolgaanbeveling: draag zorg voor
Wanneer de vastgoedinformatie op één plaats beheerd wordt
Om opvolging te geven aan deze aanbeveling zijn er verschillende kostensoorten
een koppeling tussen de Vastgoedlijst
in een vastgoedmanagementinformatiesysteem, kan deze
toegevoegd voor vastgoed, naast gebouwenbeheer, waardoor de exploitatie-
en het financiële systeem van de
gekoppeld worden aan de financiële administratie. Het
lasten inzichtelijk zijn gemaakt. Team Vastgoed maakt gebruik van de applicatie
gemeente.
voordeel ligt vooral in de centrale uitvoering van
Monday voor het portefeuilleoverzicht en Humble voor gebouwenbeheer.
huurinkomsten (facturering) en het administreren van
G
vastgoedkosten (uitvoering onderhoud etc.). Tevens is het
Het mandaat voor deze posten ligt niet enkel bij vastgoed. Het mandaat voor
gemakkelijker om managementrapportages over vastgoed te
verzekeringen ligt bij financiën en het mandaat van onderhoud bij
genereren.
gebouwenbeheer.
Vervolgaanbeveling: voeg ‘prestaties’ in
Vastgoedbeheer is meer dan het uitvoeren van onderhoud en
Team Vastgoed maakt gebruikt van de applicatie Monday, waarin kerngegevens
de vorm van gebruik toe aan de
het sluiten van huurovereenkomsten. Sturingsinformatie over
staan opgenomen voor de vastgoedportefeuille. Dit systeem is bijna volledig
vastgoed-informatie.
de bezetting en benutting van accommodaties, het
gevuld met de gegevens vanuit gebouwbeheer. Het meest actuele overzicht uit
percentage leegstand, energieprestaties en gebruikers-
Monday staat opgenomen in bijlage 2. Er wordt momenteel gekeken naar een
tevredenheid is zeer nuttig voor de gemeentelijke besluit-
overstap naar softwareprogramma Humble en de gegevens uit Monday daarin te
vorming. Als de Vastgoedlijst goed functioneert, kan deze
verwerken, om zo een integraal dashboard te creëren. De ambtelijke organisatie
informatie in samenspraak met de beleidsafdelingen
heeft aangegeven dat dit nog in ontwikkeling is. Voor wat betreft bezetting en
(Samenleving) worden toegevoegd.
benutting geldt dat Team Sport dit inzichtelijk maakt voor de binnensport. Andere panden worden niet incidenteel verhuurd. Verder zien we dat er stappen zijn gezet om ook prestatie-informatie aan de vastgoedinformatie toe te voegen. Voor de kernportefeuille is een energiedashboard geïmplementeerd, dat inzicht biedt in het energieverbruik van gemeentelijke gebouwen, inclusief het functioneren van zonnepanelen en detectie van extreem energieverbruik. Verder introduceert het accommodatiebeleid een scorekaart met zes prestatievelden: publieke doelen, maatschappelijk rendement, klanttevredenheid, ontwikkelkansen, financieel resultaat, en technische staat. Deze scorekaart is 8 / 26
N
Aanbeveling
Toelichting
Opvolging bedoeld om de prestaties van verschillende panden te evalueren en optimale bezetting en beleidsimpact te monitoren. De scorekaart wordt ook geïntegreerd in de nieuwe integrale beleidsnota van de afdeling Samenleving.
H
Beleg, naast het beheer, ook het
Om de effecten van besluiten op de gehele
We zien dat de eigenaarsrol centraal is belegd in de organisatie, conform de
vastgoedbezit op één plek in de
vastgoedportefeuille in beeld te brengen, verdient het
gedane aanbeveling. Team Vastgoed is verantwoordelijk voor het juridisch
organisatie om te sturen op de
aanbeveling om ook het eigendom op één plek in de
beheer, MJOP’s,(meerjarenonderhoudsplannen) en de eigenaarsrol van
vastgoedportefeuille als geheel.
organisatie te concentreren. Zo kunnen inkomsten en
gemeentelijk vastgoed.
uitgaven vanuit één positie in beeld worden gebracht en managementrapportages geleverd worden. Tevens kan meer
De uitvoering van gebouwbeheer is belegd bij openbare werken. De uitvoering is
gestuurd worden op doelmatigheid, door schaalvergroting
daarmee elders belegd dan de eigenaarsrol. Daarnaast ligt het mandaat voor
bij inkoop van bijvoorbeeld onderhoudsdiensten. Het
verzekeringen bij financiën. Daarmee is deze aanbeveling gedeeltelijk opgevolgd.
concentreren van het vastgoedbezit maakt een betere rolscheiding mogelijk tussen het eigenaarsperspectief en het
Het is daarom belangrijk dat de samenwerking tussen Team Vastgoed en
gebruikersperspectief. Deze rolscheiding bevordert de checks
openbare werken goed verloopt. En dat de opdrachtgevers- en opdrachtnemers-
& balances binnen de organisatie. Het concentreren van het
rol daarbij goed worden ingevuld. Team Vastgoed heeft hierover aangegeven dat
vastgoedbezit en het vastgoedbeheer op één plek binnen de
dit goed verloopt en er zijn geen signalen dat dit momenteel niet goed is
organisatie en het vormgeven van de rolscheiding, zijn
geborgd.
belangrijker dan de vraag of er sprake moet zijn van een afzonderlijke afdeling vastgoed of de vraag waar precies in de organisatie het beheer en het bezit moeten worden geconcentreerd. I
Streef uniformering na in het sluiten
Momenteel bestaat er een keur aan afspraken tussen de
De gemeente heeft bijna alle huurovereenkomsten herzien en aangepast aan het
van (huur)overeenkomsten met
gemeente en de huurders/gebruikers van haar vastgoed.
ROZ-model. Dit model van de ROZ (Raad voor Onroerende Zaken) biedt een
gebruikers van gemeentelijk vastgoed
Gebaseerd op enkele principes van huurbeleid, bijvoorbeeld
gestandaardiseerde basis voor overeenkomsten met als doel marktconforme, ten
(inclusief standaarddemarcatie).
betalen naar gebruik, kunnen standaardhuurovereenkomsten
minste kostprijsdekkende huurprijzen te hanteren. De aanpassingen worden
worden opgesteld met een gedeelde methodiek van
geleidelijk doorgevoerd bij verlenging of heronderhandeling van contracten. De
huurprijsberekening. Inzet van andere instrumenten zoals
ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat het streven is om oude contracten
gebruikersovereenkomsten, erfpacht, recht van opstal etc.
uit te faseren en te vervangen door gestandaardiseerde overeenkomsten.
kan daarin ook worden afgewogen. Een ‘standaarddemarcatie’ voor de verantwoordelijkheden van eigenaar (gemeente) en huurder is een belangrijk vertrekpunt voor de uniformering van de diverse afspraken.
9 / 26
N
Aanbeveling
Toelichting
Opvolging
J
Verbeter het meerjarenonderhoudsplan
Voor de kernportefeuille waarvoor de gemeente langjarige
De gemeente Edam-Volendam heeft voor de kernportefeuille MJOP’s opgesteld,
(MJOP) voor de ‘kernportefeuille’ en
verplichtingen is aangegaan, dient voldoende dekking te zijn,
welke elke vier jaar worden geactualiseerd met een vooruitblik van tien jaar.
stel een toereikende
in ieder geval qua onderhoud. Het huidige MJOP zou
Daarnaast zijn DMIP’s (duurzame meerjareninvesteringsplannen) geïntegreerd in
onderhoudsvoorziening vast.
uitgebreid moeten worden naar alle objecten die zich in deze
het onderhoudsbeleid, in lijn met de duurzaamheidsambitie van de gemeente om
kernportefeuille bevinden. Daarbij dient een kwaliteitsniveau
een energiebesparing van 20% voor maatschappelijk vastgoed te realiseren.
te worden bepaald (per object of deelportefeuille), bijvoorbeeld op basis van de NEN 2767 (conditiemeting). Tot slot dient voor de onderhoudskosten een voorziening te worden getroffen. K
Professionaliseer het proces van aan- en
De gemeente is kwetsbaar in het huidige proces van
We zien dat er sprake is van een geprofessionaliseerd proces van aan- en verkoop
verkoop van vastgoedobjecten.
vastgoedtransacties. Enerzijds doordat voor de raad
van vastgoedobjecten. Verkooptransacties gaan niet via een onderhandelings-
onvoldoende inzichtelijk is voor welk (beleids)doel aan- of
protocol, maar worden uitgevoerd via openbare selectieprocedures. Er is geen
verkoop plaatsvindt; anderzijds doordat er nauwelijks
nader uitgewerkt onderhandelingsprotocol opgesteld omdat verkoop te
procedures zijn vastgelegd om de doelmatigheid en de
sporadisch voorkomt.
rechtmatigheid van transacties te waarborgen. Verbetering kan gerealiseerd door het opstellen van een Afwegingskader
Daarom wordt voor elke verkoop een college-/raadsvoorstel opgesteld om de
aan- en verkoop, gebaseerd op de eerdergenoemde – door
kaders vast te leggen. Bij de verkoop van vastgoed maakt de gemeente gebruik
de raad vastgestelde – criteria voor de kernportefeuille.
van de ondersteuning van een makelaar. Strategische beslissingen over het huren
Daarnaast bevelen wij sterk aan een onderhandelings-
of aankopen van vastgoed worden gemaakt op basis van de locatie en
protocol op te stellen dat toeziet op een navolgbaar proces
strategische waarde.
van vastgoedtransacties, waarbij checks & balances zijn ingebouwd. Dit kan ook dienen voor transacties van aanhuur. L
Voer periodiek een risicoanalyse uit
Bezit, beheer en exploitatie van vastgoed kunnen diverse
De gemeente voert geen structurele risicoanalyse uit voor het gemeentelijk
voor het gemeentelijk vastgoed.
risico’s opleveren, die bovendien om beheersmaatregelen
vastgoed. Daarmee is deze aanbeveling niet opgevolgd. Het gevaar bestaat dat
breed in de gemeentelijke organisatie vragen. Het periodiek
de diverse risico’s die bezet, beheer en exploitatie van vastgoed kunnen
in kaart brengen van risico’s levert relevante
opleveren beperkt inzichtelijk zijn en dat dat benodigde beheersmaatregelen niet
sturingsinformatie op voor de ambtelijke organisatie alsmede
getroffen kunnen worden.
verantwoordingsinformatie voor college en raad. Wel inspecteert de gebouwbeheerder regelmatig de panden en worden eventuele zorgen of benodigde maatregelen gerapporteerd aan het team Vastgoed op adhoc basis. Deze bevindingen en beslissingen worden dus niet formeel vastgelegd in een analyse.
Figuur 4. Analyse opvolging van aanbevelingen uit rekenkameronderzoek (2016) 10 / 26
2.3. Toetsing op de normen Groen Oranje Rood
Aan de norm wordt volledig of grotendeels voldaan. Aan de norm wordt gedeeltelijk voldaan. Aan de norm wordt niet of nauwelijks voldaan.
Normen 1. Op een herleidbare manier zijn alle aanbevelingen volledig geïmplementeerd. 2. Indien niet tot implementatie is gekomen, is onderbouwd waarom dat niet is gebeurd. 3. De raad is duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop en de mate waarin de aanbevelingen zijn geïmplementeerd. 4. Herleidbaar is gemonitord of deze implementatie leidt tot de beoogde verbeteringen. 5. Zo nodig is overgegaan tot bijsturing. 6. De raad is duidelijk geïnformeerd over de realisatie van de beoogde verbeteringen en mogelijke bijsturingen.
Norm 1: Op een herleidbare manier zijn alle aanbevelingen volledig geïmplementeerd. Paragraaf 2.2. toont aan dat de aanbevelingen uit het vorige Rekenkameronderzoek van 2016 naar vastgoedbeleid op papier volledig en herleidbaar zijn opgevolgd. We stellen vast dat, omdat op een enkele aanbeveling na alle aanbevelingen een vervolg hebben gekregen, er grotendeels aan norm 1 wordt voldaan. Norm 2: Indien niet tot implementatie is gekomen, is onderbouwd waarom dat niet is gebeurd. Voor de niet opgevolgde aanbeveling “Voer periodiek een risicoanalyse uit voor het gemeentelijk vastgoed”, geldt dat door de ambtelijke organisatie is onderbouwd waarom dat niet is gebeurd. Een periodieke risicoanalyse wordt door de ambtelijke organisatie niet als nodig gezien, doordat risico’s op pandniveau regelmatig worden doorgesproken. En door korte lijnen in de organisatie met de gebouwbeheerder en de gebruikers van het vastgoed zijn de risico’s volgens de ambtelijke organisatie momenteel in beeld. We zien echter twee ontwikkelingen die maken dat deze de huidige manier waarop risicomanagement wordt toegepast tekort doet aan de risico’s die de gemeente in de toekomst kan gaan lopen. Dit omdat de gemeente momenteel in een fase zit waarin ze een actievere rol kan gaan krijgen in vastgoedontwikkelingen en exploitatie/gebruiksbeheer van vastgoed, voortkomend uit twee ontwikkelingen.
Daarom wordt aan deze norm gedeeltelijk voldaan. Ten eerste vervult de gemeente een actieve rol in verschillende vormen van gebiedsontwikkelingen, voortkomend uit de Omgevingswet, de woningbouwopgave en ontwikkelingen op het gebied van economie en toerisme. Zo wordt momenteel binnen de gemeente de Omgevingswet doorvertaald in een zestal programma’s. De rol die vastgoed daarbij speelt moet per programma worden toegespitst middels een uitvoeringsparagraaf. Daarnaast wordt bijvoorbeeld vanuit toerisme gewerkt aan het programma Waterfront, waarin wordt gekeken naar leegstaand vastgoed dat in aanmerking komt voor herontwikkeling. Ten tweede zien we in het gemeentelijk accommodatiebeleid dat de gemeente meer wil gaan sturen op multifunctioneel inzetbare accommodaties. Dat kan betekenen dat de gemeente een actievere rol gaat spelen bij de exploitatie/gebruiksbeheer van het vastgoed. Deze twee ontwikkelingen leiden tot een actieve betrokkenheid van de gemeente bij vastgoedontwikkelingen en exploitatie/gebruiksbeheer van vastgoed. Doordat er meer ontwikkeld wordt, neemt de gemeente ook meer risico’s, wat het belang van goed risicomanagement versterkt. Zeker gelet op de financiële positie van gemeenten in het algemeen, en in het bijzonder het ravijnjaar, dient risicomanagement daarom goed en structureel te worden toegepast.
In het overzicht in bijlage 2 is te zien dat het gemeentelijk vastgoed een waarde van ruim €105 miljoen vertegenwoordigd. Er zitten meerdere objecten in de vastgoedportefeuille waarvan de waarde nog bepaald moet worden, waardoor deze waarde in de praktijk nog hoger uitvalt. Dit terwijl de boekwaarde van de vorige vaststelling bekend dient te zijn. Ook is te zien dat de verzekerde waarde (ruim €94,5 miljoen) van de vastgoedobjecten lager is dan de boekwaarde. Dit zijn voorbeelden van risico’s die in beeld zouden moeten zijn.
Norm 3: De raad is duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop en de mate waarin de aanbevelingen zijn geïmplementeerd. Middels het door de raad vastgestelde vastgoedbeleid, waarin expliciet is gemaakt op welke wijze de aanbevelingen zijn geïmplementeerd, is de raad duidelijk geïnformeerd. Daarmee wordt aan deze norm voldaan. Norm 4: Herleidbaar is gemonitord of deze implementatie leidt tot de beoogde verbeteringen. Uit het vastgoedbeleid en het gesprek met de ambtelijke organisatie komt naar voren dat er in de uitvoering continu is gestuurd op de realisatie van de aanbevelingen. Team vastgoed, bestaande uit een regisseur, beleidsadviseur, jurist en projectleiders heeft zorg gedragen voor de uitvoering van het vastgoedbeleid. Daarmee wordt aan deze norm voldaan. Norm 5: Zo nodig is overgegaan tot bijsturing. Doordat de aanbevelingen over de volle breedte zijn geïmplementeerd, geldt dat bijsturing op de implementatie niet nodig is geweest. In de uitvoering is continu gestuurd op de realisatie van de aanbevelingen. Daarmee wordt aan deze norm voldaan. Norm 6: De raad is duidelijk geïnformeerd over de realisatie van de beoogde verbeteringen en mogelijke bijsturingen. Zoals benoemd bij norm 3 wordt in het vastgoedbeleid teruggegrepen op de aanbevelingen uit het voorgaande rekenkamerrapport.
Daarmee is de raad duidelijk geïnformeerd over de wijze waarop de aanbevelingen uit het voorgaande onderzoek zijn geïmplementeerd. Aan deze norm wordt voldaan.
12 / 26
3. Bijlage 1 – Toelichting opvolging aanbevelingen Deze bijlage bevat een uitgebreidere toelichting op de opvolging van de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport van 2016, zoals toegelicht in paragraaf 2.2.
3.1.1. Opvolging aanbeveling A Aanbeveling A luidde als volgt. Stel een kadernota vastgoed op, waarin de raad gevraagd wordt zich uit te spreken over een aantal cruciale spelregels ten aanzien van vastgoed. Vastgoedbeleid We zien dat de raad in 2018 het Vastgoedbeleid Edam-Volendam 2018-2022 heeft vastgesteld. Dit is gedaan naar aanleiding van het onderzoek dat de rekenkamer in 2016 heeft uitgevoerd. In het vastgoedbeleid wordt expliciet verwezen naar de aanbevelingen die in het rekenkameronderzoek van 2016 zijn gedaan. Het kerndoel van deze nota is het beschrijven van de kaders van het vastgoedbeleid, waarbij wordt gekeken naar aspecten als : Waarom de gemeente vastgoed in bezet heeft; Welk vastgoed de gemeente structureel in bezit wil houden en welk vastgoed afgestoten kan worden Effectieve (doelbereik) en efficiënte (kosten/baten) inzet van het in bezit blijvende vastgoed Hoe om te gaan met kosten en opbrengsten per traject Hoe meer transparantie en uniformiteit aan te brengen in huurprijzen.
In het beleidskader wordt beschreven wat de doelen zijn van het gemeentelijk vastgoed, hoe er gestuurd wordt op het vastgoed, staan afspraken gemaakt over beheer en onderhoud, staat het aan- en verkoopbeleid uitgewerkt en wordt tot slot in het hoofdstuk financiën beschreven hoe de sturing op en de verantwoording over de prestaties van het gemeentelijk vastgoed plaatsvindt, hoe huurprijsbepaling plaatsvindt en hoe het risicomanagement met betrekking tot het bezitten, beheren en exploiteren van vastgoed is ingericht. Bij aanbeveling D wordt verder ingegaan op de uitgangspunten voor doelmatig beheer die in het vastgoedbeleid benoemd staan. Het gemeentelijke vastgoedbeleid geeft daarmee aan hoe de gemeente Edam-Volendam aankijkt tegen de organisatie, het beheer en het onderhoud van het gemeentelijke vastgoed. Voor maatschappelijke accommodaties in eigendom van de gemeente geeft het vastgoedbeleid onder meer aan hoe om te gaan met het onderhoud en verduurzaming van deze gebouwen. Het vastgoedbeleid gaat alleen over gebouwen die eigendom zijn van de gemeente, niet over terreinen en velden. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat het Team vastgoed is opgericht (dat later samen is gegaan met Vastgoed & Grondzaken) om uitvoering te geven aan het beleid. Het team Vastgoed bestaat uit een regisseur, een beleidsadviseur en een jurist.
Daarnaast zijn er twee projectleiders uitvoering vastgoed die het gebouwenbeheer vormgeven. In het gevoerde gesprek met de betrokken wethouder is aangegeven dat er momenteel wordt gewerkt aan een nieuwe vastgoednota. Accommodatiebeleid Daarnaast heeft de raad in 2023 accommodatiebeleid vastgesteld. In het gesprek met de ambtelijke organisatie is aangegeven dat de totstandkoming van dit accommodatiebeleid een traject was van integrale samenwerking, waarbij vanuit verschillende beleidsterreinen als sport, jeugd, kunst/cultuur, wijksteunpunten en subsidie de samenwerking is opgezocht.
13 / 26
Het accommodatiebeleid biedt kaders om uit te kunnen leggen waarom de gemeente wel of niet bijdraagt aan het faciliteren van activiteiten of het realiseren of in stand houden van accommodaties. Het beleid geeft aan hoe de gemeente maatschappelijke accommodaties inzet ten behoeve aan activiteiten om het gemeentelijke beleid en/of wettelijke zorgplicht te vervullen. Daarbij wordt ingegaan op de manier waarop de gemeente invulling geeft aan het instrument ‘huisvesting van activiteiten’. In het accommodatiebeleid wordt het volgende verstaan onder maatschappelijke accommodaties: “Maatschappelijke accommodaties zijn gebouwen en terreinen waar maatschappelijke activiteiten plaatsvinden waarvoor de gemeente een wettelijke zorgplicht heeft of die het gemeentelijke beleid ondersteunen en die niet door de markt worden gerealiseerd.” Het accommodatiebeleid van de gemeente richt zich op gebouwen en terreinen met een publieke functie die geen onderdeel uitmaken van de openbare ruimte. En waarin en/of waarop maatschappelijke activiteiten plaatsvinden die vallen onder de categorieën onderwijs, sport, cultuur en welzijn. In het vastgoedbeleid vallen deze accommodaties onder de categorie ‘maatschappelijk vastgoed’ wanneer ze eigendom zijn van de gemeente.
In het accommodatiebeleid wordt ingegaan op wat maatschappelijke accommodaties opleveren, wanneer een rol is weggelegd voor de gemeente en welke afwegingskaders worden gehanteerd. Verder bevat het beleid een visie op basisvoorzieningen, gaat het beleid in op de kosten van maatschappelijke accommodaties en wordt aangegeven welke instrumenten de gemeente kan inzetten bij het faciliteren van maatschappelijke activiteiten. Tot slot bevat het accommodatiebeleid een afwegingskader voor de inschaling van activiteiten, het al dan niet investeren in maatschappelijke accommodaties, het al dan niet spelen van een rol bij maatschappelijke accommodaties en het omgaan met een capaciteitstekort/-uitbreiding.
3.1.2. Opvolging aanbeveling B Aanbeveling B luidde als volgt. Bereid de verantwoordingsinformatie over vastgoed(prestaties) in de P&C-cyclus uit. We zien dat de verantwoordingsinformatie over vastgoed(prestaties) in de P&C-cyclus is uitgebreid. In het vastgoedbeleid staat benoemd dat de gemeentelijke vastgoedportefeuille jaarlijks wordt herzien en ingedeeld in drie categorieën: kernvastgoed, tijdelijk vastgoed en vastgoed dat voor afstoting in aanmerking komt. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat deze categorisatie ervoor zorgt dat het vastgoed effectief wordt afgestemd op de beleidsdoelen van de gemeente. Kernvastgoed omvat onroerend goed dat noodzakelijk is voor de lange termijn beleidsdoelen, tijdelijk vastgoed betreft huidige en toekomstige ontwikkelprojecten, en vastgoed dat wordt afgestoten omvat eigendommen die niet langer nodig zijn of niet passen binnen de strategische doelen van de gemeente. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat team Vastgoed voorheen niet werkte met jaarplannen. Dit werd eerder niet als nodig geacht omdat er sprake was van een vrij kleine organisatie. De afgelopen twee jaar zijn hier stappen in gezet. Er wordt nu vanuit team Samenleving meer gerapporteerd in de P&C-cyclus waardoor de documenten nu beter worden benut.
Daarnaast is in de gemeentelijke organisatie de coördinatorenlaag vervangen door een teamleiderslaag, waardoor er volgens de ambtelijke organisatie nu meer sturing is op de inhoud van de P&C. Er wordt voornamelijk op projectniveau gerapporteerd in de P&C. Daarnaast wordt ook expliciet gerapporteerd over de duurzaamheid van het vastgoed. Verder is de informatievoorziening vooral gericht op beheer en onderhoud. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat de interne controller, samen met het projectenlab, een belangrijke rol heeft gespeeld in de rapportages en de P&C-cyclus. Projectleiders worden vanuit het projectenlab betrokken bij de projectenrapportages, wat bijdraagt aan meer volledige en nauwkeurige verantwoordingsinformatie. Daarnaast is er een contractenregister opgezet dat door de jurist wordt bijgehouden en waar nodig aangepast. Dit register biedt een overzicht van alle contractuele verplichtingen. Ook het onderhoud van gebouwen wordt verantwoord binnen de P&C-cyclus. Het gebouwenbeheer verantwoordt het onderhoudsniveau en stelt de budgetten hiervoor bij. Het gebruiks-
14 / 26
matige onderhoud wordt door beleidsmedewerkers geraamd en uitgevoerd. Het dagelijks onderhoud wordt uitgevoerd op basis van incidenten, calamiteiten of vragen en wordt gefinancierd uit een structureel exploitatiebudget. Wat betreft de financiën worden voor vastgoed gerelateerde exploitatiekosten voor de gemeentelijke gebouwen, waarbij inbegrepen de ‘dagelijkse’ onderhoudskosten, structurele budgetten in begroting opgenomen. Ook voor meerjarig planmatig onderhoud van de gemeentelijke gebouwen is in de begroting een reserve opgenomen. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat deze reserves zullen op termijn worden omgebouwd tot een onderhoudsvoorziening. Inkomsten uit verhuur en verpachting worden ook meegenomen in de begroting, en er zijn procedures opgesteld voor het afsluiten van overeenkomsten, waarbij een exemplaar naar de afdeling Financiën wordt gestuurd. Dit zodat financiële afspraken tijdig worden vastgelegd, gefactureerd en geïndexeerd. Verder staat in het accommodatiebeleid opgenomen dat bij het afgeven van een garantstelling, waarbij de gemeente een risico accepteert, het risico moet worden gemeld in de gemeentelijke begroting en jaarrekening, onder meer bij de bepaling van de weerstandsratio.
3.1.3. Opvolging aanbeveling C Aanbeveling C luidde als volgt. Stel criteria vast voor de gemeentelijke ‘kernportefeuille’. We zien dat er in het vastgoedbeleid criteria staan vastgelegd voor de gemeentelijke ‘kernportefeuille’. In het beleid wordt de gemeentelijke vastgoedportefeuille ten eerste onderverdeeld in vier categorieën, elk met een specifieke definitie en doel: -
-
-
-
Gemeentelijke dienstverlening/publieke dienst: Dit betreft vastgoed dat direct wordt gebruikt voor de uitvoering van gemeentelijke taken, zoals gemeentekantoren en andere faciliteiten die noodzakelijk zijn voor de publieke dienstverlening. Maatschappelijk vastgoed (beleidsvastgoed): Deze categorie omvat vastgoed dat sociaal-maatschappelijke beleidsdoelstellingen ondersteunt, vooral in gevallen waar de markt deze behoeften niet vervult. Voorbeelden zijn buurthuizen, scholen, en zorginstellingen. Commercieel vastgoed: Dit betreft vastgoed dat wordt verhuurd voor commerciële doeleinden en geen directe beleidsdoelen ondersteunt. Dit kan bijvoorbeeld winkelpanden of kantoorruimtes betreffen die aan commerciële ondernemers worden verhuurd. Bijzonder vastgoed: Dit is strategisch vastgoed dat nog in ontwikkeling is of een belangrijke beeldbepalende functie heeft binnen de gemeente. Dit vastgoed kan van historische of culturele waarde zijn en speelt een rol in de langetermijnplanning van de gemeente.
Deze categorieën zijn vervolgens verder onderverdeeld in drie vastgoedfuncties, gebaseerd op hun bijdrage aan de gemeentelijke kerndoelen en hun strategische waarde: -
Kernvastgoed: Dit zijn eigendommen die cruciaal zijn voor het ondersteunen van gemeentelijk beleid en het uitvoeren van wettelijke taken. Deze eigendommen worden behouden zolang ze hun functie en beleidsmatige waarde behouden. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen voor onderwijs, gezondheidszorg, en andere essentiële publieke diensten.
-
Tijdelijk vastgoed: Dit omvat eigendommen die niet direct tot het kernvastgoed behoren en in principe kunnen worden afgestoten, maar waar maatschappelijke of strategische redenen verkoop op korte termijn verhinderen. Dit kan bijvoorbeeld vastgoed zijn dat momenteel in gebruik is voor tijdelijke projecten of in afwachting van een herontwikkeling.
15 / 26
-
Af te stoten vastgoed: Deze eigendommen leveren geen bijdrage aan de kerndoelen van de gemeente en kunnen direct worden verkocht. Dit vastgoed wordt gezien als niet essentieel voor de langetermijnstrategieën van de gemeente.
In het gesprek met de ambtelijke organisatie is benoemd dat er vanuit team Vastgoed nauwe samenwerking plaatsvindt met Samenleving en stedenbouwkundigen om een gedetailleerd overzicht te creëren van de toekomstige vastgoedbehoefte. Deze planning moet een vooruitzicht van de komende 10-15 jaar vormen, waarbij strategisch wordt bepaald welke vastgoedlocaties behouden blijven en welke verplaatst of vervangen moeten worden.
3.1.4. Opvolging aanbeveling D Aanbeveling D luidde als volgt. Stel vastgoedbeleid op dat de uitgangspunten bepaalt voor het doelmatig beheer van de vastgoedportefeuille. Het vastgoedbeleid bevat uitgebreide kaders voor het beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Het vastgoedbeleid stelt dat het bezit van vastgoed geen doel op zich is voor de gemeente. Alles wat geen gemeentelijke taak betreft of niet noodzakelijk is voor de uitvoering van beleidsdoelen of projectontwikkeling, valt onder af te stoten vastgoed. Er wordt middels het beleid een winstmaximalisatie nagestreefd, waarbij verkoopmomenten worden afgestemd op gunstige marktomstandigheden. Het beleidskader gaat in op juridisch en administratief beheer (het sluiten en onderhouden van overeenkomsten, het innen van huur, pacht en andere vergoedingen), technisch beheer (planmatig, meerjarig onderhoud, dagelijks onderhoud en investeringen), tijdelijk beheer en verduurzaming van de gebouwen. Het beleid stuurt op een onderhoudsniveau 3 volgens de NEN 2767-norm. Niveau 3 houdt in dat het verouderingsproces is begonnen maar dat het gebouw nog steeds in redelijke conditie verkeert. Daarnaast maakt de gemeente gebruik van de ROZ-(Raad voor Onroerende Zaken)modellen, om standaardisatie en transparantie in vastgoedbeheer en transacties te waarborgen.
Het beheer van gebouwen is in veel gevallen belegd bij de verenigingen/gebruikers. Wel gemeente heeft twee facilitaire medewerkers die verantwoordelijk zijn voor een breed scala aan taken, vaak uitgevoerd door medewerkers van Openbare Werken. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat team Vastgoed momenteel met Gebouwenbeheer bezig is met een reorganisatie van de facilitaire organisatie voor panden buiten de ambtelijke huisvesting. Momenteel is facilitair nog een zelfstandig team, gericht op ambtelijke huisvesting. Er wordt in 2025 gewerkt aan één toegangsdeur voor het gehele vastgoedbeheer waarvan facilitair deel uit gaat maken. Dit met het doel om zoveel mogelijk dezelfde lijn voor alle panden in de portefeuille te bewerkstelligen. Uit het gesprek met de ambtelijke organisatie komt naar voren dat de samenwerking tussen verschillende teams die betrokken zijn bij vastgoedbeheer versterkt is. Teams weten elkaar nu beter te vinden en er is een actieve samenwerking met projectontwikkeling. Daarnaast is grondzaken in 2022 vanuit RO overgeheveld naar Vastgoed. En er zijn een planeconoom en een planjurist aan het team toegevoegd.
3.1.5. Opvolging aanbeveling E Aanbeveling E luidde als volgt. Richt alle inspanningen op het actueel en volledig maken van de Vastgoedlijst en beleg het beheer hiervan op één plaats in de organisatie.’ De ambtelijke organisatie heeft een actuele vastgoedlijst aangeleverd, waarin onder andere inzicht wordt geboden in de functie van het vastgoed, de categorie, boekwaarde en energielabel. Deze vastgoedlijst staat opgenomen in bijlage 2. De verantwoordelijkheid voor het beheer van de vastgoedlijst is belegd bij het Team Vastgoed. Het team maakt gebruik van verschillende softwareapplicaties om de diverse aspecten van vastgoedbeheer te ondersteunen. In het bestuurlijke gesprek
16 / 26
is aangegeven dat de ambtelijke organisatie een goede stap heeft gezet in het opstellen van, en inzicht bieden in de vastgoedportefeuille middels de Vastgoedlijst.
Voorheen was er geen duidelijk overzicht, wat leidde tot situaties waarin panden onverwacht aan het licht kwamen. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat dit gebrek aan inzicht is aangepakt door systematisch alle panden te identificeren en te documenteren. Daarvoor zijn er ook gesprekken gevoerd met maatschappelijke organisaties die gebruik maakten van gemeentelijke panden zonder formele huurovereenkomsten, om zo de geldstromen inzichtelijk te maken en de relaties met deze organisaties te kunnen formaliseren. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er voor het actueel en volledig maken van de vastgoedlijst in eerste instantie gebruik werd gemaakt van Vastgoedmaps. Twee jaar na de implementatie werd deze software echter door de leverancier offline gehaald. Daarom is destijds over gestapt naar Monday. Wel wordt er momenteel gekeken naar een overstap naar softwareprogramma Humble om de efficiëntie en integratie van gegevens verder te verbeteren. Een andere stap die is gezet is de integratie van gebouwenbeheer met vastgoedbeheer. Gebouwenbeheer werkte aanvankelijk met Excel-bestanden op basis van meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s), wat niet praktisch was voor het verkrijgen van inzicht. Daarom is Humble aangeschaft en wordt deze applicatie nu gevuld met gegevens van gebouwenbeheer.
Er wordt gewerkt aan de integratie van gegevens uit Monday om een integraal dashboard te creëren. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat dit nog in ontwikkeling is.
3.1.6. Opvolging aanbeveling F Aanbeveling F luidde als volgt. Vervolgaanbeveling: draag zorg voor een koppeling tussen de Vastgoedlijst en het financiële systeem van de gemeente. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er verschillende kostensoorten zijn toegevoegd voor vastgoed, naast gebouwenbeheer, waardoor de exploitatielasten inzichtelijk zijn gemaakt. Het mandaat voor deze posten ligt niet enkel bij vastgoed. Het mandaat voor verzekeringen ligt bij Financiën en het mandaat van onderhoud bij Gebouwenbeheer.
3.1.7. Opvolging aanbeveling G Aanbeveling G luidde als volgt. Vervolgaanbeveling: voeg ‘prestaties’ in de vorm van gebruik toe aan de vastgoedinformatie. Om opvolging te geven aan deze aanbeveling zijn er verschillende acties ondernomen. Zoals beschreven in 3.1.5. Opvolging aanbeveling E, wordt door Team Vastgoed gebruik gemaakt van de applicatie Monday, waarin kerngegevens staan opgenomen voor de vastgoedportefeuille. Er wordt momenteel gekeken naar een overstap naar softwareprogramma Humble, waarin de gegevens uit Monday worden verwerkt, om zo een integraal dashboard te creëren. Ook is een energiedashboard ontwikkeld (zie figuur 5). Dit dashboard biedt inzicht in het energieverbruik van de gemeentelijke gebouwen. Het laat bijvoorbeeld zien of zonnepanelen goed zijn aangesloten of dat er sprake is van extreem energieverbruik. Verder wordt de bezetting en benutting van de binnensport door Sport geregeld en inzichtelijk gehouden. Dit proces valt onder de verantwoordelijkheid van de beleidsmedewerker. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er wordt gewerkt aan het verkrijgen van meer informatie met betrekking tot gebruik, zoals de belasting van sportvloeren. Daarnaast staat in het accommodatiebeleid een ‘scorekaart prestaties’ opgenomen.
Deze scorekaart bestaat uit zes prestatievelden: publieke doelen, maatschappelijk rendement, klanttevredenheid, ontwikkelkansen, financieel resultaat en technische staat. De scorekaart wordt gebruikt om prestaties van verschillende panden te evalueren. Deze kaart is vrij
17 / 26
nieuw en is bedoeld om te helpen bij het monitoren van de optimale bezetting en het effect op het beleid. De gemeente streeft ernaar dat de samenleving deze monitoring gaat uitvoeren, om zo een continue evaluatie van de bezettingsgraad en de beleidsimpact mogelijk te maken. Deze benadering wordt geïntegreerd in de nieuwe integrale beleidsnota van de afdeling Samenleving, waar direct uitvoeringsprogramma’s onder worden geschreven.
Figuur 5. Energiedashboard
3.1.8. Opvolging aanbeveling H Aanbeveling H luidde als volgt. Beleg, naast het beheer, ook het vastgoedbezit op één plek in de organisatie om te sturen op de vastgoedportefeuille als geheel.
We zien dat de eigenaarsrol centraal is belegd in de organisatie. Team Vastgoed is verantwoordelijk voor het juridisch beheer, MJOP’s, en de eigenaarsrol van gemeentelijk vastgoed. Daarbij is vastgoed aan zet bij het maken van keuzes ten aan zien van eigendom. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat in het geval van bijvoorbeeld type installaties in een pand, of het inrichten van gezamenlijke ruimtes, ook samenwerking wordt opgezocht met gebouwbeheer. De uitvoering van gebouwbeheer ligt belegd bij openbare werken, en daarmee niet op dezelfde plek als de eigenaarsrol. Daarnaast ligt het mandaat voor verzekeringen bij financiën. Daarmee is deze aanbeveling gedeeltelijk opgevolgd. Het is daarom belangrijk dat de samenwerking tussen Team Vastgoed en openbare werken goed verloopt. En dat de opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol goed worden ingevuld. Team Vastgoed heeft hierover aangegeven dat dit goed verloopt en er zijn geen signalen dat dit momenteel niet goed is geborgd. Verder zijn de beleidsteams van Samenleving verantwoordelijk voor het gebruiksbeheer/-onderhoud. De ambtelijke organisatie heeft hierover aangegeven dat de lijntjes kort zijn en de samenwerking prettig verloopt. Dit geldt ook voor vergunningen die gebruikers aanvragen. De interne organisatie vraagt ook private toestemming bij Team Vastgoed bij dit soort aangelegenheden.
De meeste sociale basisvoorzieningen en culturele panden worden verhuurd aan externe partijen. Er zijn enkele panden die incidenteel worden verhuurd. De gemeente streeft ernaar om ook het incidentele gebruik van maatschappelijk vastgoed goed te organiseren. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat het managementteam momenteel aan een herstructurering werkt om deze incidentele verhuur beter in te richten en te integreren binnen de facilitaire organisatie. De gemeente heeft doorgaans goed inzicht in het gebruik van vastgoed door huurders, ondanks dat er incidentele gevallen zijn waar er minder zicht is op specifieke ruimtes zoals kelderruimtes. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven
18 / 26
dat er dankzij regelmatig contact met gebruikers en de controle door de afdeling Samenleving, vrijwel geen leegstand is. Verenigingen en huurders worden gestimuleerd om activiteiten aan te bieden en aan specifieke eisen te voldoen, waardoor de bezettingsgraad hoog blijft. Voor bepaalde panden, zoals sporthallen, heeft de gemeente zelf beheerders in dienst die zorgen voor het dagelijkse beheer en onderhoud. Voor maatschappelijk incidenteel vastgoed wordt momenteel een nieuwe structuur opgezet om het beheer hiervan efficiënt te organiseren en te integreren binnen de facilitaire diensten.
3.1.9. Opvolging aanbeveling I Aanbeveling I luidde als volgt. Streef uniformering na in het sluiten van (huur)overeenkomsten met gebruikers van gemeentelijk vastgoed (inclusief standaarddemarcatie). De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat bijna alle huurovereenkomsten zijn herzien en aangepast aan het ROZmodel (Raad voor Onroerende Zaken), inclusie demarcatie. Dit model biedt een gestandaardiseerde basis voor overeenkomsten. Het uitgangspunt is daarbij om tot een marktconforme, ten minste kostprijsdekkende huurprijs te komen, waarvoor taxaties worden opgesteld. In gevallen waar de getaxeerde waarde hoger uitvalt dan de marktwaarde, wordt er een sluitende businesscase gemaakt om deze huurprijs te rechtvaardigen. Er wordt nagestreefd om deze aanpassingen op natuurlijke momenten te doen, zoals bij verlenging of heronderhandeling van contracten. Hierdoor zijn enkele overeenkomsten nog niet herzien, maar de ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat dit wordt wel gedaan zodra de gelegenheid zich voordoet. Het doel is daarbij om deze oude contracten uit te faseren en te vervangen door gestandaardiseerde overeenkomsten op basis van het ROZ-model. Voor maatschappelijke huurders hanteert de gemeente een methodiek van integrale kostprijsdekking. Dit betekent dat over een langere periode de huren voldoende zijn om de kosten van het vastgoedobject te dekken.
Dit wordt bereikt door een aanvangshuur vast te stellen die, rekening houdend met een jaarlijkse huurstijging, precies voldoende is om de kosten over de contractperiode te dekken.
3.1.10. Opvolging aanbeveling J Aanbeveling J luidde als volgt. Verbeter het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) voor de ‘kernportefeuille’ en stel een toereikende onderhoudsvoorziening vast. Ten aanzien van deze aanbeveling worden er voor de gemeentelijke kernportefeuille worden meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) opgesteld, die dienen als leidraad voor het planmatig en groot onderhoud. De plannen zijn verwerkt in de softwareapplicatie Humble. De MJOP’s worden elke vier jaar geactualiseerd met een doorkijk van tien jaar. Verder worden de duurzame meerjareninvesteringsplannen (DMIP’s) geïntegreerd in het onderhoudsbeleid. Dit sluit aan bij de duurzaamheidsambitie van de gemeente, zoals beschreven in de duurzaamheidsagenda 2018-2022. De gemeente streeft naar een energiebesparing van 20% voor maatschappelijk vastgoed en onderzoekt mogelijkheden voor de verduurzaming van al het gemeentelijk vastgoed. Verduurzaming wordt verdisconteerd in de MJOP’s. Zoals eerder beschreven wordt het onderhoudsniveau voor de gebouwen in de kernportefeuille minimaal op niveau 3 volgens de NEN 2767-norm gehouden. Dit betekent dat het verouderingsproces is begonnen, maar dat het gebouw nog steeds in een redelijke conditie verkeert. Gebouwenbeheer maakt onderscheid tussen onderhouds- en investeringsvoorzieningen en reserveert deze in de P&C-cyclus.
Het team Vastgoed stuurt Gebouwenbeheer aan op onderhoudsniveau en type vastgoed, en geeft advies over de financiële uitwerking van deze plannen. De MJOP’s en DMIP’s worden financieel gedekt in de begroting. Gebouwenbeheer zorgt ervoor dat de ramingen en kosten in de financiële administratie worden verwerkt. En dat er waar nodig bij de raad om krediet wordt gevraagd op het moment dat er tegenvallers zijn. Dit omvat ook vervangingsinvesteringen, die worden opgenomen in de MJOP’s. In het
19 / 26
gesprek met de ambtelijke organisatie is aangegeven dat kosten te hoog geraamd worden doordat er veel onderhoud zelf wordt gedaan, waarmee er middelen overblijven. Ook ontbreekt er nog een nota kostenverhaal, die wel gewenst is in het kader van de omgevingswet. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat deze nog wordt ontwikkeld.
3.1.11. Opvolging aanbeveling K Aanbeveling K luidde als volgt. Professionaliseer het proces van aan- en verkoop van vastgoedobjecten. We zien dat er sprake is van een geprofessionaliseerd proces van aan- en verkoop van vastgoedobjecten. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er geen onderhandelingsprotocol is, maar dat verkoop gaat middels openbare selectieprocedures waarin mede het Didam-arrest is verwerkt. De gemeente maakt strategische beslissingen over het huren of aankopen van vastgoed op basis van de locatie en de strategische waarde. Voor onderhandelingsbreedte wordt altijd een college-/raadsvoorstel gemaakt waarin de kaders worden vastgelegd. In het geval van verkoop van vastgoed wordt gebruik gemaakt van de ondersteuning van een makelaar. Voor het screenen van contractanten kan gebruik worden gemaakt van Team Veiligheid. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor het BIBOB-beleid. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat een nader uitgewerkt onderhandelingsprotocol is niet is opgesteld omdat verkoop te sporadisch voorkomt.
3.1.12. Opvolging aanbeveling L Aanbeveling L luidde als volgt. Voer periodiek een risicoanalyse uit voor het gemeentelijk vastgoed. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er voor het gemeentelijk vastgoed geen structurele risicoanalyse wordt gedraaid. Deze aanbeveling is daarmee niet geïmplementeerd. In het overzicht in bijlage 2 is te zien dat het gemeentelijk vastgoed een waarde van ruim €105 miljoen vertegenwoordigd. Er zitten meerdere objecten in de vastgoedportefeuille waarvan de waarde nog bepaald moet worden, waardoor deze waarde in de praktijk hoger uitvalt. Dit terwijl de boekwaarde van de vorige vaststelling bekend dient te zijn. Ook is te zien dat de verzekerde waarde (ruim €94,5 miljoen) van de vastgoedobjecten lager is dan de boekwaarde. Dit zijn voorbeelden van risico’s die in beeld zouden moeten zijn. Nu bestaat het gevaar dat de diverse risico’s die bezet, beheer en exploitatie van vastgoed kunnen opleveren beperkt inzichtelijk zijn waardoor eventuele benodigde beheersmaatregelen niet getroffen kunnen worden. De toelichting die door de ambtelijke organisatie is gegeven, is dat het gemeentelijk maatschappelijk vastgoed met name uit binnen- en buitensportlocaties bestaat. Er is daarbij nauw contact met de verenigingen en clubs door de beleidsmedewerkers. Alle prijzen worden kostendekkend vastgesteld en waar nodig jaarlijks geïndexeerd.
De gemeente is relatief klein en de lijntjes met de verenigingen zijn redelijk kort waardoor volgens de ambtelijke organisatie de huidige risico’s bekend zijn. Zo inspecteert de gebouwbeheerder regelmatig de panden en rapporteert vervolgens eventuele zorgen of benodigde maatregelen aan het team Vastgoed. Dit gebeurt vaak op een ad-hoc basis, waarbij de gebouwbeheerder zijn bevindingen deelt en samen met het team Vastgoed beslissingen neemt over noodzakelijke acties. Dit wordt echter niet vastgelegd in een analyse. De ambtelijke organisatie geeft aan dat dit niet als nodig wordt geacht doordat de gemeente zelf alles in beheer heeft en niet aanbesteedt. Daardoor worden er op pandniveau intern voortdurend panden doorgesproken, waarbij ook risico’s aan bod komen op het moment dat deze zich voordoen.
20 / 26
4. Bijlage 2 – Vastgoedlijst
21 / 26
Name
Straatnaam
Huisnummer
Postcode
Status
Signalering afloop contract
Gebruiksvergunningen panden Sporthal Opperdam (VVGV 't Nest) AV Edam atletiekaccommodatie (velden + opstal) basisschool 't Kofschip Basisschool De Blokwhere
Heideweg
2024-06-01
Functie
Woonplaats
Categorie
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
BVO
Bouwjaar
Monumentale status
WOZ-waarde
Boekwaarde
Nog te bepalen
4
1132 DB
Nog te bepalen, verlenging
Volendam
Sociaal-maatschappelijk
Burgemeester Versteeghsingel
4
1135 VT
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Edam
Opstallen en erfpacht
1978
N.v.t.
Franekerlaan
23
1132 LE
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Volendam
Schoolgebouw
1347
200
1986
2004
Geen monument
Geen monument
1246378
Verzekerde waarde
Energielabel
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
2018
Nog te bepalen
N.v.t.
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
2018
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Oosterom
1
1132 NA
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Volendam
Schoolgebouw
1877
2014
Nog te bepalen
Langemeerstraat
14a
1135 JE
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Edam
Schoolgebouw
1141
1973
Geen monument
2018
Nog te bepalen
D
Basisschool De Spinmolen
Christiaan van Abkoudestraat
101
1132 AB
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Volendam
Schoolgebouw
1301
1980
Geen monument
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Hoogstraat
4
1135 BZ
Nog te bepalen
Afstoten
Edam
Afgestoten
1925
Geen monument
Nog te bepalen
Nog te bepalen
N.v.t.
begraafplaatshuisje
Kwadijk
87
1471 CE
Nog te bepalen
Kern
Kwadijk
Publieke dienst
begraafplaatshuisje
Warder
122
1473 PH
Nog te bepalen
Kern
Warder
Publieke dienst
begraafplaatshuisje (voorm. mortuarium)
Beets
51b
1475 JD
Nog te bepalen
Kern
Beets
Publieke dienst
begraafplaatshuisje en klokkenstoel
Middelie
97
1472 GT
Nog te bepalen
Kern
Middelie
Publieke dienst
bejaardenwoning
Cornelis van Bergenstraat
1
1474 KE
Nog te bepalen
Afstoten
Oosthuizen
Commercieel
bejaardenwoning
Cornelis van Bergenstraat
2
1474 KE
Nog te bepalen
Afstoten
Oosthuizen
Commercieel
bejaardenwoning
Cornelis van Bergenstraat
3
1474 KE
Nog te bepalen
Afstoten
Oosthuizen
Commercieel
bejaardenwoning
Cornelis van Bergenstraat
4
1474 KE
Nog te bepalen
Afstoten
Oosthuizen
Omdraai
3
1131 PJ
Nog te bepalen
Kern
Volendam
Hoornse Jaagweg
2
1474 HM
Nog te bepalen
Kern
Oosthuizen
Kwadijk
139a
Bouwgouw (Bouwspeelplaats) brandweerkazerne Brandweerkazerne
2027-04-01
1836
2355191
Verzekerde waarde jaar
Nog te bepalen
Basisschool De Piramide
bedrijfspanden Hoogstraat 4-8
2350000
Boekwaarde peiljaar
448901
Nog te bepalen
Nog te bepalen
9893
2018
N.v.t.
1880
Nog te bepalen
Nog te bepalen
32106
2018
N.v.t.
1475
Rijksmonument
Nog te bepalen
27000
2016
N.v.t.
1882
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Nog te bepalen
N.v.t.
59
1964
Geen monument
155000
0
Nog te bepalen
72616
2017
E
59
1964
Geen monument
155000
0
Nog te bepalen
72613
2017
E
59
1964
Geen monument
155000
0
Nog te bepalen
72613
2017
Commercieel
59
1964
Geen monument
155000
0
Nog te bepalen
72613
Sociaal-maatschappelijk
123
2021
Geen monument
Brandweerkazernes
378
1980
Geen monument
193000
30
Nog te bepalen 13415
2018
1471 CH
Nog te bepalen
Kern
Kwadijk
Brandweerkazernes
248
2022
Geen monument
96000
Nog te bepalen
Stationsweg
9
1471 CL
Nog te bepalen
Nog te bepalen
Kwadijk
Afgestoten
45
1964
Nog te bepalen
53000
Nog te bepalen
brandweerkazerne (tijdelijk)
Dijkgraaf Poschlaan
6a
1135 GP
Nog te bepalen
Tijdelijk
Edam
Brandweerkazernes
2021
Geen monument
32000
Nog te bepalen
Brandweerkazerne Edam
Nieuwehaven
68
1135 VM
Nog te bepalen