Rapport Rekenkamercommissie Edam-Volendam - Kaderstelling door de raad

Figuur 1: kaderstellen en controleren (bron: Perikles Instituut)

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

23

A. DEFINITIE EN BELEID

Bijlage 3: Normenkader #

Te beantwoorden deelvraag/onderzoeksvraag

0

Heeft de raad zijn kaderstellende rol vastgesteld?

1

Zijn er kaders vooraf door raad vastgesteld met het oog op sturing en regie voor de periode van de visiedocumenten? (kaderstelling)

1. 2.

Geen norm: overzicht van de geldende kaders. De wijze waarop hangt af van onderwerp en de rol van de gemeente.

1. 2.

Geen norm: overzicht van de dan geldende kaders. Er zijn kaders door raad en college vastgesteld met oog op sturing en regie voor periode van de …... De kaders (regionale en lokaal) die door de raad zijn vastgesteld zijn duidelijk en consistent. Geen norm: overzicht van de dan geldende doelstellingen en resultaatafspraken. De doelstellingen en resultaatafspraken maken helder welke ……ontwikkeling raad en college voor ogen zien. Met onderscheid naar korte en middellange termijn. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn aantoonbaar specifiek, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn realistisch en acceptabel geformuleerd. Er is per doelstelling en resultaatafspraak een nulmeting en streefwaarde vastgesteld om doelbereik te monitoren. Er bestaat inzicht in eventuele onderlinge conflicten tussen meegegeven doelstellingen en resultaatafspraken.

3. 1. 2.

3. 4. 2

Hoe zijn de ambities/doelstellingen in de visiedocumenten geformuleerd? (planbepaling)

Beoordeling Woonvisie

Normen

5. 6.

7.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

Ja

Beperkt

Nee

Beoordeling …….

Ja

Beperkt

Nee

24

8.

1.

3

In hoeverre worden afspraken en/of resultaten uit voorgaande, regionale of bovenlokale beleidsstukken en onderzoeken bij de visiedocumenten betrokken? (informatiebronnen)

2.

3. 4. 1.

4

In hoeverre is de gemeenteraad betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocument? (participatie)

5

In hoeverre zijn niet-gemeentelijke actoren en andere belanghebbenden betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocumenten en op welke wijze (integrale procesdoelstellingen? (participatie)

6

Hoe zijn de rollen en mandaten van de betrokken actoren bepaald en vastgesteld? (rolneming-duidelijkheid)

2.

1. 2. 3.

1.

2.

Er bestaat inzicht in de mate van benodigde beleidsharmonisatie om doelstellingen te kunnen realiseren, ook ten aanzien van andere beleidsvelden (duurzaamheid, bijzondere effecten, maatschappelijk vastgoed, sociale doelstellingen et cetera). De regionale en bovenlokale afspraken en (wettelijke) kaders zijn voldoende betrokken bij de lokale visie. De evaluatie van de visiedocumenten en de resultaten uit de voorgaand periode zijn voldoende betrokken bij de afspraken en doelstellingen van de ……. De uitkomsten van bestaande analyses naar ontwikkelingen en behoefte zijn voldoende betrokken. De uitkomsten van (concrete sturingsindicatoren) zijn voldoende betrokken in de visiedocumenten. Geen norm: overzicht van de contactmomenten en wijze van betrokkenheid van gemeenteraad bij de regionale en lokale woonvisies De gemeenteraad is voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de regionale en lokale woonvisie (en de prestatieafspraken). Geen norm: overzicht van de betrokken partijen en wijze van betrokkenheid. Niet-gemeentelijke actoren zijn voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de visie. De gemeente heeft inzicht in de groepen van woningzoekenden en speciale groepen (toekomstige en potentiële huurders) in de gemeente. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn per rol expliciet en helder geformuleerd.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen liggen met elkaar in lijn.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

25

3.

4.

1. 7

Hoe is het formele (informatie)proces van kaderstelling ingericht? Informatiebronnen

2. 3. 1.

B. UITVOERING EN DOELREALISATIE

2.

3.

8

Op welke wijze en in hoeverre leggen betrokkenen verantwoording af over de realisatie (‘Wat gaan we daarvoor doen’), zoals gesteld in de kaderstellende visiedocumenten? (monitoring en verantwoording)

4. 5. 6.

7.

8.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bekend bij de betrokkenen. Alle betrokkenen hebben eenzelfde beleving bij (de afbakening van) eigen en andermans taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het informatieproces is expliciet en helder geformuleerd. De informatievoorziening is geformuleerd en vastgesteld. De informatievoorziening is onderdeel van de P&Ccyclus. Er zijn adequate afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van verantwoording. De planning- en controlcycli van de betrokken partijen zijn op elkaar afgestemd. De planning biedt ruimte voor de raad om onderwerpen te agenderen. De verantwoordingsinformatie gaat in op: a. Inhoudelijke resultaten b. Financiële resultaten c. Risico’s en beheersmaatregelen. Betrokken actiehouders rapporteren tijdig, periodiek en transparant. Betrokken actiehouders rapporteren cijfermatig en met toelichting over de mate van doelbereik. Betrokken actiehouders rapporteren (cijfermatig en) met toelichting over mogelijke risico’s en beheersmaatregelen. Indien sprake is van afwijking van doelbereik, dan staat in de rapportage vermeld welke beheers- en of bijsturingsmaatregelen zijn toegepast. Middels de verantwoordingsinformatie is objectief vast te stellen in welke mate initiële en/of gewijzigde doelstellingen zijn behaald (door aanwezigheid nul- en vervolgmetingen).

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

26

9

In hoeverre zijn de gestelde doelstellingen en resultaatafspraken SMART geformuleerd? (doelbereik)

10

Heeft de raad besloten over de concrete inzet van instrumenten en welke? Welke zijn toegepast? (regie-mogelijkheden)

11

Welke omstandigheden, bovenlokale ontwikkelingen en/of afspraken hebben een relevante (beïnvloedende) rol gespeeld bij het al dan niet realiseren van de doelstellingen en lokale resultaten? (situationele factoren)

1. 2. 3.

De doelstellingen zijn vertaald in SMART-acties. De resultaatafspraken zijn hierop gebaseerd. De resultaten zijn gerealiseerd.

1.

Geen norm: overzicht van het toepassen van instrumenten. De vastgestelde instrumenten zijn toegepast. De toegepaste instrumenten zijn effectief en resultaten worden structureel gecommuniceerd.

2. 3.

1. 2.

1.

C. Informatievoorziening en sturing

2.

12

In hoeverre en op welke wijze is de gemeenteraad betrokken bij de uitvoering van de …….afspraken? (rolneming/betrokkenheid)

3.

4.

5.

13

Op welke wijze kan de gemeenteraad (bij)sturen op het (woon)beleid in zowel ruimtelijke zin (RO, duurzaamheid, energietransitie) als sociale zin (extramuralisering, statushouders, vroegsignalering schulden, buurtbemiddeling, energiebesparing)?

1. 2. 3.

4.

Geen norm: overzicht van eventuele beïnvloedende omstandigheden. Geen norm; overzicht van eventuele beïnvloedende bovenlokale ontwikkelingen en/of lokale resultaten. De raad is voldoende betrokken in de voorbereidingsfase voor het formele informatieproces van kaderstelling. De raad ontvangt voldoende en tijdig informatie over de realisatie van doelstellingen. In geval van tussentijdse bijzonderheden, incidenten of geconstateerde risico’s wordt de gemeenteraad proactief geïnformeerd door het college. Indien de realisatie van (tussentijdse) doelstellingen wijzigt, is dit voorzien van een toelichting en wordt de raad de mogelijkheid geboden om bij te sturen. De raad is op de hoogte van de gemaakte ……afspraken met derden/belanghouders. Geen norm: overzicht van sturingsinstrumenten van gemeenteraad, burgemeester en college. De beschikbare sturingsinstrumenten passen bij de gestelde doelstellingen. Resultaten zijn gerapporteerd en de informatie is voldoende om controlerende rol in te vullen en waar te maken. De raad heeft de mogelijkheid tot bijsturing.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

27

(regie-mogelijkheden)

14

Op welke wijze heeft de gemeenteraad bijgestuurd op kaderstelling en … beleid? (regie-toepassing)

5.

De raad maakt (bewust geen) gebruik van de mogelijkheid tot bijsturing.

1.

Geen norm: overzicht van de besluiten genomen op woonbeleid. De gemeenteraad heeft het kaderstellende instrumentarium (motie, amendement, initiatiefvoorstel ed.) (minimaal 1 maal) als sturingsinstrument toegepast. De beschikbare sturingsinstrumenten worden voldoende toegepast in de praktijk. De gemeentelijke monitor stelt de gemeenteraad in staat om bij te sturen. De raad maakt actief gebruik van de onderliggende instrumenten (visiedocumenten) als sturingsinstrument. Door gebruik te maken van de sturingsinstrumenten heeft de gemeenteraad voldoende kunnen bijsturen. De raad ervaart grip op de realisatie van …. De afgesproken rollen en mandaten zijn adequaat vervuld door alle betrokkenen. De gemaakte afspraken over rolverdeling en mandaattoepassing worden nageleefd en daarop wordt gecontroleerd. Eventuele afwijkingen van de gemaakte afspraken zijn herleidbaar en toegelicht. De rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van de kaderstelling -en controle- op de woningmarktontwikkelingen en woonbehoefte functioneert adequaat. De raad laat zich proactief informeren over onderwerpen ter zake. De raad schoolt zichzelf om de kaderstellende rol verder te verbeteren.

2.

3. 1.

15

Ervaart de gemeenteraad, als gevolg van het gebruik maken van (sturings)instrumenten, grip op de realisatie van ……? (regie-beleving)

2.

3.

4. 1. 2.

16

Op welke wijze zijn de afgesproken rollen vervuld en mandaten toegepast door alle betrokkenen? (rolvastheid)

3. 4.

5. 6.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

28

D. LEERLESSEN

17

Zijn er bruikbare lessen elders?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

18

Welke conclusies kunnen op basis van het onderzoek worden getrokken over de inzet van de diverse instrumenten?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

19

Kan een instrument beter worden benut met het oog op het doel ervan? Zo ja: op welke wijze?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

20

Welke denkrichtingen voor de toekomstige rolinvulling zijn toepasbaar?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

21

Op welke wijze kunnen raad en college beter in positie komen om regie te voeren op de (lokale) woningmarktontwikkeling en woonbehoefte?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

29

Bijlage 4: Interview leidraad INTERVIEW LEIDRAAD: onderzoek kaderstelling gemeente Edam – Volendam aan de hand van Woonvisie (WV), Woonzorgvisie (WZV) en Omgevingsvisie (OV)

Introductie Uitleg onderzoek + voorstellen onderzoekers Doornemen gespreksprocedures: o doel gesprek: inzichten ophalen ter evaluatie o geen goede of foute antwoorden o vooral benieuwd naar jouw ervaring, mening, verhaal o verwachte gespreksduur is 45 min. Uitleg vervolgstappen o gespreksverslag om te toetsen op (h)erkenning o gegevens verwerken we in onderzoeksrapport Achtergrond info respondent: o Betrokkenheid bij WV, WZV of OV?

Gesprekstechniek Waar mogelijk doorvragen naar concrete + sprekende voorbeelden (casuïstiek), bv. via: Wie, wat, waar, wanneer, hoe (vaak), waarom? Kan je daar een voorbeeld van geven? Kan je dat verder uitleggen? Waaruit blijkt dat? Wanneer gebeurde dat voor het laatst/eerst? Wat gebeurde er precies? Kan je dat stap-voor-stap vertellen…?

Leidende onderzoeksvragen: 1. Hoe zijn processen rond kaderstelling en controle formeel ingericht, vooral als het gaat om de informatiepositie? 2. Hoe verlopen kaderstelling en controle in de praktijk? Wat zijn de sterke en minder sterke punten? 3. Wat zijn, op basis van de bevindingen, denkrichtingen (scenario’s) voor de toekomstige invulling van de kaderstellende en controlerende rol? Definitie en beleid □ Bedoeling/belang: wat was de bedoeling van jullie WV/WZV/OV? Zijn er ambities en randvoorwaarden geformuleerd? □ Opstellen: hoe is het opstellen van de WV/WZV/OV gegaan? o Qua onderlinge afstemming tussen gemeenteraad, college en de ambtelijke organisatie? o Qua input van de gemeenteraad bij het opstellen van de visie? o Qua beleidsharmonisatie en risicobeheersing: zicht op risico’s? Conflict? o Qua input uit eerdere WV/WZV/OV en regionale agenda, evaluatie, onderzoek? o Qua participatie: wie betrokken? □ Belang: hoe heb je de kaderstelling door de raad ervaren in het proces?

Achtergrondinformatie Onderwerp: Kaderstelling door de gemeenteraad Aanleiding: Inventarisatie kaderstellende rol gemeenteraad Centrale vraag: Hoe kan de gemeenteraad haar kaderstellende rol zo goed mogelijk uitvoeren en tot welke aanbevelingen voor een efficiënte invulling van deze rol van gemeenteraadsleden leidt dit? Focussen op

huidige situatie vs. gewenste wat gaat goed vs. wat kan beter papier (zeggen) vs. praktijk (doen)

Informatievoorziening en sturing □ Persoonlijke verhoudingen: hoe gaan jullie met elkaar om? Sprekende situatie? □ Wederzijdse beeldvorming: hoe zie je de anderen? Hoe zien anderen jouw, denk je? □ Betrokkenheid: hoe ervaar je de betrokkenheid van de raad? Wanneer wel/niet? o Specifiek: hoe pakken zij hun rol op? □ Eigenaarschap: het nemen van (gezamenlijke) verantwoordelijkheid, hoe gaat dat? □ Aanspreekbaarheid/bespreekbaarheid: hoe verlopen de contactmomenten? Feedbackcultuur? □ Sturingsinstrumenten: hoe kun je bijsturen? Wordt de raad deze mogelijkheid geboden? Wie doet dat daadwerkelijk? Hoe, wanneer, waarom? □ Regie-beleving: ervaart gemeenteraad grip op WV/WZV/OV? Kaderstelling □ Basis: wat zijn de basis ingrediënten voor de kaderstelling? Randvoorwaarden? □ Stimuli: wat werkt bevorderend voor de regie(beleving)? □ Barrières: wat werkt belemmerend voor de regie(beleving)? □ Veranderen: wat wil je graag ombuigen/veranderen/verbeteren? En hoe zou dat kunnen? □ Behouden: wat moeten we zeker behouden?

Uitvoering en doelrealisatie Vooruitkijken □ Gebruik: hoe bruikbaar vind je de WV/WZV/OV? Hoe werkt het in praktijk? Is het concreet genoeg? □ Aandachtspunten: wat behoeft nog aandacht? Blinde vlekken? □ Vertaling: hoe geef je handen en voeten aan de doelstellingen? SMART-acties? □ Verbeterruimte: wat zijn de uitdagingen en kansen? □ Verdeling: wie doet wat vanuit de WV/WZV/OV? Is dat duidelijk: afspraken? □ Bijsluiter: wat zijn de do’s en don’ts volgens jou? Wat moet er juist wel/niet gebeuren? □ Feedbackloop: hoe verloopt de terugkoppeling, monitoring, evaluatie, bijstelling van de WV/WZV/OV? □ Advies: wat kan jij/anderen doen? Welke boodschap wil je aan anderen/ons meegeven? o Op welke manier: cijfermatig? Met toelichting? Tijdig? Begrijpelijk? □ Bijstelling: hoe wordt er bijgestuurd? Wanneer, waarom, door wie met welk instrumentarium? Afronden □ Realisatie: wat is jouw beeld bij de realisatie van de ambitie en de afspraken? □ WVTTK: is er nog iets niet besproken? Input: vragen aan anderen? Gespreksverslag □ Factoren: beïnvloedende omstandigheden?

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

30

Atrivé. Adviesbureau op het terrein van wonen en samenleven.

Maliesingel 38 3581 BK Utrecht

T KvK

030 693 60 00 Utrecht 17106411

E W

info@atrive.nl www.atrive.nl

Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van aansprakelijkheid is opgenomen. Ons privacy statement staat op onze website. General terms and conditions are applicable to our services, including a provision for limited liability. Our privacy statement can be found on our website.

Kaderstelling door de raad gemeente Edam-Volendam

0