Raadsvoorstel - Waterlands Archief; jaarstukken 2025, gewijzigde begroting 2026, kadernota 2027-2030, begroting 2027

Raadsvergadering Zaaknummer Z26159007 Onderwerp: Waterlands Archief; jaarstukken 2025, gewijzigde begroting 2026, conceptbegroting 2027, kadernota 2027-2030 Portefeuillehouder: Burgemeester R.J. Beukers Aan de raad. Voorstel 1. Kennisnemen van a. de aanbiedingsbrief van het Waterlands Archief; b. de jaarstukken Waterlands Archief 2025; c. de gewijzigde begroting Waterlands Archief 2026; d. de conceptbegroting Waterlands Archief 2027; e. de Kadernota Waterlands Archief 2027-2030. en hiertoe een positieve zienswijze af te geven. 2. De gemeentelijke begroting voor de bijdrage aan het Waterlands Archief te actualiseren in de zomernota 2026 en de begroting 2027, ter correctie van de afwijkingen ten opzichte van de ramingen van het Waterlands Archief. Kern van het voorstel, samenvatting Het Waterlands Archief voert op grond van de gemeenschappelijke regeling de wettelijke taken inzake archiefbeheer uit voor de gemeenten Edam-Volendam, Landsmeer, Purmerend, Wormerland en Waterland. Deze taken omvatten zowel het beheer van de reeds overgebrachte archieven als het toezicht op de nog niet overgebrachte, waaronder digitale, archieven. Daarnaast vervult het Waterlands Archief een belangrijke adviserende rol ten aanzien van het archief- en informatiebeheer van de deelnemende gemeenten.

Naast deze wettelijke taken heeft het Waterlands Archief een belangrijke functie in het ondersteunen en versterken van het regionale geheugen. Hieraan wordt invulling gegeven door het beheren, onderhouden en actief onder de aandacht brengen van collecties van boeken, kaarten, kranten en audiovisueel materiaal. In het kader van de gemeenschappelijke regeling worden de deelnemende gemeenteraden in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de jaarstukken 2025, de gewijzigde begroting 2026, de conceptbegroting 2027 en de Kadernota 2027-2030 van het Waterlands Archief.

PAGINA 1 VAN 6

Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Met dit voorstel wordt uitvoering gegeven aan de doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief te Purmerend. De regeling heeft tot doel voor de deelnemende gemeenten uitvoering te geven aan de wettelijke taken die voortvloeien uit de Archiefwet. Het betreft daarbij zowel het beheer en de bewaring van de overgebrachte archieven in goede, geordende entoegankelijke staat, als het beschikbaar stellen daarvan ten behoeve van bestuur, onderzoek en samenleving. Hiermee wordt bijgedragen aan de maatschappelijke functies van archieven, waaronder het borgen van het collectieve geheugen, het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie en het bieden van een betrouwbare informatiebron. Daarnaast houdt het Waterlands Archief toezicht op de nog niet overgebrachte archieven, waaronder digitale archieven, en vervult het een adviserende rol en expertisefunctie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Daarmee wordt bevorderd dat overheidsinformatie ook in de toekomst toegankelijk, bruikbaar en betrouwbaar blijft. Het bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk op 8 juli 2026 voorafgaande waarvoor de begroting dient. Daarvoor is het noodzakelijk dat de gemeenteraden een zienswijze indienen.

Toelichting en argumenten In de bijgevoegde aanbiedingsbrief geeft het bestuur het volgende aan: • De jaarrekening van 2025 is positief beoordeeld door de accountant en is afgesloten met een negatief saldo van € 40.832. Een deel van het negatieve saldo komt voort uit een niet doorgevoerde begrotingswijziging 2025. Het saldo wordt verrekend met de algemene reserve, die daarmee uitkomt op € 48.296. • De prognose van baten en lasten van 2026 de gewijzigde begroting 2026 laat stijgingen zien in personeelslasten en specifieke kosten, vooral door digitale opslag en licentie- en servicelasten. De bijdrage voor de gemeente Edam-Volendam stijgt naar € 398.679 voor het reguliere archief. In het programma Digitalisering bouwvergunningen is een stijging van € 34.028 te zien voor de gemeente Edam-Volendam, waar € 5.293 was begroot. Dit komt doordat de planning van te digitaliseren blokken is bijgesteld: een groot blok voor Purmerend is doorgeschoven naar 2027, terwijl blokken voor Edam-Volendam en Landsmeer zijn toegevoegd. Binnen de Gemeenschappelijke Regeling leidt dit tot lagere kosten in 2026. • De conceptbegroting 2027 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2026-2029, de Kadernota 20272030 en de Gewijzigde begroting 2026.

In 2027 stijgt de bijdrage naar € 409.581 voor het reguliere archief en € 20.532 voor digitalisering bouwvergunningen, waarvan het digitaliseringsproject naar verwachting wordt afgerond. • De kadernota 2027-2030 is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2026-2029, dat u eind 2024 conform de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling is aangeboden. Verder zijn de verwachtingen ten aanzien van 2027-2030 geüpdatet. De meerjarenraming van baten en lasten 2027-2030 komt overeen met de meerjarenraming in de Begroting 2027; De te verwachten ontwikkelingen voor deze periode zijn: o Nieuwe Archiefwet (verwachte invoering rond 2027); o Mogelijke invoering van een overkoepelende Informatiewet; o Verdere digitalisering en beheer van digitale archieven; o Inzet van AI voor betere ontsluiting van informatie; o Actieve openbaarmaking van informatie (Woo); o Afronding project digitalisering bouwvergunningen;

PAGINA 2 VAN 6

o o o

Introductie en doorontwikkeling van “scannen op verzoek”; Ontwikkelingen in de fysieke omgeving; Versterking samenwerking met gemeenten en partners in de regio.

Kanttekeningen en alternatieven Hoewel de financiële en inhoudelijke basis van het Waterlands Archief op orde is en de jaarstukken positief zijn beoordeeld door de accountant, zijn er enkele aandachtspunten voor de komende jaren. Met name de structureel toenemende kosten voor digitalisering en ICT, zoals opslag, licenties en dienstverlening, vragen blijvende aandacht, evenals de nog niet volledig uitgewerkte ICT-aanbesteding. Daarnaast heeft de accountant enkele verbeterpunten benoemd op het gebied van rechtmatigheid en interne beheersing, waaronder aanbestedingsprocedures en beleidskaders, die in de komende periode verder worden uitgewerkt. Tegelijkertijd bevindt het Waterlands Archief zich in een ontwikkeling waarin digitalisering, nieuwe wetgeving (zoals de Archiefwet en Woo) en technologische ontwikkelingen een steeds grotere rol spelen. Dit kan gevolgen hebben voor de toekomstige inzet en middelen, terwijl de organisatie relatief compact is. De huidige reservepositie en financiële kaders bieden echter op dit moment voldoende basis om deze ontwikkelingen op te vangen, mits de voortgang en kostenontwikkeling zorgvuldig worden gemonitord en tijdig worden bijgestuurd. De begroting en meerjarenraming zijn realistisch en structureel in evenwicht, wat bijdraagt aan financiële stabiliteit.

Financiële middelen en effecten begroting Jaarrekening 2025 De jaarrekening 2025 sluit met een negatief saldo van € 40.832, dat wordt gedekt uit de algemene reserve. Daarmee komt de algemene reserve uit op € 48.296, wat passend wordt geacht voor de omvang van de organisatie. De accountant heeft de jaarrekening positief beoordeeld, met enkele aandachtspunten, waaronder het ontbreken van een vastgesteld M&O-beleid en de rechtmatigheid van niet-Europees aanbestede ICT-diensten. De bijdrage van de gemeente Edam-Volendam aan het reguliere Waterlands Archief bedroeg in 2025 € 378.249. Daarnaast bedroeg de bijdrage voor het project digitalisering bouwvergunningen € 6.415, waarmee de totale bijdrage uitkomt op € 384.664.

PAGINA 3 VAN 6

Gewijzigde begroting 2026 De gewijzigde begroting 2026 laat een stijging zien van de personeelslasten en de specifieke kosten, met name als gevolg van hogere lasten voor digitale opslag, licenties en bijbehorende dienstverlening. De bijdrage van de gemeente Edam-Volendam stijgt naar € 398.679 voor het reguliere archief, aangevuld met een toename van € 34.028 voor het project digitalisering bouwvergunningen. Deze verschillen, dienen te worden gecorrigeerd door een bijstelling van de gemeentelijke begroting in de zomernota 2026. Samengevat voor alle deelnemers: Waterland Archief Oorspronkelijke begroting 2026 Edam-Volendam € 389.052 Landsmeer € 114.276 Purmerend € 900.351 Waterland € 183.860 Wormerland € 164.492

Gewijzigde begroting 2026 € 398.679 € 117.465 € 926.415 € 188.510 € 168.830

Verschil

Totaal

€ 1.799.900

€ 47.869

€ 1.752.031

€ 9.627 € 3.189 € 26.064 € 4.650 € 4.338

Digitalisering bouwvergunningen: Digitalisering Oorspronkelijke bouwvergunningen begroting 2026 Edam-Volendam € 5.293 Landsmeer € Purmerend € 131.314 Waterland € Wormerland € 34.304

Gewijzigde begroting 2026 € 39.321 € 11.083 € 18.233 € € 31.268

Verschil € 34.028 € 11.083 € (113.081) € € (3.036)

Conceptbegroting 2027 € 20.532 € 3.317 € 121.927 € 25.865 € 4.654

Totaal

€ 99.905

€ (71.006)

€ 186.295

€ 170.911

Conceptbegroting 2027 De begroting 2027 is gebaseerd op de gewijzigde begroting 2026 en de kadernota 2027–2030 en gaat uit van voortzetting van de bestaande taken en werkwijze van het Waterlands Archief. De personele omvang blijft grotendeels stabiel en de begroting bevat reguliere indexaties en een geplande investering in ICT, onder andere voor vervanging van systemen. In 2027 stijgt de bijdrage van de gemeente Edam-Volendam naar € 409.581 voor het reguliere archief en € 20.532 voor digitalisering bouwvergunningen, waarvan het digitaliseringsproject naar verwachting wordt afgerond. Deze verschillen, dienen te worden gecorrigeerd door een bijstelling van gemeentelijke begroting 2027. Na het afronden van het digitaliseringsproject, vanaf 2028, zijn de gemeentelijke begrotingsbedragen iets hoger dan de Waterlands Archief cijfers, met een verschil van enkele duizenden euro’s per jaar. Deze verschillen, dienen te worden gecorrigeerd door een bijstelling van de gemeentelijke begroting in de zomernota 2026 en de begroting 2027.

PAGINA 4 VAN 6

Vergelijking gemeentelijke begrotingsbijdrage Edam-Volendam en Waterlands Archief bijdrage (20252030): Jaar Bijdrage Waterlands Archief Begroting gemeente EdamVerschil (WA – (WA) Volendam Gemeente) 2025 € 384.664 € 385.105 -€ 441 2026 € 438.000 (398.679 + 39.321) € 392.053 +€ 45.947 2027 € 430.113 (409.581 + 20.532) € 405.953 +€ 24.160 2028 € 419.671 € 422.144 -€ 2.473 2029 € 428.483 € 434.047 -€ 5.564 2030 € 437.208 € 442.728 -€ 5.520 Voorgesteld wordt de verschillen in bijdrage tussen de gemeentelijke begroting en het Waterlands Archief structureel te corrigeren in de zomernota 2026 en de begroting van 2027 van de gemeente Edam-Volendam. Uitvoering of vervolgproces Tijdens de besluitvormende raad van21 mei 2026 wordt er een besluit genomen over de te geven zienswijze op de jaarstukken Waterlands Archief 2025, de gewijzigde begroting Waterlands Archief 2026, de conceptbegroting Waterlands Archief 2027 en de Kadernota Waterlands Archief 2027-2030. Na dit besluit zal een zienswijze worden verstuurd naar het bestuur van het Waterlands Archief. Participatie en communicatie Er heeft geen participatie met maatschappelijke actoren plaatsgevonden. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen is het opstellen van de begroting en de jaarrekening van het Waterlands Archief belegd bij het bestuur. Dit bestuur bestaat uitsluitend uit collegeleden van de deelnemende gemeenten.

Het bestuur informeert de gemeenteraden hierover en vraagt, indien nodig, om een zienswijze. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag, de begroting, de conceptbegroting en de kadernota worden jaarlijks ter inzage gelegd voor de gemeenten die deelnemen aan de Gemeenschappelijke Regeling rondom het Waterlands Archief. Jaarlijks krijgen alle deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling de mogelijkheid om middels een zienswijze de aangeleverde stukken te beoordelen. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten https://edamvolendam.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Document/0e3a7e5f-96ed-4e8b-9edba28614c2643c?documentId=a79c22be-3bdf-4381-9a72-eb97ecc8069f&agendaItemId=44f9f80d-3988448a-9bcc-b816a39d8031

PAGINA 5 VAN 6

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief Waterlands Archief 2. Jaarverslag 2025 3. Controleverklaring accountant 4. Gewijzigde begroting 2026 5. Toelichting gewijzigde begroting 2026 6. Conceptbegroting 2027 7. Toelichting conceptbegroting 2027 8. Kadernota 2027-2030 9. Zienswijze Edam-Volendam, Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, N. Hellingman

de burgemeester, R.J. Beukers.

Dit voorstel is elektronisch ondertekend. Dit is na besluitvorming zichtbaar op de volgende pagina.

PAGINA 6 VAN 6