Raadsvoorstel Jaarstukken en begroting Waterlands Archief

Raadsvergadering Zaaknummer Z25149570 Onderwerp: Jaarstukken 2024, gewijzigde begroting 2025, concept begroting 2026 en kadernota 20262029 Waterlands Archief Portefeuillehouder: Burgemeester R.J. Beukers

Aan de raad. Voorstel 1. Kennisnemen van de aanbiedingsbrief van 11 april 2025 van de directeur van het Waterlands Archief en a. de gewijzigde begroting Waterlands Archief 2025; b. de conceptbegroting Waterlands Archief 2026; c. de Kadernota Waterlands Archief 2026-2029; d. de jaarstukken Waterlands Archief 2024. 2. Het verschil tussen de begrote bijdragen 2028 en 2029 van het Waterlands Archief en het bedrag zoals opgenomen in de Kadernota Waterlands Archief 2026-2029, te verwerken in de Kadernota Edam-Volendam 2026. 3. Een positieve zienswijze afgeven voor: a. de gewijzigde begroting Waterlands Archief 2025; b. de conceptbegroting Waterlands Archief 2026; c. de Kadernota Waterlands Archief 2026-2029; d. de jaarstukken 2024 Waterlands Archief. Kern van het voorstel, samenvatting Het Waterlands Archief voert als gemeenschappelijke regeling de wettelijke taken m.b.t. het archiefbeheer uit voor de gemeente Edam-Volendam en de gemeenten Landsmeer, Purmerend, Wormerland en Waterland. Dit betreft niet alleen het beheer op de reeds overgedragen archieven maar ook het toezicht op de nog niet overgebrachte (digitale) archieven, inclusief een sterk adviserende rol. Tevens heeft het Waterlands Archief een taak in het ondersteunen en versterken van het regionale geheugen.

Dit doet men door collecties van boeken, kaartmateriaal, kranten en (audiovisuele) media actief publiek bekend te maken en te onderhouden. De gemeenteraden van bovengenoemde gemeenten kunnen een zienswijze indienen op de gewijzigde begroting 2025, de conceptbegroting 2026, de Kadernota 2026-2029 en de jaarstukken 2024.

Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Met het voorstel wordt uitvoering gegeven aan de doelstellingen van de gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief te Purmerend. De hoofddoelstelling van deze gemeenschappelijke regeling is het uitvoering geven voor de gemeenten in Waterland aan de bepalingen van de Archiefwet voor overheidsorganen. Door de overgebrachte archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en ter beschikking te stellen, kunnen de deelnemers van deze gemeenschappelijke regeling voldoen aan de maatschappelijke functies van collectief geheugen, het duurzaam toegankelijk houden van overheidsinformatie, en de realisatie van een betrouwbare informatiebron. Tevens is het

PAGINA 1 VAN 5

Waterlands Archief toezichthouder voor de nog niet overgebracht archieven en functioneert daarbij als expertisecentrum, zodat overheidsinformatie ook in de toekomst beschikbaar blijft. Het bestuur stelt de begroting met toelichting vast uiterlijk op 15 juli van het jaar voorafgaande waarvoor de begroting dient. Daarvoor is het noodzakelijk dat de gemeenteraden een zienswijze indienen. Toelichting en argumenten In de bijgevoegde aanbiedingsbrief geeft het bestuur het volgende aan: • De jaarrekening 2024 is positief beoordeeld door de (nieuwe) accountant en is afgesloten met een positief saldo van € 20.217,-; • De prognose van baten en lasten van 2025 laat enkele verschuivingen zien t.o.v. de vastgestelde begroting 2025. Dit wordt o.m. veroorzaakt door de aanschaf-en servicekosten van een boek -en doorvoerscanner, welke hoger zijn dan oorspronkelijk begroot, de hogere kosten van de nieuwe accountant, en een verschuiving in het Programma Digitalisering Bouwvergunningen ten laste van de gemeente Purmerend Echter geen van deze factoren leidt tot een hogere bijdrage voor de gemeente Edam-Volendam; • De conceptbegroting 2026 is gebaseerd op de gewijzigde begroting 2025, de Kadernota 20262029 en het Uitvoeringsplan 2026-2029 (welke de raad in december 2024 ontvangen heeft ter kennisneming).

In deze conceptbegroting is het verzoek van vorig jaar van de wethouders Financiën om een scenario te presenteren waarbij in het “ravijnjaar” 2026 een besparing van 5% wordt bereikt, gerealiseerd met een bedrag van € 69.598,- (= 4%). Bij de conceptbegroting 2026 worden de laatste cijfers voor 2025 gebruikt van de decemberraming 2024 van het Centraal Planbureau; • De Kadernota 2026-2029 geeft inzicht in te verwachten ontwikkelingen en is gebaseerd op het Uitvoeringsplan 2026-2029 wat eind vorig jaar ter kennisname aan de raad is aangeboden. De meerjarenraming van baten en lasten 2026-2029 komt overeen met de meerjarenraming in de begroting 2026. Belangrijke nieuwe ontwikkelingen zijn o.m. de nieuwe Archiefwet (2026), een nieuwe Informatiewet, de herontwikkeling van het Waterlandkwartier in Purmerend, en het gebruik van Artificiële intelligentie om informatie beter te ontsluiten. In de Kadernota worden de kaders waarbinnen de begroting 2026 en de meerjarenramingen 2026-2029 zijn opgesteld, beschreven.

Kanttekeningen en alternatieven Het bestuur van het Waterlands Archief is met het opstellen van het scenario om (uiteindelijk) 4% te besparen op de oorspronkelijk geraamde bijdragen 2026, tegemoetgekomen aan de wens van de colleges om bij te dragen aan mogelijke bezuinigingen voor dat jaar. In het oorspronkelijke bezuinigingsscenario werd voorgesteld om het gehele budget voor exposities en publicatie te schrappen, waarbij een bezuiniging van uiteindelijk 4,8 % bereikt zou worden. Het bestuur heeft er echter nadrukkelijk voor gekozen om niet het gehele budget voor exposities en publicatie te schrappen, maar dit te willen halveren. Zij vinden het belangrijk dat het archief zichtbaar blijft voor het publiek, onder andere middels deze exposities en publicaties. Deze taken blijven belangrijk, maar zullen in de toekomst meer in samenwerking met partners of op kleinere schaal georganiseerd gaan worden. Zo wordt het archief toegankelijk en zichtbaar gehouden, zonder dat dit ten koste gaat van de kerntaken toezicht en beheer.

PAGINA 2 VAN 5

De gestegen personeelskosten, kapitaallasten en huisvestingskosten zijn echter moeilijk te beïnvloeden door het bestuur. Het digitaliseringsproject bouwvergunningen wordt beëindigd in 2027. Financiële middelen en effecten begroting Conceptbegroting 2026 Bij het opstellen van de conceptbegroting wordt rekening gehouden met de landelijke prijsindexatie. Daarnaast is de bezuiniging van 4% verwerkt, waarmee een besparing op de oorspronkelijk geraamde bijdragen wordt gerealiseerd van € 69.498,-. Tegelijkertijd is de oorspronkelijke begroting door de gestegen lasten, bijgesteld met plus € 82.031,-. De bijstelling is in lijn met de gewijzigde begroting 2025. Gemeentelijke bijdragen na de opdracht tot besparing: Gemeentelijke bijdragen volgens de meerjarenraming: € 1.739.498,Bijstelling gemeentelijke bijdragen: € 82.031,-+ Opdracht (scenario bezuiniging): € 69.498,-______________ Gemeentelijke bijdragen 2026 € 1.752.031,Kijkend naar de meerjarenraming in de begroting 2026 constateren wij het volgende: • Voor de jaren 2026 en 2027 sluiten de huidige ramingen van de gemeente aan bij de verwachtingen van het Waterlands Archief; • Voor de jaren 2028 en 2029 ziet de afdeling Financiën tekorten van respectievelijk € 16.191,en € 28.094,-. Het college stelt daarom voor deze bedragen mee te nemen bij het opstellen van de begroting 2026 en bij te ramen voor de betreffende volgende jaren.

Gewijzigde begroting 2025 De prognose van baten en lasten van 2025 laat enkele wijzigingen zien t.o.v. de opgestelde begroting 2025. Deze hebben geen effect op de bijdrage voor dit jaar voor de gemeente Edam-Volendam. Er zijn binnen de begroting besparingen gevonden, maar voor het resterende tekort van € 25.200,- wordt voorgesteld om dit te dekken uit de Algemene reserve. De gemeente Purmerend zal het tekort voor de digitalisering bouwvergunningen van dit jaar, zelf bekostigen. Samengevat voor alle deelnemers: Oorspronkelijke begroting Gewijzigde begroting 2025 Edam-Volendam € 378.326,idem Landsmeer € 109.258,idem Purmerend € 859.258,idem Waterland € 180.395,idem Wormerland € 160.815,idem

Digitalisering Oorspronkelijke bouwvergunningen Begroting 2025

Gewijzigde begroting 2025

Begroting 2026 € 389.052,€ 114.276,€ 900.351,€ 183.860,€ 164.492,-

Begroting 2026

PAGINA 3 VAN 5

Edam-Volendam Landsmeer

€ 6.415,€ 1.969,-

idem idem

Purmerend Waterland

€ 33.380,€ 3.098,-

€ 40.061,idem

Wormerland

n.v.t.

n.v.t.

€ 5.293,Geen scanning bouwvergunningen gepland € 131.314,Geen scanning bouwvergunningen gepland € 34.304,-

NB: de verschillende bedragen hangen niet alleen samen met het aantal strekkende meters per gemeente, wat in een bepaald jaar wordt gescand, maar ook met de planning van het scan bedrijf. Bovendien vergen sommige reeksen bouwvergunningen meer voorbereiding qua inventarisatie en opschoning. Daarom kan het voorkomen dat deze planning achteraf wordt gewijzigd , net zoals dan de bedragen per jaar wijzigen. In het algemeen worden de bedragen overgeheveld vanuit de overgebleven reserves van het opgeheven Intergemeentelijk Samenwerkingsverband Waterland (ISW). Maar het kan voorkomen dat een gemeente alsnog moet bijbetalen. Het programma Digitalisering Bouwvergunningen wordt in 2027 afgerond. Jaarrekening 2024 De jaarrekening is afgesloten met een positief saldo van € 20.217,-. Dit saldo wordt toegevoegd aan de Algemene reserve. De stand van de Algemene reserve wordt daarmee 89.126,-. De Algemene reserve is echter gelimiteerd op € 75.000,- of 5% van de reguliere gemeentelijke bijdragen. Daarmee wordt de Algemene reserve overschreden met € 6.474,-. Voorstel is om dit bedrag niet terug te storten maar te verrekenen met het verwachte tekort in 2025 vanwege de gewijzigde begroting.

Uitvoering of vervolgproces Tijdens de besluitvormende raad van 26 juni 2025 wordt er een besluit genomen over de te geven zienswijze op de gewijzigde begroting 2025, de conceptbegroting 2026 Kadernota 2026-2029 en de jaarstukken 2024. Na dit besluit zal een zienswijze worden verstuurd naar het bestuur van het Waterlands Archief. Participatie en communicatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden met maatschappelijke actoren. Het opstellen van de begroting en jaarrekening van het Waterlands Archief is middels de wet Gemeenschappelijke Regelingen gemandateerd aan het bestuur. In dit bestuur zitten uitsluitend collegeleden van de deelnemende gemeenten. Het bestuur informeert de gemeenteraden en vraagt indien nodig om een zienswijze. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten https://edamvolendam.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/449beb76-1082-40ac-89af16332d8baa24#6c7934e8-c69e-4572-857a-1b078cc224db

Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief jaarstukken 2024, gewijzigde begroting 2025, Kadernota 2026-2029, conceptbegroting 2026 d.d. 11 april 2025 2. Jaarverslag 2024 3. Controleverklaring accountant 4. Kadernota 2026-2029 d

PAGINA 4 VAN 5

5. Conceptbegroting 2026 6. Gewijzigde begroting 2025 7. Zienswijze

Edam-Volendam, Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,

de secretaris, C. Rijnberg

de burgemeester, R.J. Beukers

Dit voorstel is elektronisch ondertekend. Dit is na besluitvorming zichtbaar op de volgende pagina.

PAGINA 5 VAN 5

Transactiebewijs iBabs digitale handtekening Rijnberg, C. (Cees) c.rijnberg@edam-volendam.nl 02-07-2025 20:27 0bf3115aa43a81cfe239c720a5626ff45c77332d105ebbd9bb2effad314bf835 Beukers, R.J. (Rick) r.beukers@edam-volendam.nl 03-07-2025 00:44 60ab18a27e080067e12091526108ed9ec07952cccefad856a90e1272fb9de501