Raadsvoorstel GR Waterlands Archief

Raadsvergadering d.d. 12 september 2024 Voorstelnummer 62-2024 Agendanummer 7 Zaaknummer Z23130641 Onderwerp: Toestemming aan college t.b.v. vaststelling tweede wijziging gemeenschappelijke regeling Waterlands Portefeuillehouder: Burgemeester L.J. Sievers Aan de raad. Voorstel Het college van burgmeester en wethouders op grond van artikel 1, lid 4 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen toestemming te verlenen de tweede wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling Waterlands Archief vast te stellen. Kern van het voorstel, samenvatting De gemeenteraden van de gemeenten die deelnemen in de gemeenschappelijke regeling (hierna GR) Waterlands Archief hebben recent allen ingestemd met de tweede wijziging van deze GR. De gemeenteraad van Edam-Volendam heeft in de vergadering van 16 mei 2024 ingestemd met een positieve zienswijze. Conform art 1.lid 4 van de Wet Gemeenschappelijke regelingen moet daarna het college toestemming vragen aan de raad om de gewijzigde regeling vast te kunnen stellen. Het bestuur van het Waterlands Archief heeft daartoe op 26 juni 2024 een verzoek ingediend bij het college. Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Doel van deze toestemming is het formeel kunnen vaststellen van de tweede wijziging GR Waterlands Archief.

Door de GR aan te passen aan de nieuwe wet Gemeenschappelijke regelingen wordt de raad beter in staat gesteld om hun kader stellende en controlerende taak uit te oefenen. Toelichting en argumenten De Archiefwet en de Wet Gemeenschappelijke regelingen vormen het kader van deze GR. De Archiefwet heeft als centraal doel de onder de gemeente berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De GR Waterlands Archief voert de gedelegeerde taken uit m.b.t. toezicht en advisering op dynamische archieven, en beheer en toegankelijk maken en houden van overgedragen archieven. Op 1 juli 2022 trad een wijziging van de Wet Gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking. De wijziging heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. Dit betekent dat alle gemeenschappelijke regelingen herzien worden. De GR Waterlands Archief is een "collegeregeling" . Dit betekent dat hier geen raadsleden aan deelnemen. Echter de raad heeft wel het recht om een zienswijze op de begroting of op een wijziging van de regeling in te dienen. Nadat de raad een positieve zienswijze had gegeven moet nu het college formeel aan de raad om toestemming vragen om de wijziging van de GR ook daadwerkelijk vast te kunnen stellen.

PAGINA 1 VAN 2

Kanttekeningen en alternatieven Er zijn geen alternatieven mogelijk, dit is een wettelijke verplichting vanuit de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Financiële middelen en effecten begroting Er zijn geen effecten op de begroting. De begroting voor 2024 en 2025 is in de juli raad van dit jaar al vastgesteld. Uitvoering of vervolgproces Gezien de instemming d.d. 16 mei 2024 van de raad middels een positieve zienswijze, is de toestemming aan het college een logische vervolgstap om de wijziging van de GR ook daadwerkelijk te kunnen vaststellen. Op deze wijze voldoet de gemeente aan haar uitvoeringsplicht conform art 1. lid 4 van de Wgr. Participatie en communicatie Het bestuur van het Waterlands Archief zal middels bijgaande concept brief op de hoogte gebracht worden. Als het bestuur van alle gemeenten de toestemming van de raden heeft ontvangen, zal de regeling op de gebruikelijke wijze gepubliceerd worden. Rapportage en evaluatie Er volgt geen rapportage of evaluatie an sich van de wijziging. Die is namelijk wettelijk bepaald. Wel is het zo dat het Waterlands Archief in de uitwerkingsplannen per jaar aangeeft hoe zij haar taken uitvoert, e.e.a. conform de vastgestelde Gemeenschappelijke Regeling. Op deze manier kan de raad invloed uitoefenen op de taakuitoefening van het Waterlands Archief. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten bespreekronde Ib d.d. 16 mei 2024

Bijlagen 1. Concept-instemmingsbrief 2. Verzoek bestuur Waterlands Archief. 3. Concept gemeenschappelijke regeling Waterlands Archief Edam-Volendam, d.d. 16 juli 2024 Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, H. van der Woude

de burgemeester, L.J. Sievers.

PAGINA 2 VAN 2