Raadsvoorstel doorontwikkeling vergadermodel

Raadsvergadering d.d. 30 januari 2025 Voorstelnummer 5-2025 Agendanummer 8 Onderwerp: Doorontwikkelen vergadermodel Aan de raad. Voorstel Een wegingstafel te introduceren twee weken voorafgaand aan het raadsplein die: a. de definitieve agenda van het raadsplein vaststelt door: i. te oordelen welk agendapunt besproken dient te worden op basis van valide argumenten van minimaal 3 fracties ii. te oordelen welk agendapunt direct op de stem agenda van de raad geplaatst wordt b. bestaat uit een voorzitter, de vice voorzitter van de raad, de griffier en 1 lid per fractie Kern van het voorstel, samenvatting Het invoeren van een wegingstafel is dienend aan het versterken van het debat in het raadsplein. Door twee weken van te voren met elkaar te delen en af te stemmen waar het debat aangaande een specifiek raadsvoorstel over moet gaan, kan het debat goed voorbereid worden en wordt ook alleen gedebatteerd over die onderwerpen. Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Voor de inwoners is vooraf duidelijk of een onderwerp besproken wordt en op welke wijze. Onderwerpen die slechts door 2 of minder fracties aangemerkt worden voor bespreking worden op de STEM agenda van de raad geplaatst. Dit betekent dat er geen debat over plaatsvindt. In de raad brengen de verschillende fracties alleen hun stem uit over het voorstel, eventueel aangevuld met een korte stemverklaring.

Toelichting Het invoeren van een wegingstafel betekent een geringe aanpassing in het vergadermodel, maar wel een grote wijziging in de manier van werken en voorbereiden. Het draagt echter bij aan de wens van de gemeenteraad zelf om beter en gerichter te debatteren. In voorbereiding met alle fracties en in afstemming in het presidium heeft men het volgende proces voor ogen: Invoeren wegingstafel twee weken voorafgaand aan het raadsplein om de definitieve agenda vast te stellen. Deze wegingstafel wordt ingepland van 19.00-19.30 uur en wordt voorgezeten door de vicevoorzitter van de raad, de heer K. Sietsema, en wordt bijgestaan door de griffier. Elke fractie vaardigt 1 raadslid af. Op de concept agenda wordt elk stuk geagendeerd dat door het college is voorbereid. Zonder tijdsindeling, zonder aanduiding van een ruimte (1a of 1b). In feite een lange lijst van voorstellen. De voorzitter vraagt per agendapunt of er fracties zijn die het onderwerp in het raadsplein wensen te bespreken. Indien dit 3 fracties of meer zijn, wordt geïnventariseerd en genotuleerd om welke redenen

PAGINA 1 VAN 3

bespreking gewenst is. (Het gaat dus om een inhoudelijke afweging, de leden afgevaardigd in de wegingsrafel, moeten dus goed voorbereid zijn en alle stukken besproken hebben in de fracties.) Alleen valide redenen tellen mee, dit zijn: - Er zijn nog politieke vragen aan de portefeuillehouder om tot een standpunt te komen (en welke dan) - Met andere fracties in debat over een bepaald onderwerp (benoemen) - Overwegen motie/amendement (benoemen waarover) - Motie/amendement ingediend Dat er schriftelijke vragen zijn ingediend is geen geldige reden voor bespreking. Vragen worden/zijn beantwoord en behoeven mogelijk geen vervolg. Het oordeel over de validiteit van een reden om te bespreken ligt bij de voorzitter. Indien twee fracties, minder of geen animo is voor bespreking, worden punten niet geïnventariseerd en wordt het onderwerp direct op de STEM agenda van de raad geplaatst. NB! Niet als HAMER stuk, er dient dus nog over gestemd te worden. Deze werkwijze brengt met zich mee dat moties en amendementen voortaan in het raadsplein besproken worden, zodat in de raad alleen gestemd hoeft te worden. Na de wegingstafel wordt door de griffie de raadspleinen ingedeeld, welke onderwerpen worden in 1a en welke in 1b besproken. Dit wordt de definitieve agenda die daags na de wegingstafel wordt gepubliceerd.

In de 1e termijn van de bespreking in het raadsplein krijgen allereerst de fracties het woord op aangeven van de voorzitter die in de wegingstafel hun punten hebben aangegeven. Politieke vragen aan de wethouder worden eerst voorgelegd, moties, amendementen en/of discussiepunten worden daarna toegelicht. In de 2e termijn wordt op aangegeven volgorde van de voorzitter het debat gevoerd. Vooraf wordt een inschatting gedaan van de benodigde tijd. De voorzitter bewaakt deze tijd, maar kapt de discussie niet af. Het debat wordt afgerond. Na de bespreking in het raadsplein wordt het voorstel, indien besluitrijp, in de aansluitende raadsvergadering voor besluit voorgelegd, tenzij anders beslist is/wordt. Kanttekeningen en alternatieven De raad heeft aangegeven op verschillende complexe onderdelen en dossiers meer sturing en regie te willen geven. Ook is het zelf agenderen van onderwerpen een wens. Om daarnaast de doorstroming van de stukken te verbeteren is het mogelijk om niet eens per maand, maar eens per twee weken een raadsplein te organiseren. De raad heeft dan in plaats van 11 zelfs 22 momenten per jaar waarop het politieke debat kan plaatsvinden. In het vergaderschema zou dit ingepast kunnen worden op de donderdag waarop ook de technische commissies zijn. De meerderheid van de fracties is hier voor, maar een aantal fracties twijfelen hierover.

Dat is de reden waarom nu in eerste instantie alleen de wegingstafel wordt voorgelegd, hier zijn de fracties unaniem over. Op een later moment, bijvoorbeeld na de zomer van 2025, kunnen we kijken of een tweede raadsplein in de maand nog gewenst is.

PAGINA 2 VAN 3

Financiële middelen en effecten begroting Het instellen van een wegingstafel heeft geen financiële gevolgen. Uitvoering of vervolgproces Indien de raad heeft ingestemd met het raadsvoorstel wordt per 1-2-25 de wegingstafel ingericht. De verordening en/of reglement van orde worden nog niet aangepast, zodat de raad deze wijziging van het vergadermodel zich eerst eigen kan maken en beoordelen of dit een goede zet was en doet wat het beoogd heeft. Het inzetten van de wegingstafel wordt dan ook geëvalueerd na de zomer van 2025. Eventuele aanpassingen, mogelijk een 2e raadsplein in de maand, kunnen dan nog voor de verkiezingen ingepast en geoefend worden. De nieuwe raad kan dan starten met een goed doorontwikkeld vergadermodel. Participatie en communicatie Participatie vooraf: de griffie heeft alle fracties geconsulteerd over de ideeën voor de aanpassingen van het vergadermodel. Alle fracties zijn enthousiast over de wegingstafel. De meerderheid ook over een extra raadsplein, maar daar zijn ook wat twijfels. Dit raadsvoorstel is in het presidium besproken en is ingestemd met agendering ervan. Communicatie na het besluit: inregelen wegingstafel via ibabs Rapportage en evaluatie Evaluatie na de zomer met vervolgens afweging een 2e raadsplein toe te voegen.

Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten Voorstel Griffieplan 2024-2026 Bijlagen Geen Het presidium, 10 december 2024 de griffier, J. Hage

de voorzitter, L.J. Sievers.

PAGINA 3 VAN 3