Raadsvoorstel Beschikbaar stellen middelen voor ICT-voorzieningen gemeenteraad 2026-2030 (1) (2)

Raadsvergadering Zaaknummer Z25153301 Onderwerp: Beschikbaar stellen middelen voor ICT-voorzieningen gemeenteraad 2026-2030 Portefeuillehouder: Presidium Aan de raad. Voorstel De raad wordt voorgesteld om: 1. Een incidenteel exploitatiebudget van € 55.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van 50 Windows laptops ten behoeve van raads- en commissieleden die actief deelnemen aan het raadsplein, te ramen op deelproject E10037/44300 ICT Hardware; 2. Een structureel exploitatiebudget van € 27.000 per jaar beschikbaar te stellen voor 50 Microsoft 365 E5-licenties ten behoeve van deze raads- en commissieleden, te ramen op deelproject E10037/44310 ICT Software; 3. De daartoe benodigde begrotingswijziging voor het lopende begrotingsjaar vast te stellen, de in de beslispunten 1 en 2 genoemde budgetten in de programmabegroting verwerken waarbij deze bijstelling in 2026 leidt tot een eenmalige verlaging van het begrotingssaldo met € 82.000 en voor de jaren 2027 en verder tot een structurele verlaging van € 27.000; 4. Kennis te nemen van de bijgevoegde memo “Onderzoek en uitvraag naar de beste ICT-ondersteuning voor gemeenteraadsleden” als inhoudelijke onderbouwing van de keuze voor een uniforme ICT-werkplek (Windows laptop met Microsoft 365 E5-licentie binnen de gemeentelijke tenant) voor raads- en commissieleden in de periode 2026–2030.

Kern van het voorstel, samenvatting Voor de nieuwe raadsperiode 2026–2030 is, in overleg met de griffie en de Chief Information Security Officer (CISO), onderzocht welke ICT‑voorzieningen het beste aansluiten bij de behoefte van raads- en commissieleden en bij de eisen van informatiebeveiliging. De huidige situatie, met een mix van iPads, Chromebooks en privé‑apparatuur, voldoet niet meer aan de eisen van gebruiksgemak en beveiliging, mede in het licht van de komst van de Cybersecuritywet (Cbw). Het college heeft op basis van dit onderzoek gekozen voor één uniforme ICT‑werkplek voor raads- en commissieleden: een Windows laptop in bruikleen, in combinatie met een Microsoft 365 E5‑licentie binnen de gemeentelijke tenant en gebruik van gemeentelijke e‑mailaccounts met multifactor‑authenticatie. Met dit raadsvoorstel wordt de raad gevraagd de benodigde exploitatiebudgetten beschikbaar te stellen en de bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen, zodat het college de gekozen voorziening kan realiseren. Beleidsdoelstelling / Maatschappelijk effect Met dit besluit wordt beoogd: • Raads- en commissieleden structureel te voorzien van professioneel beheerde en veilige ICT-voorzieningen, passend bij hun rol in de lokale democratie; • Te voldoen aan de toenemende eisen op het gebied van informatiebeveiliging, onder meer in het kader van de Cybersecuritywet (Cbw);

PAGINA 1 VAN 5

• De digitale ondersteuning van het raadswerk te verbeteren, door een uniforme en

gebruiksvriendelijke werkomgeving te bieden voor het raadplegen, bewerken en delen van raadsinformatie (zoals iBabs-documenten, e-mail, Teams en digitale documenten). Het maatschappelijk effect is dat de gemeenteraad haar vertegenwoordigende, kader stellende en controlerende taak beter kan uitoefenen in een robuuste digitale omgeving. Inwoners mogen verwachten dat met (vertrouwelijke) informatie zorgvuldig en veilig wordt omgegaan en dat raadsleden beschikken over middelen die hen in staat stellen goed geïnformeerde besluiten te nemen. Toelichting en argumenten 1. Uniforme, beheersbare en veilige werkomgeving voor de raad De huidige situatie is gefragmenteerd: raads- en commissieleden werken nu met iPads, Chromebooks en eigen (privé) Windows-apparatuur. Uit navraag via de griffie blijkt dat een belangrijk deel van de Chromebooks in de praktijk nauwelijks wordt gebruikt, onder meer vanwege beperkt gebruiksgemak en het ontbreken van mogelijkheden om documenten lokaal op te slaan. Tegelijkertijd worden via iBabs omvangrijke vergaderdossiers, inclusief vertrouwelijke stukken, beschikbaar gesteld, die door raads- en commissieleden kunnen worden gedownload en opgeslagen op de gebruikte apparaten.

Door te kiezen voor een uniforme werkomgeving op basis van Windows laptops die onder gemeentelijk beheer vallen, wordt het mogelijk om de beveiliging, updates en toegang centraal en eenduidig in te richten. Hiermee worden risico’s op ongecontroleerde opslag en verspreiding van vertrouwelijke informatie verkleind en wordt voldaan aan hogere beveiligingseisen. 2. Aansluiting bij gemeentelijke werkplekinrichting en informatiebeveiliging De ambtelijke organisatie werkt al met Microsoft 365 E5-licenties binnen een gemeentelijke tenant. Door raads- en commissieleden op dezelfde infrastructuur aan te sluiten, kunnen dezelfde beheer- en beveiligingsmaatregelen worden toegepast (zoals Entra ID en multifactor-authenticatie). De toegang tot e-mail, documenten en applicaties (waaronder iBabs) wordt daarmee beter beveiligd dan in de huidige situatie, waarin veelal privé-e-mailadressen en wachtwoorden worden gebruikt. Deze uniformiteit draagt bij aan een betere beheersbaarheid, lagere risico’s en efficiëntere ondersteuning. De inzet van E5-licenties maakt bovendien gebruik van de volledige desktop-apps mogelijk, inclusief beveiligingsfunctionaliteiten die in lichtere licentievormen ontbreken. 3.

Verbetering van gebruiksgemak en digitale ondersteuning van het raadswerk Raads- en commissieleden verwerken steeds meer digitale informatie, maken notities, werken samen in documenten en nemen deel aan (online) vergaderingen. Een volwaardige Windows laptop, met de volledige Microsoft 365-functionaliteit, biedt hiervoor ruime mogelijkheden. In vergelijking met de huidige mix van devices en licentievormen wordt het eenvoudiger om documenten te bewerken, veilig op te slaan (bijvoorbeeld in Teams en OneDrive) en te delen. Door raads- en commissieleden te voorzien van een gemeentelijke werkplek worden ook praktische barrières weggenomen, zoals het gebruik van verschillende accounts en apparaten, en wordt de digitale ondersteuning van het raadswerk naar een hoger niveau gebracht. 4. Geen separate mobiele telefoon noodzakelijk In de bijgevoegde memo is geconcludeerd dat het beschikbaar stellen van een mobiele telefoon in bruikleen niet noodzakelijk is. Veel raadsleden beschikken al over een eigen mobiele telefoon en gebruiken daarop nu al apps die werken met multifactor-authenticatie, zoals Microsoft Authenticator.

PAGINA 2 VAN 5

Voor het gebruik van MFA in combinatie met de gemeentelijke werkplek kan in de meeste gevallen worden aangesloten op deze bestaande situatie, zonder extra kosten en beheerlast. Kanttekeningen en alternatieven 1. Beperkte ondersteuning buiten kantoortijden U wordt voorgesteld bovenstaande middelen beschikbaar te stellen, maar de ICT Servicedesk is momenteel bemenst op werkdagen tussen 07.30 en 16.30 uur. Raadsvergaderingen vinden veelal in de avonduren plaats. Dit betekent dat raads- en commissieleden in beginsel niet op dezelfde wijze als ambtenaren kunnen rekenen op directe ondersteuning tijdens avondvergaderingen. De mogelijke consequentie is dat bij technische problemen tijdens een avondvergadering, ondersteuning beperkter beschikbaar is. In de memo wordt aangegeven dat ondersteuning buiten reguliere tijden alleen in geval van calamiteiten mogelijk is en dat voor structurele verruiming van de bereikbaarheid aanvullende personele en financiële middelen nodig zijn. Neutralisatie: dit risico wordt beperkt door goede voorbereiding (tijdige uitrol, instructie, testen voorafgaand aan vergaderingen) en door binnen de bestaande capaciteit van de Servicedesk duidelijke afspraken te maken over calamiteitenondersteuning.

Indien de raad of het college in de toekomst een hogere mate van beschikbaarheid noodzakelijk acht, kan daarvoor een separaat voorstel met financiële onderbouwing worden voorgelegd. 2. Leer- en gewenningstijd voor raads- en commissieleden U wordt voorgesteld te kiezen voor één uniforme Windows-werkplek, maar voor sommige raads- en commissieleden betekent dit een verandering ten opzichte van de huidige werkwijze (bijvoorbeeld werken op eigen laptop of iPad). Dit vraagt om gewenning en mogelijk extra tijd om de nieuwe omgeving met Microsoft 365 volledig eigen te maken. Neutralisatie: de griffie en het team Informatievoorziening bieden instructies, korte trainingen en (digitale) handleidingen aan. Daarnaast kunnen inloopmomenten of korte technische spreekuren worden georganiseerd, zodat raads- en commissieleden snel hulp kunnen krijgen bij de eerste inrichting en het gebruik. Hiermee wordt de leerperiode zo kort mogelijk gehouden. 3. Afweging met alternatieven (iPads of eigen apparatuur) U wordt voorgesteld middelen vrij te maken voor Windows laptops met E5-licenties, maar in de memo is ook een alternatief met iPads en F3-licenties beschreven, evenals het scenario waarin raadsleden (deels) op eigen apparatuur blijven werken.

De iPad-variant biedt voordelen in mobiliteit en leesgemak, maar de combinatie met F3-licenties levert beperktere functionaliteit en minder vergaande beveiligingsopties op. Bovendien sluit deze variant minder goed aan bij de bestaande werkplekinrichting van de ambtelijke organisatie, wat de beheerlast en complexiteit verhoogt. Het scenario met eigen apparatuur blijft vanuit beveiligingsperspectief onwenselijk, mede omdat het beheer en de beveiliging van privé-apparatuur niet door de gemeente kunnen worden geborgd. Neutralisatie: met de nu voorgestelde uniforme Windows-werkplek wordt gekozen voor de variant die het beste scoort op veiligheid, beheerbaarheid en ondersteuning van het raadswerk. Financiële middelen en effecten begroting Uitgaande van 50 raads- en commissieleden die actief deelnemen aan het raadsplein, wordt de financiële behoefte als volgt geraamd: • Eenmalige exploitatie

PAGINA 3 VAN 5

50 x Windows laptop à € 1.100 = € 55.000. • Structurele exploitatie o 50 x Microsoft 365 E5-licentie à € 540 per jaar = € 27.000 per jaar. De dekking wordt als volgt voorgesteld: • Eenmalig een exploitatiebudget van € 55.000 beschikbaar te stellen op deelproject E10037/44300 ICT Hardware; • Structureel een exploitatiebudget van € 27.000 per jaar beschikbaar te stellen op deelproject E10037/44310 ICT Software; • De bijbehorende begrotingswijziging voor het lopende begrotingsjaar vast te stellen, waarmee de effecten in de (meerjaren)begroting worden verwerkt. Deze bijstelling leidt in 2026 tot een eenmalige verlaging van het begrotingssaldo met € 82.000, - en voor de jaren 2027 en verder tot een structurele verlaging van € 27.000, -. Eventuele toekomstige kosten die verband houden met een eventuele uitbreiding van de openingstijden of bezetting van de ICT Servicedesk zijn niet in deze raming opgenomen en zullen, indien aan de orde, separaat aan de raad worden voorgelegd. o

Uitvoering of vervolgproces Na vaststelling door de raad: • Zorgt het college voor de aanbesteding en/of aanschaf van de Windows laptops; • Richt het team Informatievoorziening, in samenspraak met de CISO, de werkplekken in volgens het gemeentelijke beveiligings- en werkplekbeleid (inclusief versleuteling, patchbeheer, antivirus en overige beveiligingsmaatregelen); • Worden Microsoft 365 E5-accounts voor raads- en commissieleden ingericht binnen de gemeentelijke tenant, inclusief gemeentelijke e-mailadressen en multifactor-authenticatie; • Wordt de koppeling met iBabs zodanig ingericht dat raads- en commissieleden via hun gemeentelijke account veilig toegang hebben tot de vergaderstukken; • Vindt uitlevering van de laptops aan raads- en commissieleden plaats, inclusief bruikleenovereenkomst en begeleidende instructies. De concrete planning van de uitrol wordt door het college, via de griffie, aan de raad gecommuniceerd. De raad heeft na dit besluit geen aanvullende inhoudelijke keuzes meer te maken over de uitvoering, maar kan via de reguliere controle en via de griffie geïnformeerd blijven over de voortgang en eventuele knelpunten.

Participatie en communicatie Participatie Voor dit voorstel heeft interne afstemming plaatsgevonden tussen de griffie, het team Informatievoorziening en de CISO, op basis van ervaringen in de huidige raadsperiode en signalen van raadsleden over gebruiksgemak (onder meer met betrekking tot Chromebooks). Er heeft geen formeel participatieproces met inwoners plaatsgevonden, omdat het hier gaat om interne ICT‑voorzieningen voor de raad. Communicatie Na instemming van de raad wordt via de griffie aan de raads- en commissieleden gecommuniceerd: • Wat de inhoud van het besluit is;

PAGINA 4 VAN 5

• Op welke termijn en op welke wijze de nieuwe laptops en accounts worden uitgerold; • Welke ondersteuning (instructie, handleidingen, contactpunten) beschikbaar is bij de ingebruikname; • Welke afspraken gelden over beveiliging, gebruik en bruikleen. De communicatie vindt plaats via de gebruikelijke kanalen voor raadsinformatie (e‑mail, raadsportaal, toelichting in commissievergaderingen). Rapportage en evaluatie Het college kan, na afronding van de uitrol en een periode van gebruik, een beknopte evaluatie van de werking en ervaren gebruiksvriendelijkheid aan de raad aanbieden. Een logisch moment daarvoor is ongeveer één jaar na volledige invoering van de nieuwe ICT‑voorzieningen. In deze evaluatie kan onder meer worden ingegaan op: • De tevredenheid van raads- en commissieleden over de nieuwe werkplekken; • Eventuele knelpunten bij ondersteuning en informatiebeveiliging; • De mate waarin de beoogde verbetering in uniformiteit en veiligheid is gerealiseerd. De raad kan vervolgens, indien daartoe aanleiding is, nadere wensen of bijstellingen aan het college meegeven. Achterliggende documenten en eerder genomen besluiten Memo “Onderzoek en uitvraag naar de beste ICT‑ondersteuning voor gemeenteraadsleden”. Er zijn geen eerdere raadsbesluiten over de nu voorgestelde uniforme ICT‑voorzieningen voor de raadsperiode 2026–2030.

Bijlagen Memo “Onderzoek en uitvraag naar de beste ICT‑ondersteuning voor gemeenteraadsleden”, d.d. 30 december 2025.

Edam-Volendam, Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam, de secretaris, C. Rijnberg

de burgemeester, R.J. Beukers.

Dit voorstel is elektronisch ondertekend. Dit is na besluitvorming zichtbaar op de volgende pagina.

PAGINA 5 VAN 5

Transactiebewijs iBabs digitale handtekening Beukers, R.J. (Rick) r.beukers@edam-volendam.nl 19-02-2026 12:54 9242888447f9ec79f27a591ed7d34b469af60b26cb5402ea065721d08ca881d7 Rijnberg, C. (Cees) c.rijnberg@edam-volendam.nl 19-02-2026 21:32 5de015ee265a481bfa36cc97637dd044fe8eb91cf61bec4c91dc99a778450e59