Normenkader Rekenkamercommissie Edam-Volendam - Woonzorgvisie

Normenkader evaluatieonderzoek rekenkamercommissie Edam-Volendam Woonzorgvisie #

Te beantwoorden deelvraag/onderzoeksvraag

0

Heeft de raad zijn kaderstellende rol vastgesteld?

1

Zijn er kaders vooraf door raad vastgesteld met het oog op sturing en regie voor de periode van de visiedocumenten?

A. DEFINITIE EN BELEID

(kaderstelling)

Normen

1. 2. 1. 2. 3.

1. 2. 3.

2

Hoe zijn de ambities/doelstellingen in de visiedocumenten geformuleerd? (planbepaling)

4. 5. 6. 7.

Geen norm: overzicht van de geldende kaders. De wijze waarop hangt af van onderwerp en de rol van de gemeente. Geen norm: overzicht van de dan geldende kaders. Er zijn kaders door raad en college vastgesteld met oog op sturing en regie voor periode van de Woonvisie De kaders (regionale en lokaal) die door de raad zijn vastgesteld zijn duidelijk en consistent. Geen norm: overzicht van de dan geldende doelstellingen en resultaatafspraken. De doelstellingen en resultaatafspraken maken helder welke ontwikkeling raad en college voor ogen zien. Met onderscheid naar korte en middellange termijn. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn aantoonbaar specifiek, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn realistisch en acceptabel geformuleerd. Er is per doelstelling en resultaatafspraak een nulmeting en streefwaarde vastgesteld om doelbereik te monitoren. Er bestaat inzicht in eventuele onderlinge conflicten tussen meegegeven doelstellingen en resultaatafspraken.

Beoordeling Woonzorgvisie

Ja

Beperkt

Nee

1. Coalitieakkoord 2. Evaluatie in het raadsvoorstel

3. Kader voor evaluatie is duidelijk (2021) maar heeft nog niet plaatsgevonden.

1. Er worden speer- en actiepunten benoemd. De te nemen acties zijn over het algemeen concreet alleen het resultaat ervan (waar staan we nu > wat is het doel van de acties) ontbreekt. 2. De doelstellingen zijn geformuleerd maar niet vertaald naar een concrete resultaatafspraak. 5. Voor zover ze aanwezig zijn, ja. 8. Koppeling met andere beleidsvelden wordt gemaakt.

3. Er is geen (duidelijk) onderscheid gemaakt tussen korte en middellange termijn. 4. Zie punt 2. En 3. 6. Ontbreekt 7. Niet geformuleerd in het document

8.

1.

3

In hoeverre worden afspraken en/of resultaten uit voorgaande, regionale of bovenlokale beleidsstukken en onderzoeken bij de visiedocumenten betrokken?

2.

3.

(informatiebronnen)

4. 1.

4

In hoeverre is de gemeenteraad betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocument?

2.

(participatie)

5

In hoeverre zijn nietgemeentelijke actoren en andere belanghebbenden betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocumenten en op welke wijze (integrale procesdoelstellingen? (participatie)

1. 2. 3.

Er bestaat inzicht in de mate van benodigde beleidsharmonisatie om doelstellingen te kunnen realiseren, ook ten aanzien van andere beleidsvelden (duurzaamheid, bijzondere effecten, maatschappelijk vastgoed, sociale doelstellingen et cetera). De regionale en bovenlokale afspraken en (wettelijke) kaders zijn voldoende betrokken bij de lokale visie. De evaluatie van de visiedocumenten en de resultaten uit de voorgaand periode zijn voldoende betrokken bij de afspraken en doelstellingen van de Woonvisie. De uitkomsten van bestaande analyses naar ontwikkelingen en behoefte zijn voldoende betrokken. De uitkomsten van (concrete sturingsindicatoren) zijn voldoende betrokken in de visiedocumenten. Geen norm: overzicht van de contactmomenten en wijze van betrokkenheid van gemeenteraad bij de woonvisie De gemeenteraad is voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de regionale en lokale woonvisie (en de prestatieafspraken). Geen norm: overzicht van de betrokken partijen en wijze van betrokkenheid. Niet-gemeentelijke actoren zijn voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de visie. De gemeente heeft inzicht in de groepen van woningzoekenden en speciale groepen (toekomstige en potentiële huurders) in de gemeente.

1. Wordt een hoofdstuk (hoofdstuk 3) aan gewijd. 2. De evaluatie van het voorgaande document is als bijlage opgenomen 3. Bijlage 4 toont de ontwikkeling en zorgbehoefte van de inwoners van de gemeente.

4. Concrete sturingsindicatoren ontbreken

1. Onbekend 2. Prestatieafspraken worden ter informatie naar de raad gestuurd

1. Betrokken partijen - Inwoners van de gemeente EdamVolendam - Zorgaanbieders - Welzijnsaanbieders - Woningcorporaties - Adviesraden Allen zijn gesproken in individuele gesprekken

3. Bijlage 3 wijdt zich aan de ontwikkeling van mensen met een (toekomstige) beperking en woonlocaties. Dit is veelal gebaseerd op huidige cijfers en kijkt niet op alle fronten naar de ontwikkeling van de toekomst.

- Van Overbeek Makelaars Vragenlijst (bijlage 6) 2. Ja 1. 2.

6

Hoe zijn de rollen en mandaten van de betrokken actoren bepaald en vastgesteld? (rolneming-duidelijkheid)

3. 4.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn per rol expliciet en helder geformuleerd. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen liggen met elkaar in lijn. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bekend bij de betrokkenen. Alle betrokkenen hebben eenzelfde beleving bij (de afbakening van) eigen en andermans taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

1.

7

Hoe is het formele (informatie)proces van kaderstelling ingericht? Informatiebronnen

2. 3. 4.

Geen norm: overzicht van het formele (informatie)proces van kaderstelling Het informatieproces is expliciet en helder geformuleerd. De informatievoorziening is geformuleerd en vastgesteld. De informatievoorziening is onderdeel van de P&C-cyclus.

4. Dit blijkt uit de interviews in het document(hoofdstuk 2) maar is niet afgebakend voor het vervolg (zie punt 2 en 3).

1. Er zijn speer- en actiepunten benoemd zonder daaraan te koppelen wie verantwoordelijk is voor de uitvoering hiervan (zowel intern als extern). 2. onbekend 3. onbekend

1. - De agendacommissie (is het presidium) stelt de voorlopige opzet van de agenda van het Raadsplein, de raadscommissie(s) en de voorlopige agenda van de raad vast. - Het presidium fungeert als fractievoorzittersoverleg - Het presidium bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters - Het Raadsplein vindt in de regel plaats op donderdag met een frequentie van eens in de vier weken volgens een daartoe door het presidium vast te stellen vergaderschema. Het Raadsplein vangt in de regel aan om 19.30 uur. - De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op een donderdag met een frequentie van in principe eens in de vier weken en vangen gewoonlijk aan om 22:00 uur. - Raadsvergaderingen kunnen worden voorafgegaan door een of meerdere bespreekrondes en/of andere activiteiten in het kader van het Raadsplein. - Er wordt een vergaderschema voor het Raadsplein vastgesteld door het presidium en ter kennis gebracht van de raad. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de deelnemers of leden verzonden. Dit gebeurt op elektronische wijze.

3. Zowel in de “Verordening op het Raadsplein en de raadscommissies Edam-Volendam 2022” als het “Reglement van orde van de raad EdamVolendam 2022”. Beide zijn vastgesteld in de raadsvergadering van 19-52022 (de verordening is vastgesteld incl. wijziging n.a.v. amendement) en gelden vanaf 24-06-2022. 4. Het informeren van de raad door de commissie planning control audit risk (PCAR) is onderdeel van de P&C-cyclus zoals omschreven staat in de “verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019”. De commissie brengt de advieslijst n.a.v. haar vergadering(en) als ingekomen stuk in, in de raadsvergadering. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Indien vertrouwelijk wordt dit in een besloten vergadering gedaan. De commissie is verantwoordelijk voor advisering over diverse onderwerpen (artikel 3), waaronder de ontwikkeling en verankering van de PDCA-cyclus in de organisatie.

B. UITVOERING EN DOELREALISATIE

1. 2.

8

Op welke wijze en in hoeverre leggen betrokkenen verantwoording af over de realisatie (‘Wat gaan we daarvoor doen’), zoals gesteld in de kaderstellende visiedocumenten? (monitoring en verantwoording)

3.

4. 5. 6.

Er zijn adequate afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van verantwoording. De planning- en controlcycli van de betrokken partijen zijn op elkaar afgestemd. De planning biedt ruimte voor de raad om onderwerpen te agenderen. De verantwoordingsinformatie gaat in op: a. Inhoudelijke resultaten b. Financiële resultaten c. Risico’s en beheersmaatregelen. Betrokken actiehouders rapporteren tijdig, periodiek en transparant. Betrokken actiehouders rapporteren cijfermatig en met toelichting over de mate van doelbereik. Betrokken actiehouders rapporteren (cijfermatig en) met toelichting over mogelijke risico’s en beheersmaatregelen.

Specifiek voor de Woonzorgvisie: Vanwege de (beperkte) inzichtelijkheid in het formele (informatie)proces bij de vaststelling van de Woonzorgvisie is de aanname dat dit op de gebruikelijke wijze is voorgelegd bij de gemeenteraad. 1. Er is een 3. De speer- en evaluatiemoment actiepunten van de ingepland (welk nog niet Woonzorgvisie heeft plaatsgevonden) worden niet 2. Loopt in lijn met specifiek gemonitord coalitieakkoord en de onder de noemer formatie van de Woonzorgvisie. gemeenteraad. 5. Onbekend Afstemming onbekend. In 6. Onbekend de planning is ruimte om 7. Onbekend over specifieke 8. Onbekend onderwerpen te kunnen agenderen. 4. Prestatieafspraken worden periodiek gerapporteerd.

7.

8.

9

10

In hoeverre zijn de gestelde doelstellingen en resultaatafspraken SMART geformuleerd?

2.

(doelbereik)

3.

Heeft de raad besloten over de concrete inzet van instrumenten en welke? Welke zijn toegepast?

1.

(regie-mogelijkheden)

11

1.

Welke omstandigheden, bovenlokale ontwikkelingen en/of afspraken hebben een relevante (beïnvloedende) rol gespeeld bij het al dan niet realiseren van de doelstellingen en lokale resultaten? (situationele factoren)

2. 3.

1. 2.

Indien sprake is van afwijking van doelbereik, dan staat in de rapportage vermeld welke beheers- en of bijsturingsmaatregelen zijn toegepast. Middels de verantwoordingsinformatie is objectief vast te stellen in welke mate initiële en/of gewijzigde doelstellingen zijn behaald (door aanwezigheid nul- en vervolgmetingen). De doelstellingen zijn vertaald in SMARTacties. De resultaatafspraken zijn hierop gebaseerd. De resultaten zijn gerealiseerd.

1. Er zijn actiepunten geformuleerd maar de formulering kan SMARTer (benoemen tijdsbestek, wie is verantwoordelijk)

Geen norm: overzicht van het toepassen van instrumenten. De vastgestelde instrumenten zijn toegepast. De toegepaste instrumenten zijn effectief en resultaten worden structureel gecommuniceerd.

Geen norm: overzicht van eventuele beïnvloedende omstandigheden. Geen norm; overzicht van eventuele beïnvloedende bovenlokale ontwikkelingen en/of lokale resultaten.

2. Geen resultaatafspraken geformuleerd 3. Onbekend

1. n.v.t. 2. n.v.t. 3. n.v.t.

1. Onbekend 2. Veranderende (landelijke) wet- en regelgeving (zie paragraaf 3.2)

1. 2.

12

In hoeverre en op welke wijze is de gemeenteraad betrokken bij de uitvoering van de afspraken?

C. Informatievoorziening en sturing

(rolneming/betrokkenheid)

3.

4.

5.

13

Op welke wijze kan de gemeenteraad (bij)sturen op het (woon)beleid in zowel ruimtelijke zin (RO, duurzaamheid, energietransitie) als sociale zin (extramuralisering, statushouders, vroegsignalering schulden, buurtbemiddeling, energiebesparing)? (regie-mogelijkheden)

1. 2. 3. 4. 5.

De raad is voldoende betrokken in de voorbereidingsfase voor het formele informatieproces van kaderstelling. De raad ontvangt voldoende en tijdig informatie over de realisatie van doelstellingen. In geval van tussentijdse bijzonderheden, incidenten of geconstateerde risico’s wordt de gemeenteraad proactief geïnformeerd door het college. Indien de realisatie van (tussentijdse) doelstellingen wijzigt, is dit voorzien van een toelichting en wordt de raad de mogelijkheid geboden om bij te sturen. De raad is op de hoogte van de gemaakte afspraken met derden/belanghouders.

Geen norm: overzicht van sturingsinstrumenten van gemeenteraad, burgemeester en college. De beschikbare sturingsinstrumenten passen bij de gestelde doelstellingen. Resultaten zijn gerapporteerd en de informatie is voldoende om controlerende rol in te vullen en waar te maken. De raad heeft de mogelijkheid tot bijsturing. De raad maakt (bewust geen) gebruik van de mogelijkheid tot bijsturing.

1. Onbekend 2. Onbekend 3. Onbekend 4. Onbekend 5. Onbekend

1. Sturingsinstrumenten zijn: - Amendement - Subamendement - Motie - Voorstel van orde - Initiatiefvoorstel - Collegevoorstel - Interpellatie - Raadsvragen - Vragenuur - Inlichtingen 2. Voor zover te beoordelen: ja. 3. Via de prestatieafspraken die (ter informatie) worden toegezonden 4. Door inzetten van sturingsinstrumenten ja, mits op eigen initiatief. 5. Onbekend

1.

14

Op welke wijze heeft de gemeenteraad bijgestuurd op kaderstelling en woonbeleid? (regie-toepassing)

2.

3.

1.

15

Ervaart de gemeenteraad, als gevolg van het gebruik maken van (sturings)instrumenten, grip op de realisatie van de speer- en actiepunten?

2.

3.

(regie-beleving) 4. 1. 2.

16

Op welke wijze zijn de afgesproken rollen vervuld en mandaten toegepast door alle betrokkenen?

3. 4.

(rolvastheid) 5. 6.

Geen norm: overzicht van de besluiten genomen op woonbeleid. De gemeenteraad heeft het kaderstellende instrumentarium (motie, amendement, initiatiefvoorstel ed.) (minimaal 1 maal) als sturingsinstrument toegepast. De beschikbare sturingsinstrumenten worden voldoende toegepast in de praktijk.

1.

De gemeentelijke monitor stelt de gemeenteraad in staat om bij te sturen. De raad maakt actief gebruik van de onderliggende instrumenten (visiedocumenten) als sturingsinstrument. Door gebruik te maken van de sturingsinstrumenten heeft de gemeenteraad voldoende kunnen bijsturen. De raad ervaart grip op de realisatie van de Woonzorgvisie. De afgesproken rollen en mandaten zijn adequaat vervuld door alle betrokkenen. De gemaakte afspraken over rolverdeling en mandaattoepassing worden nageleefd en daarop wordt gecontroleerd. Eventuele afwijkingen van de gemaakte afspraken zijn herleidbaar en toegelicht. De rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van de kaderstelling -en controle- op de woningmarktontwikkelingen en woonbehoefte functioneert adequaat. De raad laat zich proactief informeren over onderwerpen ter zake. De raad schoolt zichzelf om de kaderstellende rol verder te verbeteren.

6. Door middel van onderzoek: ja.

2. Nee 3. Niet specifiek op het onderwerp van Woonzorgvisie

1. Er is geen monitor specifiek gekoppeld aan de speer- en actiepunten uit de Woonzorgvisie 2. Onbekend 3. Zie hoofdstuk in rapportage over ervaringen gemeenteraad 4. Zie hoofdstuk in rapportage over ervaringen gemeenteraad 1. Onbekend 2. Onbekend 3. Onbekend 4. Onbekend 5. Onbekend

D. LEERLESSEN

17

Zijn er bruikbare lessen elders?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

18

Welke conclusies kunnen op basis van het onderzoek worden getrokken over de inzet van de diverse instrumenten?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

19

Kan een instrument beter worden benut met het oog op het doel ervan? Zo ja: op welke wijze?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

20

Welke denkrichtingen voor de toekomstige rolinvulling zijn toepasbaar?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.

21

Op welke wijze kunnen raad en college beter in positie komen om regie te voeren op de (lokale) woningmarktontwikkeling en woonbehoefte?

Aanbevelingen, volgend op beantwoording van onderzoeksvragen aan de hand van de toetsing aan voorgaande normen.