Document · PDF

Normenkader Rekenkamercommissie Edam-Volendam - Woonvisie

Raadsvergadering 25 januari 2024, gemeente Edam-VolendamBij agendapunt: Voorstel tot kennisnemen van de rapportage Rekenkamercommissie; "Kaderstelling door de raad" en instemmen met de aanbevelingen.2.543 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

A. DEFINITIE EN BELEID

Normenkader evaluatieonderzoek rekenkamercommissie Edam-Volendam Woonvisie #

Te beantwoorden deelvraag/onderzoeksvraag

Heeft de raad zijn kaderstellende rol vastgesteld?

Zijn er kaders vooraf door raad vastgesteld met het oog op sturing en regie voor de periode van de visiedocumenten? (kaderstelling)

Normen

1. 2.

1. 2. 3.

1. 2

Hoe zijn de ambities/doelstellingen in de visiedocumenten geformuleerd?

Geen norm: overzicht van de geldende kaders. De wijze waarop hangt af van onderwerp en de rol van de gemeente.

Beoordeling Woonvisie

Beperkt

2. De maatregelen per thema maken helder welke ontwikkeling de raad en het college voor ogen zien. 5. Ja

1. Coalitieakkoord en de themaraad (informerend/opiniërend) a.d.h.v. discussienotitie “herijking Woonvisie Edam-Volendam” en “woningmarktanalyses per kern gemeente EdamVolendam 2020” 2. In het document zijn afspraken gemaakt over de monitoring van de woonvisie bijv. Periodiek Bouwoverleg, Nieuwe plannen toetsen aan de geïnventariseerde woonbehoefte, prestatieafspraken, monitoren van de ontwikkeling van de vraagdruk. De rol van de gemeenteraad is hier niet in opgenomen. 1. De Woonvisie kent vier centrale thema’s en daar is de hoofdstukindeling ook op gebaseerd. Per thema zijn de doelstellingen/resultaataf

Geen norm: overzicht van de dan geldende kaders. Er zijn kaders door raad en college vastgesteld met oog op sturing en regie voor periode van de Woonvisie De kaders (regionale en lokaal) die door de raad zijn vastgesteld zijn duidelijk en consistent.

Geen norm: overzicht van de dan geldende doelstellingen en resultaatafspraken. De doelstellingen en resultaatafspraken maken helder welke ontwikkeling raad en college voor ogen zien.

Nee

(planbepaling)

3. 4. 5. 6. 7. 8.

In hoeverre worden afspraken en/of resultaten uit voorgaande, regionale of bovenlokale beleidsstukken en onderzoeken bij de visiedocumenten betrokken?

(informatiebronnen)

Met onderscheid naar korte en middellange termijn. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn aantoonbaar specifiek, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn realistisch en acceptabel geformuleerd. Er is per doelstelling en resultaatafspraak een nulmeting en streefwaarde vastgesteld om doelbereik te monitoren. Er bestaat inzicht in eventuele onderlinge conflicten tussen meegegeven doelstellingen en resultaatafspraken. Er bestaat inzicht in de mate van benodigde beleidsharmonisatie om doelstellingen te kunnen realiseren, ook ten aanzien van andere beleidsvelden (duurzaamheid, bijzondere effecten, maatschappelijk vastgoed, sociale doelstellingen et cetera).

De regionale en bovenlokale afspraken en (wettelijke) kaders zijn voldoende betrokken bij de lokale visie. De evaluatie van de visiedocumenten en de resultaten uit de voorgaand periode zijn voldoende betrokken bij de afspraken en doelstellingen van de Woonvisie. De uitkomsten van bestaande analyses naar ontwikkelingen en behoefte zijn voldoende betrokken. De uitkomsten van (concrete sturingsindicatoren) zijn voldoende betrokken in de visiedocumenten.

spraken genoemd onder de noemer “onze maatregelen”. 3. De maatregelen zijn meetbaar en concreet benoemd maar niet overal in de tijd geplaatst. 4. In aanvulling op punt 3. niet alle maatregelen zijn SMART geformuleerd en daarmee meetbaar voor resultaat. 6. Afhankelijk van de maatregel en dus afspraak. 7. Dit staat genoemd in het hoofdstuk behorende bij de centrale thema’s. 8. Specifiek de samenhang met ruimtelijke beleidsvelden wordt benoemd. 3. de kwalitatieve behoefte voor de drie grote kernen van de gemeente zijn onderzocht (bijlage 1) en er heeft in 2020 een woningmarktanalyse plaatsgevonden per kern als Bouwsteen voor de Omgevingsvisie en Woonvisie. 4. Ja

1. De samenhang met ruimtelijke beleidsvelden op lokaal en regionaal niveau wordt aangehaald. Specifieke wettelijke kaders worden niet benoemd. 2. De hiervoor geldende Woonvisie zou geëvalueerd worden. Of deze lijkt niet te hebben plaatsgevonden. Wel is de raad in gelegenheid gesteld om tijdens een themaraad de herijking van de toen geldende Woonvisie te bespreken.

In hoeverre is de gemeenteraad betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocument? (participatie)

Geen norm: overzicht van de contactmomenten en wijze van betrokkenheid van gemeenteraad bij de woonvisie De gemeenteraad is voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de regionale en lokale woonvisie (en de prestatieafspraken).

2. Ja

In hoeverre zijn nietgemeentelijke actoren en andere belanghebbenden betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocumenten en op welke wijze (integrale procesdoelstellingen?

1. 2. 3.

(participatie)

Hoe zijn de rollen en mandaten van de betrokken actoren bepaald en vastgesteld? (rolneming-duidelijkheid)

Geen norm: overzicht van de betrokken partijen en wijze van betrokkenheid. Niet-gemeentelijke actoren zijn voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de visie. De gemeente heeft inzicht in de groepen van woningzoekenden en speciale groepen (toekomstige en potentiële huurders) in de gemeente.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn per rol expliciet en helder geformuleerd. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen liggen met elkaar in lijn. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bekend bij de betrokkenen.

1. Geen norm: themabijeenkomst, discussienotitie, vaststelling Woonvisie 2. Er is ruimte geweest voor de raad om tijdens de themaraad input te geven over het onderwerp en hier achteraf nog vragen over te stellen (omwille van de tijd). De prestatieafspraken worden ter informatie naar de raad gestuurd. 1. Geen norm: In het kader van de Woonvisie hebben er gesprekken plaatsgevonden met De Vooruitgang (incl. huurdersvereniging), Wooncompagnie en de seniorenraad. 3. Er is een woningmarktonderzoek uitgevoerd naar de kwantitatieve en kwalitatieve woningbehoefte in de verschillende kernen. 1. Dit is niet specifiek benoemd. 2. onbekend 3. onbekend 4. onbekend

Alle betrokkenen hebben eenzelfde beleving bij (de afbakening van) eigen en andermans taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Hoe is het formele (informatie)proces van kaderstelling ingericht? Informatiebronnen

2. 3. 4.

Geen norm: overzicht van het formele (informatie)proces van kaderstelling Het informatieproces is expliciet en helder geformuleerd. De informatievoorziening is geformuleerd en vastgesteld. De informatievoorziening is onderdeel van de P&C-cyclus.

1. Geen norm: - De agendacommissie (is het presidium) stelt de voorlopige opzet van de agenda van het Raadsplein, de raadscommissie(s) en de voorlopige agenda van de raad vast. - Het presidium fungeert als fractievoorzittersoverleg - Het presidium bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters - Het Raadsplein vindt in de regel plaats op donderdag met een frequentie van eens in de vier weken volgens een daartoe door het presidium vast te stellen vergaderschema. Het Raadsplein vangt in de regel aan om 19.30 uur. - De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op een donderdag met een frequentie van in principe eens in de vier weken en vangen gewoonlijk aan om 22:00 uur. - Raadsvergaderingen kunnen worden voorafgegaan door een of meerdere bespreekrondes en/of andere activiteiten in het kader van het Raadsplein. - Er wordt een vergaderschema voor het Raadsplein vastgesteld door het presidium en ter kennis gebracht van de raad. 2. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de deelnemers of leden verzonden. Dit gebeurt op elektronische wijze. 3. Zowel in de “Verordening op het Raadsplein en de raadscommissies Edam-Volendam 2022” als het “Reglement van orde van de raad EdamVolendam 2022”.

Beide zijn vastgesteld in de raadsvergadering van 19-52022 (de verordening is vastgesteld incl. wijziging n.a.v. amendement) en gelden vanaf 24-06-2022. 4. Het informeren van de raad door de commissie planning control audit risk (CPAR) is onderdeel van de P&C-cyclus zoals omschreven staat in de “verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019”. De commissie brengt de advieslijst n.a.v. haar vergadering(en) als ingekomen stuk in, in de raadsvergadering. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Indien vertrouwelijk wordt dit in een besloten vergadering gedaan. De commissie is verantwoordelijk voor advisering over diverse onderwerpen (artikel 3), waaronder de ontwikkeling en verankering van de PDCA-cyclus in de organisatie. Specifiek voor de Woonvisie:

Het proces voor het vaststellen van de Woonvisie lijken volgens de processtappen van het (informele) informatieproces te gaan. Wel lijkt het evaluatiemoment van de voorgaande Woonvisie (zoals afgesproken) niet te hebben plaatsgevonden en is de doorlooptijd tot het daadwerkelijk vaststellen van relatief lang. 1. 2.

B. UITVOERING EN DOELREALISATIE

Op welke wijze en in hoeverre leggen betrokkenen verantwoording af over de realisatie (‘Wat gaan we daarvoor doen’), zoals gesteld in de kaderstellende visiedocumenten? (monitoring en verantwoording)

4. 5. 6.

In hoeverre zijn de gestelde doelstellingen en resultaatafspraken SMART geformuleerd?

1. 2. 3.

Er zijn adequate afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van verantwoording. De planning- en controlcycli van de betrokken partijen zijn op elkaar afgestemd. De planning biedt ruimte voor de raad om onderwerpen te agenderen. De verantwoordingsinformatie gaat in op: a. Inhoudelijke resultaten b. Financiële resultaten c. Risico’s en beheersmaatregelen. Betrokken actiehouders rapporteren tijdig, periodiek en transparant. Betrokken actiehouders rapporteren cijfermatig en met toelichting over de mate van doelbereik. Betrokken actiehouders rapporteren (cijfermatig en) met toelichting over mogelijke risico’s en beheersmaatregelen. Indien sprake is van afwijking van doelbereik, dan staat in de rapportage vermeld welke beheers- en of bijsturingsmaatregelen zijn toegepast. Middels de verantwoordingsinformatie is objectief vast te stellen in welke mate initiële en/of gewijzigde doelstellingen zijn behaald (door aanwezigheid nul- en vervolgmetingen). De doelstellingen zijn vertaald in SMARTacties. De resultaatafspraken zijn hierop gebaseerd. De resultaten zijn gerealiseerd.

1. De projectenlijst is onderdeel van de CPAR. De raad ontvangt de prestatieafspraken ter informatie. 2. De planning biedt ruimte voor de raad om onderwerpen te agenderen. 3. Onbekend 4. Onbekend 5. Onbekend 6. Onbekend 7. Onbekend 8. Onbekend

1. Afhankelijk van formulering van de “maatregel” in de Woonvisie

(doelbereik)

Heeft de raad besloten over de concrete inzet van instrumenten en welke? Welke zijn toegepast?

2. Thema en bijbehorende maatregelen zijn wel in samenhang met elkaar. 3. Onbekend 1. 2. 3.

(regie-mogelijkheden)

Welke omstandigheden, bovenlokale ontwikkelingen en/of afspraken hebben een relevante (beïnvloedende) rol gespeeld bij het al dan niet realiseren van de doelstellingen en lokale resultaten? (situationele factoren)

1. 2.

Geen norm: overzicht van het toepassen van instrumenten. De vastgestelde instrumenten zijn toegepast. De toegepaste instrumenten zijn effectief en resultaten worden structureel gecommuniceerd.

Geen norm: overzicht van eventuele beïnvloedende omstandigheden. Geen norm; overzicht van eventuele beïnvloedende bovenlokale ontwikkelingen en/of lokale resultaten.

1. Geen norm: - Motie (actief op zoek naar inbreilocaties, lokale behoefte en betaalbaar wonen) - Amendement 2. Toegepast 3. Onbekend 1/2. Geen norm: - Inflatie - Oorlog in Oekraïne - Veranderende wet- en regelgeving (met o.a. Nationale Prestatieafspraken)

C. Informatievoorziening en sturing

1. 2.

In hoeverre en op welke wijze is de gemeenteraad betrokken bij de uitvoering van de afspraken? (rolneming/betrokkenheid)

De raad is voldoende betrokken in de voorbereidingsfase voor het formele informatieproces van kaderstelling. De raad ontvangt voldoende en tijdig informatie over de realisatie van doelstellingen. In geval van tussentijdse bijzonderheden, incidenten of geconstateerde risico’s wordt de gemeenteraad proactief geïnformeerd door het college. Indien de realisatie van (tussentijdse) doelstellingen wijzigt, is dit voorzien van een toelichting en wordt de raad de mogelijkheid geboden om bij te sturen. De raad is op de hoogte van de gemaakte afspraken met derden/belanghouders.

1. Voldoende door middel van de discussienotitie en het stellen van vragen hierover. 2. Onbekend 3. De raad wordt middels raadsinformatiebrieven geïnformeerd over ontwikkelingen. In het kader van ‘wonen’ en de relatie hiermee met de Woonvisie worden ook raadsinformatiebrieven verstuurd. De raadsinformatiebrieven lijken over het algemeen te gaan om ‘ad-hoc’ situaties dan specifiek om het informeren over het resultaat van de maatregelen/ambities vanuit de Woonvisie.* *Gebaseerd op de die alleen voor specifiek 2023 (openbaar) zichtbaar zijn Gemeenteraadsleden stellen schriftelijke vragen, los van het raadsplein. Deze worden schriftelijk beantwoord en ook (openbaar) gepubliceerd. 4. Moeilijk te beoordelen van alle beschikbare stukken en de breedte waarmee dit onderwerp gemoeid is. 5. Onbekend, bij beantwoording van de (schriftelijke) bijv. van “Toewijzing woningen

Waterrijk fase 3B” komt dat niet naar voren.

Op welke wijze kan de gemeenteraad (bij)sturen op het (woon)beleid in zowel ruimtelijke zin (RO, duurzaamheid, energietransitie) als sociale zin (extramuralisering, statushouders, vroegsignalering schulden, buurtbemiddeling, energiebesparing)? (regie-mogelijkheden)

1. 2. 3. 4. 5.

Op welke wijze heeft de gemeenteraad bijgestuurd op kaderstelling en woonbeleid? (regie-toepassing)

Geen norm: overzicht van sturingsinstrumenten van gemeenteraad, burgemeester en college. De beschikbare sturingsinstrumenten passen bij de gestelde doelstellingen. Resultaten zijn gerapporteerd en de informatie is voldoende om controlerende rol in te vullen en waar te maken. De raad heeft de mogelijkheid tot bijsturing. De raad maakt (bewust geen) gebruik van de mogelijkheid tot bijsturing.

Geen norm: overzicht van de besluiten genomen op woonbeleid. De gemeenteraad heeft het kaderstellende instrumentarium (motie, amendement, initiatiefvoorstel ed.) (minimaal 1 maal) als sturingsinstrument toegepast. De beschikbare sturingsinstrumenten worden voldoende toegepast in de praktijk.

1. Geen norm: Sturingsinstrumenten zijn: - Amendement - Subamendement - Motie - Voorstel van orde - Initiatiefvoorstel - Collegevoorstel - Interpellatie - Raadsvragen - Vragenuur - Inlichtingen 2. Voor zover te beoordelen: ja. 3. Via de prestatieafspraken die (ter informatie) worden toegezonden 4. Door inzetten van sturingsinstrumenten ja, maar wel op eigen initiatief. 5. Onbekend 1. Geen norm Op de openbare besluitenlijst zijn vanaf 2022 door het college van B & W op “3. Ruimtelijke Ontwikkeling” meerdere besluiten genomen. Vanuit de besluitenlijst wordt het vervolg (bijv. “raadsinformatiebrief aan de gemeenteraad verzenden”) genoemd. 2. Ja, bijv. voor starterslening jongeren.

Hierin wordt ook om een terugkoppeling gevraagd (raad binnen 1 jaar te informeren). 3. -

Ervaart de gemeenteraad, als gevolg van het gebruik maken van (sturings)instrumenten, grip op de realisatie van de speer- en actiepunten?

(regie-beleving) 4.

1. 2.

Op welke wijze zijn de afgesproken rollen vervuld en mandaten toegepast door alle betrokkenen?

3. 4.

(rolvastheid) 5. 6.

De gemeentelijke monitor stelt de gemeenteraad in staat om bij te sturen. De raad maakt actief gebruik van de onderliggende instrumenten (visiedocumenten) als sturingsinstrument. Door gebruik te maken van de sturingsinstrumenten heeft de gemeenteraad voldoende kunnen bijsturen. De raad ervaart grip op de realisatie van de Woonzorgvisie. De afgesproken rollen en mandaten zijn adequaat vervuld door alle betrokkenen. De gemaakte afspraken over rolverdeling en mandaattoepassing worden nageleefd en daarop wordt gecontroleerd. Eventuele afwijkingen van de gemaakte afspraken zijn herleidbaar en toegelicht. De rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van de kaderstelling -en controle- op de woningmarktontwikkelingen en woonbehoefte functioneert adequaat. De raad laat zich proactief informeren over onderwerpen ter zake. De raad schoolt zichzelf om de kaderstellende rol verder te verbeteren.

1. Zie hoofdstuk in rapportage over ervaringen gemeenteraad/ 2. In moties en/of amendementen wordt beperkt verwezen naar de onderliggende visiedocumenten. 3. Zie hoofdstuk in rapportage over ervaringen gemeenteraad 4. Zie hoofdstuk in rapportage over ervaringen gemeenteraad 1.

D. LEERLESSEN

Zijn er bruikbare lessen elders?