Normenkader Rekenkamercommissie Edam-Volendam - Omgevingsvisie

Normenkader evaluatieonderzoek rekenkamercommissie Edam-Volendam Omgevingsvisie #

Te beantwoorden deelvraag/onderzo eksvraag

0

Heeft de raad zijn kaderstellende rol vastgesteld?

A. DEFINITIE EN BELEID

1

Zijn er kaders vooraf door raad vastgesteld met het oog op sturing en regie voor de periode van de visiedocumenten?

Normen

1. 2.

1. 2. 3.

(kaderstelling)

1. 2.

2

Hoe zijn de ambities/doelstelling en in de visiedocumenten geformuleerd? (planbepaling)

3. 4. 5.

Geen norm: overzicht van de geldende kaders. De wijze waarop hangt af van onderwerp en de rol van de gemeente.

Geen norm: overzicht van de dan geldende kaders. Er zijn kaders door raad en college vastgesteld met oog op sturing en regie voor periode van de Omgevingsvisie De kaders (regionale en lokaal) die door de raad zijn vastgesteld zijn duidelijk en consistent.

Geen norm: overzicht van de dan geldende doelstellingen en resultaatafspraken. De doelstellingen en resultaatafspraken maken helder welke ontwikkeling raad en college voor ogen zien. Met onderscheid naar korte en middellange termijn. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn aantoonbaar specifiek, tijdgebonden en meetbaar geformuleerd. De doelstellingen en resultaatafspraken zijn realistisch en acceptabel geformuleerd.

Beoordeling Omgevingsvisie

Ja

Beperkt

Uitvoeringsstrategie is door de raad vastgesteld (15 dec 2022) en heeft opdracht gegeven om strategie te concretiseren in top 3.

Telkenmale speelt de discussie (informeel, raadsplein) om concretisering (ook n.a.v. zienswijzen derden).

De Provinciale Omgevingsvisie 2018 en de daarin opgenomen kritische succesfactoren laten voldoende ruimte voor eigen beleid (maatwerk). De 6 opgaven zijn geformuleerd en in 70! doelen (MAATREGELEN) geconcretiseerd.

Aandacht van Provincie voor regio is beperkt (t.o.v. andere regio’s) zodat deze provinciale kaders minder houvast geven voor gemeente(raad). Deels: Vb 700 woningen middels inbreidingen (periode?, woningtypen?, doelgroepen?) Vb Natuurgebied De Lange Weeren realiseren (wanneer, kosten?) Veelal wordt verwezen (in Nota van antwoord zienswijzen) naar de nog op te stellen Omgevingsplannen.

Nee

3. Het onderscheid korte en lange termijn is niet expliciet gemaakt. 6. Niet gemaakt

6. 7. 8.

3

In hoeverre worden afspraken en/of resultaten uit voorgaande, regionale of bovenlokale beleidsstukken en onderzoeken bij de visiedocumenten betrokken? (informatiebronnen)

4

In hoeverre is de gemeenteraad betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocument? (participatie)

5

In hoeverre zijn nietgemeentelijke actoren en andere belanghebbenden betrokken bij de ontwikkeling van de visiedocumenten en

1. 2.

3. 4.

1.

2. 1. 2. 3.

Er is per doelstelling en resultaatafspraak een nulmeting en streefwaarde vastgesteld om doelbereik te monitoren. Er bestaat inzicht in eventuele onderlinge conflicten tussen meegegeven doelstellingen en resultaatafspraken. Er bestaat inzicht in de mate van benodigde beleidsharmonisatie om doelstellingen te kunnen realiseren, ook ten aanzien van andere beleidsvelden (duurzaamheid, bijzondere effecten, maatschappelijk vastgoed, sociale doelstellingen et cetera). De regionale en bovenlokale afspraken en (wettelijke) kaders zijn voldoende betrokken bij de lokale visie. De evaluatie van de visiedocumenten en de resultaten uit de voorgaand periode zijn voldoende betrokken bij de afspraken en doelstellingen van de Omgevingsvisie. De uitkomsten van bestaande analyses naar ontwikkelingen en behoefte zijn voldoende betrokken. De uitkomsten van (concrete sturingsindicatoren) zijn voldoende betrokken in de visiedocumenten. Geen norm: overzicht van de contactmomenten en wijze van betrokkenheid van gemeenteraad bij de Omgevingsvisie De gemeenteraad is voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de Omgevingsvisie Geen norm: overzicht van de betrokken partijen en wijze van betrokkenheid. Niet-gemeentelijke actoren zijn voldoende betrokken bij de ontwikkeling van de visie. De gemeente heeft inzicht in de groepen betrokken bij de onderwerpen voor Omgevingsvisie.

Aandacht is besteed aan het integrale karakter van de Omgevingsvisie.

1.In Ambitiedocument Omgevingswet en uitvoeringsstrategie wordt de provinciale omgevingsvisie niet vermeld. 2. nvt 3. integrale samenwerking met oa domein wonen heeft ook betrekking op analyses ed 4. Nee 2. Vanaf start proces; voldoende betrokken; meningen lopen wel uit een over effectiviteit.

3. Voldoende betrokken; zie ook Nota van antwoord zienswijzen. Insteek breed participatieproces overeenkomstig doel Omgevingswet.

op welke wijze (integrale procesdoelstellingen?

3. voldoende en zeer divers.

(participatie) 1.

6

Hoe zijn de rollen en mandaten van de betrokken actoren bepaald en vastgesteld? (rolnemingduidelijkheid)

2.

3. 4.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn per rol expliciet en helder geformuleerd. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende rollen liggen met elkaar in lijn. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn bekend bij de betrokkenen. Alle betrokkenen hebben eenzelfde beleving bij (de afbakening van) eigen en andermans taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

1.

7

Hoe is het formele (informatie)proces van kaderstelling ingericht? Informatiebronnen

2. 3. 4.

Geen norm: overzicht van het formele (informatie)proces van kaderstelling Het informatieproces is expliciet en helder geformuleerd. De informatievoorziening is geformuleerd en vastgesteld. De informatievoorziening is onderdeel van de P&C-cyclus.

Rollen en taken en bevoegdheden zijn helder geformuleerd voor het tot standkomingsproces en in startdocumenten gecommuniceerd tussen portefeuillehouder en raad. Uit de dialoog met raadsleden bleek wel dat geen sprake was van eenduidige beleving (mede door de langdurige doorlooptijd). 1. Geen norm: - De agendacommissie (is het presidium) stelt de voorlopige opzet van de agenda van het Raadsplein, de raadscommissie(s) en de voorlopige agenda van de raad vast. - Het presidium fungeert als fractievoorzittersoverleg - Het presidium bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters - Het Raadsplein vindt in de regel plaats op donderdag met een frequentie van eens in de vier weken volgens een daartoe door het presidium vast te stellen vergaderschema. Het Raadsplein vangt in de regel aan om 19.30 uur. - De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op een donderdag met een frequentie van in principe eens in de vier weken en vangen gewoonlijk aan om 22:00 uur. - Raadsvergaderingen kunnen worden voorafgegaan door een of meerdere bespreekrondes en/of andere activiteiten in het kader van het Raadsplein. - Er wordt een vergaderschema voor het Raadsplein vastgesteld door het presidium en ter kennis gebracht van de raad. 2.

De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de oproep aan de deelnemers of leden verzonden. Dit gebeurt op elektronische wijze. 3. Zowel in de “Verordening op het Raadsplein en de raadscommissies EdamVolendam 2022” als het “Reglement van orde van de raad Edam-Volendam 2022”.

Beide zijn vastgesteld in de raadsvergadering van 19-5-2022 (de verordening is vastgesteld incl. wijziging n.a.v. amendement) en gelden vanaf 24-06-2022. 4. Het informeren van de raad door de commissie planning control audit risk (CPAR) is onderdeel van de P&C-cyclus zoals omschreven staat in de “verordening commissie planning control audit risk Edam-Volendam 2019”. De commissie brengt de advieslijst n.a.v. haar vergadering(en) als ingekomen stuk in, in de raadsvergadering. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering. Indien vertrouwelijk wordt dit in een besloten vergadering gedaan. De commissie is verantwoordelijk voor advisering over diverse onderwerpen (artikel 3), waaronder de ontwikkeling en verankering van de PDCA-cyclus in de organisatie.

1.

B. UITVOERING EN DOELREALISATIE

2.

8

Op welke wijze en in hoeverre leggen betrokkenen verantwoording af over de realisatie (‘Wat gaan we daarvoor doen’), zoals gesteld in de kaderstellende visiedocumenten? (monitoring en verantwoording)

3.

4. 5. 6. 7.

Er zijn adequate afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van verantwoording. De planning- en controlcycli van de betrokken partijen zijn op elkaar afgestemd. De planning biedt ruimte voor de raad om onderwerpen te agenderen. De verantwoordingsinformatie gaat in op: a. Inhoudelijke resultaten b. Financiële resultaten c. Risico’s en beheersmaatregelen. Betrokken actiehouders rapporteren tijdig, periodiek en transparant. Betrokken actiehouders rapporteren cijfermatig en met toelichting over de mate van doelbereik. Betrokken actiehouders rapporteren (cijfermatig en) met toelichting over mogelijke risico’s en beheersmaatregelen. Indien sprake is van afwijking van doelbereik, dan staat in de rapportage vermeld welke beheers- en of bijsturingsmaatregelen zijn toegepast.

Specifiek voor de Omgevingsvisie: Het proces voor het vaststellen van de Omgevingsvisie lijkt te voldoen aan de processtappen van het (informele) informatieproces. Ten tijde van de interviews was het onderdeel informatiebehoefte en informatievoorziening (nog) niet voorbereid. (nog) niet van toepassing

8.

9

In hoeverre zijn de gestelde doelstellingen en resultaatafspraken SMART geformuleerd? (doelbereik)

10

Heeft de raad besloten over de concrete inzet van instrumenten en welke? Welke zijn toegepast?

1. 2. 3.

1. 2. 3.

(regiemogelijkheden)

11

Welke omstandigheden, bovenlokale ontwikkelingen en/of afspraken hebben een relevante (beïnvloedende) rol gespeeld bij het al dan niet realiseren van de doelstellingen en lokale resultaten? (situationele factoren)

Middels de verantwoordingsinformatie is objectief vast te stellen in welke mate initiële en/of gewijzigde doelstellingen zijn behaald (door aanwezigheid nul- en vervolgmetingen). 1. Wel in 70 maatregelen maar niet SMART en ook niet ‘verdeeld’ over belanghebbende binnen de gemeente. 2. (nog) niet van toepassing 3. (nog) niet van toepassing

De doelstellingen zijn vertaald in SMARTacties. De resultaatafspraken zijn hierop gebaseerd. De resultaten zijn gerealiseerd. (nog) niet van toepassing. Afhankelijk van omgevingsplannen

Geen norm: overzicht van het toepassen van instrumenten. De vastgestelde instrumenten zijn toegepast. De toegepaste instrumenten zijn effectief en resultaten worden structureel gecommuniceerd. n.v.t.

1. 2.

Geen norm: overzicht van eventuele beïnvloedende omstandigheden. Geen norm; overzicht van eventuele beïnvloedende bovenlokale ontwikkelingen en/of lokale resultaten.

1.

C. Informatievoorziening en sturing

12

In hoeverre en op welke wijze is de gemeenteraad betrokken bij de uitvoering van de afspraken?

2.

(rolneming/betrokken heid)

4.

3.

5.

13

Op welke wijze kan de gemeenteraad (bij)sturen op het (woon)beleid in zowel ruimtelijke zin (RO, duurzaamheid, energietransitie) als sociale zin (extramuralisering, statushouders, vroegsignalering schulden, buurtbemiddeling, energiebesparing)?

1. 2. 3. 4. 5.

(regiemogelijkheden)

14

Op welke wijze heeft de gemeenteraad bijgestuurd op kaderstelling en woonbeleid?

1. 2.

De raad is voldoende betrokken in de voorbereidingsfase voor het formele informatieproces van kaderstelling. De raad ontvangt voldoende en tijdig informatie over de realisatie van doelstellingen. In geval van tussentijdse bijzonderheden, incidenten of geconstateerde risico’s wordt de gemeenteraad proactief geïnformeerd door het college. Indien de realisatie van (tussentijdse) doelstellingen wijzigt, is dit voorzien van een toelichting en wordt de raad de mogelijkheid geboden om bij te sturen. De raad is op de hoogte van de gemaakte afspraken met derden/belanghouders.

Geen norm: overzicht van sturingsinstrumenten van gemeenteraad, burgemeester en college. De beschikbare sturingsinstrumenten passen bij de gestelde doelstellingen. Resultaten zijn gerapporteerd en de informatie is voldoende om controlerende rol in te vullen en waar te maken. De raad heeft de mogelijkheid tot bijsturing. De raad maakt (bewust geen) gebruik van de mogelijkheid tot bijsturing.

Geen norm: overzicht van de besluiten genomen op woonbeleid. De gemeenteraad heeft het kaderstellende instrumentarium (motie, amendement, initiatiefvoorstel ed.)

<raadsvoorstel vaststellen omgevingsvisie en vervolg>?

1. Geen norm: Sturingsinstrumenten zijn: - Amendement - Subamendement - Motie - Voorstel van orde - Initiatiefvoorstel - Collegevoorstel - Interpellatie - Raadsvragen - Vragenuur - Inlichtingen Verder (nog) niet van toepassing specifiek op de omgevingsvisie

1. Geen norm: 2. Ja, o.a. motie over het “behoud van de kaderstellende rol” van de gemeenteraad.

(regie-toepassing) 3.

15

Ervaart de gemeenteraad, als gevolg van het gebruik maken van (sturings)instrumenten, grip op de realisatie van de speer- en actiepunten? (regie-beleving)

1. 2. 3.

4.

1. 2.

16

Op welke wijze zijn de afgesproken rollen vervuld en mandaten toegepast door alle betrokkenen?

3. 4.

(rolvastheid) 5. 6.

(minimaal 1 maal) als sturingsinstrument toegepast. De beschikbare sturingsinstrumenten worden voldoende toegepast in de praktijk. De gemeentelijke monitor stelt de gemeenteraad in staat om bij te sturen. De raad maakt actief gebruik van de onderliggende instrumenten (visiedocumenten) als sturingsinstrument. Door gebruik te maken van de sturingsinstrumenten heeft de gemeenteraad voldoende kunnen bijsturen. De raad ervaart grip op de realisatie van de omgevingsvisie.

De afgesproken rollen en mandaten zijn adequaat vervuld door alle betrokkenen. De gemaakte afspraken over rolverdeling en mandaattoepassing worden nageleefd en daarop wordt gecontroleerd. Eventuele afwijkingen van de gemaakte afspraken zijn herleidbaar en toegelicht. De rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van de kaderstelling -en controle- op de relevante ROontwikkelingen functioneert adequaat. De raad laat zich proactief informeren over onderwerpen ter zake. De raad schoolt zichzelf om de kaderstellende rol verder te verbeteren.

Nog niet van toepassing

1. Zeker ondanks de discussie die is ontstaan over concreetheid omgevingsvisie en deel plannen. 2. Veelvuldig geagendeerd en bereidheid portefeuillehouder om oplossingen te vinden om voortgang van proces te bespoedigen. 3. Terug te vinden in raadsstukken 4. Raad heeft geïntervenieerd om uitvoeringsstrategie te ontvangen.

5. Uit de dialoogsessie kwam naar voren dat een aantal deelnemers wel vindt dat de raad een pro-actievere rol mag en kan spelen. 6. Wens is uitgesproken; ligt ook een rol voor griffie.