Memo Onderzoek en uitvraag naar de beste ICT-ondersteuning voor gemeenteraadsleden

memo/advies Aan

: Gemeenteraad - Presidium (via de Griffie)

Van

: Jan Burger, teamleider IV

Datum

: 30 december 2025

Kenmerk : Kopie aan : Cees Rijnberg (gemeentesecretaris), John van Eijk (Afdelingshoofd Bedrijfsvoering) Betreft

: Onderzoek en uitvraag naar de beste ICT-ondersteuning voor gemeenteraadsleden

Beste, Voor de aankomende raadsperiode 2026 – 2029 hebben we vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging en gebruikerstevredenheid onderzocht hoe de nieuw gekozen en aangestelde raads-commissieleden voorzien kunnen worden met nieuwe, degelijke en veilige ICT-middelen. Dus zowel de raadsleden als de commissieleden! In totaliteit gaat het dan om 50 leden (25 raadsleden en max. 3 commissieleden per fractie, opgegeven door Griffie). Huidige situatie Hardware Na de laatste gemeenteraadsverkiezingen zijn de raadsleden voorzien van ofwel een 9 inch iPad (14) ofwel een Chromebook (6). Later zijn enkele raadsleden voorzien van Chromebooks met beperkte opslagcapaciteit om de raadsdocumenten, wel of niet met annotaties, op te kunnen slaan. Uit navraag door de Griffie blijkt dat het merendeel van de Chromebooks niet gebruikt worden omdat deze niet als gebruiksvriendelijk wordt ervaren. Met name het niet kunnen opslaan van documenten wordt gemist. Software Op dit moment wordt de softwareapplicatie iBabs gebruikt voor de ondersteuning van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen. Via iBabs kunnen raadsleden de verschillende raadsdocumenten raadplegen en voorzien van annotaties. Voor de e-mail en agenda functionaliteiten kan gebruik gemaakt worden van gratis apps, zoals Apple mail en agenda.

Ook kan gebruik gemaakt worden van de gratis webversies van Office, maar die heeft beperkte mogelijkheden. Informatiebeveiliging De toegang tot de iPad is door het raadslid zelf in te stellen. Deze is gebaseerd op een code van 4 of 6 cijfers. Het raadslid kan er ook voor kiezen om dit uit te zetten. Bij een Chromebook is dat een Google-account met wachtwoord. De toegang naar iBabs voor de raadsleden is momenteel gebaseerd op gebruikersnaam en wachtwoord. De gebruikersnaam is veelal een privé e-mailadres. Binnen iBabs is de functie aanwezig om per vergadering een download te maken van alle documenten die als bijlage bij een vergadering zijn opgenomen.

In sommige situaties staan er ook vertrouwelijke documenten op de agenda. Ook deze worden dan in de download meegenomen en als verzameldocument opgeslagen. Zoals hierboven al is benoemd gebruiken raadsleden daar een iPad of een Chromebook voor, maar voor een groot deel is dat een zelf aangeschafte, ‘eigen’, ‘privé’, Windows laptop. De gratis webversies van Office zijn niet voorzien van alle beveiligingsvoorzieningen die in de betaalde abonnementen wel aanwezig zijn. Service en onderhoud Tussen de Griffie en het team Informatievoorziening zijn op dit moment geen afspraken gemaakt over ondersteuning voor de raads- en commissieleden op het gebied van service en onderhoud op de beschikbaar gestelde hardware en software. Scenario’s van de gewenste situatie In de gewenste situatie willen we natuurlijk dat zowel de raads- als de commissieleden op een veilige, betrouwbare en gebruikersvriendelijke wijze kunnen werken, documenten kunnen opslaan en mailen. Daarbij beschikken over de raadsdocumenten die hun via de applicatie iBabs beschikbaar worden gesteld. Dat willen we bereiken door het beheer van de beveiliging en het onderhoud op de soft- en hardware centraal, binnen de gemeentelijke organisatie, in te richten en te organiseren.

Samen met de Griffie en onze Chief Information Security Officer (CISO) heb ik hiervoor een tweetal scenario’s op het gebied van hard- en software en beveiliging doorgesproken en uitgewerkt. Hardware Voor de hardware stellen we voor om te kiezen voor of een Windows laptop of een Apple iPad. Gezien de ervaringen en de meningen over een Chromebook hebben we die er bewust buiten gelaten. Ook andere gemeenten bieden raadsleden een Windows laptop of een iPad aan, waarmee zij digitaal documenten kunnen inzien, notities kunnen maken en kunnen deelnemen aan online vergaderingen. Daarbij wordt dan wel gekozen voor een iPad met minimaal een 12 of 13 inch met bijbehorende toetsenbord. In sommige gemeenten wordt dit ook nog gecombineerd met het verstrekken van een mobiele telefoon. Voordeel hierbij is de mogelijkheden om onderweg te kunnen communiceren met andere raadsleden en de snelle toegang tot e-mail- en chatberichten en apps. Voor- en nadelen van de keuze voor hardware: Middel Laptop

Tablet

Voordelen Flexibel, krachtig, geschikt voor zware software

Nadelen Kosten Kan zwaar zijn, vereist onderhoud en € 1.100, beveiliging

Licht, eenvoudig, ideaal voor lezen en Minder geschikt voor intensief typen € 1.100, notities of complexe taken en opslaan van documenten Smartphone Altijd bij de hand, snelle Klein scherm, niet geschikt voor lezen € 750, communicatie en opslaan van (meestal grote) raadsstukken en documenten

Software Vanuit verschillende invalhoeken, zoals gebruikersgemak, communicatie, samenwerken en informatiebeveiliging, stellen we voor om voor elk raads- en commissielid, mits veel actief in raadsplein, een M365 abonnement af te nemen. Er is wel een afhankelijkheid in de gekozen hardware. Bij het gebruik van een Apple iPad mag een Microsoft 365 F3 licentie afgenomen worden. Deze biedt alleen web- en mobiele versies van M365 apps. Geen desktop apps. Kiezen we voor een Windows laptop dan mag dat niet en is de meest geschikte licentie een Microsoft 365 E5. Binnen de organisatie zijn deze E5 licenties ook in gebruik. Door te kiezen voor dezelfde licenties wordt het beheer en onderhoud, vooral op het gebied van informatiebeveiliging, uniform en gestandaardiseerd. Informatiebeveiliging De ontwikkelingen op het gebied van informatiebeveiliging gaan heel snel. Daarnaast wordt in 2026 de nieuwe cybersecurity wet (Cbw) ingevoerd, waaruit ook voor de gemeenten de nodige aanpassingen en acties moeten worden uitgevoerd. Het technisch en functioneel gebruik van zowel de Windows laptop als de Apple iPad zijn centraal ingericht waarbij service en onderhoud ook centraal wordt uitgevoerd. Op het gebied van informatiebeveiliging zijn er verschillen tussen het gebruik van een Apple iPad of een Windows laptop. Zo is de toegang tot de iPad nog steeds gebaseerd op een 4cijferige code of Face-ID.

Net als de toegang tot de M365 apps. De overige apps zijn niet voorzien van enige vorm van beveiliging. Deze inrichting en daarmee de cijfercode wordt weliswaar centraal beheerd met een periodieke verplichting deze aan te passen. Het is niet geheel veilig zoals we dat graag willen. Liever zien we dat hiervoor multifactor authenticatie (MFA) voor wordt gebruikt. Voor toegang tot de Windows laptops is het noodzakelijk om een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Deze heeft vaste criteria en vervalt periodiek. Dit is opgenomen in wachtwoordbeleid dat de gemeente heeft vastgesteld. De toegang tot de M365 apps zijn ingericht met multifactor authenticatie (MFA), met gebruik van een authenticatie app op een ander mobiel apparaat, zoals Microsoft Authenticator. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gemeentelijk e-mailaccount, vanuit het domein @Edam-Volendam.nl. Dat geldt ook voor de toegang tot een aantal specifieke apps, zoals iBabs. Door ieder raads- en commissielid, mits veel actief in raadsplein, te voorzien van een @Edam-Volendam.nl emailaccount kunnen we de toegang inrichten met Entra-ID, als zijnde multifactor authenticatie (MFA). Voor- en nadelen van de keuze voor software: Licentie F3

Kosten jaarlijks Gemeentelijke e-mailaccounts. Bevat geen desktop apps, met een € 84, - per Gebruik van Entra-ID als inlogmethode. verplichting tot het gebruik van persoon Zeer geschikt om snel wat op te zoeken webversies met minder functies. Geschikt voor het werken met een en te lezen. iPad Voordelen

Nadelen

Licentie

Voordelen

Nadelen

Kosten jaarlijks

Samenwerking in Teams, met chatfuncties en online vergaderen. Gemaakte documenten kunnen opgeslagen worden in Teams en/of persoonlijke OneDrive omgeving. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde tenant als de gemeente. Daarmee ontstaat uniformiteit en standaardisatie. E3 of E5

Gemeentelijke e-mailaccounts. Veel apps die ‘normaal gesproken’ € 540, - per Gebruik van Entra-ID als inlogmethode. nooit gebruikt gaan worden. persoon Samenwerking in Teams, met Ingeval van E3 missen we cruciale chatfuncties en online vergaderen. functies op het gebied van Met het gebruik van desktop apps veiligheid. kunnen documenten gemaakt worden E3 en E5 kunnen niet in één tenant, de gemeente werkt met E5. met volledige functionaliteiten. Gemaakte documenten kunnen opgeslagen worden in Teams en/of persoonlijke OneDrive omgeving. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde tenant als de gemeente. Daarmee ontstaat uniformiteit en standaardisatie. Dat geldt ook voor de werkomgeving op het gebied van informatiebeveiliging.

Service en onderhoud Om het niveau van veiligheid, betrouwbaarheid en gebruikersvriendelijkheid voor de raads- en commissieleden te kunnen realiseren is ondersteuning van de ICT Servicedesk in het werken met raadsdocumenten en de beschikbaar gestelde hardware noodzakelijk. Door het beheer van de beveiliging en het onderhoud op de soft- en hardware centraal, binnen de gemeentelijke organisatie, in te richten en te organiseren, worden belangrijke stappen gezet. Echter er is geen volledige 24x7 dekking voor het leveren van deze service. De ICT Servicedesk heeft een bezetting gebaseerd op werkdagen van 7.30 uur t/m 16.30 uur. Ondersteuning buiten deze tijden is alleen mogelijk ingeval er sprake is van een calamiteit. Advies/ voorstel Kijkend naar de voor- en nadelen van zowel de hardware als de software, maar ook rekening houdende met de consequenties die voortvloeien uit de nieuwe Cybersecuritywet (Cbw), stellen wij voor te kiezen voor een Windows laptop voor iedere raads- en commissielid, mits actief in raadsplein, met daarbij een Microsoft 365 E5 licentie.

Het beschikbaar stellen van een mobiele telefoon wordt niet geadviseerd. Veel raadsleden hebben al een mobiele telefoon. Het gaat hierbij alleen om het gebruik van de Microsoft Authenticator app. Deze is vaak al geïnstalleerd omdat meerdere apps gebruik maken van multifactor authenticatie (MFA). De werktijden van de ICT Servicedesk zijn van 07.30 uur t/m 16.30 uur. Als het gewenst is om ook buiten deze werktijden, bijvoorbeeld gedurende een raadsvergadering, ondersteuning te kunnen vragen, is uitbreiding van de huidige bezetting noodzakelijk. Eenmalige en jaarlijkse kosten Kijkende naar de kosten komt dat op het volgende: Eenmalig 50x Windows laptop per raads- en commissielid ad € 1.100, - € 55.000, Jaarlijks 50x Microsoft 365 E5 licenties ad € 540, € 27.000, Totaal kosten voor 2026 € 82.000, Totaal jaarlijkse kosten vanaf 2027 en verder

€ 27.000, -

Bekostiging Bij het team P&O is navraag gedaan voor eventuele bekostiging via het IKB. Zij geven aan dat op grond van de huidige rechtspositionele afspraken de verstrekking van ICTvoorzieningen aan een raads- of commissielid, zoals een iPad of laptop, onder de noemer bedrijfsvoering valt. Met andere woorden: de gemeente dient deze te verstrekken (op basis van een bruikleenovereenkomst). Raadsleden hebben op grond van hun rechtspositie geen IKB. Besluitvorming gemeenteraad Voor de bekostiging van de eenmalige en jaarlijkse kosten wordt daarom voorgesteld de: - raming van deelproject E10037/44300 ICT Hardware eenmalig te verhogen met € 55.000, -; - raming op deelproject E10037/44310 ICT Software jaarlijks te verhogen met € 27.000, - en deze verhoging mee te nemen en te verwerken in via een raadsvoorstel en raadsbesluit.