Memo onderbouwing capaciteitsuitbreiding Veilig Thuis - Bijlage 2 Q consult tijdschrijfonderzoek

11-5-2026

Opbouw document Doelstelling Input analyse

Uitkomsten tijdschrijven Veilig Thuis Zaanstreek-Waterland

• Tijdschrijvende medewerkers • Gebruikte bronnen voor analyse

Output analyse • Directe tijd • Indirecte tijd

28 oktober 2021 2

1

2

Doelstelling Doel is het inzichtelijk maken van de tijdbesteding door medewerkers van Veilig Thuis ZaanstreekWaterland bij de verrichting van de werkzaamheden. Peilperiode: 14-07-2021 tot en met 14-10-2021

Gebruikte bronnen voor analyse tijdschrijven

De uitkomsten van dit onderzoek geven een beeld van de bestede tijd door de tijdschrijvende medewerkers in deze peilperiode.

3

3

4

11-5-2026

Representativiteit

Aantal afgesloten diensten binnen peilperiode Bron: management rapportage 18-10-2021 VT dienst

Een representatieve vertegenwoordiging van de functionarissen (MW, GW) heeft tijd geschreven in de tijdschrijfperiode. Dit heeft geresulteerd in representatieve uitkomsten.

Functionaris

Afkorting

Totaal aantal medewerkers

Tijdschrijvende medewerkers

Aandeel

Uitvoerend medewerker

MW

28

28

100%

Gedragswetenschapper

GW

2

2

100%

5

5

Aantal diensten in peilperiode

Aantal diensten:

Advies & Ondersteuning

579

Afgesloten in peilperiode

Melding & Veiligheidsbeoordeling

434

Afgesloten in peilperiode

Overdracht na veiligheidsbeoordeling

174

Datum overdracht in peilperiode

Keuze Vervolgstappen

151

Voorwaarden & Vervolg

31

Afgesloten in peilperiode

Onderzoek

17

Afgesloten in peilperiode

Overdracht na actieve betrokkenheid

43

Monitoren

43

Bereikbaarheidsdienst

118

THV

31

Crisisbedden Jeugd

3

Screening Blijf van Mijn Lijf Huis

0

Gebaseerd op het aantal overdrachten na afgeronde Onderzoeken en V&V Gebaseerd op het aantal overdrachten na afgeronde Onderzoeken en V&V

6

6

Totaal aantal uren per wettelijke Veilig Thuis-dienst per functionaris VT dienst Advies & Ondersteuning Melding & Veiligheidsbeoordeling Overdracht na veiligheidsbeoordeling

Uitkomsten

Voorwaarden & Vervolg Onderzoek

Directe tijd

Overdracht na actieve betrokkenheid Monitoren

MW

GW

1,17

0,02

3,11

0,15

3,69

0,14

28,30

0,72

58,14

4,88

4,99

0,34

11,71

0,21

Deze uitkomsten zijn getoond in ‘uren’: 0,50 = 30 minuten 1,00 = 60 minuten

8

7

8

11-5-2026

Totaal aantal uren per wettelijke Veilig Thuis-dienst per functionaris VT dienst Advies & Ondersteuning Melding & Veiligheidsbeoordeling Overdracht na veiligheidsbeoordeling Voorwaarden & Vervolg Onderzoek Overdracht na actieve betrokkenheid Monitoren

Advies normtijden Links de totale uitkomsten tijdschrijven (MW), rechts ons advies over normtijden.

MW (tijdschrijven)

GW

1,17

0,02

3,11

0,15

3,69

0,14

28,30

0,72

Voorwaarden & Vervolg

58,14

4,88

Onderzoek

4,99

0,34

Overdracht na actieve betrokkenheid

11,71

0,21

VT dienst Advies & Ondersteuning Melding & Veiligheidsbeoordeling Overdracht na veiligheidsbeoordeling

MW

Advies QC normtijden Advies: 1,5 – 2

1,17

Advies: 2,25 - 3

3,11

Advies: 2 – 3,5*

3,69

Advies: 30 – 35

28,30

Advies: 35 – 40

58,14

Advies: 2,5 – 4*

4,99

* Dit hangt af van of je een koude of warme overdracht doet.

Deze uitkomsten zijn getoond in ‘uren’: 0,50 = 30 minuten 1,00 = 60 minuten

Deze uitkomsten zijn getoond in ‘uren’: 0,50 = 30 minuten 1,00 = 60 minuten

9

9

10

10

Normtijden en advies begroting 2022

Normtijden en advies begroting 2022

Hieronder staan per wettelijke VT dienst een voorstel voor te gebruiken normuren voor de begroting 2022. Op de volgende slide staan de bijbehorende getallen weergegeven.

MW (advies begroting 2022)

VT dienst Advies & Ondersteuning

Ophogen naar ondergrens QC bandbreedte door situatie team

Melding & Veiligheidsbeoordeling

Gelijk aan tijdschrijven

Overdracht na veiligheidsbeoordeling

Gelijk aan tijdschrijven

Voorwaarden & Vervolg

Gelijk aan tijdschrijven 5 uur minder dan tijdschrijven als ambitie richting 2022. Elk jaar afbouwen tot normaal niveau 1 uur minder dan tijdschrijven als ambitie richting 2022. Deels afhankelijk van ketenpartners Voor begroting rekening gehouden met de situatie dat een deel van de zaken van vorig jaar, het lopende jaar na 3 en 12 maanden, nog een 3de monitormoment krijgen. Ambitie is om het aantal keer dat dit 3de moment ingepland wordt, te verminderen. Max aantal uren is 15. Nu 13 uur opgenomen.

Onderzoek Overdracht na actieve betrokkenheid Monitoren

11

MW VT dienst (tijdschrijven) Advies & Ondersteuning 1,2 Melding & Veiligheidsbeoordeling 3,1 Overdracht na veiligheidsbeoordeling 3,7 Voorwaarden & Vervolg 28,3 Onderzoek 58,1 Overdracht na actieve betrokkenheid 5,0 Monitoren 11,7

12

MW (bandbreedte QConsult) 1,5 - 2,0 2,25 - 3,0 2 - 3,5 30 - 35 35 - 40 2,5 - 4,0 10 - 15

MW (advies begroting 2022) 1,5 3,1 3,7 28,3 53,0 4,0 13

11-5-2026

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven

fte berekening MW

Functiegroep Maatschappelijk werker

13

Formatie juni (fte) 22,4

14

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven

2,3 fte extra aangenomen n.a.v. quickscan d.d. juni 2021

Functiegroep Maatschappelijk werker

15

Formatie juni (fte) 22,4

fte op basis van tijdschrijf uitkomsten

Huidige formatie (fte)

Functiegroep Maatschappelijk werker

24,7

16

Formatie juni (fte)

Huidige formatie (fte)

Berekende formatie (fte)

22,4

24,7

28,2

11-5-2026

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven fte op basis van voorstel begroting 2022

Functiegroep

Formatie juni (fte)

Huidige formatie (fte)

22,4

24,7

Maatschappelijk werker

Wachtlijst Situatie: op dit moment staan er 100 V&V en onderzoek zaken op de backoffice wachtlijst. Voor deze berekening gaan we uit van de voorgestelde normuren voor begroting 2022 van 57 uur per dienst (d.w.z. de dienst + overdracht + monitoring). De wachtlijst vertaalt zich dan tot 5.700 in te zetten uren, ofwel 4,3 fte MW. Deze inzet is 1 jaar nodig.

(tijdschrijf) Berekende formatie (voorstel begroting) (fte) Berekende formatie (fte) 28,2

Dit vraagt ook extra GW inzet van 0,3 fte. Met deze tijdelijke extra inzet van 1 jaar is daarmee de wachtlijst gereduceerd tot (nagenoeg) 0 zaken.

28,4

17

18

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven totaal aantal fte incl wachtlijst (waarvan 28,4 fte structureel)

Functiegroep Maatschappelijk werker

19

Formatie Huidige formatie juni 2021 okt 2021 (fte) (fte) 22,4

24,7

(tijdschrijf) Berekende formatie (fte)

(voorstel begroting) Berekende formatie (fte)

Inclusief wachtlijst fte's voor MW (tijdelijke inzet van 4,3 fte voor 1 jaar)

28,2

28,4

32,7

fte berekening GW

20

11-5-2026

FTE berekening o.b.v. uitkomsten tijdschrijven

FTE berekening o.b.v. vergelijking andere VT’s

Situatie: GW’ers bij VT ZAWA hebben ook tijd geschreven. Deze uren gebruikend komt de berekening op hetzelfde aantal fte GW wat nu in dienst is. Gezien de langdurig hoge ervaren werkdruk lijkt dit niet reëel.

Gemiddeld hebben VT’s 1 GW per 13,6 MW. Op het totaal aantal MW (inclusief wachtlijst, hier is ook GW nodig) komt het aantal berekende GW uit op 2,4 fte.

Aantal MW per 1 GW

Na overleg met VT en de werkgroep is de vraag gerezen wat een ‘normale’ verdeling MW – GW is binnen de VT sector. Zeker gezien de stijging in het aantal MW en nog verder te verwachten stijging door het aannemen van extra MW in 2022, is dit een terechte vraag.

22 20

17 15

15

Zie volgende slide.

15 13

12

11

11

11

10

10

7

VT 1

21

VT 3

VT 4

VT 5

VT 6

VT 7

VT 8

VT 9

VT 10

VT 11

VT 12

VT 13

VT 14

22

FTE berekening o.b.v. vergelijking andere VT’s

Conclusie

De hoge werkdruk bij GW bij VT ZaWa wordt deels veroorzaakt omdat de lopende vacature voor VA vanaf 2019, niet vervuld raakt.

Drie bespreekpunten Reguliere dienstverlening 1.

23

VT 2

Op basis van de tijdschrijf uitkomsten komt VT ZaWa 3,7 fte MW tekort voor de reguliere dienstverlening.

De GW’ers nemen sindsdien al VA taken over. Naar schatting betreft dit 24 uur per week, ofwel 0,67 fte GW tijd. Totdat de vacature voor VA vervuld wordt, is extra GW inzet nodig om de taken op te blijven vangen.

Wachtlijst

In totaliteit komt het aantal benodigd GW daarmee uit op 2,4 fte + 0,67 fte = 3,07 fte.

VA

2.

3.

24

Situatie: op dit moment staan er 100 V&V en onderzoek zaken op de backoffice wachtlijst. Als we uit gaan van gemiddeld 57 uur per dienst (d.w.z. dienst + monitoring), vertaalt de wachtlijst zich tot 5.000 in te zetten uren, ofwel 4,3 fte MW. Dit vraagt ook extra GW inzet van 0,3 fte. Met deze tijdelijke extra inzet van 1 jaar is daarmee de wachtlijst gereduceerd tot (nagenoeg) 0 zaken.

Vacature van in totaal 48 uur per week voor VA staat al vanaf 2019 uit. Een deel van de VA taken worden sindsdien door GW opgepakt. Totdat de vacature wordt vervuld, is een extra inzet van 24 GW uren per week nodig.

11-5-2026

In contact blijven? Naam: Lennart Roest Email:

lennart.roest@qconsultzorg.nl

Mobiel: 06 46 22 72 89

25

Hessel Stuurman hessel.stuurman@qconsultzorg.nl 06 29 40 91 52