Financiële Rechtmatigheidsverantwoording.pptx

Financiële Rechtmatigheidsverantwoording 2021 Waar staan we nu? De Gemeente “In Control”

Plan van aanpak destijds

• Accountantscontrole 2019 als testronde in de uitvoering • Steekproef op personeelsmutaties • Steekproef op facturenstromen • Steekproef op zorgdossiers

• Controleplan 2020 VIC rechtmatigheid – inkopen, HRM en zorgdomein

• In kaart brengen van de financiële processen • Financiële risico analyse per proces • Identificeren, advisering en invoering van interne beheersmaatregelen per proces • Toetsing van beheersmaatregelen per maand of kwartaal • Rapportage van bevindingen en adviezen per maand of kwartaal • In de toekomst mogelijk vastlegging in applicatie • Uitbreiding van de processen gaandeweg gedurende het jaar

• Controleplan 2021 VIC rechtmatigheid – alle financiële processen!

Plan van aanpak destijds (vervolg) Periode

Activiteiten

Nov 2019

In kaart brengen processen Inkopen & Betalen, HRM en Zorgdomein inclusief lijncontroles voor de externe accountant

Dec 2019

VIC op personeelskosten 2019 deel 1 uitvoeren (integrale controle in- en uitdiensttreding) VIC op inkoopfacturen 2019 deel 1 uitvoeren (steekproef te trekken door externe accountant) VIC op zorgdomein 2019 uitvoeren (onder voorbehoud) Concept rapportage over 2019 opstellen

Januari 2020

Controleplan en statuut 2020 opstellen Proces subsidies in kaart brengen Proces belastingen in kaart brengen

Februari 2020

Ondersteuning voorbereiden accountantscontrole en jaarafsluiting

Maart 2020

Ondersteuning voorbereiden accountantscontrole en jaarafsluiting VIC op personeelskosten 2019 deel 2 uitvoeren VIC op inkoopfacturen 2019 deel 2 uitvoeren

April 2020

VIC over eerste kwartaal 2020 inclusief rapportage en advisering Overige processen in kaart brengen

Mei 2020

Overige processen in kaart brengen

Juni 2020

VIC plan 2021 opstellen

Rechtmatigheidsverantwoording 2021 • Nog geen nadere wetgeving of guidance aanwezig • Mogelijk wordt de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld • Controleplan 2021 – organisatiebreed te schrijven • Uitvoering met name gegevensgericht • Vertraging ontstaan door diverse factoren (doorlooptijd audit 2019, aanbesteding nieuwe accountant, coronamaatregelen, overige advisering en ondersteuning, verlof adviseur P&C) • Impact indien niet gereed??

Status update • Inkopen, personeel en subsidies op basis van controleplan nog in uitvoering • VIC op sociaal domein uitbesteed aan externe accountant • Eerste adviesrapportage aan MT uitgebracht • Nog geen formele rapportage van bevindingen uitgebracht over 2020 • Controleplan en statuut in concept gereed, echter organisatie is nog niet gereed • Overige processen (tbv 2021) deels in kaart, echter nog geen controleplan of aanpak voor geschreven • Controleplan 2021 nog niet geschreven

Plan van aanpak - 2021 Periode

Activiteiten VIC

Feb – April

Statusupdate rapportage van adviezen 2020 via volgsysteem in LIAS Output: adviesrapportage 2021

Mei, Juni

Controleplan 2021 beschrijven - Capaciteit van één VIC medewerker – wat is mogelijk? - Normenkader en controleprotocol te updaten - Status wetgeving omtrent rechtmatigheidsverantwoording - Afstemming met accountant Output: normenkader en controleprotocol 2021 (en verder?), controleplan 2021

Juli

Halfjaarafsluiting Output: tussentijdse cijfers over de periode januari t/m juni

Aug, Sept

VIC over het eerste halfjaar uitvoering Output: Rapportage van bevindingen over 1 e halfjaar

Okt

Kwartaalafsluiting

Nov

VIC over Q3

Uitdagingen • Organisatie

• Geen geformaliseerde processen • Doorlooptijd ivm coronamaatregelen • Veel lopende zaken mbt doorontwikkeling

• Capaciteitsproblematiek

• VIC is maar één medewerker • Organisatie is overbelast

• Overige

• Coronamaatregelen • Nadere wetgeving komt (te?) laat