Controleprotocol 2021.docx

CONTROLEPROTOCOL Voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2021 van de gemeente Edam-Volendam 1. Inleiding Bij besluit in deze gemeenteraad wordt aan Publieke Sector Accountants (PSA) opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art. 213 GW voor de gemeente Edam-Volendam uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van de controle is de jaarrekening 2021 van de gemeente Edam-Volendam.

1.1. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Edam-Volendam. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2. Wettelijk kader De gemeentewet (GW), art. 213 schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art. 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. De gemeenteraad heeft op 15 september 2016 de controleverordening ex art. 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Edam-Volendam vastgesteld. In deze raadsvergadering wordt het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen bevestigd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2021.

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art. 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva • het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen); • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NBA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Het plan is er om een wetswijziging door te voeren, waarbij de verantwoordelijkheid voor het afgeven van een oordeel over de rechtmatigheid, zoals hierboven beschreven, wordt verlegd van de externe accountant naar het college. Het is momenteel aannemelijk dat deze wetswijziging vanaf boekjaar 2022 van toepassing zal zijn.

3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zicht daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2021. Deze komen overeen met het wettelijk minimum. Strekking controleverklaring van de onafhankelijke accountant: Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

Oordeelonthouding -

Afkeurend ≥ 3%

≥ 10%

-

Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringstolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie wordt vastgesteld op 25% van de goedkeuringstolerantie. Naast de door uw Raad opgestelde rapporteringstolerantie kan de accountant uit kwalitatieve overwegingen besluiten om geconstateerde fouten of onzekerheden te rapporteren.

4. Reikwijdte controle rechtmatigheid De controle op rechtmatigheid wordt voor het kalenderjaar 2021 nog uitgevoerd door de externe accountant, en is limitatief gericht op: 4.1 4.2

de naleving van wettelijke kaders, zoals die in het normenkader is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; De naleving van de volgende kaders: • de begroting • financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet • de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet

en de overige kaders zoals opgenomen in het normenkader rechtmatigheid (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Uitzondering hierop vormen aanbesteding- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen voor zover van belang voor de getrouwheidscontrole door de accountant. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere“ besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

5. Communicatie en periodiek overleg In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën de gemeentesecretaris dan wel het hoofd Financiën. In artikel 2 lid 3 en artikel 7 lid 3 van de controleverordening zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole.

6. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Accountantsverslag (ACV) Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het accountantsverslag. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7. Rapportering College Vooruitlopend op de wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording die vanaf boekjaar 2022 van kracht zal worden, legt het College verantwoording af aan de Raad over de rechtmatigheid via de jaarstukken in de paragraaf bedrijfsvoering, in overeenstemming met de hierboven genoemde toleranties. Hierbij wordt, in afwachting van nadere regelgeving, in elk geval gebruik gemaakt van modelteksten zoals door BBV ter beschikking gesteld.

Bijlage: Normenkader rechtmatigheid In bijgevoegd Normenkader is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving.