Conclusie en aanbevelingen evaluatie commissie PC.docx

Aan: Van: Datum: Doel:

de leden van de commissie PCAR de voorzitter en de commissiegriffier van de commissie PCAR 01-05-2021 Evaluatie nieuwe werkwijze

Inleiding De commissie heeft in haar vergadering van februari 2021 aangegeven de nieuwe werkwijze van de commissie te willen evalueren. Hiervoor een evaluatieformulier met vragen toegezonden aan de leden. Ondanks meerdere verzoeken heeft niet iedereen het formulier retour gezonden. Uit de evaluatie is het volgende naar voren gekomen: Input uit de evaluatie Vindt u dat als gevolg van deze wijzigingen/verbeteringen: A. de commissie voldoende wordt geïnformeerd en geadviseerd? De meerderheid van de leden is van mening dat de commissie beter wordt geïnformeerd en geadviseerd en de afstand tussen college/ambtenaren en raad is verkleind met deze nieuwe werkwijze. De ambtenaren zijn nu op de hoogte van de informatiebehoefte van de raad. De risico’s blijven een punt van aandacht, de commissie krijgt nog niet alle informatie. Om de raad niet teveel op achterstand te zetten wordt voorgesteld om een extra agendapunt aan de raadsagenda toe te voegen “Terugkoppeling P&C”. De voorzitter van de commissie kan, net als bij de regionale zaken, een terugkoppeling geven aan de raad zodat de raad ook over de informatie beschikt. B. de commissie meer grip en toezicht heeft op de risico’s en monitoring? De reactie op deze vraag is positief, al blijft de grip en toezicht op de risico’s een punt van aandacht.

De monitoring van projecten is duidelijk en overzichtelijk alsmede de regelmatige update m.b.t. personeelszaken. De commissie wordt niet tijdig van alle risico’s op de hoogte gebracht. De frequentie van de rapportage zorgt ervoor dat vaak wordt gesproken over zaken die in het verleden liggen waardoor de commissie moeilijker in de eigen rol en in de positie komt om afwegingen te maken inzake de risico’s. C. de commissie haar controlerende en toezichthoudende taak beter kan uitvoeren? De leden zijn van mening dat de commissie haar controlerende en toezichthoudende taak beter kan uitvoeren, maar moet toch nog zelf op zoek naar de risico’s. De stukken worden laat geleverd waardoor een goede voorbereiding en bespreken in de fractie niet mogelijk is. Tevens wordt voorgesteld de rapportage projecten elk kwartaal te agenderen om te voorkomen dat gesproken wordt over zaken die in het verleden liggen. D. de klankbordfunctie van de commissie tot zijn recht komt? De klankbordfunctie van de commissie komt tot zijn recht, alhoewel de commissie misschien nog te volgend is. De commissie krijgt veel toelichting en informatie maar komt vaak te laat in beeld en kan hierdoor moeilijker in de eigen rol en positie komen om afwegingen te maken inzake de risico’s. Klankborden dient vooraf plaats te vinden. E.

heeft u suggesties/aanbevelingen die u wilt meegeven? - aanleveren stukken naar voren halen om e.e.a. goed te kunnen voorbereiden en in de fractie te bespreken. - mogelijke risico’s duidelijk weergeven in de kwartaalrapportage of aanvullende toelichting. - bij een afgerond project een financieel overzicht toevoegen van de afronding (zoals bij het Europaplein)

- projectenrapportage elk kwartaal agenderen - betere interactie met de commissie - op de raadsagenda kopje waarbij een korte toelichting door de voorzitter van de Commissie P&C wordt gegeven (zoals bij de terugkoppeling regionale zaken) - meer vooraf klankborden met de commissie/raad Conclusie/aanbevelingen Conclusie De commissie is positief over de nieuwe werkwijze, de nieuwe opzet is een aanwinst op het gebied van benodigde informatie voor de uitvoering van de controlerende taak van de raad. Er zijn stappen gezet, maar we zijn er nog niet. Aanbevelingen Uit de evaluatie komt naar voren dat de commissie nog niet alle informatie ontvangt waardoor de risico’s toch nog als verrassing komen. De commissie is nog te volgend is en komt te laat in beeld waardoor zij moeilijker in de eigen rol en positie komt om afwegingen te maken inzake de risico’s. Klankborden met de raad moet naar voren gehaald worden, zeker bij grote dossiers moet de raad eerder worden betrokken. De projectenrapportage is duidelijk en overzichtelijk, maar het aantal rapportages (3x pj) heeft niet bijgedragen aan het gewenste resultaat. Te vaak wordt gesproken over zaken die in het verleden liggen. Een oplossing kan zijn de frequentie van de rapportage te verhogen of de raad tussendoor te informeren via een raadsinformatiebrief.

De commissie ziet graag dat in de projectenrapportage (of aanvullende toelichting) de mogelijke risico’s duidelijk naar voren worden gebracht en dat bij de afronding van een project een financiële afronding wordt toegevoegd. Om eea goed te kunnen voorbereiden en te kunnen bespreken in de fractie dienen de stukken eerder te worden aangeleverd. Veel informatie wordt in de commissie gedeeld , om ervoor te zorgen dat de raad niet op achterstand komt is het wenselijk om een vast agendapunt aan de raadsagenda toe te voegen. Hier kan de voorzitter van de commissie, net als bij de regionale zaken, een terugkoppeling geven aan de raad zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Bijlage: Proces evaluatie