Collegereactie ML 2022.docx

Memo/advies Aan

: Commissie Planning Control Audit en Risk

Van

: Pieter van der Veen

Datum

: 6 februari 2023

Betreft

: Collegereactie op de Managementletter 2023

Aanleiding: Publieke Sector Accountants (PSA) de nieuwe controlerende accountant heeft, vooruitlopend op de jaarcontrole, een interim controle uitgevoerd. Dit leidt tot de zogenaamde management letter. In deze managementletter worden bevindingen gedaan maar ook adviezen gegeven die de organisatie wel of niet kan op volgen. Hieronder treft u de reactie van college op de bestuurlijke samenvatting van de managementletter. Reactie college: De adviezen van de accountant zullen worden gedeeld met de betrokkenen en worden opgevolgd. Hieronder is opgenomen op welke wijze wij de adviezen zullen opvolgen: Status rechtmatigheidsverantwoording Bij het opstellen van het intern controleplan over boekjaar 2023 zal de VIC-functionaris vooraf afstemming zoeken met de accountant over de controledoelstellingen en risicoanalyse. Procesbevindingen • De zichtbare (interne) controle op de juistheid van de maatstaven in de algemene uitkering vindt niet plaats in de lijn, maar wordt achteraf door de VIC-functionaris aangeleverd. Deze bevinding is opgenomen in de monitor en zal dit kwartaal verder worden besproken met de lijnorganisatie. • De opgelopen achterstand in de uitvoering van de interne controle op de jeugdwet en wmo is niet meer ingehaald door het vertrek van de kwaliteitsmedewerker.

In overleg met de accountant is gekozen voor een gegevensgerichte steekproef achteraf, welke wordt uitgevoerd door de VIC-functionaris en puur is gericht op de toetsingscriteria die relevant zijn voor de financiële verantwoording (getrouwheid/rechtmatigheid). • De onjuistheden in de journaalposten uit de uitkeringsadministratie zijn inmiddels gecorrigeerd met een memoriaalboeking. • Het uitvoeren van de interne controle op energietoeslag en aanpak energiearmoede zal voor de oplevering van de jaarstukken gereed zijn. Interne beheersing • Bij de opzet en implementatie van procesmanagement wordt de scope en prioritering van de werkzaamheden door de procesmanager jaarlijks afgestemd met het management. Het beschrijven van beheersmaatregelen middels het 6-W principe wordt door ons onderschreven, echter past nog niet binnen het ambitieniveau dat wij momenteel hebben

•

•

gedefinieerd. Deze stap hoort ook bij het door ontwikkelen van de processen en beschrijvingen daarvan naar een hoger niveau. Het opstellen van een organisatie-brede frauderisicoanalyse zal in februari worden gedaan middels een inventarisatie bij diverse teamleiders. Het doel van concern control is om later in 2023 een plan van aanpak te schrijven voor organisatie-breed risicomanagement, waarin de frauderisicoanalyse een rol krijgt. De inventarisatie leidt tot een statisch overzicht, terwijl het uiteindelijke doel is om risicomanagement als dynamisch en doorlopend proces in te bedden. De gegeven IT-adviezen worden in februari met de betrokken medewerkers besproken. Waar dit noodzakelijk wordt geacht zal verder opvolging worden gegeven aan de adviezen. De opvolging wordt gemonitord in de monitor verbetering interne processen. De organisatie is momenteel bezig met de implementatie van een aantal cruciale systemen binnen de organisatie of gaan binnenkort starten. Het laatste ICT-onderzoek dateert uit 2019 en is door BDO uitgevoerd. Het opnieuw uitvoeren van een ICT-onderzoek zullen wij weer overwegen nadat de nieuwe systemen zijn geïmplementeerd.

Jaarrekening 2022 • In de jaarrekening 2022 wordt een aparte paragraaf opgenomen voor de WOO. In de financiële verordening zal deze paragraaf worden toegevoegd. In Q1/Q2 verwachten wij met een nieuwe versie van de financiële verordening te komen, gebaseerd op het nieuwe VNGmodel. Hierin zit ook de update voor rechtmatigheidsverantwoording. • De schattingselementen binnen de jaarrekening worden als onderdeel van de oplevering van het jaarwerk geëvalueerd. • De notitie groot onderhoud (voor interne doeleinden) is als bijlage toegevoegd ter kennisname • Vanuit de afdeling HRM wordt als onderdeel van de oplevering voor de jaarrekeningcontrole ook een voorstel gedaan voor een eventuele voorziening verlofsparen • De borg- en garantstellingen worden in de jaarrekening als toegelicht als niet uit de balans blijkende verplichtingen meegenomen en meegewogen in de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen. Een eventuele verdere detailanalyse zal worden meegenomen in de monitor verbetering interne processen.