Collegereactie managementletter 2024.docx

Collegereactie managementletter 2024

In 2025 wordt gewerkt aan het opstellen van een plan van aanpak voor risicomanagement binnen de gemeente. Na afronding wordt een adviesrapport opgeleverd hoe wij risicomanagement procesmatig kunnen gaan beleggen binnen onze gemeente. In dit advies wordt ook de frauderisicoanalyse betrokken. Op IT-gebied heeft de afgelopen jaren heel veel gespeeld en nog steeds lopen er grote implementatietrajecten van nieuwe software. Er zijn bij IT heel veel interne beheersmaatregelen ingeregeld, echter het systematisch vastleggen en aantoonbaar maken van zaken verdient nog aandacht.

De uitvoering van de interne controle is nu intern belegd in de eerste lijn, bij de teamleider financieel beheer. Formeel gezien zou het beter zijn de werkzaamheden te beleggen in een onafhankelijke functie in de derde lijn, zoals voorheen in de functie van adviseur planning&control. Wanneer een business controller wordt geworven – hiervoor staat momenteel een vacature uit – kan worden bekeken in of in hoeverre hier een verschuiving van werkzaamheden en verantwoordelijkheden wenselijk is. Om door te ontwikkelen naar een niveau waarbij de accountant meer kan steunen op de interne beheersing, zouden de werkzaamheden separaat belegd moeten worden. Daarnaast zou meer gesteund moeten worden op interne beheersmaatregelen waardoor een systeemgerichte controle-aanpak kan worden gehanteerd. De inspanningen aan de voorkant die hiermee gepaard gaan, kunnen met de huidige capaciteit niet worden gecombineerd in het huidige takenpakket van de teamleider. Hierdoor is tot nu toe altijd gekozen voor het voortzetten van de huidige werkwijze. De stappen die de accountant benoemt in de managementletter worden overigens door de VIC grotendeels al uitgevoerd. Door de implementatie van een nieuw financieel systeem verdient de vastlegging hiervan aandacht

De financiële verordening is in december 2024 opnieuw vastgesteld. De wijzingen hierin zien toe op een nadere duiding van de spelregels omtrent het “tijdig melden” van afwijkingen zoals in deze verordening opgenomen. Deze wijzigingen zijn ook vooraf met de commissie planning&control opiniërend besproken door de concern controller. In de jaarrekening 2024 wordt de rechtmatigheidsverantwoording over 2024 opgenomen en ook de vereiste toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. De commissie planning&control kan hier kennis van nemen en indien gewenst een verzoek doen om de spelregels aan te passen in een nieuwe verordening.

De handreiking is gedeeld met de betrokken vakafdeling. Het is nu nog te vroeg om hier invulling aan te geven. Vanaf het derde kwartaal 2025 zal vanuit team duurzaamheid de programmarapportage verder uitgewerkt worden richting realisatie, en datasets die gekozen moeten worden om te sturen.

De adviezen van de accountant worden na afloop van de jaarrekeningcontrole gebundeld in een monitor interne processen. In deze monitor worden de aandachtspunten op procesniveau benoemd. De proceseigenaren kunnen aangeven op welke wijze zij opvolging zullen geven aan de bevindingen. Door de implementatie van unit4 is de monitor het afgelopen jaar niet geactualiseerd. Dit zal in 2025 weer worden gedaan. Daarnaast zal als gevolg van de implementatie van unit4 en ook de implementatie van het klantvolgsysteem een nadere beoordeling van onze interne processen plaatsvinden door de functionaris verbijzonderde interne controle.

Wij hebben kennisgenomen van de genoemde aandachtspunten en zullen hiermee rekening houden bij het opstellen van de jaarrekening 2024.