BIJLAGE-Vraag en antwoord Winternota, idnr. 1335 programma 4 Ruimtelijke Beheer, vervolgvragen-beantwoording ID 1327

Kostenafvalverwerking en gevolgen Winternota n.a.v. RIB 07-11-2023 In de RIB van 07-11-2023 wordt gesteld "Het college heeft deze week inzicht gekregen in de kosten van de afvalverwerking. Deze zijn veel hoger dan geraamd. Dit inzicht is pas laat ontstaan en dat betreuren we. Dit betekent dat hier andere keuzes gemaakt moeten worden voor de dekking in de winternota.” Tevens wordt gemeld dat: “De looptijd van het nieuwe contract is van 1 april 2023 t/m 31 maart 2025, met een eenzijdige optie voor de gemeente om het contract 2 jaar te verlengen en een optie op verlenging met nog 2 jaar gezamenlijk overeen te komen. Het bedrag dat nu met het afval inzamelen is gemoeid, is aanzienlijk hoger dan het contract tot april 2023. Daarnaast hebben diverse partijen die het afval verwerken inflatiecorrecties doorgevoerd. En zijn bij meerdere bedrijven de tarieven verhoogd.” Bij de behandeling van de winternota moet dit effect opgevangen worden. Deze zaken bevreemden om meerdere redenen; wij hebben daar dan ook vragen over: Vraag 1: Hoe is het mogelijk dat een aanbesteding uit december 2022 pas in de eerste week van november 2023 tot de conclusie leidt dat de kosten aanzienlijk hoger zijn? Antwoord 1: De aanbesteding voor de periode (van 1 april 2023 tot 31 maart 2025) is eind 2022 uitgezet en het werk is op 3 maart 2023 definitief gegund.

De termijnbedragen die in rekening zijn gebracht vanaf 1 april waren dezelfde als die van daarvoor en deze zijn, net als alle voorgaande termijnbedragen, netjes betaald. In oktober kwam de eerste vereveningsfactuur binnen over de periode april-september waarin de grote verschillen, ten opzichte van de eerdere aanbesteding, over deze periode in één keer zichtbaar werden en de alarmbellen afgingen. Vraag 2: Had dit financiële effect niet reeds bij de zomernota en begroting 2024 en verder meegenomen moeten worden zodat de raad keuzes had kunnen maken ter dekking, gebaseerd op de informatie van toen? De Zomernota 2023 en begroting 2024 en verder zijn nu reeds behandeld daarin vallen nu geen keuzes meer te maken. Antwoord 2: Bovenstaande is een week voor de Begrotingsraad besproken in het college. De begroting was al ruim daarvoor gedeeld in iBabs en het was niet mogelijk om de benodigde aanpassingen nog op

tijd door te voeren. Daar het college kennis had van de situatie is de raad kort voor de Begrotingsraad hierover geïnformeerd via een RIB. Vraag 3: In een aanbesteding wordt normaliter de indexatie contractueel zodanig geregeld dat zeker het eerste jaar geen prijsstijgingen en indexaties kunnen plaatsvinden en ook juist ter voorkoming van onverwachte prijsstijgingen. Hoe kan een pas afgesloten contract al in de eerste maanden na de ingangsdatum leiden tot het toepassen van inflatiecorrecties en tariefsverhogingen door meerdere partijen die blijkbaar in ons contract doorwerken? Antwoord 3: Het is juist dat de prijzen gedurende het eerste jaar niet zijn geïndexeerd, Zie ook antwoord vraag 1. Vraag 4: Welke maatregelen treft het college om in de toekomst te voorkomen dat deze manier van werken nogmaals voorkomt? Antwoord 4: • Toepassen PDCA-cyclus als standaard bij alle processen. • Toepassen vier-ogen-principe bij processen. • Bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van lopende aanbestedingen.