Bijlage proces evaluatie.docx

Aan: Van: Datum: Doel:

de leden van de commissie PCAR de voorzitter en de commissiegriffier van de commissie PCAR 8-3-2021 Evaluatie nieuwe werkwijze

Terugblik op de commissie planning control audit nieuwe stijl. commissie planning control audit risk. In november 2019 heeft de gemeenteraad de Verordening op de commissie planning control audit risk vastgesteld met als doel een meer stevige verankering in het proces en versterking van de auditfunctie: - de raad wil meer grip en toezicht op risico’s en monitoring - de versterking van de controle- en toezichthoudende functie van de raad moet een structureler karakter krijgen. - de rol van de commissie is niet inhoudelijk, maar procesmatig van aard. De koppeling met de lange termijn-agenda van de raad is daarbij belangrijk en voorts kan aansluiting worden gevonden door middel van inbedding van de PDCA cyclus (Plan Do Check Act- cyclus). De commissie is een adviesorgaan aan de raad, neemt geen politieke standpunten in en vervult nu ook de rol van klankbordfunctie. Het college brengt actief informatie naar de commissie zoals bijvoorbeeld de projectenmonitor, voortgangsrapportages, 1x per jaar inzicht in de stand van reserves en voorzieningen, bedrijfsontwikkelingen IT etc. De Commissie heeft besloten na een jaar een zelfevaluatie uit te voeren.

Terugkoppeling afgelopen jaar: Naast de reguliere taken die de commissie reeds deed zijn de volgende stappen gezet: - In januari 2020 is de commissie gestart met de nieuwe werkwijze en is er een workshop verzorgd door het Periklesinstituut om de commissieleden mee te nemen in de taak van de nieuwe auditfunctie. - De projectenrapportage heeft een vaste plek gekregen in de commissie met als doel de raad een goed beeld te geven en in control te blijven. - De Rapportage HRM is in de commissie gepresenteerd en tevens is de commissie geïnformeerd over de ontwikkelingen op het gebied van de informatievoorziening 2020. - In de commissies van juni en oktober is door secretaris de heer H. vd Woude een toelichting gegeven op de organisatorische en personele ontwikkelingen. - Het intern controleplan is voorgelegd aan de commissie waarbij de commissieleden in de gelegenheid zijn gesteld om input aan te leveren. - In de commissie van december is een update gepresenteerd over het borgen van de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie en de voortgang bij het rechtmatig maken van de gemeentelijke inkopen. - Vanaf juni heeft de heer vd Veen een corona update gegeven waarin de financiële gevolgen van de coronacrisis worden worden gepresenteerd. De corona update wordt nu ook in het raadsplein gepresenteerd zodat de hele raad op de hoogte is.

- In de vergadering van februari is een toelichting gegeven m.b.t. de voortgang op de rechtmatigheid, het Meerjarig Investeringsplan MIP alsmede over de bevindingen BDO, Provincie en VNG over de financiële positie van de gemeente. - Na elke vergadering wordt een actielijst/advieslijst opgesteld die wordt toegevoegd aan de agenda van de raad.

De vergaderingen van april en mei zijn afgelast i.v.m. de coronacrisis. In oktober is afgesproken de projectenrapportage in de toekomst in februari, juni en oktober te agenderen. Om de evaluatie te kunnen uitvoeren verzoek ik u onderstaande vragen te beantwoorden, die vervolgens verwerkt zullen worden in een notitie voor de commissie. Vragen : Vindt u dat als gevolg van deze wijzigingen/verbeteringen: A. de commissie voldoende wordt geïnformeerd en geadviseerd? B. de commissie meer grip en toezicht heeft op de risico’s en monitoring? C. de commissie haar controlerende en toezichthoudende taak beter kan uitvoeren? D. de klankbordfunctie van de commissie tot zijn recht komt? E. heeft u suggesties/aanbevelingen die u wilt meegeven?